会议高效生产力.ppt

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1、2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,1,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,2,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,3,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,4,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,5,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,6,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,7,使会议成为强大的生产力,-会议管理技巧,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,9,讲师简介,执业资格,赵宇进 女士,高级人力资源管理师国家二级心理咨询师,咨询专长

2、,HR系统、心理咨询,职业经验,高级顾问、讲师、咨询师,15年的工作经验，曾经服务于白鸽制衣，安厦建设、山西陆野桥隧工程、润恒投资、德得餐饮、鼎意咨询等企业。历任经理、总监、副总经理、总经理等职务。2005年涉足培训及咨询行业，为20余家企业提供了咨询与培训服务。,项目实践及部分客户,咨询项目涵盖制造业、服务业、建筑业等诸多领域。曾服务过的企业计有：鑫宇联电器、丰海贸易、山西路华通工程咨询、美居空调、山西世纪佳园房地产公司、慧石文化、唯美设计等,培训课程,使会议成为强大的生产力、拓展生命的宽度-时间管理、使自己成为高效能人士、非人力资源管理者的人力资源管理、认识自己、接纳自己-生命数字等,20

3、23/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,10,会议的涵义,聚集，见面，会合,会,议,商议，讨论,是有组织、有领导地商议事情的集会。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,11,开会常见的问题,1,高效会议的流程,2,开会的八个要点,3,会议禁忌,4,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,12,一、开会常见的问题,缺少提前通知议题不明确时间观念不强会议中，对决议不分解会议后，不出纪要对决议的执行情况无督检,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,13,70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。失败会议的目的被歪曲为：开会只是例行公事 开

4、会成为领导或是部门负责人展示权威的手段 开会成为领导的脱口秀,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,14,开会常见的问题,1,高效会议的流程,2,开会的八个要点,3,会议禁忌,4,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,15,二、高效会议的流程,会议的一个中心二个基本点：,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,16,会前-会议发起人要做的准备,会议策划的内容：5W1HB,why what who when where how Budget,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,17,会前-发起人的准备,Why:设定具体而明确的目标如果与会人

5、员不明白目标的准确指向，就自然会发生跑题的现象。,一个大问题:,真的要开会才行吗?,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,18,会前-发起人的准备,What:确定会议议题Who:确定与会人员When:确定时限Where:选定场地,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,19,会前-发起人的准备,Budget:会议预算,时间成本,直接成本,机会成本,成本,How:掌握程序：会议程序 决议付诸实施程序（5W1H.B),2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,20,会前-发起人的准备,会务成本,接站、送站费用会议资料（套装）集体照礼品鲜花会场装饰邀请贵宾文艺娱乐

6、活动报道费用会议办公、通讯费,酒店成本,房费餐费会议室条幅会议茶歇其他,应急成本（15%）,A.10%用于意外支出B.留出一部分资金以应付货币汇率变化（假如在国外）,直接成本（100%）,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,21,会前-发起人的准备,时间成本 2XYT,X 与会人员每小时平均工资的3倍；Y 与会人数；T 会议时长。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,22,会前-组织者的准备,确定：通知：预定：打印：运行：变更：服务：主持技巧：,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,23,相当一部分事务，实际上在会议真正开始之前就开始了,2023/

7、10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,24,会议如何起作用?,参会者清楚为什么要开这次会参会者能更配合地做好准备讨论更加集中讨论也会更易于控制,明确具体的目标会前书面送达参会者,更有可能达成会议目标,如果你被通知参加一个会议，却没有通知明确的会议目标，怎么办?,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,25,会中-会议组织者所做准备,接待、签到：会中服务：会议记录：,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,26,会中-主持人所做准备,主持人主持会议的能力，是考验一个人是否适合担任主管的最简单方式主持人四个方面的工作：导入议题：引出意见：导出结论：归纳要点：,会议主持人

8、所做准备：,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,27,会中-主持会议的几点原则,议事不议人意见不同是好事会议要创造一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,28,会中-提高会议效率的几个要领,准时开头简洁说明会议要旨通告会议议程会中注意：发言内容是否偏离了议题、是否出于个人利害；是否全体人员都专心聆听发言；是否发言者过于集中于某些人；是否有从头到尾都未发言的人；是否某个人的发言过于冗长；发言的内容是否朝着结论推进,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,29,会中-提高会议效率的几个要领,在必须延

9、长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间把整理出来的结论交给全体人员表决确认把决议付诸实施的程序（5w1h）理出，加以确认。不能落实的会议是无效的,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,30,会后,会议纪要印发跟踪决议的执行情况总结会议得失，优化会议流程,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,31,开会常见的问题,1,高效会议的流程,2,开会的八个要点,3,会议禁忌,4,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,32,三、开会的八个要点,一个团队内要对开会的八个要点形成共识，这样一来才可以节省自己和别人的时间，有效提升会议的生产力。开会的八个要点包

10、括：,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,33,1、知道时间,开会最忌讳的就是拖延时间，尤其是一些经常性的会议。要对每个议题讨论的时间有限制。如果在某个议题讨论太久，却还没有结果，就把这个一议题记下来，下次开会时再讨论。如果这次会议一定要达到某些具体的结论的话，在开会前就要先告知每个参与的人，不达到目的绝不罢休。不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议，这只会让你的后续动作更困难而已。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,34,2、牢记会议的主要理由,在企业，开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。不论哪一个目的，最重要的是以行动为焦点。例如讨论要采取什么行动，

11、上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案中选择一个。避免没有讨论行动的会议，因为那很可能只会浪费时间。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,35,3、会议的黄金规则,公开称赞，私下批评。避免公开批评别人的意见，因为这对士气有很大的伤害。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,36,4、尽量在上班时间开会,尽量在日常上班时间开会，除非是很紧急的事情。在傍晚或者周末开会，将影响到参会者工作与生活的平衡，间接也会令其不易在正常时间做好份内的工作。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,37,5、公私分明,在工作场所难免会结交一些朋友，但是在开会时，就要避免

12、被这些社交关系影响，在会议开始及结束时，难免需要一些社交来润滑，但是必须清楚地知道适可而止。在会议中，太多的社交反而会使得不属于团体的成员感到厌恶，更使得会议缺乏效率。人总需要一些工作之外的人际关系，如果你发现你大部分的人际关系都需要透过会议建立，那你可要做些改变。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,38,6、会议最好的模式是以主，而非专制,优秀的领导者总是引导与说服，而非强迫。领导者要了解会议的意义，如果只是想要宣告自己的一项决定或政策，只要将它发布在相关媒体上即可，不需要召集大家开会，却又不给大家讨论的空间。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,39,7、

13、建立明确的议程，并在会议前发放,在开会前必须清楚这次会议的目的、本质和架构。整理成明确的议程，并在会议前让大家传阅。这样才能让与会人员有充分时间准备相关的资料和论点。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,40,8、例会目的已不存在时，要停止,如果已经无法清楚陈述某些例行会议存在原因时，那就是该停止这些会议的时候。定期检视会议的存在的目的，才能避免官僚情况的出现。当然，要废除这些会议时，先想想这些会议当初存在的理由，如果是为了设定公司未来的目标，就应该继续存在。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,41,开会常见的问题,1,高效会议的流程,2,开会的八个要点,3,

14、会议禁忌,4,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,42,四、会议禁忌事项,发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限），冗长的会议和无关的语言将带来心理上的疲惫和抗拒。可以让发言者站着说不可从头到尾沉默到底。不可取用不正确的资料。不要尽谈些期待性的预测。要站在可行、可观察、可量度的角度。不可做人身攻击。不可打断他人的发言。不可不懂装懂，不着边际。不可对发言者吹毛求疵。不要中途离席。,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,43,回顾,开会常见的问题,1,高效会议的流程,2,开会的八个要点,3,会议禁忌,4,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,44,本课程提供的工具,会议记录格式会议纪要模板大型会议的预算模板例行会议的督导表一般会议的行动计划表大型会议的甘特图（横道图）,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,45,让会议 简单、目的清楚，以及互相尊重，你会发现 开会并不那么可怕。,感谢您的关注,2023/10/9,太原市鼎意企业咨询服务有限公司,47,联系我们,太原市鼎意企业咨询服务有限公司TAIYUAN DINGYI COMPANY CONSULTATION AND SERVICE CO.,LTD.地址：太原市亲贤北街水工大厦1203室邮编：030006办公电话：0351-8780166/188/199,