专题公文写作格式规范.ppt
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1、1,王凤敏,主讲人,河南省政法管理干部学院,公文写作格式规范,2,第一专题 公文写作格式规范,第一节 前言第二节 行政公文格式规范,3,第一节 前言,一、“公文”概念二、公文的渊源三、“公文格式规范”概念,4,一、“公文”概念,公文?公务文书,公务文件。历史上也称为“官文”。各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中产生并使用的具有法律效力和规范体式的公务文书。,5,第一节 前言,一、公文的概念二、公文的渊源三、公文格式规范概念,6,二、公文的渊源,(一)先秦时期(二)秦汉时期(三)三国两晋南北朝时期(四)隋唐宋元明清(五)辛亥革命及民国时期(六)新中国成立以后,7,(一)先秦时期
2、,1.甲骨文我国现存最早的实体公文 作者:巫觋(秘书)。内容:国家大事(公务)。格式:前辞、问辞、占辞、验辞。2.尚书我国现存最早的公文汇编 记载年代:虞、夏、商、周。内容体例:典、谟、训、诰、誓、命。,8,二、公文的渊源,(一)先秦时期(二)秦汉时期(三)三国两晋南北朝时期(四)隋唐宋元明清(五)辛亥革命及民国时期(六)新中国成立以后,9,(二)秦汉时期,1.秦:(1)“车同轨,书同文”公文通行无阻(2)李斯 制定了公文程式,对公文写作作了一系列规定,“避讳”制度、“抬头”制度、“用印”制度。,10,(二)秦汉时期,2.汉:“汉袭秦制”皇帝对下臣:制、诏、敕、策下行文 臣下对皇帝:章、奏、表
3、、议上行文,11,二、公文的渊源,(一)先秦时期(二)秦汉时期(三)三国两晋南北朝时期(四)隋唐宋元明清(五)辛亥革命及民国时期(六)新中国成立以后,12,(三)三国两晋南北朝时期,1.曹丕典论论文:“盖文章,经国之大业。”2.刘勰文心雕龙:写作理论 全书论及文种59种,其中44种是应用文。,13,二、公文的渊源,(一)先秦时期(二)秦汉时期(三)三国两晋南北朝时期(四)隋唐宋元明清(五)辛亥革命及民国时期(六)新中国成立以后,14,(四)隋唐宋元明清,隋文帝诏令:“公私文翰,并宜实录”;李谔革文华书:“屏黜轻浮,遏止华伪。公文的实用性,文风的朴实性。八股文(文体规范),15,二、公文的渊源,
4、(一)先秦时期(二)秦汉时期(三)三国两晋南北朝时期(四)隋唐宋元明清(五)辛亥革命及民国时期(六)新中国成立以后,16,(五)辛亥革命及民国时期,1912年南京临时政府颁布了第一个公文程式条例,废除几千年来的公文体式,确立了新的体式。公文用语废除文言,改用白话。,17,二、公文的渊源,(一)先秦时期(二)秦汉时期(三)三国两晋南北朝时期(四)隋唐宋元明清(五)辛亥革命及民国时期(六)新中国成立以后,18,(六)新中国成立以后,1951年,政务院召开全国秘书长会议,颁布公文处理暂行办法。1981、1987、1993年国办三次修订。2000年再次修订以后,8月24日改由国务院颁布国家行政机关公文
5、处理办法国家行政机关公文处理格式、公家行政机关公文处理格式释义。,19,二、公文的渊源,(一)先秦时期(二)秦汉时期(三)三国两晋南北朝时期(四)隋唐宋元明清(五)辛亥革命及民国时期(六)新中国成立以后,20,结论:从有文字开始,就有了公文。历朝历代都极为重视公文的制作。在公文的产生和使用过程当中,“自然”和“人为”两种因素共同形成了公文的各种规范语言规范、内容结构规范、文面格式规范。这说明这些规范是合理的、必要的。公文语言规范:准确、简要、严密、得体、庄重公文内容结构规范公文的文面格式规范(“统一着装”),21,第一节 前言,一、“公文”概念二、公文的渊源三、“公文格式规范”概念,22,三、
6、“公文格式规范”概念,(一)行政公文格式规范 国家标准(二)其他公文格式规范 事务文书计划、总结、述职报告、讲话稿、调查报告等。礼仪文书开幕词、闭幕词、祝辞等。其他专业文书财经文书、商业文书等。无法定的统一格式规范,23,第一专题 公文写作格式规范,第一节 前言第二节 行政公文格式规范(国家标准),24,第二节 行政公文格式规范,行政公文格式规范国家标准涉及的文件行政公文格式规范(国家标准),25,行政公文格式规范国家标准涉及的文件,1.国务院国家行政机关公文处理办法2.国务院办公厅秘书局国家行政机关公文处理格式3.国务院办公厅秘书局公家行政机关公文处理格式释义,26,第二节 行政公文格式规范
7、,行政公文格式规范国家标准涉及的文件行政公文格式规范(国家标准),27,第二节 行政公文的格式规范(国家标准),本格式涉及8个内容1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7.页码 8.公文的特定格式,28,1.范围,本标准格式适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关单位可参照执行。,29,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7.页码 8.公文的特定格式,30,2.定义(概念),2.1字
8、 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。2.2行 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。公文标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行。,31,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7.页码 8.公文的特定格式,32,3.公文用纸幅面及版面尺寸,3.1公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用国际通用的A4型,成品幅面尺寸为210mm297mm。3.2公文页边与版心尺寸,33,34,3.公文用纸幅面及版面尺
9、寸,3.1公文用纸幅面尺寸3.2公文页边与版心尺寸 天头(上白边)宽37mm1mm 地脚(下白边)宽35mm1mm 订口(左白边)宽28mm1mm 翻口(右白边)宽26mm1mm 版心尺寸为:156mm225mm(不含页码),35,36,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7.页码 8.公文的特定格式,37,4.文中图文的颜色,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑色。,38,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容1.范围 2.定
10、义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7.页码 8.公文的特定格式,39,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规格 5.2制版要求5.3印制要求 5.4装订要求,40,5.1排版规格,正文用3号仿宋字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面22行,每行28个字。,41,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规格 5.2制版要求5.3印制要求 5.4装订要求,42,5.2制版要求,版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差(指页面及版心尺寸)不超过1mm。,43,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规
11、格 5.2制版要求5.3印制要求 5.4装订要求,44,5.3印制要求,双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。印品着墨实,均匀;字面不花、不白、无断划。,45,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规格 5.2制版要求5.3印制要求 5.4装订要求,46,5.4装订要求,左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品四角成90,无毛茬或缺损。,47,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容1.范围
12、2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7.页码 8.公文的特定格式,48,6.公文中各要素标识规则,6.1 眉首6.2 主体6.3 版记,49,50,51,6.1 眉首(8个内容),6.1.1 公文份数序号6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识6.1.6 发文字号6.1.7 签发人6.1.8 红色反线,52,53,54,6.1.1 公文份数序号,公文份数序号?有关文件要求编份数序号的目的?分数序号的标识方法?,55,公文份数序号?将同一文稿印制若干份时每份公文的顺
13、序编号。有关文件要求 办法:“绝密”、“机密”公文必须标明份数序号。格式释义:如果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数序号,如国务院文件都编有份数序号。格式释义:发文机关在发文和收文机关在收文时,都要登记份数序号。,56,6.1.1 公文份数序号,公文份数序号?有关文件要求编份数序号的目的?分数序号的标识方法?,57,编份数序号的目的?准确掌握公文的印制份数、分发范围以及分发对象,以便文件需要收回保管或销毁的时候,可以掌握是否有遗漏或丢失。分数序号的标识方法?格式释义:份数序号用阿拉伯数码,顶格标识在版心左上角第1行(如图)。根据公文的份数决定编几位,但至少不少于两位,即“1”编为
14、“01”,如果单编“1”,会使人不知其意,以为是误印上去的。,58,59,6.1 眉首(8个内容 p71),6.1.1 公文份数序号6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识6.1.6 发文字号6.1.7 签发人6.1.8 红色反线,60,61,62,6.1.2 秘密等级和保密期限,有关规定 保密法、国家保密局关于国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定以及国家行政机关公文处理办法要求,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。标识方法 用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,秘密等级和保密
15、期限之间用“”隔开。,63,6.1 眉首(8个内容 p71),6.1.1 公文份数序号6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识6.1.6 发文字号6.1.7 签发人6.1.8 红色反线,64,65,66,6.1.3 紧急程度,紧急程度?对公文送达和办理时限的要求。有关文件要求标识方法,67,有关文件要求办法:紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急。格式释义:“特急”和“急件”的时间要求是多少,由各地行政机关主管自行确定。标识方法 用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间
16、空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。如图。,68,69,6.1 眉首(8个内容 p71),6.1.1 公文份数序号6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识6.1.6 发文字号6.1.7 签发人6.1.8 红色反线,70,6.1.4 批示域,格式:下行文、平行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。,71,72,73,6.1 眉首(8个内容 p71),6.1.1 公文份数序号6.1.2 秘密等级和保密期限
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