会展业概述PPT讲座.ppt
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1、第一章 会展概述 第一节 会展业产生发展条件 第二节 中国会展业发展历史第二章 会议策划与组织 第一节 会议概述 第二节 会议策划 第三节 会议组织(准备、管理、评估)第三章 奖励旅游策划与管理第一节 奖励旅游概念、类型、特点和作用 第二节 国内外奖励旅游的现状第三节 奖励旅游的策划与管理,第四章 节事活动组织与管理 第一节 节事活动概述 第二节 节事活动策划 第三节 节事活动组织与管理 第四节 节事活动的发展 国际、国内第五章 中国及世界若干知名展会第一节 我国若干知名展会一、中国出口商品交易会二、中国国际高新技术成果交易会三、西湖博览会四、大连国际服装博览会,第二节 世界若干知名展会一、汉
2、诺威工业博览会二、法兰克福国际家用纺织品贸易博览会三、世界博览会第六章 会展宏观管理第一节 政府在会展业发展中的管理模式 一、国际会展业政府管理模式 二、中国会展业的政府管理模式第二节 行业管理及其模式 一、外国行业协会 二、国外会展行业协会运作模式 三、我国的会展行业协会,第三节 会展业产生发展条件,一、经济实力条件二、制度、政策条件三、区位条件和社会文化条件对会展进行认证的最权威机构国际博览会联盟(UFI)认为,一个城市如果:基础设施相对完备;人均收入在世界中等以上;服务业占GDP比重过半;行业协会的力量相对较强,那么会展业就会在该地区得以强势增长,并发挥相关的积极作用。,中国为什么要举办
3、世博会?,(1)促进各国经济、文化和科学技术的交流和 发展。互通有无,互惠互利。(2)促进举办国家、城市社会、经济的发展。(3)促进举办国家、城市旅游业的发展。(4)孕育了一些新思想、新概念,推广了新生事物。(5)中国要强大,并展示强大,中国要有话语权,中国年奥运会,年世博会,经济崛起?,中国为什么要举办世博会?,日本:1964年奥运会,1970年世博会,关西经济带崛起西班牙:1992年奥运会,1992年世博会 韩国:1988年奥运会,1993年世博会,经济崛起中国?,前车之鉴:现实与问题,第二章 会议的组织和管理 第一节 会议概述,一、世界会议业的历史、现状及发展趋势 1、历史、现状:2、发
4、展趋势:国际会议数量增加迅速国际会议市场竞争激烈会议举办城市向亚太地区转移 会议消费水平逐步上升 会议管理和营销更多使用互联网邮轮会议成为潮流时尚(出人意料的会议效果、专业系统的服务体系、丰富多彩的附加活动、广泛深入的交流平台),二、我国会议业的历史、现状1、历史:50-60年代,花钱开会为了国际形象80年代,会议产业初露端倪90年代,国际会议成为一景人才队伍、服务公司的成熟让办会更便捷2、现状:会议产业正在形成“软”、“硬”件不匹配政府办会特色明显缺乏专业运作国际会议的PCO,3、影响我国国际会议发展的因素 我国对国际会议实行严格的审批制度 我国没有国家级的会议管理机构 我国对会议行业不实行
5、优惠的税收政策 重视会议硬件建造轻视会议软件建设 对于国际组织国际会议的艰苦性和长期性缺乏足够的认识我国科学技术发展水平也制约了我国国际会议的发展,改进办法:适当放宽对国际会议的审批政策。建立全国性会议管理机构。会议行业也应享受优惠税收政策。扶植专业会议管理机构。各地政府应有专项资金资助国际会议。,三、会议概念、类型1、概念:人们为某种目的(如研究问题等)在特定时间、地点,遵循一定规则,围绕一个共同的主题进行交流、商讨的活动。2、类型:按规模分:小型会议:人数 100人中型会议:100人 人数 1000人大型会议:1000人 人数 10000人特大型会议:人数10000人按举办单位分:公司类会
6、议:销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议及股东会议等协会类会议:行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会会议等其他组织会议:政府机构会议等按会议的目的和内容分:年会(convention):专业会议(conference):,代表会议(congress):论坛(forum):座谈会、专题讨论会(symposium):讲座(lecture):研讨会、专家讨论会、讨论会(seminar):专题讨论会(workshop):培训性会议(training sessions):奖励会议(incentive meetings):按会议活动特征分:商务型会议:度假型会议展销会议文化交流会议专业学术会
7、议政治性会议培训会议,按会议性质分:正式会议:指与会各方为解决共同关心的实质性问题,并旨在形成具有约束力的共同文件,依据事前约定的有关规则和程序而举行的会议。非正式会议:一般指以协商、交际、宣传为目的,不形成正式决定或决议,或者没有确定议事规则的会议。案例:亚太经合组织(APEC)领导人非正式会议按参会者的国籍分:国内会议和国际会议新型和新颖会议类型:玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演、视频会议,第二节 会议策划与准备,一、会议策划的含义和必要性1、策划的含义:指预选决定做什么,何时做,如何做,谁来做。简单来说,策划就是指有好的创意和点子。案例1、22、规划、策划与计划的区别:规划主要解决做什么
8、的问题,策划主要解决怎么做的问题,计划主要明确什么时候做什么的问题。3、会议策划:会议主办者或承办者根据会议的目标,对一个具体会议的形式、规模、地点、时间、会场的布置、会议的议程,组织参会人员,合理安排会间活动、会议的财务开支做出构想和设计,形成系统完整的会议活动方案。4、会议策划的必要性:策划是会议活动取得成功的保证(为会议行动提供指南和纲领,为主办者提供新思路、新观念、新方法),它可以改善管理,增强主办者的竞争力。如 会议主题策划、会议议程策划、会议相关活动策划、会议宣传策划等等案例 世界经济论坛(达沃斯论坛),会议策划的相关组织:会议专业组织机构(PCO)(Professional Co
9、nference Organizer)负责申办、策划、组织、协调、安排和接待国际会议和大型活动的小型专业公司。-协助会议策划者做好各项工作,包括选择会址、策划议程、会议营销、报到注册、住宿、预算、会计、会后后续工作等。(欧亚)目的地管理公司(DMC)(Destination Management Company)最初是从事会展活动过程中的后勤管理的机构,后来逐渐承担起PCO的部分工作,为会议或展览会在主办地提供提供咨询服务以及会后活动的组织和管理服务的机构。(美国),二、会议策划基本要素:1、明确会议目标:即会议所要完成的任务2、确定会议形式:座谈、远程形式、“会中会”“站立式会议”“咖啡休息
10、式会议”、论坛、研讨会、讲座等3、确定会议规模、时间、地点、议程、日程、程序、会议代表等 会议议程:即会议议事次序,是对会议所要解决问题的基本安排。包括的内容:会议开始时间会议需要处理的事项:需要讨论的问题、发言人姓名及发言题目每个事项的大约需要时间,茶歇的安排时间餐饮安排时间预计结束时间会后活动安排会议日程:每天的各项会议活动要按照单位时间来具体落实和安排(包括仪式性、辅助性活动)会议程序:一次会议活动的详细顺序和步骤 保证会议成功的四个要素(STAR):,例1 会议议程策划 某高校将迎来教育部评估专家对学校教学水平的检查与评估,学校对此次评估高度重视,成立了专门的会议组织机构,拟举行一上午
11、的会议完成三项会议活动:第一项欢迎仪式(1小时内),邀请省政府副省长、学校主管部门的领导、相关部门领导参加。第二项是由专家主持汇报会(1小时内),由高校校长汇报学校自评情况。第三项专家实地考察学校情况(2小时)。如果你是会议议程的策划者,你如何安排会议的议程?,专科学校教学评估会议仪式暨汇报会议程主持人:专科学校校长教授(一)会议开始,介绍出席评估欢迎仪式的教育部专家、省领导、有关主管部门领导、学校领导(十分钟)(二)请专科学校党委书记同志致欢迎词(三)请集团总公司党委副书记、副总经理(正厅级)同志讲话(10分钟)(四)请人民政府主管教育副省长同志讲话(10分钟)(五)欢迎仪式结束,请专家、领
12、导、来宾、学校处级以上干部到教学楼前合影留念(15分钟)评估汇报会(9:3010:30)主持人:教育部专家组组长教授(一)专家组组长讲话(10分钟)(二)专科学校校长、党委副书记、学校评估领导小组组长教授做自评工作汇报(50分钟)教育部专家及有关领导视察学校(10:3012:00),会议议程10月9日(星期一)大会主持人8:20 开幕式 8:30 领导致开幕词9:00 主题演讲:议题:(20分钟,5分钟提问)9:25 大会主题讨论 10:10-10:50茶歇及展览大会主持人:10:50 主题演讲:(国内特邀嘉宾)议题:(20分钟,5分钟提问)12:00 午餐大会主持人:13:30 主题演讲(国
13、内特邀嘉宾)议题:(20分钟,5分钟提问)15:10-15:50茶歇及展览(协办及赞助代表致词)19:00 晚宴及演出,会 议 日 程 表,大学首届职工代表大会开幕式程序1、大学校长向全体代表报告会议应到代表数,实到代表数、请假和缺席代表人数。是否符合法定人数,能否开会。2、大学校长介绍会议的上级组织领导和各方面参与会议的领导3、大学校长宣布“大学第届职工代表大会现在开幕”4、全体起立,奏国歌。5、校党委书记致开幕词6、上级领导讲话(根据领导级别高低顺序安排讲话)7、教职工代表同志讲话8、学生代表讲话9、校长宣布“开幕式到此结束,休息5分钟,请来宾退席”,酒店会议宣传材料策划,会议宣传手册 会
14、议宣传手册基本信息 饭店名称、饭店地址、饭店的电话号码、饭店传真号码展示空间的照片、图表或完整的描写(大小、比例图、地板承载量、天花板高度)、可用的视听设备其他可用的会议服务(电话会议、传真设备、个人电脑、文员和登记注册帮助、商务中心)特殊服务和设施(摄影服务、鲜花、娱乐)宴会和饮料安排、主题晚会安排 等等计算机光盘 其他附带赠送材料 包括如明信片、小传单、地图、桌卡和通讯简报等,三、会议准备1、会议相关文件准备:会议通知、会议请帖、会议邀请函、会议文件(领导讲话、开幕词、闭幕词、会议简报、会议记录、代表名单等会议文案中列的)、会议回执与会议报名申请表及各种会议证件(代表证、出席证、列席证等)
15、会议参会指南、会议议程、筹备组通讯录 2、会议设施与会场布置准备:会议设施、会议用品 会场布置:布置会场座位安排:一方面会议目的决定座位安排,另一方面座位安排可以帮助达到会议目的视听设备的布置:1.5米原则 及 2:8原则,会 议 文 案,1、会议总体方案 18、会议通知2、会议开幕式方案 19、会议记录3、会议闭幕式方案 20、会议邀请函4、会议接待方案 21、请柬5、签字仪式方案 22、回执、报名表和申请表6、会议申办请示 23、会议议程7、会议承办合同 24、会议日程8、会议报告 25、会议程序9、议案和提案 26、会议报到注册表10、决定 27、会议签到表11、决议 28、会议作息时间
16、表12、会议纪要 29、选票和表决票13、会议和会谈公报 30、开幕词和闭幕词14、会议公告 31、主持词15、宣言和申明 32、欢迎词、欢送词和祝酒词16、会议倡议书 33、议事规则17、会议简报 34、选举和表决办法,实训 1 会议参会指南的编写小王是一家会议策划专业公司的职员,本年度公司承接了一项全国性财经专业会议的策划和接待工作,公司的项目经理将编写会议参会指南的工作交给了小王。如果你是小王,你会从哪些方面内容编写会议的参会指南?,第 三 节 会议实施,一、会议接待工作:1、概念:指围绕参加对象的迎送和吃、住、行、游、乐等方面所做的安排。(包括迎送与引导服务、食宿与宴会服务、安全保密服
17、务、医疗卫生服务等)2、特征:广泛性礼仪性服务性 案例 上海APEC会议接待服务案例,二、会议接待基本内容:1、接待准备:收集参会对象情况(姓名、性别、身份、职务、宗教信仰、参会目的、意图、抵离时间、交通工具等基本情况)2、拟定接待方案:(见下表)3、落实接待事项:安排食宿、准备接待礼物、落实交通工具、选派翻译和陪同人员等。4、接站与引导:确定迎接规格、组织欢迎队伍、树立接站标志、热情介绍(包括献花等)(高规格接待、对等规格接待、低规格接待)5、报到与签到 6、安排饮食、住宿、作息时间 7、文艺接待 8、组织参观、考察、游览 9、返离工作,市首届招商投资洽谈会接待方案一、指导思想 为保障招商投
18、资洽谈会的成功,接待工作一定要高标准、严要求,以热情、友善、真诚、周到的服务,使国内外来宾感到满意,从而赢得来宾的信任,树立我市良好的投资环境。二、接站 在机场、火车站设立接待站,张贴大幅欢迎标语,由专人负责接待。重要来宾抵达时,拟安排市领导迎接。三、食宿安排 宾馆、饭店等10家星级饭店负责安排来宾的食宿四、招待活动 月日开幕式当天,举行欢迎晚宴,由市长主持、市委书记致欢迎辞 月日在大舞台为来宾举行专场文艺招待演出月日下午闭幕式后,举行欢送宴会,由常务副市长主持,市长致欢迎辞五、安全与交通,市公安局负责大会期间场馆安全保卫工作,确保场馆附近交通畅通 市公用事业管理局负责大会期间接待用车六、翻译
19、服务 为满足大会期间的翻译需要,由市外办负责抽调50名英、日、法三个语种的翻译人员七、经费 以上接待工作所需接待经费 万元。详细预算见附件。市首届投资招商洽谈会组委会 年月 日,三、会议现场管理1、会议主持人“头脑风暴法”简称BS(Brains Sudden),是一种主持会议方法2、会议发言人(Speaker)3、交通(Transportation)4、便利(Accessibility):设施便利和服务便利5、风险(Risk)即 通常所说的STAR,实训1 如何组织合影一次国内专业会议将于7月底在北方某城市举办,会议日程中有一项内容是与会代表400多人在室外合影,但会议组织者了解到当时的天气状
20、况可能是高温天气,由于人数众多,不可能转移到室内,因此快速的完成合影成为会议组织者必须考虑的问题。如果你是会议的主办者,你如何解决这一问题?实训2 如何组织颁奖一家会议论坛组织机构准备在会议中举行一个颁奖典礼,由于要颁发40多个不同类别的奖项(包括奖杯、奖牌、证书等),而获奖者来自不同地区的不同单位,因此主办者对于颁奖能否顺利进行非常担心,如果你是此项活动组织者,你有什么好的建议?实训3 如何写会议开幕词?如果你是某机关单位办公室的负责人,领导要求你草拟一篇会议的开幕词,你准备如何撰写?,四、会议评估与会后工作包括:会议总结和评估、客户的回访、召开表彰大会,表扬奖励相关人员评估包括:调查问卷表
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