外部数据的导入与分析.ppt

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1、第9章 外部数据的导入与分析,第9章 外部数据的导入与分析,Excel是一个极好的数据分析和图表分析工具，也是一个高效的数据输入工具。将它和专业数据库应用系统相结合，作为数据库系统的输入工具或数据分析工具，能解决数据库系统应用过程中的许多问题，极大地提高工作效率。,本章学习目标,1、了解Excel与外部数据交换的方法2、掌握Excel访问外部数据的条件3、了解MSQuery的功能及用法4、掌握MSQuery单表和多表查证方法5、掌握Excel与ACCESS、VFP交换数据的方法6、掌握Excel与文本文件交换数据的方法,9.1 导入Web数据,概述Excel提供了Web页数据的导入功能，能够将

2、因特网中的网页数据导入Excel进行分析。导入Web数据的方法1）保证计算机已经与网络连接。2）选择Excel的“数据”|“导入外部数据”|“新建Web查询”，Excel会弹出“新建Web查询”对话框，如下图9所示,9.1 导入Web数据,3）在图中“地址”文本框中输入Web页的网络地址，单击图中的“转到”按钮。稍后系统就会在该对话框中显示完整的Web页。图中显示的是新浪网的股票交易Web页。,9.1 导入Web数据,4）单击Web页数据区域中要导入数据前面的按钮。5）单击图中的“导入”按钮后，Excel会弹出数据存放位置的设置对话框，如图（a）所示。图（b）是导入到Excel中的Web数据。

3、,9.2 Excel与Word的数据交换,概述Miscrosoft Office系统内的各种软件之间的数据交换非常方便，通过复制和粘贴就能够传递数据。Excel与Word是Microsoft Office系统中最常用的两种办公应用软件，Word常用于处理文字，Excel常用于表格计算。方法（1）选中Excel中的表格数据区域，然后单击工具栏中的“复制”按钮（或按Ctrl+C键）。（2）单击Word文档中要插入Excel表格的位置，然后单击Word工具栏中的“粘贴”按钮（或按Ctrl+V键）。,9.3 Excel与文本文件的数据转换,文本文件概述文本文件是计算机中的一种通用格式的数据文件，它可以

4、在各软件系统之间传递数据。几乎所有的软件系统都可直接操作文本文件。例如，Word、Excel、Access、FoxPro、Power Point、Sybase、Oracle、C语言编辑器等，都能建立、修改或读入文本文件。,9.3 Excel与文本文件的数据转换,2将Excel工作表保存为文本文件,9.3 Excel与文本文件的数据转换,2导入文本文件到Excel工作表中步骤之一：选择Excel的“文件”|“打开”菜单，并在“打开”对话框中指定“文本文件（*.prn）”类型。,9.3 Excel与文本文件的数据转换,2导入文本文件到Excel工作表中步骤之二：文本文件中各列的间隔方式,9.3 E

5、xcel与文本文件的数据转换,2导入文本文件到Excel工作表中步骤之三：指定各数据之间的间隔符,9.3 Excel与文本文件的数据转换,2导入文本文件到Excel工作表中步骤之四：指定各列数据的类型及是否导入。,9.4 Excel与外部数据库,1、概述将Excel与数据库系统结合起来，运用数据库系统管理、组织、存储数据，用Excel为数据库输入数据，对数据库系统处理的结果数据进行分析、制图或作财务分析等，将会极大地提高工作效率，达到事半功倍的效果。ODBC（Open Database Connetivity）即人们常说的“开放式数据库互连”，它是数据库系统的一种接口技术，可用于不同的应用程序

6、，如Visual Basic、Excel、MISCROSOFT Qurey等。ODBC主要用于数据库系统与其他应用程序之间的通信，它提供应用程序与数据库系统之间进行通信的一些技术细节。,9.4 Excel与外部数据库,ODBC驱动程序ODBC 驱动程序是符合“开放数据库互连”标准的数据源驱动程序。它提供了多种数据库管理系统的驱动程序，如Access、SQL Sever等，通过这些驱动程序，可以直接访问相关数据库系统中的数据。数据源就是数据的来源，是要访问的数据库的一组存储信息，它包含了用于数据库连接所必需的信息。另外，还包括数据库服务器的名称和位置，用于连接数据库的驱动程序的名称，以及在登录到

7、数据库时所需的信息。,9.4 Excel与外部数据库,2、访问外部数据库的条件 1）具有访问外部数据的权限 2）系统中安装了 Microsoft Query 3）具有访问外部数据库的ODBC 驱动程序,9.5 Microsoft Query介绍,1 Microsoft Query概述 Microsoft Query可作为一个独立的工具单独运行，用以查询各种数据库中的数据，也可以在Excel的工作表中调用它，用于将外部数据库中的数据导入到Excel的工作表中。使用 Query 从外部数据库中检索数据到Excel的工作表，可以减少数据的重复输入。此外，当外部数据库更新数据时，Microsoft Q

8、uery还可以刷新Excel工作表中的数据，以保持与外部数据的一致性。,9.5 Microsoft Query介绍,MSquery用于将外部数据查询到Excel中分析,9.5 Microsoft Query介绍,2 Miscrosoft Query、数据源及ODBC,9.6 用MS Query查询外部数据,案例某人在Access系统中建立了一个学生管理数据库系统，存放在“C:My Documents”目录下，名字是db4.mdb。该数据库中有学生、教师、学生选课及成绩等数据表。其中，学生档案数据表如下所示。现在要建立一个访问该数据库的数据源，并且将该数据库中的所有数据查询到Excel中进行分析

9、处理。注意：将“XCEL资料”目录中的“学生教学管理.mdb”文件复制到C:My Document目录中，且改名为db4.mdb。,9.6 用MS Query查询外部数据,ACCESS学生管理数据库中的学生档案表,9.6 用MS Query查询外部数据,查询外部数据步骤之一建立数据源选择“数据”|“获取外部数据”|“新建数据库查询”菜单项，系统会弹出如图示对话框。,选中新数据源，然后“确定”,9.6 用MS Query查询外部数据,设置数据源的各项参数,1、在此输入数据源名字（可任取名字,2、在此选择正确的数据库驱动程序,3、完成1、2后单击“连接”，见下面的对话框,9.6 用MS Query

10、查询外部数据,设置数据源对应的数据库,单击“选择”按钮然后从弹出的文件选择对话框中找到对应的数据库文件，选定文件后，单击“确定”，会见到下述对话框！,9.6 用MS Query查询外部数据,建立的数据源,建立的数据源,9.6 用MS Query查询外部数据,2、查询外部数据步骤之二访问数据源在上图中，选中要访问的数据源，然后单击“确定”按钮，就会见到下述对话框。,1、选中要访问的数据表,2、单击,9.6 用MS Query查询外部数据,3、查询到Excel中的数据表根据“查询向导”提示，不断单击向导对话框的“下一步”，会见到最后一步“向导对话框”选择其中的“将数据返回Miscrosft Off

11、ice Excel”，会得到下页所示的工作表。,9.6 用MS Query查询外部数据,从外部数据库查询到的数据表,9.6 用MS Query查询外部数据,4、建立多表查询数据库中的数据表与Excel的工作表有许多差异，数据库中的表要讲究一定的数据规范，这种规范可能导致数据库中有许多不同的数据表。比如学生库中的成绩、课程和学生档案就分散在不同的数据表中。,9.6 用MS Query查询外部数据,多表查询的方法指定了查询的数据源，在“查询向导指定列”的对话框中，从多个数据表中选中需要的全部数据字段名字。在本例中，从学生表中选中学号、姓名、班级；从课程表中选中课程编号、课名；从成绩表中选中成绩。,

12、9.6 用MS Query查询外部数据,按向导做完其余步骤，最后得到如下工作表,9.7 操作MS Query,1、概述Miscrosoft Query是一个非常有用的数据库查询软件，它可以在Windows系统中独立运行，也可以通过加载宏的方式在Excel中运行。在Excel中操作MS Query的方法是：在通过查询向导从外部向导的最后一步骤中，选择“在Microsoft Query中查看数据或编辑查询（Y）”,9.7 操作MS Query,2、MS Query的操作界面,9.7 操作MS Query,3、添加、删除查询结果中的列字段,用鼠标将这时的列字段拖放到下面的窗口中，即可将对应列数据查询

13、出来！,选中按Delete键即可删除对应用列的查询结果,9.7 操作MS Query,4添加或删除表窗口中的表,单击Query中的，可见添加表窗口,选中表名，再“添加”,9.7 操作MS Query,5、多表查询 多表连接关系,只有正确地建立了多表之间的连接字段后，多表查询才能有正确的结果,9.7 操作MS Query,建立多表连接关系的方法方法1：从一个表中将连接字段直接拖放到另一个表中的连接字段上。方法2：选择Miscrosoft Query“表”|“连接”菜单项，Miscrosoft Query会弹出一个建立关系的对话框，,9.7 操作MS Query,.6 条件查询,2、条件区域，在此

14、区域输入查询条件,1、若不见条件区域，单击,9.7 操作MS Query,3参数条件查询在条件中输入，就表示对参数查询，在内的文字是提示信息。,执行此查询时将显示下面的对话框，输入一个名字，将只查询对应学生的数据,9.8 Excel与其他文件相互转换,概述Excel可以直接打开多种不同类型的文件，如文本文件、dBASE文件、Web网页、Excel低版本的文件、模板文件、Miscrosoft Query建立的查询文件、Lotus 1-2-3文件等，然后将这些文件转换成为Excel工作簿；Excel也可以将工作簿文件保存为文本文件、以Web页的方式发布到网上，或保存为Lotus 1-2-3文件等。

15、,9.8 Excel与其他文件相互转换,2、将Excel文件转换成其它类型的文件,选择“文件”|“另存为”菜单命令，从保存类型的下拉列表中选择需要的文件类型,9.8 Excel与其他文件相互转换,由Excel工作表转换成的WEB网页,9.9 导入外部数据应用举例,【例1】某单位有一医疗管理系统是用FoxPro编写的，其中有一个汇总数据库，假设数据库的文件名为“医疗.dbf”，其中的数据如图所示。将此数据表中的数据导入Excel,9.9 导入外部数据应用举例,【例2】一家拥有7000多职工的合资企业，其人事档案管理系统是用FoxPro编写的，该公司的财务部门每个月要对公司职工的各项财务数据进行汇

16、总和对比分析，并作出各种分析报表和图表。将此VFP数据表导入Excel并作出下页的分析图表。,9.9 导入外部数据应用举例,例2需要的最近两月对比分析表,9.9 导入外部数据应用举例,例2需要的分析图1,9.9 导入外部数据应用举例,例2需要的分析图2,9.8 Excel与其他文件相互转换,3 Excel与Access数据交换Access与Excel或Word同是Office软件系统中的成员，所以它们之间的数据交换远没有Excel与Fox系统之间进行数据交换那么复杂。在Access系统中，可以将数据库中的数据表直接发送到Excel的工作表中进行分析；同时，在Excel中可以直接启动Access

17、数据库系统，将工作表中的数据直接传递到Access的数据表中。直接建立Access数据库中的数据表与Excel工作表的链接，使得在工作表中输入的数据可直接传递到Access数据库中。,9.8 Excel与其他文件相互转换,案例某辅导员用Access开发了一个学生管理系统，名字为“学生档案.mdb”，其中的部分数据表及数据记录如图所示。,9.8 Excel与其他文件相互转换,4、直接将Access数据发布到EXCEL分析,9.8 Excel与其他文件相互转换,5建立Access数据表与Excel工作表的链接Access提供了一种与Excel进行通信的更高级的方法，那就是建立Access数据表与Excel工作表之间的链接。方法1）选择Access“文件”|“获取外部数据”|“链接”命令。2）根据链接向导提示作完其余步骤。,1）选择Access“文件”|“获取外部数据”|“链接”命令。2）在“链接”对话框的“文件类型”中指定“Microsoft Excel”，在“文件名”中指定要链接的Excel工作簿名称，然后单击“链接”按钮，Access将弹出如图9-80所示的链接向导第一步对话框。,The End,