办公室文秘培训.ppt
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1、办公室文秘岗位技能培训教程,第一章 办公室文秘概述,第一节 文秘的角色,办公室是访客最先到达和最后达到的地方,给人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。如果文秘部门环境优雅、关系融洽,文秘人员态度友好、办事认真,就会给访客留下良好的印象,进而增进与本单位的业务往来。,一、文秘人员的特点,1、塑造良好的角色形象,依法办事。2、有清醒的配角意识。3、应该依据领导者的期待塑造自我,以此作为自己的角色追求。4、要尽力使自己的行为跟文秘角色相称。,二、文秘工作的特性,1、文秘工作的中介性 办公室处于领导与职能部门、职能部门与职能部门、上级单位与下属单位的之间,有着承上启下、联系左右、连结内外的作用。,
2、2、文秘工作的政策性和综合性*办公室必须认真贯彻执行公司政策。*办公室必须了解方方面面的情况,研究问题,向领导汇报,并提供意见。各职能部门管不到的问题,难以归口的问题,办公室都要管起来。这是文秘工作综合性的表现。,3、文秘工作的辅助性和服务性*文秘工作人员在处理任何问题时,都要以领导意见为根据,而不能代替领导做决定,可以提出意见、建议以至方案,但只有被领导采纳并成为决定后,才能贯彻执行。*文秘工作的出发点和归宿点都是为领导者的领导活动服务,以提高领导活动的效率和质量。与此同时,文秘工作也为各职能部门服务。,4、文秘工作的机要性和潜隐性*文秘紧靠领导,接触领导的机会最好,经常参与研究各种机密问题
3、,负责机密文件的起草和保管,所以文秘人员要严守保密规定、纪律。*文秘工作的潜隐性体现在:(1)文秘不能显示自己的劳动成果;(2)文秘人员不得对外表现自己。,5、文秘工作与处理信息*文秘工作的基本职能在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。*文秘要善于在日常的阅读文件中发现新精神、新动向、新政策、新经验,即发现文件的“新鲜信息”。*对信息的深刻理解、综合处理及合理利用是文秘工作的基本职能。,第二节 文秘与领导的关系,文秘与领导的本质关系是组织关系和工作关系;文秘是领导者的直接助手和参谋。,一、文秘与领导的特别关系 1、就政治本色而言,文秘与领导是同志关系。2、就精神道德方面而言,文秘与领导是
4、诤友关系。,二、文秘是领导的时间安排者 文秘要为领导安排一天、一周乃至一个阶段参加重大活动的时间表。文秘要为领导事先安排好时间,可保证领导活动有节奏、高效率,也使领导有适当的休息时间。,三、文秘对领导起辅助作用 1、精力辅助。如提供经过处理的信息、撰写文稿、挡驾等;2、智力辅助。如在制定决策过程中参与论证,在执行决策过程中跟踪调查和及时反馈,平时为领导提供咨询等;3、心理辅助。,第三节 文秘的职责,文秘的主要职能有;辅助决策,沟通信息,协调关系,保守秘密,办文办会和管理事务等。,一、辅助决策职责 二、协调关系职责 三、处理事务职责 四、组织会议职责 五、撰写文稿职责 六、管理文书职责 七、保守
5、机密职责 八、信访工作职责 九、督促检查职责,第四节 文秘人员必备素质,一、政治和道德素质要求 良好的政治素质,高尚的道德风貌,是文秘素质的首要内容。政治素质,是指政治方向、政治立场、政治品德和思想作风的总和;道德素质是文秘人员在从事自己的职业中应遵循的道德,包括职业所要求的道德观念、情操、品质等。,1、坚定正确的政治方向 办公室文秘人员必须坚持社会主义政治方向,时时刻刻保持政治上的敏锐性,关心国内外时事、政治,认真学习、深刻理解党和政府的重大决策,并尽可能通过对时事政治的研究,预测未来发展的趋势,主动做好工作。,2、敏捷高效的工作作风 办公室文秘人员必须具有强烈的时间观念和效益观念,养成雷厉
6、风行的工作作风。遇事反应敏捷,办事干净利落,抓紧时间,讲求效率。同时,高效必须优质,从辅助决策到办理事务,从理性分析到见诸文字,都要周密细致,各种数据一定要仔细核实,避免出错。,3、忠诚可信的个人品行 忠诚是做人的根本之道,也是办公室文秘人员的必备品质。细心周到、认真负责地为领导服务,为其他职能部门服务,决不当面一套,背后一套,或者把为领导服务作为捞取私利的筹码。,4、恪守机密的职业道德 办公室文秘人员从工作、资料、电话、会议、谈话中,知道很多重要的情报,必须慎之又慎,在日常工作中坚持做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说、不该做的不做,养成保守机密的好习惯。,二、知识素质要求 文秘工作
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