办公自动化基础.ppt

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1、本章教学计划理论教学（课堂教学）：4学时实验教学（上机实习）：10学时本章教学重点1.办公自动化基本知识2.Office中Word、Excel、PPT的编排、设计操作内容放在实践环节中学习。提交三个实验报告（编号为：实验1、2、3）,第章 办公自动化基础,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office3.3 国产办公自动化应用软件WPS Office,第章 办公自动化基础,任务：了解什么是办公自动化及其特点、常用硬件设备及软件。,3.1 办公自动化概述,办公自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一

2、个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。,3.1 办公自动化概述,办公自动化具体来说，主要实现下面七个方面的功能：（一)建立内部的通信平台。如建立组织内部的邮件系统。(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播。(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是

3、一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。,3.1 办公自动化概述,（五）辅助办公。它牵

4、涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。（六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，OA应该跟这些业务系统实现很好的集成提高整体的反应速度和决策能力。（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。,3.1 办公自动化概述,2）办公自动化的特点目前OA已成为人们生活中的流行语，是现代信息社会的重要标志，它有如下特点：（1）集成化：软硬件及网络产品的集成，人

5、与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。（2）智能化：面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。（3）多媒体化：包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。（4）运用电子数据交换（EDI）：通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。,3.1 办公自动化概述,3）办公自动化的技术支持办公自动化系统是一个多种技术综合运用的系统。主要技术通常包括：（1）计算机技术：包括多种硬件技术，如各种信息的输入、转换、存储、处理、加工和输出等；多种软

6、件技术，如文字处理、图形图像处理、数据处理、分布处理技术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。（2）通信技术：包括电信技术和网络技术，如局域网、城域网和广域网技术等。（3）自动化技术：包括复印技术、激光照排和激光打印技术以及轻印刷系统技术等。,3.1 办公自动化概述,2）办公自动化常用软件当前市场上各种办公应用软件种类繁多，下面介绍几种常用的应用软件。（1）文字处理软件：常用有微软的Word、国产的WPS、自由软件OpenOffice等。（2）电子表格软件：常用有微软的的Excel、IBM公司的Lotus1-2-3、自由软件Calc等。（3）看图软件（图形图像浏览软件）：ACDSee。（

7、4）图形图像处理软件：常用有Adobe公司的Photoshop、illustrator、FreeHand；CorelDraw公司的CorelDraw；Autodesk公司的AutoCAD等。（5）动画制作软件：常用有Macromedia公司（现为Adobe公司）的Flash、Autodesk 公司的3D Studio MAX等动画制作软件。（6）网页制作软件：常用有微软的FrontPage、Adobe公司的Dreamweaver等。（7）课件制作软件：常用有微软的PowerPoint、Adobe公司的Authorware等。（8）常用工具软件：常用的文件压缩软件有WinZip和WinRAR；截

8、图软件HyperSnap、Snagit。,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office3.3 国产办公自动化应用软件WPS Office,第章 办公自动化基础,任务：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint的使用,3.2 办公自动化软件Office,3.2.1Microsoft Office 2003简介1）主要特点及功能Office 2003的功能主要由所集成的各种应用软件体现出来，还新增加了InfoPath 2003、Visio 2003等程序。所集成的应用软件主要包括：文字处理软件Word 2003 电子表格处理软件Excel 2003 电子演示文稿软件Power

9、Point 2003 数据库管理软件Access 2003 个人事务管理软件Outlook 2003 网页制作软件FrontPage 2003 桌面出版应用软件Publisher 2003,3.2 办公自动化软件Office,2）Office 2003的安装默认安装方式中，Word没有公式编辑。最好自定义安装，在Office工具中选择“公式编辑”。还有就是模板、剪贴画库等。,Word 的使用Excel 的使用PowerPoint 的使用,Office 的应用,任务：Word文档的建立、保存、打开、修改、排版和打印等基本操作方法方法,复合文档编辑、排版操作内容：1.文字的输入（或复制、粘贴），英

10、文采用半角方式，中文采用全角方式2.文字的字体、字号、颜色设置（一级、二级标题与正文的字体、字号区别）3.段落的行间距、字间距设置4.分栏、首字下沉设置5.艺术字的设置6.剪贴画、图片的插入、排版设置7.文字框的插入、与图片的组合8.表格、公式的插入、编辑9.页眉、页脚设置、页面设置,Word 的使用,该部分的内容主要以实验学习为主。具体操作，请见示范！,2.文字的字体、字号、颜色设置（一级、二级标题与正文的字体、字号区别）格式-样式.-标题-修改.，全部应用。选中某个级别的标题，设置好格式，再到开始菜单，样式窗口，右键点击当前的样式，菜单中选择“更新样式以匹配所选内容”。正文也同样方法设置。

11、,Word 的使用,1，点菜单“视图”“工具栏”“大纲”，在此工具条上设置需要生成的目录对应级别，目录级别依次设为1，2，3正文部分则为“正文文本”，2，可点击工具栏上的“文档结构图”按钮，在当前图框中显示的目录，即为要生成的目录，点击文档结构图中的目录内容可以快速定位到文档中部分，以方便自己查看以便调整修改目录。3，级别设置好以后，点“插入”“引用”“索引和目录”“目录”，（此处也可进行相关目录选项或样式的修改）确定即可。,Word 的使用,3.段落的行间距、字间距设置选中，格式段落，设置行距和段前、段后值。行距有几种情况：单倍行距和多倍行距以行距的默认值成倍设置。最小值行距以设置的数值为起

12、点，如果默认行距大于这个值，以默认行距为准。固定值不管默认行距是多少，以这个设置值为准。,Word 的使用,Word 的使用,复合文档样例,Word 的使用,复合文档样例,Word的使用：具体操作，请见示范,Word 的使用,具体操作请见示范,复合文档样例,Word 的使用,具体操作请见示范,非计算、非规则表格的制作,Word 的使用,具体操作请见示范,文档中公式的编辑,Word 的使用Excel 的使用PowerPoint 的使用,Office 的应用,任务：掌握Excel电子的表格制作、数据处理及计算、图表制作等方法,3.2.3电子表格制作软件ExcelExcel使用应掌握的内容：1.Ex

13、cel电子表格的创建（工作簿、工作表）2.Excel工作表中单元格的使用3.Excel工作表中数据的输入4.Excel工作表中数据的计算5.Excel工作表的美化6.Excel工作表数据的排序/筛选7.Excel工作表图表的创建,该部分的内容主要以实验学习为主。具体操作，请见示范！,Excel 的使用,Excel 的使用,Excel工作表中单元格的使用（自动填充）,具体操作请见示范,Excel 的使用,Excel电子表格的创建（工作簿、工作表）,具体操作请见示范,Excel 的使用,Excel工作表中数据的计算,数据计算,具体操作请见示范,Excel 的使用,Excel工作表数据的排序、筛选,

14、数据排序,具体操作请见示范,Excel 的使用,Excel工作表数据的排序、筛选,数据筛选,具体操作请见示范,Excel 的使用,Excel工作表图表的创建,数据图表,具体操作请见示范,Word 的使用Excel 的使用PowerPoint 的使用,Office 的应用,任务：掌握PowerPoint演示文稿的制作、修饰和放映。,4.2.演示文稿制作软件PowerPointPowerPoint使用应掌握的内容：1.演示文稿和幻灯片的创建方法2.幻灯片的编辑、排版3.幻灯片背景、设计模扳设置4.媒体插入（剪贴画、图片、声音、视频、图表）5.动画设置6.幻灯片的切换7.超级链接8.快速制作幻灯片方

15、法,该部分的内容主要以实验学习为主。具体操作，请见示范！,PowerPoint 的使用,用PowerPoint制作多媒体课件的类型1顺序播放式：适用于讲稿打印分发方式。2实体重叠式：适用于单张多内容方式。3超级链接式：适用于非顺序播放、单片多放和 链接Windows各种应用。,PowerPoint快速制作课件,1启动：单击“开始”“程序”“PowerPoint”，启动文稿演示工具。2选择类型：选择“空演示文稿”“确定”。3选择版式：选择第一个“自动版式”“确定”。4设置背景：单击“格式”菜单“背景”或“应用设计摸板”，确定幻灯片的背景或者有图案的摸板。5标题设计：单击“添加标题”处，输入标题的

16、文字，确定文字的字体、大小和颜色，并缩放标题栏的大小，将标题栏移动到适当位置。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,6内容设计：单击“添加副标题”处，输入内容，确定文字的字体、大小和颜色，并缩放内容框的大小，将标内容框移动到适当位置。7图片设计：单击“插入”菜单“图片”“剪贴画”（或者“来自文件”），选取图片插入，并缩放图片的大小，将插入的图片移动到适当位置。8媒体设计：单击“插入”菜单“影片和声音”“来自文件的影片”（或者“来自文件的声音”），选取相应文件夹中的影片或者声音文件插入，并缩放影片的大小，将插入的影片移动到适当位置。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,9实体动画设计：右键单击“标题

17、栏”处“自定义动画”，单击“时间”按钮，选取对象启动动画选取播出方式（“单击鼠标播出”或者“前一事件后多少秒播出”）单击“效果”选取动画顺序选择动画的效果样式单击“预览”，看设定的动画效果再调整“确定”。10.幻灯片切换设计：单击“幻灯片放映”“幻灯片切换”选取切换方式“确定”。11.放映测试：单击左下角的“幻灯片放映”按钮，查看效果并加以调整。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,12.复制编辑：单击左下角的“幻灯片浏览视图”方式，单击建立的幻灯片，按Ctrl+C（复制），再按Ctrl+V（粘贴），复制同一张幻灯片，对其进行修改、调整产生其第二张、第三张，等等。13.保存：保存演示文稿于硬盘中

18、的自己的文件夹中。最好是课程的每一章作为一个演示文稿，不要将整个课程的所有幻灯片保存在一个文件里。*注：插入的声音、影片等媒体的文件最好放在与幻灯片文稿相同的文件夹中。如果视频有MOV格式的，要在Windows中安装Apple公司的“Quick Time”软件。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,PowerPoint 的使用,PowerPoint演示文稿样例,图片加标注方式样例,实体重叠方式样例,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office3.3 国产办公自动化应用软件WPS Office,第章 办公自动化基础,任务：了解国产办公软件套件WPS Office,3.3.1WPS O

19、ffice的概述WPS软件是香港金山公司开发的办公自动化软件，从1989年最早诞生的WPS，到当前最新版本WPS Office 2007，金山公司不断改进和推出功能强大、易用性强、价格便宜，并且富有民族特色的各类软件，得到了广大用户的喜爱和支持。作为国产软件的一面旗帜，WPS已陪伴无数中国计算机用户走过近20年的风风雨雨，见证着中国软件事业的发展历程。2007年8月，金山公司鼎力打造了一款高性能的Office软件WPS Office 2007。WPS Office 2007是全面兼容、开放、高效、安全可靠的办公软件。它包括了WPS文字，WPS表格，WPS演示三大功能模块，其文件格式全面兼容MS

20、-Office，可根据用户的不同日常办公需求，定制多种解决方案，优化工作流程，提高工作效率。,3.3 国产办公自动化应用软件 WPS Office,3.3.2 WPS Office的特点及功能（1）操作系统及格式兼容应用XML数据交换技术，实现了Microsoft Office与WPS Office之间的文件格式无障碍双向转换，解决了在Windows XP与Windows Vista操作系统下运行该软件的兼容问题。（2）开放式的数据接口实现了与办公自动化系统的有效结合。（3）高效的办公自动化提供了大量符合中文习惯的公文样式标准模板，极大的方便了用户。（4）专注于中文中文办公独有的文字竖排、稿纸

21、方式，更加符合中文办公需求。（5）有一组令用户十分称道的文字工具如：删除空格、增加空格、删除段首空格、增加段首空格、段落重排、删除空段等功能，对于需要经常从互联网上转摘文字的用户来说，非常方便。因为在转摘文章时，经常会出现大量的空格、空段，如果没有这项功能，那用户还要自己再去编辑，很麻烦。（6）小巧便捷，节约办公资源与MS Office 相比，WPS Office 2007的格式兼容性与低配置要求（占空间小，价格低），可以使用户免于不必要的硬件更新。,3.3 国产办公自动化应用软件 WPS Office,3.3.2 WPS Office的特点及功能其新增功能如下：（1）增加了拼写检查功能（2）

22、增加了图片透明色功能（3）增加了符号工具栏的自定义（4）WPS文字增加了文字列块选择功能（5）WPS表格增加了对象对齐网格和表格套用格式（6）增加了支持PDF（可移植文档格式）文件格式（7）增加了更改图片功能，将不满意的图片直接替换，而设置好的各项属性不变。（8）增加了“WPS每日在线”、“Kingsoft Online模板”等功能，实现了与互联网的紧密结合。,3.3 国产办公自动化应用软件 WPS Office,上机实践内容,上机实践问题,同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚,如果在Word文档中创建了页眉、页脚，那么在默认情况下，一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。但有时，我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚。方法：1、在文章中插入不同的分节符来分隔。2、切断第2节与前一节的页眉内容联系。,上机实践问题,同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚,如果在Word文档中创建了页眉、页脚，那么在默认情况下，一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。但有时，我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚。方法：1、在文章中插入不同的分节符来分隔。2、切断第2节与前一节的页眉内容联系。,习题,习题,习题,习题,习题,问题,本章结束,谢 谢！,课间休息,下课,顺序播放，便于打印,Internet上的资源,叠加式,