办公自动化基础.ppt
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1、本章教学计划理论教学(课堂教学):4学时实验教学(上机实习):10学时本章教学重点1.办公自动化基本知识2.Office中Word、Excel、PPT的编排、设计操作内容放在实践环节中学习。提交三个实验报告(编号为:实验1、2、3),第章 办公自动化基础,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office3.3 国产办公自动化应用软件WPS Office,第章 办公自动化基础,任务:了解什么是办公自动化及其特点、常用硬件设备及软件。,3.1 办公自动化概述,办公自动化英文原称Office Automation,缩写为 OA。办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化,就是要创造一
2、个集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。,3.1 办公自动化概述,办公自动化具体来说,主要实现下面七个方面的功能:(一)建立内部的通信平台。如建立组织内部的邮件系统。(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播。(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。我们都知道,各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是
3、一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。(四)实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。,3.1 办公自动化概述,(五)辅助办公。它牵
4、涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。(六)信息集成。我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,OA应该跟这些业务系统实现很好的集成提高整体的反应速度和决策能力。(七)实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。,3.1 办公自动化概述,2)办公自动化的特点目前OA已成为人们生活中的流行语,是现代信息社会的重要标志,它有如下特点:(1)集成化:软硬件及网络产品的集成,人
5、与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。(2)智能化:面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。(3)多媒体化:包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。(4)运用电子数据交换(EDI):通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。,3.1 办公自动化概述,3)办公自动化的技术支持办公自动化系统是一个多种技术综合运用的系统。主要技术通常包括:(1)计算机技术:包括多种硬件技术,如各种信息的输入、转换、存储、处理、加工和输出等;多种软
6、件技术,如文字处理、图形图像处理、数据处理、分布处理技术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。(2)通信技术:包括电信技术和网络技术,如局域网、城域网和广域网技术等。(3)自动化技术:包括复印技术、激光照排和激光打印技术以及轻印刷系统技术等。,3.1 办公自动化概述,2)办公自动化常用软件当前市场上各种办公应用软件种类繁多,下面介绍几种常用的应用软件。(1)文字处理软件:常用有微软的Word、国产的WPS、自由软件OpenOffice等。(2)电子表格软件:常用有微软的的Excel、IBM公司的Lotus1-2-3、自由软件Calc等。(3)看图软件(图形图像浏览软件):ACDSee。(
7、4)图形图像处理软件:常用有Adobe公司的Photoshop、illustrator、FreeHand;CorelDraw公司的CorelDraw;Autodesk公司的AutoCAD等。(5)动画制作软件:常用有Macromedia公司(现为Adobe公司)的Flash、Autodesk 公司的3D Studio MAX等动画制作软件。(6)网页制作软件:常用有微软的FrontPage、Adobe公司的Dreamweaver等。(7)课件制作软件:常用有微软的PowerPoint、Adobe公司的Authorware等。(8)常用工具软件:常用的文件压缩软件有WinZip和WinRAR;截
8、图软件HyperSnap、Snagit。,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office3.3 国产办公自动化应用软件WPS Office,第章 办公自动化基础,任务:熟练掌握Word、Excel、PowerPoint的使用,3.2 办公自动化软件Office,3.2.1Microsoft Office 2003简介1)主要特点及功能Office 2003的功能主要由所集成的各种应用软件体现出来,还新增加了InfoPath 2003、Visio 2003等程序。所集成的应用软件主要包括:文字处理软件Word 2003 电子表格处理软件Excel 2003 电子演示文稿软件Power
9、Point 2003 数据库管理软件Access 2003 个人事务管理软件Outlook 2003 网页制作软件FrontPage 2003 桌面出版应用软件Publisher 2003,3.2 办公自动化软件Office,2)Office 2003的安装默认安装方式中,Word没有公式编辑。最好自定义安装,在Office工具中选择“公式编辑”。还有就是模板、剪贴画库等。,Word 的使用Excel 的使用PowerPoint 的使用,Office 的应用,任务:Word文档的建立、保存、打开、修改、排版和打印等基本操作方法方法,复合文档编辑、排版操作内容:1.文字的输入(或复制、粘贴),英
10、文采用半角方式,中文采用全角方式2.文字的字体、字号、颜色设置(一级、二级标题与正文的字体、字号区别)3.段落的行间距、字间距设置4.分栏、首字下沉设置5.艺术字的设置6.剪贴画、图片的插入、排版设置7.文字框的插入、与图片的组合8.表格、公式的插入、编辑9.页眉、页脚设置、页面设置,Word 的使用,该部分的内容主要以实验学习为主。具体操作,请见示范!,2.文字的字体、字号、颜色设置(一级、二级标题与正文的字体、字号区别)格式-样式.-标题-修改.,全部应用。选中某个级别的标题,设置好格式,再到开始菜单,样式窗口,右键点击当前的样式,菜单中选择“更新样式以匹配所选内容”。正文也同样方法设置。
11、,Word 的使用,1,点菜单“视图”“工具栏”“大纲”,在此工具条上设置需要生成的目录对应级别,目录级别依次设为1,2,3正文部分则为“正文文本”,2,可点击工具栏上的“文档结构图”按钮,在当前图框中显示的目录,即为要生成的目录,点击文档结构图中的目录内容可以快速定位到文档中部分,以方便自己查看以便调整修改目录。3,级别设置好以后,点“插入”“引用”“索引和目录”“目录”,(此处也可进行相关目录选项或样式的修改)确定即可。,Word 的使用,3.段落的行间距、字间距设置选中,格式段落,设置行距和段前、段后值。行距有几种情况:单倍行距和多倍行距以行距的默认值成倍设置。最小值行距以设置的数值为起
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