行政文秘人员公文写作培训.ppt

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1、1,2023/10/4,行政文秘人员公文写作培训,研究方向与著述成果,研究：公文写作、秘书学、公务员制度、口才艺术近年主要著作成果：毛泽东的写作艺术，时事出版社新编公文写作与处理教程，中国传媒大学出版社秘书学教程，海洋出版社演讲与答辩操作指南，中央文献出版社文书学，中国人民大学出版社商务文书写作与处理中国人民大学出版社信息与秘书工作概论冶金工业出版社文学鉴赏导读，中国文史出版社,第一讲,公文写作特点与步骤,一、认识公文写作特点,公文写作不同于一般文章的写作，也区别于论文写作，它属于应用写作范畴。由此决定了特有的规范。目的：为企业管理服务，排斥个性化写作。内容：真实地反映事实，排斥文学手法。格式

2、：具有规范体式，符合公文格式标准。表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。时限：在领导规定的时间内完成任务。,二、熟悉公文写作步骤,（一）思想准备 目的？根据？主旨？文种？重点？（二）材料准备 围绕主题收集材料。（三）拟定框架（总体构思）1、确定篇章形式 2、拟制写作提纲 3、明确表达方式（兼有叙述、说明、议论形式）,二、熟悉公文写作步骤,（四）正式起草 1、内容合法、务实、符合领导意图。符合法律法规、上级规定、本单位既定政策规章，这是制定决策和发文的根据。从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）注意：抓紧时间；讲究条理；加强会商；材料和观点和谐；符合表达

3、规范。,二、熟悉公文写作步骤,（四）正式起草 2、文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确：概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范 鲜明：观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要 简练：锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明 得体：文体要求、书面语言、术语规范,二、熟悉公文写作步骤,（五）加工修改 作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。范围：审读内容：主题、观点、材料、数据等。推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒。方法：拟稿人读改法；请人代改法；集体讨论法；冷处理法。接修改 接组织,第二讲,公文写作方法与要领,怎样起草计划,一、含义与种类 计划是对未来一段时间的工作或即将开展的 某项活动所作的预想

4、性部署和安排，并以文字表 达出来的指导性文件。计划与机关管理职能密不可分。管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着企业的兴衰存亡。计划的种类很多。,怎样起草计划,二、重要功能 1、指明努力方向，协调行动步调。2、预测未来变化，减少不利因素影响。3、减少浪费现象，避免利益损失。4、加强行为控制，避免无序状态。三、写作格式 1.标题：单位名称、适用期限、事由、文种 例如：公司人力资源部关于2006年中层干部素质拓展训练计划,怎样起草计划,2、正文写法（5 W，1 H）做什么？为何做？何时做？何地做？谁去做？如何做

5、？开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的 总目标；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。任务（做什么：具体工作内容）措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项；描绘前景；检查落实方法。,怎样起草计划,四、主体表述方法分列式：把工作事项逐项列出，分项编写。（适合于大型综合性计划）P199展开式：围绕中心工作，将具体任务、措施要求、实 施步骤，依次展开编写。（适合于单项计划）接阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。（适合于阶段性明显的工作）图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写。（单独或作为附件均可）,怎样起草计划,五、如何增强操作性内容方面：制

6、定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务数量和质量要求要合理；任务指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。,怎样起草计划,五、如何增强操作性形式方面：要做到表达简要、条理清晰、要素完整。程序方面：坚持上下结合，发挥上下两方面积极性；善于听取专家意见。注意制定预案，以防不测。,怎样起草计划,六、注意事项 1.坚持实事求是的态度，反对主观主义和脱离实际。2.吃透两头、量力而行、留有余地。3.认真落实党的政策，处理好小局和大局的关系、局部和整体的关系。4.保证“三要素”齐全完备。,17,2023/10/4,怎

7、样起草总结,一、含义、目的与实质 总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：对人类社会实践的再认识。二、功能 1.认识事物发展规律，制定切实可行的方针政策。2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。,怎样起草总结,三、做好写前准备 1.做好资料工作（收集、归纳、筛选、整理）；2.加强理论政策学习，武装思想；3.总体构思，确定框架，拟顶写作提纲；4.报请领导审查。四、明确写作格式 1.标题公文式标题（发文机关时间事由文种）例：大学2008年义务献血工作总结新闻式标题（对仗式标题；正副式标题）

8、例：企业围绕市场转 产品随着效益变 钢厂开展“转、抓、练、增”活动经验,怎样起草总结,2.前言 概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项，点明中心思想。3.主体包括 回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩。提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处和改进意见。今后的努力方向。4.结尾 简要说明下一阶段工作思路。,怎样起草总结,五、总结主体表述形式1.两段式写法（第一部分叙述第二部分议论）2.概述式写法（情况成绩经验问题意见）例文3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.经验式写法（不写或少写工作内容，重点放在总结 经验方面。具有重要指导意义）,怎样起草总结,六、如何发挥总结

9、的指导作用明确重点，即工作中的成功做法与体会，取得成绩的主观因素。这是总结的重点。在反映新思想、新做法、新材料上下功夫。领导机关的总结应少写干了什么工作，多写工作中的理性思考。加强总结交流，注重经验传播，不以归档为目的。从群众中来，到群众中去，实现资源共享。,怎样起草总结,七、写好总结的注意事项1、真正重视。克服“例行公事”思想，避免为了总结而总结的做法。上级认真阅读，切实检查，下级才有可能认真写。2、辩证分析。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结机关工作。抓住重点问题，注意提炼规律性认识。3、观点和材料相结合。有丰富的材料，善于发现闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。不要

10、堆砌材料。,一、述职报告知识 述职报告是党政机关干部在规定时间内以自我评价方式向本单位职工、组织人事部门或上级机关陈述履行岗位职责情况的书面报告。性质：加强干部管理工作的重要途径。密切干群关系，增强凝聚力的重要手段。干部接受民主监督的一种有效形式。,怎样起草述职报告,怎样起草述职报告,二、述职报告结构 结构：标题+称谓语+正文+署名+日期（一）标题写法 职务名称+述职针对年度+文种 职务名称+文种 文种（二）称谓语 对主送单位或现场听众的称谓用语。“党委组织部”、“局人事处”“各位领导，各位评委、同志们”,怎样起草述职报告,二、述职报告结构（三）正文 1.导语 2.主体部分 围绕履行职责，抓住

11、重点进行汇报。以分条列项为宜，讲究条理。3.结语“我的述职报告到此结束，谢谢大家。”“欢迎大家批评。”（四）署名、日期 例文,怎样起草述职报告,三、写作要求1、实事求是，客观陈述2、谦虚谨慎，摆正位置3、主次分明，避免流水账4、突出个性，避免千人一面5、简洁朴实，体现口语化特色,怎样起草贺词,一、应用范围及其特点 贺词（祝贺词）属于礼仪致词范畴。兼有欢迎、欢送、庆祝、致谢等多种功能。常用于政务庆典、商务庆典、吉庆佳节、迎送宴会等礼仪活动场所。基本特点如下：突出尊敬 注重礼节 感情真挚 文体简洁 语气热烈,怎样起草贺词,二、贺词的结构要素 标题+致词人署名+致词日期+称谓语+正文（一）标题写法

12、简式标题：直接以致词文种为标题；完整式标题：致词人姓名+职务+场合+文种组成；正副式标题：正题作点题之用，副题作补充说明。（二）致词人署名（或在落款处标明）（三）致词日期（或在落款处标明）（四）称谓语 泛尊称：尊敬的各位来宾，女士们，先生们，朋友们：专尊称：尊敬的王总经理；尊敬的李 部长：,怎样起草贺词,（五）正文内容 1.开篇致意。向现场人员表示问候。表明自己代表谁（个人、团体还是两者都有）讲话。同时点题：祝贺、欢迎、答谢。2.说明此次庆典活动的重大意义，表达对现场听众的真挚情感。3.概括赞扬双方过去交往、合作的成绩或友谊。4.对未来的希望（向对方的祝愿；表达继续交往、加强合作之意）5.结语

13、。（预祝活动成功；恭祝事业兴旺；提议干杯等）,怎样起草贺词,三、常见贺词的写法会议开幕贺词开业庆典贺词事业贺词节日贺词迎宾贺词欢送贺词,怎样起草贺词,四、写作注意事项突出主题。祝贺？欢迎？欢送？答谢？庆功？方式恰切。追求最佳致词效果，注意适时、适景、适人、适言，不能草率从事。用语得体。客套文雅，符合致词人身份特征。适合演讲。因此句子长短、词语选择都要琅琅上口，并且要避免听众误会。语言亮点。营造现场氛围，给听众留下深刻印象。致词人的要求。热情洋溢、感情真挚、气宇轩昂、洒脱大方，提升演讲的感染力，,一、请示的分类1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”

14、的问题。3.请求批转：解决“请求有关单位这样做”的问题。,怎样起草请示,二、起草请示的思维模式 走好以下“五步棋”：因为什么请示对于原因、目的说明 请示什么问题提出请示的主题内容 怎样解决问题提出解决问题的建议或方案 请求上级回复结尾用语的使用 有无附件需要说明根据需要确定使用与否,怎样起草请示,三、请示的写作格式 1、标题 准确概括事由，避免歧义，正确使用文种。例如：市人民政府关于加快城市改造工作的请示 标题歧义：局关于增设老干部办公室的请示 事由文种有误：关于厂与厂合并改名的报告 2、主送机关 顶格标写一个直接上级机关名称，不能多头主送；内部请示写领导者姓名。,怎样起草请示,三、请示的写作

15、格式 3、正文：（1）开头：说明行文根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。（2）主体：提出请示事项和本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能上交矛盾。（3）结尾：恰当使用结语。“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转执行。”“特此请示，请予审批。”,怎样起草请示,例文分析病文分析,怎样起草请示,一、指示部署性通知（分层表达式）1、导语部分 说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。2、主体部分 围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓

16、、执行、承办的事项。通常包括：基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。,怎样起草通知,3、结尾写法（1）围绕主题发出号召。（2）提出行文要求。（3）说明注意事项。（4）使用结语“以上事项，请认真贯彻执行。”（5）意尽言止。撰写指示性通知的注意事项 讲究政策法规依据，增强发文的权威性。加强政策措施的可行性研究，争取好效果。讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。注重发文时限。,怎样起草通知,二、篇段合一式通知起草方法（会议通知为例）用于小规模、内部会议。要素：时间、地点、参加人、会议名称等。课堂练习素材：某研究院准备于12月底某日下午召开2007年度科技成果表彰大会，各部

17、、处、研究所组织好本部门人员参加。地点在主楼学术报告厅。以研究院办公室名义发文。链接例文,怎样起草通知,怎样起草通知,三、印发通知 例文 例文分析 四、转发通知 阐发式（表态式内容+阐发意见）,一、例文演示与分析 表彰性通报；批评性通报 二、起草通报的思维模式（三步棋）发生什么事？我们怎么看？我们怎么办？,怎样起草通报,三、表彰与批评性通报的写作要领（一）叙述事实，采用记叙方式。要素完整，概述为主。（二）表明态度，采用议论方式。紧密围绕事实表态，就事论理。（三）说明表彰或批评方法，提出指导性意见或希望。四、注意事项 1.搞清基本事实，确保准确无误。2.讲究语言表达质量，恰如其分，不说过头话。3

18、.及时行文，获得最佳效果。,怎样起草通报,怎样编写会议纪要,一、会议纪要的格式构成二、正文写作要领 衡量纪要的标准：会议概况交代清楚；主要精神概括准确；决定事项清楚完整。开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、议题等。（概述式或分项式）主体：会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要 问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项。结尾：1、号召干部职工落实会议精神；2、强调落实会议精神的关键问题。,怎样编写会议纪要,三、正文主体部分表述方式（一）概述式：将会议主要内容和基本精神分别概括叙述。（适合常务办公会议）（二）条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后 检查落实，明确责任。（

19、适合现场办公会和协调会）（三）归纳分类式：根据会议讨论发言中的相关内容进行归纳集 中，分别列出标题。（适合专题会议研讨会议）（四）发言记录式：根据会议发言记录整理而成，较多地保留了 发言的原貌，不便对外传达，主要供保留备查。（适合日常 办公会、例会）,怎样编写会议纪要,四、注意事项 1、写作之前做好必要的准备工作；2、忠实于会议内容，准确概括会议精神；3、抓住要点，体现“要”字；4、重点突出，写清一致意见和重要的不同意见；5、注意逻辑性和条理性。,第二单元,把握公文写作的基本规律,一、注意消化和理解领导意图,领导意图是立意依据和思维起点（一）什么是领导意图 领导在布置工作、下达任务、发出指令时

20、的本意及其希望达到的标准或目标。（二）搞清领导意图的途径和要求 从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。要求：准确、全面、提炼。增加“贴近度”,一、注意消化和理解领导意图,（三）站在领导角度考虑问题从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）从实践的角度看问题。（怎样立即解决问题）从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔 接，明确主要差距）,二、注意提高思维水平,借鉴以下思维方式：模式化思维（从不同文种角度思考）对象化思维（从收文机关角度思考）辩证思维（全面、发展、变化地思考）散点思维（多角度地思考）求同存异思维（思维与领导趋同）,三、在文字表达方面狠下功夫,（一）合理组织语言（二）认真推敲修改,四、注意找好角色定位与行文角度,总原则：受领导之命，代机关立言。代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；区别文稿应用范围，内外、上下有别。,五、注意增强文章的逻辑性,题文相符、首尾呼应、前后贯通横向（并列）结构 没有顺序要求，习惯将重要内容前排。纵向（递进）结构 务虚到务实 或 务实到务虚 提出问题分析问题解决问题 为什么干什么怎样干纵横结合结构（总结、领导讲话稿）因果结构（查清问题的调查报告）总分结构（外在的表达形式）,