秘书工作的方法指向与规律.ppt

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1、第八章秘书工作的方法指向与规律,2,第一节 秘书工作的方法指向,秘书活动中的许多具体工作方法，是要依靠长期实践，通过经验积累经验而产生，不是书本上的一些条条框框所能领会的。,3,一、为领导工作前期铺垫,秘书做好铺垫工作应该注意：,4,5,沟通如同呼吸,是一个人生存所不可或缺的。戴尔卡耐基,在一次亚洲企业领袖评选活动中，中国的企业领袖没有一个人上榜。该活动组织者曾给中国某企业的董事长和总经理每人发了一份邀请函，并分别要求他们填写财务报表。结果，该企业的董事长和总经理所发回的财务数据竟然不一样。先不怀疑他们是否造假，但可以肯定地说，他们之间缺少沟通。在评委们看来，连最起码的沟通能力都不具备，还谈什

2、么管理？！,6,秘书的铺垫性工作方法，可以归纳为：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施与要求操作。,7,对领导工作的拓展与延伸，同样是秘书工作的任务，是体现参谋助手作用的重要方面。,8,二、为领导工作拓展延伸,秘书做好拓展延伸工作应注意：,9,1,2,3,准确把握领导工作预期效果,把握后续事物的具体要求,注重工作的整体性与连续性,秘书对领导工作拓展延伸的工作方法，可以归纳为：以保证取得领导工作的预期效果为目的，注重工作的整体性与连续性，做好各种后续事务，使工作落在实处，圆满完成。,10,代劳：是指领导由于公务繁忙、时间有限，而将部分本该领导亲自办理的事务，交给秘书去办理。本来

3、属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。,11,三、为领导工作补偿代劳,补偿：是指秘书对领导的精力、智力、能力的补偿；,12,秘书补偿代劳工作注意事项：按照领导的目的要求去办理，不可以领导自居、帮倒忙、乱表态、瞎指挥；严格按照授权范围形式，既不畏首畏尾，也不超越授权；扮演好“双重角色”，即在责任感、使命感上，秘书要从领导角色出发，尽职尽责完成相应的任务；随时加强同领导的沟通，掌握情况变化、事物发展时领导的意图；平时做好充分准备，联系各方面的专家，收集各种有关的信息资料，以备领导一旦需要，能够及时帮

4、忙。,13,秘书为领导工作补偿代劳的方法，可以归纳为:忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，加强平时积累，通过补偿和代劳，促进领导工作效率。,14,15,四、配合领导管理时间,名人名言,盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚,16,你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。富兰克林 时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得杜拉克,名人名言,17,18,19,日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰

5、，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,20,“时间”是最珍贵的资源。,秘书配合领导科学地管理时间，能够确保工作忙而不乱，忙而有序，促进工作秩序的改进与效率的提高。,21,有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，一只脚正推动着摇篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，另外一只脚在推动一个链条带动的搅拌器

6、，嘴里哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。但是效率专家觉得很奇怪，为什么每隔一会儿，她就站起来，再重重地坐下去，这样一直地重复？效率专家再仔细一看，才发现这位农妇的坐垫，竟是一大袋必须重复压才会好吃的奶酪。因此效率专家说不必查了，他已经知道高效率的原因了。,22,农妇的效率,科学管理时间的方法主要有：,23,统筹计划时间法,合理利用零碎时间法,海外的几种时间管理方法,ABC分类处理方法,（一）,（二）,（三）,（四）,所谓计划使用时间，就是要在时间资源的使用上，做到有计划、定标准，定量运用时间。,24,（一）统筹计划时间法,25,秘书对领导需要完成的任务，可以分为三类:

7、A类是要事急事，需要优先办理；B类是重要而不是很急的事，可以次优办理；C类是一般性事务和可以暂缓的事务，可在时间比较充裕时再办理。,26,（二）ABC分类时间法,27,80/20原则,含义：80%的工作价值来自于20%的工作事项，而剩下的20%的价值来自于80%的工作事项。,80/20原则启示,启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果误区：面面俱到都想做好；完全主义都想做完；平均分配时间和精力,28,时间管理矩阵图,29,重要,急,不急,不重要,首先处理,尽量

8、少做 尽可能委派给下属,用大多数时间,最好别做或有时间再做,时间管理坐标图,30,（三）合理利用零碎时间法,31,（四）海外几种时间管理方法,32,1.时间表法,秘书制定时间表时应注意：（1）应记录的事项有会议、面谈、访问、集会、出差、演讲、深入基层等，以及有关庆典，其他重要的需要领导参与的事项；（2）时间表要一目了然，一般可用符号表示常见活动；（3）预定时间表需要在领导认可后，再印送有关部门知晓，无关人员不送；（4）保密事项及领导的私事，不可明确记载，可用其他方式表明。,33,统计时间法是通过对领导人实际消耗时间的记录统计，诊断领导人时间利用率与有效性，找出浪费时间的因素，提出减少时间浪费的

9、措施，从而达到制定合理的时间计划，科学地管理时间。,34,2.统计时间法,统计时间法的一般要求：（1）真实记录；（2）要选择有代表性的记录区；（3）及时反馈；（4）持之以恒；,35,目标时间法是用预定的目标来限制时间的使用，已达到节约时间提高效率的目的，是一种用反馈来加强时间控制方法。,36,3.目标时间法,目标时间法的特点是：（1）目标的集中性；（2）目标的时间性；（3）目标计划的循环性；（4）时间的预控性。,37,秘书工作作为一种客观存在的社会现象，有着特定的客观环境、工作目标、工作内容、工作对象等相关因素，有着工作运行中的本质的、巩固的、稳定的联系与关系，有着自身发展的必然趋势。正确地认

10、识秘书工作的规律性，准确把握其一般规律和各项工作的特殊规律，是提高秘书工作质量与效率的必然要求。,38,第二节 秘书工作的规律,一般规律：秘书在主辅配合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要。近身性综合性辅助性,39,一、秘书工作的一般规律,秘书工作的一般规律揭示了:一切秘书工作和所有的秘书职能活动中固有的最本质最稳定的关系秘书与领导主辅配合关系；秘书工作的基本特征围绕领导工作的需要服务；指明了秘书工作的基本内容综合辅助；指出了秘书发挥职能作用的位置领导身边，最近的距离；指出了秘书工作必须与领导的需要相适应，秘书应当不断地追逐领导工作的需求。,40,秘书工作规律对秘书的启示：领导工作是秘书工作赖

11、以存在的基础；全方位全过程辅助服务是秘书工作的特点；同领导“默契”充分发挥作用的关键；及时接受领导的指导是秘书工作的有利条件；主辅配合综合辅助难度将会越来越大。,41,一般规律的运用：1、从目标把握，坚持主辅配合的正确方向。2、从主辅加深理解，提高综合辅助的有效性。3、从主辅配合协调，提高综合辅助的效率。4、从主辅增强素质，提高综合辅助的效能。,42,43,43,案例 江华服装公司董事长兼总经理代利佳近来吃睡不香，公司出口的一批服装因质量问题，被外方退货，服装界有名的混混杨某说有法子，建议换个商标，转手卖到某发展中国家。若采纳，则是非法勾当，若不采纳，就要损失几百万美元。代总的秘书梅正了解代总

12、此时最需要帮助，便找来有关法规文件、加入WTO后对我国服装出口的影响方面的文章，以及相关国际服装市场行情等资料，放在代总的办公桌上，有的资料上还划上记号。供代总阅知。代总认真阅读了梅秘书为她准备的文件资料。三天后，代总对梅秘书说：“退货问题，按合同办”，代总恢复了往日的风采。,所谓特殊规律，是指某种或某类事务所特有的规律，它可在特定的领域里起作用，是秘书在不同领域工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系。,44,二、秘书工作的特别规律,秘书工作的特殊规律：（一）秘书工作体制与社会生产力发展相适应（二）秘书职业化与社会分工相适应（三）秘书机构职能与领导权力分配体制相适应,45,（1）经常性工作的规

13、范化、程序化、科学化规律。（2）秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律。（3）领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。,46,三、秘书经常性工作规律,47,四、对立统一规律的运用,1、事务VS政务。2、被动VS主动。3、综合性VS专业性。4、维持VS适应。5、听命VS劝谏。,6、宣传VS保密。7、谋划VS执行。8、全面VS重点。9、规范VS随机。10、间接VS直接。,48,案例：秘书小刘在工作中经常出现疏漏，而办公室主任总是忙而不乱，井然有序，从未受到领导的批评或指责。小刘向主任请教其中的奥妙，办公室主任笑着说：“其实秘书工作看起来忙乱纷繁，实际内部也有辩证关系，只要你细心观

14、察，掌握其中对立统一关系，就能把握其要领。”接着办公室主任又和小刘一起分析了秘书工作中的对立统一关系及应对办法。小刘将列出的实际工作中的对立统一关系对照自己工作的失漏，发现很多问题都是因为关系处理不当造成的。他对照对立统一的关系，体会到：秘书工作应以提高工作效率为出发点，按照对立统一规律处理好各项业务工作，分清轻重缓急，恰当安排，不到一年，小刘就成为一名办事的题，精明干练的秘书。,手势：代表什么？,自信,忧虑、被支配,怀疑,休息,言不由衷,座姿：？,保守、辩护,封闭、怀疑、不耐烦,准备好了（我要表现）,十分自信,不同意,站姿：？,控制、统治,拘束、紧张,开放、真诚谋求好感,权威谋求好感紧张、不自信,随便、放松没有压力有所归属,