中交一公局海威公司电子公文处理暂行办法.docx

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1、中交一公局海威工程建设有限公司电子公文处理暂行办法中交一公局海威办字（2013）56号第一章总则第一条为规范中交一公局海威工程建设有限公司（以下简称“海威公司”）电子公文处理工作，加快公文运转，提高工作效率，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据中交第一公路工程局有限公司公文处理办法、中交第一公路工程局有限公司电子公文处理暂行办法，特制定本办法。第二条本办法适用于公司下发至所属各单位、机关各部门及各项目上报的电子公文（以下简称“各单位”）。第三条本办法所称的电子公文，是指公司与各单位通过自动化办公系统（以下简称“0A系统”）及非涉密电子公文传输系统形成的具有规范格式公文的电子

2、数据。电子公文的公文种类、公文格式、行文规则与纸质公文的规范和标准相同。同时，电子公文的格式、红头、印章式样要保持纸质公文的原有式样，严禁随意改动。第四条电子公文处理是指电子公文的生成、发送、接收、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。电子文件的处理应符合局、公司公文处理的有关规定和要求。第五条电子公文处理必须坚持真实、完整、安全和可识别的原则，采取有效技术手段和管理措施，实行集中统一管理和全程控制，做到及时、准确、安全。经批准发送的电子公文，与相同内容的纸质公文具有同等效力。第六条电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及信息网络安全有关规定，确保国家和企业秘密安全。第七条总经理办公

3、室（以下简称“办公室”）是电子公文处理工作的管理机构，负责制定、修改管理办法，并指导、检查各单位电子公文处理工作。各项目综合部主管本单位电子公文处理工作。公司办公室负责OA系统的技术维护和管理。第八条实行电子公文处理，不仅能够加快公文传递，提高办公效率，而且有利于规范公文流转程序与处理标准。各单位应高度重视电子公文处理工作，要积极实施、推广电子公文处理，加快转变传统办公方式，不断促进办公效率和工作质量的提高。第二章电子公文收文办理第九条电子公文的收文办理是指对收到或经转换生成的电子公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、归档等程序。第十条公司与各单位之间，原则上应采

4、用电子公文形式互相传递文件。带有附件的公文，应对附件进行电子处理,并注明附件顺序和名称，与主件一起发送。各单位收文人员在接收到电子公文后，应将收到文件的信息同时反馈发文方。第十一条凡接收到的电子公文，应统一由办公室、综合部文秘对公文的发送单位、公文的内容和体例格式等进行审核，并对电子印章及其相关节点信息进行验证与识别，确保所接收电子公文的完整性、真实性、有效性。第十二条对收到的外来纸质公文，除超长文件或有专门规定的文件外，应通过扫描等方式转化为电子公文在网上流转处理。纸质文件转换为电子公文，应采用通用文件格式（经文字处理技术形成的电子公文，以WOrd、EXCeI为通用格式；通过扫描仪、数码相机

5、等设备获得的静态图像文件，以Jpeg.PDF为通用格式），并在确保完整、清晰、准确的同时，尽量压缩数据量，以便满足网络流转需要，提高电子公文处理速度。第十三条经审核，凡真实有效并属于本单位办理的电子公文，应由文秘人员按规定编号、登记，并根据文件内容及时提出拟办意见，通过网上收文流程发送分管领导批示或者移交有关部门办理。第十四条凡送交公司领导批示的电子公文，应同时分送办公室文秘，以便了解、掌握审批情况并及时督办。凡需有关部门直接办理的紧急公文，应在报送领导的同时分送有关承办部门。凡有2个以上部门共同办理的电子公文，应当明确主办部门和协办部门，避免职责不清、拖延误事。第十五条审批公文时，对有具体请

6、示事项的，主批人应当明确签署意见并指定办理部门；没有请示事项的，审批认可签名表示已阅知。第十六条对需要办理的电子公文，承办部门要及时提出办理意见和具体要求，并通过部门处理节点发送给承办人员落实；需要其他部门协办的，应通过协办部门节点发送有关部门协商；对不需办理但需部内传阅的，应通过部门处理节点发送本部门人员阅知。第十七条各单位应明确专、兼职文秘人员，人员要相对稳定，具体负责电子公文的接收、传送及催办工作，确保对接收的公文认真、及时办理。对不按要求接收或办理电子公文的承办部门，办公室文秘人员要负责催办、督办，防止漏办或延误。第十八条电子公文办理完毕后，应先行归档到文档服务器，统一保管、存储，以防

7、散失。紧急公文，应当按照要求时限完成。办理完结的电子公文，应及时执行归档命令，按照要求完整归档。第三章电子公文发文办理第十九条电子公文发文办理，是指通过网上办公流程制发本单位电子公文的过程，其办理程序与各节点操作要求应严格按照纸质文件相关规定执行。其中，密级文件不得在OA系统中传输办理，仍按纸质方式办理。第二十条拟制电子公文，必须符合规范体例格式。电子公文的种类、格式及其各组成部分标识规则，适用中交一公局海威工程建设有限公司公文处理办法相关规定。第二十一条电子公文的起草，应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则，由主办部门根据拟稿需要安排人员具体承办。拟稿人要按照拟制公文要求，认真起草，并以发起人身份在

8、网上发文流程中创建符合规范要求的发文任务。（一）草拟好的电子文档，应当以Word格式导入发文流程中流转。带有附件的电子公文，如附件为扫描图片的，应按顺序插入组成一个WOrd文档，并按要求取名。（二）要按规定完整、准确地填写发文处理单中的各公文要素，公文要素由公文标题、主题词、附件、主送单位、抄送单位、会签部门、领导签发等组成。有附件的，应在附件栏内输入附件名，2个以上附件用序号区分，附件与附件之间用分号相隔。（三）如因故中止发文流程中的拟发公文时，拟稿人应按规定发出停办通知，并需与办公室文秘人员电话确认。第二十二条草拟好的电子公文，拟稿人应发送部门负责人核稿、修改并签字。如发文内容涉及其他部门

9、职权范围,主办部门负责人需将电子文稿分送相关部门征求意见并会签。会签部门负责人应认真核稿、签字或提出修改意见，并及时发回主办部门。经协商一致并完成会签手续后，主办部门应按程序发送办公室进行审核。第二十三条凡需办公室审核的电子公文，审核人员应当依据纸质公文拟制要求和行文规则，认真履行审核职责，严把公文质量关。对公文主旨不清、处理意见不当、行文方式欠妥的电子文稿，办公室应当提出具体修改意见发回主办部门重新修改。第二十四条经办公室审核后的电子公文，应当及时送公司领导审核、签发。签发电子公文，应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并应署有签发人的电子签名。电子公文的签发程序及审批权限，按照纸质

10、公文的规定执行。第二十五条电子公文经领导签发后，应发送给办公室文秘人员进行编号。电子公文的文号应依据拟稿纸设定的发文类型滚动编取。第二十六条编取文号的电子公文，由办公室文秘人员发送主办部门拟稿人进行清稿、校对。拟稿人应认真检查文件内容是否有差错、文号是否正确、主送及抄送单位是否有遗漏，以及主题词、成文日期、附件是否完整。拟稿人完成校对、确认无误后，应当在电子拟稿纸上签名并发送办公室文秘人员套取文件红头。第二十七条经过套红后的电子公文，应加盖电子印章。公文用印前，办公室文秘人员应对电子公文进行全面复核，重点是：审批、签发手续是否完备，文件红头是否正确、附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复

11、核无误后，文秘人员方可加盖电子印章。用印后的电子公文应当进行文档保护，确保电子印章不被复制、篡改。第二十八条电子公文生成后，由办公室文秘人员依据文件列明的主送及抄送范围统一发送。电子公文的发送应当即时进行，做到“即到、即收、即送”。公司上报局的非涉密公文，应按照要求通过非涉密电子公文传输系统传送。向其他单位对外报送的公文，应由主办部门按照纸质文件规定办理。主办部门可在网上流程文件套红节点任务完成后自行打印，也可通过办公室印制纸质文件，并在加盖实物印章后按规定报送。第二十九条“特急”文件期限为3天、“加急”文件期限为5天、“平急”文件期限为10天。第三十条电子公文发出后，主办部门应在“已办公文”

12、栏中查看“公文进度”，及时了解、掌握文件的收取情况，并负责催促、督办有关部门、单位按要求签收并办理文件。第四章电子印章管理第三十一条电子印章是验证和保存电子公文真实有效的重要手段，公司向各单位发放的电子公文，以及各单位向公司报送的电子公文，都应加盖制文单位的电子印章。第三十二条电子印章由公司统一负责制作、发放及管理，各单位电子印章应指定专人在专机上使用，不得自行复制、篡改。第三十三条各单位要加强电子印章使用管理，严格审批手续。电子印章的使用权限及审批程序，按照实物印章的管理规定执行。第三十四条公司和各单位电子印章，仅限于局、公司内部电子公文使用，对外行公文必须使用实物印章。第五章电子公文传输第

13、三十五条电子公文传输，是指发送单位通过计算机网络直接发送电子公文给接收单位，接收单位收到电子公文后进行网上签收或处理的过程。第三十六条公司下发各单位和各单位上报公司的电子公文通过OA系统进行传输。各单位接收或传送电子公文，必须登录OA系统，并通过公司为各单位设置的电子公文收发账户进行接收或发送。第三十七条各单位要指定专人负责电子公文的接收、传送工作。负责收发文人员在工作时段内要持续保持在线，实时接收电子公文。每周五或遇节假日下班前应检查是否有未接收的电子公文，不能拖延至下周或节假日后接收。如遇特殊情况需对方接收文件，应提前通知对方及时接收。如因条件限制难以保持正常在线，应当在每个工作日的上、下

14、午上下班时各登录1次，及时查看相关信息，避免延误工作。第三十八条电子公文发送后，发送单位应注意检查所发送公文的签收回执，确保发送的电子公文已被正常接收。接收单位对不能正常接收的电子公文，应及时与发送单位联系解决。第三十九条接收单位对接收到的电子公文，应认真履行签收手续，及时回复确认收到信息。公司机关各部门应在文件分发后2个小时内完成签收，并转入部门收文流程承办或传阅。各单位应在文件发送后4个小时内完成签收，并按程序认真做好电子公文处理工作。第六章电子公文归档第四十条电子公文应坚持“谁主办、谁归档”的原则，在办理完毕后实时归档。第四十一条电子公文的归档，应参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定

15、保管期限。第四十二条归档电子公文的移交形式，可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过网上办公系统交接。第四十三条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第四十四条具有永久和长期保存价值的电子公文，必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。归档电子公文同时存在相应的纸质与其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。第四十五条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。第四十六条归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规

16、定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并由档案部门列出销毁文件目录存档备查。第七章安全保密第四十七条涉密公文不得以电子公文的形式在非涉密传输系统上传输。第四十八条电子公文的处理和保存，应采取稳妥的身份认定、权限控制及防错漏和防调换标记等措施，保证电子文件不被非正常改动。第四十九条用于电子公文传输的计算机及其相关设备，应设立必要的安全措施，防止网络侵入，确保电子公文信息和载体的安全。第五十条电子公文应当存放于符合安全要求的指定服务器上，并派专人严格管理和维护。未经电子公文处理主管部门负责人同意，不得自行打印、删除和销毁电子公文。第五十一条电子公文处理工作人员不得向无关人员泄露操作程

17、序或提供存储数字证书、电子印章的介质等相关软件和设备。第五十二条远程登录工作平台，应使用自带的笔记本电脑或内部单位电脑，不得在不安全的场所登录工作平台。如使用外部电脑登陆工作平台，必须及时清除使用痕迹，更换密码，确保安全。第五十三条严禁伪造或使用伪造的电子印章，违反规定者依法查处并追究直接责任人和单位领导责任。第五十四条OA系统管理员要定期检查、维护系统，要及时公布系统更新升级和控件加载信息，加强病毒防范、清除工作，确保系统正常、稳定运行。第八章附则第五十五条目前，文件传输采用电子公文与纸制文本并行传送。由于特殊原因不能用网络传输的公文，仍采用邮寄方式，但正文和附件不能分离。第五十六条本办法由总经理办公室负责解释。第五十七条本办法自印发之日起施行。