某地产公司商务公文写作培训.ppt

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1、2023/10/2,1,商务公文写作培训,主讲人：梁兰凌,2008年7月24日,商务公文写作一,开篇商务公文写作的概念,商务文书分类,指挥性文书指示 规范性文书章程 报请性文书请示 知照性文书通知 联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同,常用公文,常用公文类型说明.doc,关于移交东莞香堤水岸公司及东莞铸创公司公章及相关文件的请示,关于售楼处笔记本电脑丢失的报告,关于售楼处笔记本电脑被盗事宜的函,关于开展2006年中层管理人员考核的通知,致市统计局经济统计联络函,商务公文写作的特点,公文写作贵在精确、简单而直接。,白居易,离离原上草，一岁一枯荣。野火烧不尽，春风吹又

2、生。,富新函2008年04号（修改前）.doc,富新函2008年04号（修改后）.doc,用语精确,对于项目管理人才的需求每年都在增加。,对比这两种说法：,对于项目管理人才的需求以每年20的速度增长。,你的帐款已经过期了。,你的帐款已经过期45天了。,用语精确,XX集团关于电脑问题的通知,找问题：,缺少“采购”、“管理”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的意图。,练 习,关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告.doc,指出公文中的错误,公文写作的特点,简明句中无余字，篇内无赘语准确一字入公文，九牛拔不出朴实不拐弯抹角，不可以藻饰庄重用词严肃端庄，不带感

3、情色彩,商务文书写作要求,意思明确明白无误，让人一目了然 文理通顺即流畅表达，又显示写作水平 观点正确有道理，不搞歪理 实事求是真实，不掩饰，不夸张 及时迅速讲效率，讲效益，不拖拉误事 简明生动增加可读性，防白话、套话、干巴巴 层次分明有先有后，段落清晰，不转圈 标点规范正确运用，防一逗到底 格式适宜不同文种用不同格式,商务公文写作二,写作步骤如何写出好文章,行动目标,第一步,制定正确的行动目标,行动目标,部门经理让你通知各部门相关人员参加工程维修专题会议，你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员。,案例分析：,请分析你的行动目标。,行动目标,行动目标 的行动,“我要通知每个应参加会人

4、员会议的时间和地点。”,被动目标 的意愿,“我要在会议前一个星期让每个应参加会议人员确认能否参加。”,正式指数,第二步,决定文章的正式程度,正式指数,1、你本人很了解对方吗？,2、目标读者比你们的层级低吗？,3、是好消息吗？,正式指数,1分,10分,正式指数,形式 称谓 语气,正式程度表现在：,祝酒词.doc,正式指数,宣传册电子邮件政府公文行文正式的电子邮件附件可粘贴便条手写便笺带抬头信纸广告传单,指出下列哪些媒介是正式媒介,正式指数,你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。,案例分析：利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。,说服矩阵,第

5、三步,决定文章的总体风格,说服矩阵,立场一致,立场不一致,资源不充足,资源充足,说服矩阵,说服矩阵,目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？,资源,你要读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？,立场,说服矩阵,立场一致,立场不一致,资源不充足,资源充足,一象限简单型,二象限说服型,四象限解决问题型,三象限艰难型,说服矩阵,说服矩阵,立场不一致,立场一致,资源不充足,资源充足,一象限简单型罗列事实短文即可通知性质,二象限说服型多次沟通强调利益所在较长篇幅,四象限解决问题型有问有答较长篇幅,三象限艰难型不值得花费精力,说服矩阵,说服矩阵,

6、场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。,案例分析：利用“说服矩阵”工具分析下面的信件的总体风格。,简单型,说服矩阵,场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。,说服型,场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。,解决问题型,层次结构,第四步,选择文章的层次结构,层次结构,连贯式 并列式 分析问题式 问答式 行动结果式,公文的“五”大主要层次：,层次结构,突出事情的 脉络；浑然贯通，连成一体；程序安装说明，事故调查报告，工程报告。,（一）式按照事情发展经过和时间顺序。

7、,层次结构,便于读者 信息；报告、总结、建议书。,（二）式 层次之间是并列关系。,层次结构,结果（批复、指示、命令）；提出问题，分析问题（情况简报）；提出问题，解决问题（公告，通知）；完整结构（指导性通报，决议）。,（三）式 提出问题，分析问题，解决问题。,层次结构,设计问题，突出利益；突出避免不良后果的方法；业务通讯，操作程序指南。,（四）式 用问答来组织全篇。,层次结构,突出结果；问题也是机会；推荐信，推销信。,（五）式 直指事情的结果。,列大纲,第五步,列出文章的大纲,列大纲,七分想，三分写 磨刀不误砍柴工 提炼想法，有了骨头不愁肉 建立合理次序,列出大纲的目的：,列大纲,利用大纲来有序

8、的组织思路,列大纲,练 习,写一份搬迁办公楼的请示,关于搬迁办公楼的请示.doc,撰写初稿,第六步,撰写初稿,层次结构,一鼓作气，如“冲刺”冲出初稿后再修改不要“十步九回头”,写初稿的注意事项：,商务公文写作三,写作技巧如何使文章生动有效,情感指数,技巧一,情感指数,情感指数,提到 的次数,提到自己或公司的次数,计算情感指数,减,对读者的关注程度,情感指数,第二人称代词 第三人称专有词 读者姓名 对读者的暗指,增加情感指数：,读者为尊,技巧二,读者为尊,读者为尊,非常感谢各位的努力工作，我们公司在05年度超过了预期的目标。,比较以下两种说法：,最先提及读者，而非自己,我很高兴地宣布，我们公司在

9、05年度超过了预期的目标。,有效的反馈,技巧三,有效的反馈,有效的反馈,正面反馈 反馈负面的反馈没有反馈,反馈的定义：,沟通中，信息接收者向信息发出者作出回应的行为。,增加紧迫性,技巧四,增加紧迫性,增加紧迫性,增强紧迫感 激发读者采取行动 专业性 商业化,时间敏感性,“今天下班前”“1小时之内”“今天下午3点是最后的提交时间。”“明天见面之前”“2005年12月31日之前”“合同生效之前”,时间敏感性句法,时间敏感性,避免使用时间代词，如“昨天”、“今天”，“本月”。重要会议记录、紧急文电，注明时分。年份一律用公元全称，不得省略。如“二八年”不能省称“八年”。公元以外的纪年，应加注公立年份，

10、如“民国十六年（公元1927年）”尽量避免使用农历日期，如非用不可时，则须使用汉字，如“腊月十五”，不能写成“腊月15”星期几用汉字，如“星期五”，不能写成“星期5”。,使用时间应注意的问题,增加可信度,技巧五,增加可信度,增加可信度,我们在努力爱护环境。我们在回收塑料、玻璃、铝材和纸张，尽最大努力去爱护环境。,概括性实用有效的信息,具体化,简 洁,技巧六,使行文简洁,简洁,修改前：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”修改后：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方

11、。如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”,变复合句为独立句：,关于公司网络整体改造的报告.doc,一事一文.doc,一事一文，主旨明确,简洁,简洁,淘汰层层套话多用陈述性，少用描写性适当运用缩略语（三个代表）,商务公文写作四,注意事项如何使文章更加规范,数字的使用,请找出下面的句子中的表达上的错误：,本月氯化钾产量为300吨，增加了8大专文化程度的由过去的54上升到78，大本文化程度的由过去的29上升到53。,数字的使用,真实、准确；各个分数之和要与总数相等；统计口径一致；计量单位一致；列举数字有可比性；“以上”“以下”，按惯例，包括本数在内,使用数字

12、时应注意的问题：,数字的使用,“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“到”、“至”、“为”加上增加数的和数。“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“了”或不带“了”字，则不包括本数。减少时，如“减少”、“降低”、“缩小”后附带“到”、“至”、“为”，是用以说明原数减去减少数后的差数。带或不带“了”字，则不包括本数在内。,倍数关系：,数字的使用,汉字和阿拉伯数字要统一；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,使用数字时应注意的问题：,层次序数,下面的数

13、字有什么问题：,外贸局：本市的犀角有以下来源：一、首饰公司在外省收购。二、工艺品公司出口旧工艺品。三、文物部门的残坏犀角制品。鉴于此，为支援中药生产，经研究特提出如下意见：（一）协助同以上单位联系收购；（二）可否按外汇价格结算。土产进出口公司 2001年3月20日,层次序数,公文的层次序数：,第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。不要越级套用，限制在四层以内。一般不用“第一”，“第二”，“第三”，“首先”，“其次”，“再次”,计量单位,质量（重量）单位 千克、公斤、斤、两 长度单位 公里、米、尺、公分 功率单位 千瓦、马力 功、热单位 焦耳、千卡 体积单位

14、毫升、公升、立升 电量单位 千瓦时、度 土地面积单位 公顷、平方米、亩、平方丈,计量单位,判断题,“等”，“等等”的用法,下面的句子有问题吗:,林区职工、机关、学校、企业等等单位，都要节约能源。陈XX等竟然置党纪国法于不顾，公然收取贿赂。长江、黄河、海河、松花江等等大江河的洪水灾害得到初步控制。中小学校要充分利用多种形式经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。,“等”，“等等”的用法,表示列举未尽，且后面再无其他词语时，既可用“等”，也可用“等等”；而当后面有其他词语时，只能用“等”。无论“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项。但是，如果“等

15、”字前面为指人的名词或人称代词时，其所列举的内容可是一项，“等等”没有这种用法。表示列举未尽，且系指人的名词和专有名词时，一般只能使用“等”。“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间可以用逗号隔开。,标点符号,请说出下面的标点符号错在哪里:,严禁中外记者利用采访，进行挑唆，煽动性宣传报道。“一、二十字”、“二、三十年代”、“七、八十岁”经营项目：馄饨、饺子、面条等等。通过这件事，我们深刻体会到：依靠群众，坚持调查研究的重要性。,标点符号,问：反问句是用叹号还是用问号？“仙桃应当无破损，腐烂。”错在哪里？,点号：点断，停顿句末点号：句号、问号、叹号（停顿和语气

16、）句内点号：逗号、顿号、分号、冒号（句内停顿）,标号：标明语句的性质和作用九种：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号,标点符号,引号：非法规性的文件，用引号加以强调，而不用书名号。转发XX省XX厅“关于人文函大招生问题”的通知特定称谓：关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告缩略语，具特殊含义：关于“农转非”户口审批制度改革情况的报告农业户口转为非农业户口：“农转非”需要着重论述的对象，用引号标示。“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。,标点符号,括号：在公文标题中，对文件内容的成熟程 度予以说明 XX市人民政府住房公积金管理办法（试行）,省略号引文的省略列

17、举的省略说话断断续续不要与“等”、“等等”一起用,标点符号,标点符号的点放位置,点号可以放在一行的末尾，但不能放在一行的开头。标号中的引号，括号和书名号，前半个不能放在一行的末尾，后半个不能置于一行的开头。省略号、破折号各占两个字的位置，不能分作两半放在上行的末尾和下行的开头。引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体而存在的，则句号在先，引号在后；否则相反。,标点符号,找错题,中共中央关于委托中央党校创办“求是”杂志的决定XX市人民政府关于进一步保持“清正廉洁”问题的决定高等学校学生行为准则（试行）国家行政机关公文处理（暂行）办法,练 习,通知.doc,指出公文中的错误,商务公文写

18、作四,公文处理,公文处理,发文办理指以机关名义制发公文的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。一、公文处理工作内容 二、公文处理工作的基本要求 三、公文办理工作程序 四、公文日常管理有关规定,公文处理,一、公文处理工作内容 公文办理：收文和发文管理 公文管理：收集、利用和归档管理等。二、公文处理工作的要求 基本要求公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效、做到及时、准确、安全。,公文处理,四、公文管理的有关规定（一）公文要实行统一管理（二）翻印上级公文，需本机关领导同意，并注明相关项目。（三）传递秘密公文，要有保密措施。（四）复印件作为正式公文使用，需加盖机关证明章

19、。（五）机构撤并、人员变化时，公文要做相应的处置。（六）不具备存档价值的公文，经批准，应定期销毁。,公文整理,公文整理是公文处理的最后一个环节一、公文整理的含义及整理原则（一）是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。对公文整理的含义可以从以下方面理解：1、必须是办理完毕的公文才能进行整理2、必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理。3、整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系。,公文整理,（二）公文整理原则 遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。对公文的原则可以从以下方面理

20、解1、遵循公文形成规律2、保持公文之间的有机联系主要体现在公文的来源、内容、时间、形式等。3、区分不同价值。按照公文的重要程度和使用价值大小进行确定，保存价值大的重点整理和保管，没有保存价值的剔出销毁。4、便于保管和利用。,公文整理,二、公文整理工作的组织实施（一）确定归档范围要求综合档案室档案员充分了解本单位和各科室的职能，制定齐全完整的归档范围。（二）确立整理方式即公文整理在哪个部门进行。集中式，把需要归档的文件集中到档案室统一整理，这种方法适用于人员少，机构少，形成文件少，办公集中的单位。分散式，即需要归档的文件由文件形成部门进行整理，这种方法适用于内设机构多，各科分工明确，公文数量大且兼职档案员能够承担整理工作的部门。集中与分散结合式，这种方式适用于文书档案形成量较少，业务性较强的部门。,公文整理,（三）公文整理注意的问题1、本单位形成的是重点；2、保证齐全完整；3、加强登记；4、国家有关公文整理的规定。,