大学生机关应用文写作.ppt

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1、应用文写作基础知识YINGYONGWEN XIEZUO JICHUZHISHI,课程依据和主要内容,课程依据:国家行政机关公文处理办法主要内容:1、绪论应用文概念、历史2、机关应用文基本知识3、公文基础知识4、公文写作方法,课程期望,我说清楚了大家听懂了,学员要求,关闭手机请勿来回走动 发言要举手若未休息好或者身体不 适，可以睡觉哦,授课方式,讲授提问与回答讨论与互动分组与组际比赛成绩与奖励方法,开场测试判断下列词句是否准确,1、带毛、带泥的肉不绞不卖。（卖肉店服务公约）2、上至国家总理，下至普通百姓，任何人进入此地，都不得抽烟。（粮店标语）3、凡请事假、病假三天以上者，扣发当月奖金。（企业考

2、核办法）4、维护国家、集体和公民的合法权益。（街道标语）5、丰俭由人（饭店）6、打击犯罪（公安局标语）7、集体结婚（工会标语）8、人牙麻将（人造象牙麻将）9、儿童肉松（超市标牌）10、据不完全统计，2012年全国餐饮业所造成的粮食浪费高达约2-3亿元。（媒体报道）,第一讲 绪 论,第一讲 绪 论,一、应用文概念1、什么是应用文 应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和个人在日常生活、学习、工作中处理公私事物、交流传递信息、解决实际问题时所使用的具有直接实用价值和惯用格式的文章的总称。2、什么是应用文写作？是机关或个体应用于日常工作和生活需要的一种写作活动，应用文是应用写作的成果。,第一讲 绪

3、论,3、中国素以“文章大国”著称于世。古代曾有“以文取仕”之说，近现代则长期“重理轻文”。而就“文”而言，又有“重文学作品，轻应用文章”之倾向。文学作品创作作家 应用文章写作?,第一讲 绪 论,4、名人谈写作毛泽东：“一个革命干部，必须能看能写。”（文化课本序）刘少奇：“要学习写文章。”周恩来：“领导干部必须亲自动手准备自已的重要讲话、报告，亲自指导、主持自己领导范围的重要文件的起草”，“这是一个重大的原则问题。”大学毕业生不一定能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。叶圣陶,第一讲 绪 论,5、应用文的价值,可概括为四句话：经国之业，立言之要，交际之需

4、，文明之魂。,第一讲 绪 论,二、应用文的分类,（一）通用类：指人们在办公或办事中普遍使用的文书。1、行政公文类：指国家行政机关公文处理办法中所规定的文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书。包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。2、通用事务类：包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度和会议材料等。3、个人事务类：如日记、读书笔记及各类信函等。,第一讲 绪 论,（二）专用类：指专业性较强的文书。1、科技类：如毕业论文、学术论文、专利申请书和实验报告等。2、财经类：如市场预测报告、市场调查报告、经济

5、活动分析报告及经济合同等。3、司法类：如诉状、辩护词、公证书和判决书等。4、传播类：如消息、通讯、特写和广告等。此外，专用类还有外交、军事等方面的文书。,三、应用文的分类,应用文,日常应用文书,就业文书：演讲稿、竞聘词、求职信、个人简历、述职报告,条据类：请假条、借条、留言条等书信类：电子信函、专用书信等,礼仪类文书：祝词、欢迎（送）词、答谢词、解说词、名片、短信,会议文书：开幕词、闭幕词、会议记录、会议纪要,公文：函、通知、报告、请示,科技文书：实习报告、毕业论文、毕业设计报告、说明书,第一讲 绪 论,三、应用文的特点 1、写作目的上的实用性 据以办事，解决实际问题，讲究现实目的和效用。2、

6、写作内容上的真实性 事实材料要绝对真实，既不可有意做假，也不能无意失真。3、写作方法上的程式性。,第一讲 绪 论,四、应用文写作要求,1、实：内容真实，文风朴实。材料要真实可靠，数字要确实无误，判断要符合实际，办法要切实可行。鲁迅：写文章要“有真意，去粉饰，少做作，勿卖弄。”,2、准：文如其事，恰如其分。文种要选准，语气要得体，用词要准确。不能词不达意，或生歧义，古有“一字入公文，九牛拔不出”之说。3、简：言简意赅，陈言务去。写作要精炼，惜字如金。做到篇幅简短，内容简要，表述简明，“字则期少，意则期多。”,应用文案例,世界上最短的信，是雨果写给出版社的，只有一个标点“？”。世界上最短的社论，是

7、1968年8年14日美国明星日报社论，标题是约翰逊认输，全文只有一个字：“妙！”世界上最短的小说，是美国著名科幻小说家弗里蒂克布朗所写。全文是：“世界上最后一个人独自坐在房间里，这时忽然响起了敲门声,应用文案例,例文1：“啰嗦先生”的一封家信 吾妻：昔日啰嗦往日啰嗦而今不复啰嗦也。吾在下月即返故里，不在初一，即在初二，不在初二，即在初三，不在初三，即在初四不在二十八，即在二十九，所以不写三十日，因下月系小月之故也。家中有棉鞋一双，希吾妻拿出来拍拍打打，打打拍拍，因多灰尘之故也。希吾妻千万不要忘记。为省笔墨起见，吾不写草头大萬字，故以方字去点代之。,第一讲 绪 论,五、应用文的功用,1、法规、准

8、绳功用；2、联系、协调功用；3、凭证、依据功用,第一讲 绪 论,第二讲 机关应用文概述,文体,文学文体,应用文（文书）,通用文书,专用文书,法定公文（党政公文）（共18种）,事务公文（主要有24种）,公务文书（公文）（机关应用文）,私人文书,文体（种）,党的机关公文（14种）,行政机关公文（13种）,第一节 机关应用文的定义,应用文（文书）的基本属性。机关应用文（公务文书）概念：党政机关、人民团体、企事业单位在处理公务时使用的、具有特定实用价值和一定贯用体式的文书。,第二节 机关应用文的分类,机 关应用文,法定公文（18种）,事务公文（主要有24种）,党的机关公文14种,行政机关公文13种,法

9、定公文（18种）（党特有5、政特有4，党政共有9）,党的机关公文（14种，有下划线者为特有）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关公文（13种，有下划线者为特有）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,事务文书（24种）,计划、总结、调查报告、简报、述职报告；介绍信、证明信、公开信、倡议书、慰问信、感谢信、贺信、邀请书（请柬）、聘请书；启事、海报、广告、声明；讣告、唁电、悼词；条据、大事记、合同。（讲话稿）,第三节 机关应用文的特点,1、公务性 2、政治性 3、工具性 4、时效性 5、程

10、式性（表现）,第四节 机关应用文的作用,1、领导指导 2、处理公务 3、规范行为 4、宣传教育 5、凭证依据,第五节 机关应用文的表达方式,机关应用文写作，常用的表达方式是叙述、说明和议论，其中，说明的方式常为主要手段。,第六节 机关应用文的语言,以书面语体为主。贯用句式：陈述句和祈使句。语言特点（基本要求）：准确、简洁、平实、适体。,第三讲 公文基础知识,第一节 公文的涵义和分类,涵义 广义机关应用文 狭义法定公文,分类,公文,2、按发文机关所属组织系统分,3、按行文方向分,4、按涉密程度分,5、按处理时限分,1、按使用范围分,通用公文、专用公文,党的机关公文、行政机关公文,上行文、下行文、

11、平行文,普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文,平件、急件、特急件（平急、加急、特急、特提）,第二节 公文规范,依据 中国共产党机关公文处理条例（简称条例，中共中央办公厅1996年5月3日印发）。国务院国家行政机关公文处理办法（简称办法,2000年8月24日国发200023号通知发布，2001年1月1日起施行）。国家行政机关公文格式（简称格式国家技术监督局1999年12月27日发布）。,公文规范,文种规范选择文种,行文规范行文关系、行文方式、行文规则,办文规范收文办理、发文办理、公文办结,第三节 公文的稿本及生效条件,稿本（文稿、文本）生效的条件：1、必须依法行文；2、必备的生效标志不能少；3

12、、必须履行法定程序与审批手续。,第四节 公文的格式,公文格式,文面格式,用纸格式,印装格式,一、公文格式项目及标识规则,公文格式（公文要素）,文 头（眉首）6项,主 体 6项,版 记3项,份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、公文版头、发文字号、签发人等。,公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章等。,主题词、抄送、印发机关和印发时间等。,为指定项目,为选择项目,（,）,（一）文头（眉首）部分,1、份号 凡涉密文件均标注。6位阿拉伯数字。版心左上角第一行。,份号,2、秘密等级和保密期限 密级分“秘密”、“机密”和“绝密”三级。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字

13、。（党的公文标注于“份号”下）“密级”和“保密期限”用五角星间隔。如“机密20年”，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。,秘密等级和保密期限,3、紧急程度 紧急程度分“急件”（党的公文为“加急”）和“特急”两级。（紧急电报分“平急”、“加急”、“特急”和“特提”。）用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。（如同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级在第1行，紧急程度在第2行。）,紧急程度,4、公文版头（发文机关标识）用发文机关全称或者规范简称。（联合行文，主办机关排前。）用小标宋体字，居中套红排印在公文首页上方。（上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上

14、边缘至版心上边缘为80mm。）“大版头”、“中版头”、“小版头”。,发文机关标识,单一行文,0000001,机密1年 特 急,文件,20041号,关于的通知,：,-,联合行文,发文机关标识,机 密 特 急,文件,20041号,关于的请示,：,-,签发人：,上报公文,发文机关标识,5、发文字号 发文字号由发文机关代字、发文年份、发文顺序号构成。（联合行文，只标明主办机关发文字号。）于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文顺序号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。,格式：发

15、文机关代字发文年份发文顺序号例：大别山发电教 2004 16号姚电生 2004 16号中电国际人资 2004 16号,发文字号,6、签发人（只用于上行文）上行文须注明签发人、会签人姓名。“签发人”指机关主要负责人。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。,机 密 特 急,文件,20041号,关于的请示,：,-,

16、签发人：,签发人,（二）主体部分,1、公文标题 一般由发文机关名称、发文事由（公文主旨）和文种名称组成（三要素）。“完全式”、“省略式”标题。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,格式：（发文机关名称）关于（发文事由）的（文种名称）例：中共中央 国务院关于加快林业发展的决定国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,公文标题,2、主送机关（抬头）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称、同类型机关统称。主送机关应当明确。上行文只能标注一个主送机关（如“

17、请示”）。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。）,主送机关,主送机关,3、公文正文 正文是公文的主体、实体。位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。内在模式是“凭”（发文的缘由、依据）、“事”（发文的事由、事项）、“断”（发文的要求、希望）。,公文正文,4、附件 附件说明：公文如有附件，应当正文后注明附件顺序和名称。在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号

18、使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。（在成文时间之前。）附件：附件置于主件之后与主件装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,附件说明,5、成文时间 成文时间以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。要注意的是，千万不能将公文的成文日期写成拟稿者拟稿的日期，或者用印发日期作为公文的成文日期。行政

19、公文的成文时间用小写汉字将年、月、日标全；“零”写为“”，成文时间右空4字。党的公文成文时间用阿拉伯数字标识。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,成文时间,6、印章 公文除“会议纪要”和印有特定版头的普发性文件（以电报形式发出的公文）之外，都应加盖印章（红色）。联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章应与正文同处一页。,（1）单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

20、当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,单一机关行文公文末页版式,（2）联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排

21、印章之下右空2字标识成文时间。,二 O O 一 年 一 月 一 日,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,两个机关联合行文公文末页版式,二 O O 一 年 一 月 一 日,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,单位,单位,单位,单位,单位,两个机关以上联合行文公文末页版式,特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。,7、附注 附注是对公文使用方法、传达范围、联系方式等的说明。如“此件发至县团级”、“此件可自行翻印”等。经过批准在报刊上发表而不另行文的，应在报刊发表时注

22、明，可视为正式有效公文。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,附注,（三）版记部分,1、主题词 主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组。一般用2到5个主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,主题词,2、抄送机关 抄送机关指除主送机关外的需要告知公文内容的上、下级或不相隶属机关。抄送机关的名称应当使用全称或者规范化简称、统称。下发的重要文件应抄送直接领导的上级机

23、关；越级行文应抄送越过的机关；双重领导单位发文除主送直接有关的一家外，另一家要抄送；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。抄送机关在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号?逗号?隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,抄送机关,3、印发机关和印发时间 印发机关指机关的办文部门，通常是办公厅（或办公室）或文秘部门。如果翻印文件还应同时标出翻印机关名称。印发时间一般采用印付文件的日期。印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题

24、词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。用阿拉伯数码标识。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月日印发,印发机关和印发时间,特别注意,旧办法中，在公文版记中，最后还标注印制份数，如：（共印120份），新办法已经取消了印制份数的标注。党的公文仍保留印制份数项。印制份数位于印发时间之下，占1行位置，用3号仿宋体字，右空1字，用阿拉伯数码标识“共印 份”。,版记中的反线和版记的位置 版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。,二OO一年一月一日,（）,主题词：,抄送：、。,2000年 月

25、日印发,版记中的反线,二、公文用纸、印装格式,（一）公文用纸格式 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（党的公文用纸可采用16开184mm260mm，也可采用A4型。）公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）。,-1-,7mm,156mm,210mm,37mm 1mm天头,28mm 1mm订口,210mm,225mm,297mm,A4型公文用纸页边及版心尺寸,-1-,7mm,156mm,（二）文字和排版要求 1、文字排版要求 2、字体字号要

26、求 3、数字使用要求 4、装订要求,附：一、拟文格式,拟文，即起草公文。在起草公文时，也要采用法定的发文稿纸。发文稿纸的构成要素大多数与文件格式（成文稿）相同，只是多了一些记载参与公文制作相关人员职责的项目。其具体格式请参见下图：,密级,会签,缓急,（正文）,标题,主题词,附件,印刷 校对 份数,拟稿单位 拟稿 核稿,抄送,主送,签发,号,部门名称,发文稿纸示意图,白色部分为版心,附：二、发文一般程序,发文流程图,主办部门起草文稿,主办部门负责人草签,有 关 部门 会 签,办公室 审 核,分管领导 审 签,单位负责人签发,办公室再审及编号、印制并分送,将文稿及文件归档,不适宜发文的退主办部门,

27、不合政策要求或有重大修改的退主办部 门,第四讲 公文的写作,第一节 通告第二节 通知第三节 报告第四节 请示第五节 会议纪要第六节 其它常用公文,知识点、重点文种、具体文种特点和写作要求,公文及机关常用事务文书写作规律,标 题,成文时间,正 文,（题 注）,主送机关,结束语,发文机关,附 件,附注,建立主体框架,完善、清晰正文结构“三段式”结构：即开头、中段和结尾三个部分。“凭事段”脉络。,开头：公文的开头，又称“引据”。开门见山、直截了当，便于读者了解它的性质和内容。这个部分既要概括、准确、全面，又要简短扼要。中段：中段是公文的主体部分，要求条理清晰，层次分明。公文要发出号令、阐述主张、答复

28、询问、请求指示、汇报情况等等，都要在这里完成。结尾：结尾的作用，有的归纳点题，有的发出号召，有的首尾呼应等等。公文要求务实，所以公文的结尾常常还强调对受文者的要求。,用好习惯语 开头 公文开头常用的语言有：说明根据，常用“根据”、“遵照”、“按照”、“鉴于”；交代目的，常用“为了”、“为”；叙述原因，常用“由于”、“鉴于”、“基于”；提出问题，常用“现将”、“兹将”；颁转批复，常用“收悉”、“现将”、“同意”。,结尾 惯用结尾语有：（1）上行文：只汇报情况，不要求答复的，常用“特此报告”、“以上各点请审查”。如果希望上级转发文件，常用“以上报告如无不妥，请批转各地区、各有关部门执行”、“以上报

29、告如无不当，请批转各地参照执行”等。如果必须上级答复的，用“请批复”、“请审批”、“请批示”、“请指示”、“请即示复”等等。,（2）平行文：常用“特此函达”、“特此函告，希即查照”等。如果要求对方复函，则用“函请查照，并希见复”、“即请函复”、“请予研究函复”等。如果是复函，当用“特此函复”、“特此函告，希即查照”等。（3）下行文：要求令行禁止的，用“希遵照办理”、“希依照执行”、“希认真贯彻执行”、“希立即贯彻执行”等。允许结合本地区、本单位的实际情况办理的，用“请研究执行”等。提供参考的，用“请参照执行”等。试行性有待完善修订的，用“请研究试行”、“希研究试行，有何意见随时告知”等。,测试

30、,你会写1-10的大写吗？,正确答案,大写数字的使用始于明朝。朱元璋因为当时的一件重大贪污案“郭桓案”而发布法令，其中明确要求记账的数字必须由“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千”改为“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰（陌）、仟（阡）”等复杂的汉字，用以增加涂改帐册的难度。后来“陌”和“阡”被改写成“佰、仟”，并一直使用到现在。,一、通告的写作规范,通告的概念通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告的特征（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或

31、事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。（四）通告不写抬头，无主送单位。,一、通告的写作规范,通告的写作格式通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。,二、通知的写作规范,通知的概念通知适

32、用于批转下级机关公文转发上级机关和不相隶属机关的公文发布规章传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项任免或聘用干部。通知大多属下行公文。,二、通知的写作规范,通知的种类印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之

33、间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。,二、通知的写作规范,通知的写作格式通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。,三、报 告的写作规范,报告的概念 报告适用于向上级

34、机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。报告的种类综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。,三、报 告的写作规范（格式）,综合性报告的写法标题 事由加文种，如关于2011年上半年工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如姚孟电力工程公司关于2011年上半年工作情况的报告。正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文

35、主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。成文日期,三、报 告的写作规范（格式）,专题报告的写法标题 由事由、文种组成，如关于U602检修创全优工作的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为

36、主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。,三、报 告的写作规范（格式）,报告的写作要求写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或

37、批准。注意!报告，不需要一定批复；请示，上级必须批复或批准,四、请 示的写作规范,请示的概念请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于 1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,四、请 示的写作规范,请示和报告的异同相同之处 两个都是写给上级的上行文。公文里都有陈述意见，反映情况的内容。不同(区别)之处 时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示属于将来时，写的情况是未解决的，报告属于过去时，写的情况是已做过的；内容的侧重点有别。请示着重于请示批准

38、，报告着重于汇报工作；要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,四、请 示的写作规范,请示的特点（1）行文方向的定向性（2）行文内容的请求性（3）行文目的求复性（4）行文时机的超前性（5）请求事项的单一性,四、请 示的写作规范,写作方法 请示的结构形态包括：标题、主送机关、正文和落款署时等。(1)标题 请示的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成。(2)正文 正文可分三部分：一是请示理由(或引据)。写明请示的起因，即请求指示和批准事项的依据 二是请示内容(或主体)。写明请示事项，即要求给予指示、批准的具体问题和事情。）三是请示结语(请示要求)。表明行文机关基本要求,四、请 示

39、的写作规范,请示的注意事项 1、坚持一文一事。2、不能越级请示。3、不要多头主送。4、请示，原则上不同时抄送下级机关。5、除领导直接交办或特别紧急的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。6、作为下级请示上级，态度要谦恭。如，请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。7、请示作为上行公文，印刷各式上有特别要求。,五、会议纪要 写作规范,概念和特点 会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神

40、，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。会议纪要有以下几个特点：（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。(二)指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之

41、用。,五、会议纪要 写作规范,会议纪要分类 办公会议纪要 专题会议纪要 联席（协调）会议纪要 座谈会议纪要 等,五、会议纪要 写作规范,会议纪要写作要领会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。,五、会议纪要 写作规范,根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等）

42、，用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照

43、发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。,六、其它公文写作规范,批复 批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文。特点：1、权威性。2、针对性。3、指示性。函 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。,七、企业常用文书写作规范,计划类公文 计划类公文包括规划、设想、计划、要点、方案、安排等。计划的具体分类来 比较长远、宏大的为“规划”比较切近、具体的为“安排”比较繁杂、全面的为“方案”比较简明、概括的为“要点”比较深入、细致的为“计划”比较粗略、雏形的为“设想”上述，无论如

44、何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。,七、企业常用文书写作规范,规划的写作要领规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括规划具有：方向性、战略性、指导性、严肃性、科学性和可行性。,企业常用文书写作规范,规划的写法（）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。（）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（）主

45、要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。（）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。,七、企业常用文书写作规范,计划的写作要领计划时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“年月日制定”字样，以示郑重。,七、企业常用文书写作规范,计划的结

46、构（三要素）（）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。,七、企业常用文书写作规范,总结的写作要领 总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。总结的种类 从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有

47、综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。,七、企业常用文书写作规范,总结的结构与写法标题 文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：公司2011年度技术改造工作总结。文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例*公司的专题总结我们是如何开展节能减排工作的。双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容

48、，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：积极响应国家号召 认真开展节能减排 公司2011年节能减排工作总结。,七、企业常用文书写作规范,总结正文 前言 一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。主体 应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。结尾 作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。,七、企业常用文书写作规范,总结的落款一般性总结可在正文右下方署名署时报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。,测试,你能够正确写出署名署时吗?中电国际在今天发了个通知，落款如何署名署时？,关于应试,授课感悟,企业公文写作是一门学问，也是一门专业和科学，更是企业的门面，必须认真对待。不要以为自己读了大学，实际上对社会、对工作实践与应用，对常用的知识你可能是“”,谢谢大家！,