高效会议管理培训课件.ppt

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1、高效会议管理知识与经验点滴分享,李老师,欢迎您参加,课程提纲：1、会议为什么缺乏效率；2、高效会议的特征；3、如何开始一个会议；4、相关人员职责；5、会议记录和检查跟踪；6、个人心得与会议制度参考；7、实践才是硬道理,大家关心的会议管理几个问题点：如何选择筹划会议，如何通知会议，如何做会前准备，如何开始会议，如何主持会议/会议记录，如何控制议程，如何快速决策（识别拖延信号），如何安排任务，如何结束会议，如何会后跟踪；,这些问题都在这本书里面：哈佛经理会议管理.docx,什么导致会议没有效率？,会议为什么缺乏效率,个人观点：高效会议高效会议主持人,首先我表明下我对管理者与员工的理解：我现在完全认

2、定，公司如果出现问题，肯定是管理层的问题，不是员工的问题。【比如经营问题、管理问题、以及我们今天说的会议问题。是管理层的什么问题呢？主导思想，决策方向，公平公正等等。】,个人观点引言,【主导思想：比如说稳扎稳打，还是突发猛进，比如说爱因斯坦名言：人的成功99后天努力1先天聪明，但是有些人不这么认为，认为我生下来就没有含着金钥匙，所以再努力也。】【决策方向：年底了，老板看了下财务报表，不错，今年有不少利润，明年我们投资房地产】【公平公正：今天员工A说工作计划写了跟没写一样，搬运工有人搬了给钱有人没给，停工待料人安排去搬运，也给钱了。,个人观点引言,1、欠缺目标或目标不明确。2、欠缺议程。3、与会

3、人选不当(与会者太多或与会者太少)。4、会议时间不当。5、开会通知时间不当(太早通知开会或太晚 通知开会)。6、开会通知内容欠周详。7、会议地点不当。,会议前,8、会议场地设备欠佳。9、与会者无准备而来。10、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。11、会议不能准时开始。12、会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。13、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。,会议前,比较以下会议图片，我们缺什么,1、外界干扰。2、与会者发言离题。3、主持人出难题。4、让没有必要留在会场的人员留在会场。5、犹豫不决。6、资料不充足，却贸然决策。7、少数人垄断会议。,会议中,8、与会者之间交头接耳

4、，开小差。9、与会者不表明真正感受或意见。10、与会者之间争论。11、与会者与主持人争论。12、视听器材发生故障。13、与会者欠缺热心。14、会议超出预定时间。15、主持人未能总结会议成果。,会议中,1、欠缺会议记录。2、不能对决议事项进行有效追踪。3、不能对会议结论、成败得失进行检讨总结。4、不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。5、与会者对会议感到不满。,会议后,会议效率不高的原因及具体表现,高效会议的特征,高效会议的特征,是否要开会？,首先开始的准备工作,摘自：哈佛经理手册会议只是一种管理工具；一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度!热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许

5、多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一 种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由，来支持自己的见解。,摘自：哈佛经理手册会议只是一种管理工具；在这两类人士之中，厌恶会议者似乎比热衷会议者更多；极具讽刺意味的是：诅咒会议的人往往是些最不懂得开会，甚至是最喜欢滥开会议的人!,无需开会的“五个如果”,必须开会的“五个如果”,要让别人参与集思广益,如何有效开始一个会议,与会者的选择,对实现会议目标有潜在贡献的人【业务流程讨论】能够因参与会议而获得好处的人【新人培养】,会议时间的选择,会议时间必须包括起止时间,会议时间以不超过一个半小时为佳,会议地点的选择,

6、一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开；特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开。,议程的指定,按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序,每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来,会议通知的派发,(1)开会的时间(包括日期及起止时间)。(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。(3)会议的议程。(4)与会者须事先准备的事项。(5)参会者。,销售管理（含客户关系管理、报价、分销、多角贸易等）0.组织结构1.国外客户、潜在客户接触整理2.国外客户报价3.国外订单确认4.国内客户、潜在客户接触整理5.国内分销

7、6.内销报价流程7.国内订单确认8.订单下给客户流程9.订单跟单流程10.船务制单流程11.外销出货流程12.内销出货流程13.内外销的退货流程,他山之石调研会议议程,会议场地的布置,中央政治局常委（9人）来我们公司视察，您如何安排座位？,会议主持人职责,参会者职责,高效的必要条件会议记录与会议跟进,会议记录者的功能,作为参会者的会后跟进,作为主持人的会后跟进,公司会议个人体会与会议管理制度参考导读,1、会议主持人适当霸道点：参会人员有领导，不要因为领导身份而受其影响，领导也要听从主持人会议安排，避免偏题。2、会议与头脑风暴的区别：我们很多的会议之所以时间长，很多不是会议，是头脑风暴，很多头脑风暴没有提前做好相关准备和资料提供，所以没有范围。,公司会议个人体会,3、会议之后没有对会上达成事宜确认和后续相关落实、检查的说明。4、讨论问题，编于完美，希望面面俱到都能满足，但执行就很困难，一定要遵循人们对事务认识从模糊到清晰的过程，执行改善也是一样。,公司会议个人体会,会议管理制度参考导读,实践是检验真理的唯一标准,谢 谢 大 家！,