采购及应付管理系统.ppt

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1、,会计电算化（第二版）王剑盛 主编,第一节 购销存业务涉及的基础设置,存货分类,存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。例如，工业企业的存货可以分为原材料、产成品、应税劳务等，原材料可以按材料属性分为钢材类、木材类等，产成品可以按照产成品属性分为紧固件、传动件、箱体等。商业企业的存货分类的第一级一般可以分为商品、应税劳务两类，商品可以按属性分为日用百货、家用电器、五金工具等。存货分类的操作方法与客户分类、供应商分类相同。,存货档案,存货档案功能用于存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。存货档案设置界面包括基本页、成本页、控制页、其他页等四个选

2、项卡。基本页的主要栏目有：,仓库档案,存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。在仓库档案界面单击“增加”按钮，系统弹出仓库档案卡片，如图所示。,收发类别,收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库类型。设置收发类别时，“类别编码”和“类别名称”必须输入，“收发标志”有“收”和“发”两种，只能选择，不能输入，如图所示。,采购类型,采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目，在使用采购管理系统填制采购入库单等单据时，会涉及采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，那就应

3、该建立采购类型项目。采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。在用友通基础设置模块进入采购类型设置界面，如图所示。,第二节 采购业务初始设置,采购管理系统初始设置,1采购系统选项设置采购系统选项设置界面有“业务控制”、“公共参数”、“结算选项”、“应付参数”等四个选项卡，如图所示。除“存货是否分类”、“供应商是否分类”、“商业版费用是否分摊到入库成本”等选项启用后不能修改外，其他选项均可调整。,采购管理系统初始设置,2期初暂估入库期初暂估入库是将启用采购管理系统前没有取得供货单位采购发票，不能进行采购结算的入库单输入进系统，以便取得发票后进行采购结算。期初暂估入库数据在“采购入库单”功能

4、中输入。采购系统期初记账前增加的采购入库单标题显示“期初采购入库单”，如图所示，执行采购期初记账后增加的采购入库单标题显示为“采购入库单”，两者操作方法相同。,采购管理系统初始设置,3期初在途存货期初在途存货是将启用采购管理系统前已取得供货单位采购发票，货物没有入库，不能进行采购结算的发票输入进系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。期初在途存货数据在“采购发票”功能中输入。采购系统期初记账前增加的采购发票标题显示“期初采购专用发票”，如图所示，执行采购期初记账后增加的采购入库单标题显示为“采购专用发票”，两者操作方法相同。,4供应商往来期初录入初次使用采购管理系统时，要将上期未处理完全的

5、供应商往来单据都录入到本系统，以便于以后的处理。,采购管理系统初始设置,5期初记账期初记账是将采购期初数据计入有关采购账中。期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在“月末结账”功能中计入有关采购账。选择“采购”菜单下的“期初记账”项，系统弹出“期初记账”对话框，如图所示。,库存管理系统初始设置,1库存管理系统参数设置库存管理系统参数设置用于设置企业的业务范围及应用模型。主要包括有无组装拆卸业务、有无形态转换业务、有无批次管理、有无保质期管理、有无成套件管理、存货有无辅助计量单位、是否允许零出库、是否需要最高最低库存报警、

6、是否允许超生产加工单领料、是否库存系统生成销售出库单、销售出库业务是否由销售系统指定批号、库存可用量的计算方法、本人填制的单据是否允许其他人修改、批次管理的存货入库单是否审核后才能出库、单据审核时是否检查货位、进入系统时是否进行库存预警、启用月份、存货是否分类、客户是否分类、供应商是否分类等选项。,库存管理系统初始设置,2库存存货期初余额录入为保证其数据的连贯性,初次使用库存管理系统时,应先输入全部存货的期初余额。如果库存系统和存货核算系统同时使用，在录入期初数据之前，应将库存的结存数与存货核算的结存数核对一致后，统一录入。因为期初数据是库存管理系统和核算管理系统共用的。在“库存”菜单中选择“

7、期初数据”下的“库存期初”项，进入期初数据功能。在“仓库”下拉框中选择需要输入期初数据的仓库后，屏幕上显示出期初数据录入界面，如图所示。,核算管理系统初始设置,1核算管理系统参数设置核算管理系统参数设置有核算方式、控制方式、最高最低控制、供应商客户往来等四个选项卡。,2科目设置（1）存货科目设置存货科目设置功能用于设置核算管理系统中生成凭证所需要的各种存货科目及差异科目，在制单之前应先在此模块中将存货科目设置正确、完整，否则无法生成科目完整的凭证。在“核算”菜单中选择“科目设置”下的“存货科目”项进入“存货科目”对话框，如图所示。,（2）对方科目设置对方科目设置功能用于设置核算管理系统中生成凭

8、证所需要的存货对方科目（即收发类别）所对应的会计科目，在制单之前应先在此模块中将存货对方科目设置正确、完整，否则无法生成科目完整的凭证。在“核算”菜单中选择“科目设置”下的“存货对方科目”项进入“对方科目设置”窗口，如图所示。,（3）客户/供应商往来科目设置由于本系统业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，因此为了简化凭证生成操作，可以在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。,3期初余额核算管理系统期初余额与库存管理系统共用，操作方法相同。,第三节 固定资产月末处理,第三节 采购业务日常处理,采购业务基本流程,单货同到业务,1）采购管理系统填制采购入库单及采购发票（若付现还应办理现结手续

9、），复核采购发票，办理采购结算。2）库存管理系统审核采购入库单。3）核算管理系统办理正常单据记账，然后进行购销单据制单，选择采购入库单（报销记账），生成存货入库凭证，借记原材料（库存商品）科目，贷记材料采购科目。4）核算管理系统进行供应商往来制单，货款未付选择发票制单，货款已付则选择现结制单，生成购货付款凭证，借记材料采购科目及应交税费科目，贷记应付账款（银行存款）科目。5）付款时先在采购管理系统填制付款单并进行核销处理，然后在核算管理系统进行供应商往来制单，选择核销制单，生成付款结算凭证，借记应付账款科目，贷记银行存款科目。,采购管理系统主要处理事项,库存管理系统的主要处理事项,审核采购入库

10、单在库存管理系统主界面单击“采购入库单审核”图标，进入采购入库单审核界面，用鼠标单击工具条上的“上张”、“下张”、“首张”、“末张”按钮，查找需审核的采购入库单，或右击，弹出右键菜单，利用定位功能，将光标定位在需要审核的采购入库单上。单击工具条上的“审核”按钮，系统自动将当前操作员作为审核人，显示在单据表尾的审核人处，“审核”按钮变为“弃审”按钮。如果要批量审核采购入库单，可以单击“批审”按钮，选择所有要审核的单据，单击“确认”按钮。,2库存盘点在库存管理系统主界面单击“库存盘点”图标，单击工具条上的“增加”按钮或使用快捷键F5，系统自动新增一张空白的盘点单。输入单据头的各项内容。单击工具条上

11、的“盘库”按钮，对整个仓库的存货进行盘点并生成盘点单，如图所示；单击“选择”按钮，可以选择本次盘点的存货。该张盘点单被确认正确后，单击工具条上的“保存”按钮或使用快捷键F6，则可保存该单据。,核算管理系统主要处理事项,在核算管理系统主界面单击“正常单据记账”图标，打开“正常单据记账”窗口，系统默认仓库和单据类型为全选，单击“确定”按钮进入正常单据记账操作界面，如图所示。选择要进行记账的单据，单击工具栏上的“记账”按钮，系统执行记账后已记账单据不显示在列表中。,正常单据记账,2购销单据制单购销凭证制单功能用于对本会计月已记账单据生成凭证。3供应商往来制单供应商往来制单用于对采购发票、预付款单、核

12、销单及应付转账业务的会计处理。制单类型包括发票制单、应付单制单、核销制单、汇兑损益制单、转账制单、并账制单、现结制单。,4暂估成本处理暂估成本是指采购系统所购存货已入库，但发票未到或未报销时入库单上的估算成本。对于没有成本的采购入库单，可以采用入库单成批录入功能录入暂估成本。在“核算”菜单选择“核算”下的“采购入库单成本批量录入”项进入此功能。录入查询条件后，单击确认进入“采购入库单成本成批录入”窗口，系统显示满足条件的采购入库单。单击右上角下拉框选择成本单价，系统提供售价成本、参考成本、上次入库成本、上次出库成本、结存成本供选择，如图所示。单击“录入”按钮，系统自动按所选成本录入，可以修改单

13、价和金额，单击“保存”按钮即可。,第三节 固定资产月末处理,第四节 购销存管理系统的月末处理,结账及反结账,采购管理系统月末处理采购管理系统月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。采购管理系统月末结账可以连续将多个月的单据进行结账，但不允许跨月结账。月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。,特别提醒1）不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。2）没有期初记账、本月的结算单还有未核销的，不能结账。3）当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核。,销售管理系统月末处理,销售管理系统

14、月末结账只能每月进行一次，结账后本月不能再进行发货、开票、代垫费用等业务的增删改审等处理。如果某月的月末结账有错误，可以取消月末结账。销售管理系统月末结账和取消结账的操作方法与采购管理系统相同。,特别提醒1）本月还有未审/复核单据时，结账时系统提示尚有哪些单据未审/复核，可以选择继续结账或取消结账，即有未审核的单据系统仍支持月度结账；但年底结账时，所有单据必须审核才能结账。2）上月未结账，本月可以增、改、审单据，不影响日常业务的处理。3）与库存管理系统、存货核算系统联合使用时，本系统的月末结账应先于这些系统的月末结账，这些系统月末结账后，本系统不能取消月末结账4）本功能为独享功能，与系统中所有

15、功能的操作互斥，即在操作本功能前，应确定其他功能均已退出。,库存管理系统月末处理,在库存管理系统主界面单击“月末结账”图标，屏幕出现“结账处理”对话框。单击“结账”按钮，系统开始进行合法性检查。如果检查通过，系统立即进行结账操作，结账后结账月份的“已经结账”栏显示为“是”；如果检查未通过，系统会提示不能结账的原因，如图所示。,核算管理系统月末处理,1月末处理在核算系统单击“月末处理”图标，进入月末处理功能。在“未期末处理仓库”选项卡选择要处理的仓库，系统自动显示应期末处理的会计月份。,2月末结账月末结账功能用来进行月末结账工作，对本月账簿做结账标志，如果与采购集成使用，并且暂估处理方式选择“月初回冲”时，同时生成下月红字回冲单等。月末结账后将不能再进行当前会计月的工作，只能做下个会计月的日常工作。,THANK YOU!,