秘书资格考试基本要求.ppt

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1、秘书资格考试基本要求,一、职业道德1.职业道德基本知识2.职业守则(1)谦虚谨慎，文明礼貌。(2)办事公道，热情服务。(3)实事求是，讲究时效。(4)兢兢业业，甘当无名英雄。(5)忠于职守，自觉履行各项职责。(6)钻研业务，掌握秘书工作各项技能。(7)奉公守法，不假借上司名义以权谋私。(8)承诺意识、客户意识、时限意识、精准意识、保密意识、权责意识、服务意识。,二、基础知识1.文书基础应用文书的概念与制发程序应用文书的格式应用文书的要素应用文书的表达方式2.计算机应用基础计算机基础知识windows XP操作系统的使用Word 2003应用基础Excel 2003应用基础PowerPoint

2、2003应用基础计算机网络应用基础,3 沟通基础沟通的基本概念沟通的基本内容沟通的方法与技巧横向沟通与纵向沟通4 速记基础速记概述手写速记知识计算机速记知识,5企业管理基础企业管理常识企业文化知识企业人事管理知识企业公共关系知识企业经营常识6 相关法律、法规知识中华人民共和国公司法相关知识中华人民共和国合同法相关知识中华人民共和国反不正当竞争法相关知识中华人民共和国劳动法相关知识中华人民共和国知识产权法相关知识世界贸易组织法相关知识,三、工作要求,五级秘书一、会议管理(一)会前筹备能力要求1能够发送会议通知2能够制作会议证件和指示标识3能够预订会议室4能够预定、确认会议住宿5能够确认最终参会人

3、员,相关知识1会议的构成要素2常见的会议种类3会议通知的内容4会议证件的样式5会议指示的标识6会议室预订知识7会议接待工作的内容与基本程序,(二)会中服务能力要求1能够按要求接站2能够完成签到工作3能够引导与会人员就座相关知识1接站的准备内容2签到工作的内容3引导与会人员就座的方法,(三)会后落实能力要求1能够安排与会人员返程2能够清退会议文件资料3能够整理会议室相关知识1返程工作的服务要求2清退文件资料的基本要求3整理会议室的注意事项,二、事务管理(一)接待能力要求1能够按职业要求着装2能够正确接听、拨打电话3能够迎送来访者4能够招待来访者5能够设计、填写接待记录与电话记录表,相关知识1着装

4、的要求2仪态的要求3接听、拨打电话的基本要求4迎送来访者的礼节要求5接待的程序及要求6电话记录表的设计要求7接待记录表的设计要求,(二)办公环境管理能力要求1能够维护接待室、会议室等相关公共区域的环境2能够维护上司的办公室环境3能够维护本人的办公环境相关知识1公共环境构成的知识2上司办公室环境的要求3个人办公环境的要求4常用个人办公用品的种类5常用公共物品的种类,(三)办公室日常事务管理能力要求1能够安排会议室2能够安排用车3能够处理邮件相关知识1会议室登记的要求2用车登记的要求3签收邮件的流程4传阅邮件的要求5寄发邮件的要求6事务工作的重要性7工作协调的基本原则8保密工作的内容与要求9保密工

5、作的制度内容,(四)办公用品与设备的使用和管理能力要求1能够发放办公用品2能够使用打印机打印文档3能够使用传真机收、发文件并对结果进行确认4能够使用复印机复印文件5能够使用碎纸机销毁文件相关知识1常用办公用品的种类2发放办公用品的手续3打印机的种类及安装知识4传真机的使用与维护常识5复印机的使用与维护常识6碎纸机的日常维护,三、文书拟写与处理(一)文书拟写能力要求1能够拟写事项性通知 2能够拟写商洽函3能够拟写传真稿4能够拟写备忘录5能够拟写请柬6能够拟写邀请信 7能够拟写贺信(电)8能够拟写感谢信 9能够拟写各种类型的启事,相关知识 1事项性通知的概念、类型、拟写要点2商洽函的概念、拟写要点

6、、注意事项3传真件的格式 4备忘录的格式 5请柬的格式6邀请信的写作要求、7.邀请信与请柬的区别8贺信(电)的写作要求 9感谢信的写作要求10启事的概念、种类、特点、要求,（二）收、发文处理能力要求 1能够签收文书 2能够拆封文书 3能够登记文书 4能够分发文书 相关知识1文书签收的要求 2文书拆封的要求 3文书登记的要求4文书分发的要求 5收、发文处理的程序,(三)文档管理能力要求1能够确定归档范围 2能够对文书进行立卷归档相关知识1档案的概念、特点与种类 2立卷、归档、档案收集的含义3归档制度的内容 4文书归档的要求 5档案装订的方法与要求,四级秘书,一、会议管理(一)会前筹备能力要求1能

7、够拟定会议议程、日程 2能够提供会议地点备选方案 3能够布置会场和安排座次4能够发布会议信息5能够安排会议食宿、车辆6能够邀请嘉宾7能够准备会议资料、会议用品8能够安排会议礼仪服务9能够检查会议常用视听设备是否正常,相关知识1会议议程、日程的内容2会议地点选择的要求3会场整体布局的要求4主席台的座次和场内座次 5发布会议信息的内容与方法 6安排食宿的常识7嘉宾邀请的要求8会议资料和用品的类型和准备程序 9会议礼仪服务的知识管理10会议常用视听设备检查的内容和要求,(二)会中服务能力要求1能够安排会议值班2能够联系和接待新闻媒体3能够进行会议记录4能够收集与会人员对会议的意见和建议5能够印发会议

8、简报6能够安排与会人员的集体合影,相关知识1会议值班工作的内容与要求 2接待新闻媒体的工作内容3会议记录的特点 4会议记录的注意事项 5收集会议信息的要求 6会议简报的内容和要求7反馈会议信息的内容与要求,(三)会后落实能力要求1能够收集、整理会议文件资料2能够印发会议纪要3能够结算会议经费4能够收集、反馈会议精神的落实情况相关知识1会议文件资料收集、整理的要求2会议纪要的内容和要求3会议经费结算的方法4收集、反馈会议精神落实情况的方法,二、事务管理(一)接待能力要求1能够制定接待工作计划2能够安排迎送来访团体3能够安排来访者食宿、交通、行程4能够安排来访者的参观、娱乐活动相关知识1确定接待规

9、格的方法2接待计划的基本内容和要求3中餐宴请礼仪的要求4用车礼仪的要求,(二)办公环境管理能力要求1能够布置办公室2能够检查办公室环境的安全状况3能够对办公室安全隐患提出处理办法相关知识1办公室的布置要求2办公室的布置原则3安全检查的内容与要求4安全隐患表的填写要求5设备故障表的填写要求,(三)办公室日常事务管理能力要求1能够编制工作时间表2能够编制、管理工作日志3能够管理印章和介绍信4能够安排值班工作5能够办理现金使用的手续6能够办理上司的差旅事务7能够办理上司临时交办的事项8能够完成文字记录工作,相关知识1工作时间表的内容与编写要求2时间管理的内容、工具与技巧3工作日志的内容与编写要求4管

10、理上司工作日志的方法及注意事项5印章的种类、样式、管理与使用要求6介绍信的使用要求7值班工作的内容、任务与要求8现金的提取、使用与报销要求9办理差旅事务的要求10上司临时交办事项的特点、范围11文字记录的方法与要求,(四)办公用品与设备的使用和管理能力要求1能够订购、接收、管理办公用品2能够使用数码相机拍摄照片3能够使用扫描仪扫描文件与图片4能够使用光盘刻录机刻录光盘5能够使用投影仪显示图文6能够使用摄像机进行拍摄相关知识1订购、接收、管理办公用品的常识2数码相机的使用及维护常识3扫描仪的安装与使用常识4光盘刻录机的使用常识5投影仪使用、保养的注意事项6摄像机的使用与维护常识,(五)信息管理能

11、力要求1能够收集信息2能够筛选信息3能够分类信息4能够校核信息5能够用各种方式传递信息6能够登记、编码、排列、保管信息,相关知识1信息的含义、特征与种类2信息工作的程序3信息收集的方法、渠道与要求4信息筛选的含义与要求5信息分类的含义、方法与要求6信息校核的含义、方法与要求7信息传递的方向、要素、形式、方法及要求8信息存储的载体、方式与要求,三、文书拟写与处理(一)文书拟写能力要求1能够拟写批转转发性通知2能够拟写报告3能够拟写请示4能够拟写问答函5能够熟知简报的类型6能够制发简报7能够拟写意向书8能够拟写各种形式的订货单9能够撰写商品说明书,相关知识1批转转发性通知的概念、类型、拟写要点2报

12、告的概念、特点、类型、与请示的区别、拟写要点、注意事项3请示的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项 4报告与请示的区别5问答函的概念、类型、拟写要点 6简报的概念、类型、特点、注意事项 7意向书的概念、特点、结构 8订货单的概念、特点、写作 类型 9商品说明书的概念、特点、写作及注意事项,(二)收、发文处理能力要求1能够校对文书2能够缮印文书3能够传阅文书 相关知识1文书校对的要求2文书缮印的要求3文书传阅的要求,(三)文档管理 能力要求1能够进行档案分类2能够编制档案检索工具3能够鉴定档案4能够管理档案库相关知识1档案分类的含义、方法与要求 2档案检索工作的内容 3档案检索工具的含义与类型

13、4档案鉴定的方法 5档案保管期限6档案鉴定工作的内容与要求7档案保管工作的内容与要求,三级秘书,一、会议管理(一)会前筹备能力要求1能够拟订各种会议的筹备2能够督查会务的筹备情况3能够审核会议文件4能够与上司沟通会议的有关事宜5能够拟订会议的应急方案,相关知识1会议方案的内容方案2电话会议及视频会议的知识3会务机构的分工4督查会务筹备的内容5会议文件审核的内容、方法6会前与上司沟通的内容 7会议应急方案的内容,(二)会中服务能力要求1能够提示会议按计划进行2能够监督会议经费的使用3能够处理会中突发事件相关知识1提示会议进程的方法 2监督会议经费使用的方法 3处理会议突发事件的要求,(三)会后落

14、实能力要求1能够对会议进行总结2能够评估会议工作相关知识1会议总结工作的内容和要求2会议评估工作的标准,二、事务管理(一)接待能力要求l能够安排涉外礼宾次序 2能够安排涉外迎送仪式 3能够安排涉外会见、会谈和拜访4能够安排涉外宴请5能够选择馈赠礼品相关知识1国际礼仪的常识2涉外接待的原则和要求3涉外迎送仪式的要求4涉外会见会谈和拜访要求5涉外宴请常识6馈赠礼品的要求,(二)办公环境管理能力要求1能够选择办公模式2能够提出办公室布局方案相关知识1办公模式的种类及特点 2办公室的布局类型3办公室合理布局的作用,(三)办公室日常事务管理能力要求1能够对办公流程提出改进建议2能够提出预防及应对突发事件

15、的措施3能够督促、检查各项办公室日常事务工作的完成情况4能够制定工作计划5能够确定承办期限6能够进行工作评估,相关知识1改进办公室日常事务工作流程的基本思路、注意事项2突发事件的种类 3处理突发事件的原则 4督查工作的内容、特点、原则与方法5工作计划的种类、内容与要求6制定与实施工作计划的注意事项 7确定承办期限的要求8工作评估标准9工作评估的要求与方法,(四)办公用品与设备管理能力要求1能够制定办公用品和办公设备的采购程序2能够提出采购办公用品和办公设备的预算方案3能够调配办公资源相关知识1采购办公用品和办公设备的程序化要求2编写预算方案的注意事项 3办公资源调配与合理利用的基本要求,(五)

16、信息管理能力要求1能够加工、编写信息材料2能够提供并利用信息3能够反馈信息相关知识1信息开发的类型、形式、方法与要求2信息编写的类型3信息利用的方法与要求4信息反馈的形式、方法与要求,比重表,理论知识项 目 五级秘书()四级秘书()三级秘书()二级秘书()职业道德 10 10 10 10 基础知识 30 25 20 15 会议管理 15 15 20 25 事务管理 20 25 25 25 文书拟写与处理 25 25 25 25 合计 100 100 100 100,专业能力项 目 五级秘书()四级秘书()三级秘书()二级秘书()会议管理 30 30 30 30事务管理 45 45 40 40文书拟写与处理 25 25 30 30合计 100 100 100 100,