秘书五级写作技能补充资料.ppt

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1、秘书五级 写作技能补充资料,一、事项性通知1.事项性通知的概念事项性通知是指传达要求下级机关和有关单位需要周知或者执行的事项的通知。事项性通知的应用范围很广，凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、设置机构、召开会议等，均可使用事项性通知。,2.事项性通知的类型 事务通知向下级机关和有关单位传达要求周知或者执行事项的通知。,金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知各核算单位：根据市财政局关于上报2005年度财务决算报表的通知（财发2005142号）精神，公司要求各核算单位认真编制2005年度核算报表，现将有关事项通知如下：一、各核算单位编制报表时间：2006年1月5日至2006年1月31日

2、。二、各核算单位上报本部门决算报表时间：2006年2月1日。三、各核算单位上报部门：公司资金管理中心。四、编制办法及报表格式：见附件。希望各核算单位本着实事求是、精细准确的原则，认真做好编制2005年度决算报表的工作。附件：1.2005年度决算报表编制办法 2.2005年度决算报表格式 金石公司 二五年十二月二十七日,会议通知会议通知是向下级机关和有关单位传达召开会议的通知，可分为复杂会议通知与单一会议通知。天地公司关于召开安全生产工作会议的通知各分公司：根据上级要求，定于2006年4月29日至30日在北京召开天地公司安全生产工作会议，传达有关会议精神，研究今后一个时期的相关工作。现将有关事项

3、通知如下：一、参加会议的人员：公司各股东，各分公司主管经理及相关工作人员。二、会议地址、时间：请与会人员于4月29日至金山饭店报到。需接站者，请提前告知天地公司总经理室。三、联系办法：联系人：武小燕；联系电话：。天地公司总经理室 二六年一月二十三日,关于召开业务检查工作会议的通知各分公司、中心、部：兹定于2006年1月25日9时在公司第一会议室召开业务检查工作会议，请各分公司、中心、部主管经理（主任）或相关责任人按时出席。汇江公司总经理室 二六年一月二十三日,3.事务性通知的写法正文：先写发文缘由（下发通知的目的、意义、根据等），用过渡句过渡到通知事项，最后写执行要求。4.会议通知的写法 写好

4、会议通知的关键，是要把与会议有关的事项一次性地交待清楚，这样既可避免一次又一次地发补充通知，又免得与会人员反复询问。会议通知应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。把召开会议的根据、原因写清楚，是急需解决工作中的某一问题，还是上级布置了一个新的工作任务。把会议名称写清楚，是代表会、座谈会，还是协商会、工作例会。,把会议的主持单位（主持人）写清楚，是领导机关主持，还是办公部门主持，还是主管部门主持。要把会议的内容或主要目的写清楚。把会议的起止时间写清楚，如果会议结束的时间难以确定，也一定要把会议开始的时间写清楚。把与会人员写清楚，会议通知中的与会人员有两种：一种是直接点出具体与会人员的

5、姓名，一种是给与会人员划定一个范围和界限，如果是干部会，可写“召开副科级以上干部会议”，如果是党员干部会，可写成：“召开党员干部会议”。,把会议地点、报到日期及具体报到地点写清楚。会议地点与报到地点有时不尽一致，比如，假定会议地点在郑州市黄河饭店，报到地点可能是会议主持单位的办公所在地或是黄河饭店的某一个房间。把对与会人员的具体要求写清楚。常见的有这样一些内容：与会人员需要准备哪些公文、材料、证件、生活票证及有关日用品。如果与会人员在外地，还要请与会人员提出返程时需要乘坐飞机、火车、轮船的班次等等。,把联系单位（联系人）、联系电话写清楚。会议通知发出后，收到通知的单位或个人在准备赴会的过程中，

6、由于各方面的原因，可能还会遇到一些不太清楚的问题，这就需要通过电报、电传、电话、书信或当面询问等形式向会议主持单位打听。向谁打听，如何联系，要把具体负责这一工作的部门或个人写清楚。主办会议单位落款、时间。上述九个方面的内容，并不要求每次会议的通知都具备，其排列顺序也可以有所变化。但不管怎么写，都要做到简洁、清楚、周密。免得贻误会期，造成工作上的混乱。,二、传真,1.传真的概念传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。2.传真的它的特点:一是真实，即传送的是文书原件的真迹；二是便捷，即操作便当，传递迅速；三是可靠，即所传递的是图像信息，不会出现文字的改动

7、和错漏。,天地公司传真收件人：钟苗单位：寰宇运输公司抄送：传真号：（010）82311234发件人：初萌日期：2005/12/5传真号：（010）82424231页数：共1页主题：联系仓储运输紧急 请审阅 请批注 请答复 请传阅寰宇运输公司：我公司现有100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我们联系有关仓储运输事宜。天地公司（公章）二五年十二月五日,3.传真的写法标题通常是“公司名称文种”。正文的首部写明收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司的传真信纸是统一印刷的，在传真信纸的上方或

8、下方印有公司名称，地址及公司的标志图案。,三、备忘录,1.备忘录的概念备忘录是通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体内部人员之间的交流。在英文中“备忘录“通常缩写为 memo。2.备忘录的特点一是形式灵活多样，它一般装订成册，或放置案头，或随身携带；二是写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。至于那些属于外交、或经济法规类文书的备忘录（如 谅解备忘录、合作备忘录 等），不属于本书的研究范围。,备忘录发给：初萌行政秘书发自：施林行政部经理日期：2005年9月8日内容：总经理来京行程安排总经理将于2005年9月8日星期四到达北京，并将于9月11日下午离京返回香港。希望

9、你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。,3.写法备忘录的写法比较简单，结构分前后两部分，前一部分为内容概述，后一部分是具体的事项。注意事项在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。,四、邀请信,1.邀请信的概念 邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。邀请信与请柬有相似之处，但使用范围比请柬更广泛，信息容量更大，一些重大的商业活动经常以邀请信形式邀请社会各界人士参加。,2.邀请信的结构与写法邀请信的结构是：标题称谓正文落款成文日期 标题：(l）事由文种，或会议名称文种（如例文）。(2）文种，即“邀请

10、信”。称谓：在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加职务、职称或“同志”、“先生”、“女士”等相应的称谓。正文：邀请信正文的结构是：信首问候语主体信末问候语(l）信首问候语在邀请信正文的开头首先是问候语“您好”等。(2）主体说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。(3）信末问候语正文结束后，在正文下 1 行左空格书写问候语。落款：在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名。成文日期：在落款下面签上年、月、日,3.注意事项（1）语气诚恳热情，使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。（2）文字简洁明了，写清楚活动的时间、地点、内容。如有其他要求

11、，也可提出，供被邀请者事先考虑准备。,邀 请 信,尊敬的各位朋友:我代表“2006年神经科学新进展国际研讨会”向您表示敬意,并诚挚邀请您参加我们在中国北京举办的这次学术研讨会。国际老年痴呆协会中国委员会作为会议的主办方，召开这次国际学术研讨会，主要对老年痴呆的防治、神经免疫性疾病及神经肌肉疾病的基础与临床进行深入交流与探讨。我们希望通过国际间的交流和沟通，与更多的朋们朋建立合作关系，建立更紧密的学术上的联系。十月的北京是最美丽的季节，在不远的将来举办奥运会的国际化大都市，ADI-China将运用丰富的办会经验，精心细致的准备工作和热情周到的服务，欢迎各国的专家、学者参加这次盛会。我们期待着与您

12、在北京相见。顾方舟教授 大会主席,例文2,感谢信出租汽车公司：5月3日下午，我公司经理万明光乘坐贵公司“京A8688”号出租车时，不慎将皮包丢失。内有人民币6万余元、身份证一个、护照一本、空白支票三张及各种票据若干张。在我们焦急万分之时，贵公司司机马志伟同志主动将拾到的皮包送至我公司，使我公司避免了一次重大损失。为此，我们再三表示感谢并拿出1万元作为酬谢，马志伟同志却说“这是我应当做的”，表示不能接受。马志伟同志这种拾金不昧的高尚品德，体现了社会主义社会良好的道德风尚，对我们全体工作人员是一次很好的教育。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对马志伟同志的高尚行为予以表扬。此致敬礼 天地公司 二二

13、年五月六日,这是一篇对拾金不昧行为表示感谢的信，格式规范。例文首先简要地叙述了事情的经过，然后强调了这一行为对失物一方的重要意义，最后向拾金不昧者及其所在单位表示了真挚的赞美和感谢。,2.感谢信的结构与写法,感谢信的结构是：标题称谓正文落款成文日期这里具体介绍标题、称谓与正文的写法，落款、成文日期与其他常用事务文书相同。标题：感谢信的标题比较灵活，大致有 3 种：(l）以文种作标题，即在首行正中书写“感谢信”三字。(2）用公文式标题，如：发文机关事由文种。(3）用双标题 正标题和副标题，即先用一个生动形象的正标题，然后再用“给 xxx 的感谢信”作为副标题。,称谓：称谓顶格书写在标题下 1 行

14、，后面加冒号。对方名称前可以加上修饰语，如“尊敬的”等。正文：正文在称谓下 1 行空两格书写。内容通常是：简要回顾对方的事迹，说明对方帮助的意义和作用，向对方表示赞美和学习，表达自己的感谢之情。正文结尾是致敬语，表示祝愿、敬意，方式可以灵活多样。,3.注意事项（1）叙述事情要真实、具体在感谢信中，叙述事情务必真实、具体，不可任意夸大或缩小。时间、地点、单位名称、个人姓名的表述应准确无误。（2）叙述事实要简练、精当在感谢信中，叙述事情务必简练、精当，不要陷于对事情的详尽描述中而不能自拔。（3）情真意切在感谢信中，表达感激之情是主要内容，因此，语言表达要情真意切。,六、贺信（电）,1.贺信（电）的

15、概念与特点贺信（电）是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。贺信（电）的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。贺信的第一个特点是祝贺性。贺信（电）的使用目的主要体现在“贺”字上，祝贺者通过这种形式表达对他人的祝贺和赞颂，这种由衷的祝愿可以增进了解、加深友谊、促进团结合作。贺信的第二个特点是信电性。贺信（电）是通过书信的投递和电文的拍发达到祝贺目的，庆贺者无法当面宣读，而由受贺者收后阅读，这就要求语言热烈真挚又要做到篇幅短小。,2.贺信的结构与写法,贺信的

16、结构是：标题称谓正文落款成文日期下面具体介绍标题、称谓与正文的写法，落款、成文日期与其他常用事务文书相同。标题：标题有 4 种写法：(1）只写“贺信”或“贺电”二字。(2）写谁发出的贺信（电），如“xx 公司贺信（电）”。(3）写给谁的贺信（电），如“给 xx 公司的贺信（电）”。(4）写明谁给谁的贺信（电），如“xx 协会给 xx 公司的贺信（电）”。,称谓：标题下 1 行顶格书写受文单位名称或个人姓名。如果是祝贺会议，只写会议的名称。正文：贺信正文的结构是：开头主体结尾(l）开头。用简练的语言写出祝贺理由，表示祝贺。经常用“值此 之际，谨代表 向 表示热烈祝贺”之语。(2）主体。由于对象不

17、同，主体的内容与措词也应有所区别。如果是祝贺对方取得了突出成绩，在主体里就要充分肯定和热情赞扬对方所取得的成绩和意义，表示向对方学习，提出希望或勉励。如果是祝贺会议，在主体里要侧重说明会议召开的重要意义和深远影响。如果是祝贺担任新的职务的领导人，主体就要侧重于提出祝愿，祝愿对方在任期内取得新的成就，并祝愿双方的友谊进一步加强。(3）结尾。写祝愿、鼓励和希望方面的内容。,3.注意事项（1）强烈的感情色彩贺信（电）是向对方表示祝贺的，感情要真挚饱满，语言要热情洋溢，给人以鼓舞、希望、褒扬之感。（2）实事求是贺信（电）要热情赞扬对方所取得的成绩，但对成绩的评价一定要实事求是，切忌讲过头话，否则会使对

18、方感到不安。（3）语言简练贺信（电）的用语要简练，避免累赘，切忌浮夸老套，篇幅也不宜过长。,贺 信,联通公司全体员工：喜闻十月一日是贵公司成立10周年纪念日，谨此表示热烈祝贺！10年来，贵公司全体员工发扬自力更生、艰苦创业、同心同德、锐意创新的可贵精神，不仅在国产计算机芯片研究领域获得了重大突破，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵公司在技术力量方面，给我公司以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心地感谢，并决心以实际行动向贵公司全体职工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。最后，祝贵公司在新的世纪中取得更辉煌的成就。此致敬礼！天地公司 二二年十月一日,贺

19、电,寰宇科技公司：欣闻贵公司在第16届巴黎科技博览会上摘取科技发明金奖，我公司谨向你们表示热烈祝贺并致以崇高的敬意。你们今天取得的辉煌成绩是你们多年来倡导的“求是、拼搏、进取、创新”精神的最好体现。希望你们继续发扬这种精神，在科学的道路上勇攀高峰，为我国微电子科学事业的发展作出新的贡献。天地公司 二二年二月二十六日,七、请柬,1.请柬的概念与特点请柬，也称请帖。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人员参加某项活动而专门制发的信柬。请柬的使用范围十分广泛，虽属书信类，但比起一般的信函更具庄重性的特点。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬，而不用一般的信函，以示对被邀请者

20、的尊重。请柬有时也用作入场和报到的凭证。,请 柬 先生/女士：兹定于2006年10月6日晚7：00 9：00，在市政协礼堂举行中秋茶话会，届时敬请光临。此致敬礼 市政协 二六年九月二十八日,2.请柬的结构与写法请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题称谓正文落款成文日期下面具体介绍标题、称谓与正文的写法，落款、成文日期与其他常用事务文书相同。,标题：在封面或页面上部居中，用大字书写“请柬”二字，标题如在封面，往往要做些图案装饰。有些请柬的标题还加上事由，如 庆祝 xx 公司成立 10 周年请柬 等。称谓：另起行（或一页）顶格书写被邀请者的

21、姓名或单位名称。姓名之后要加职务、职称等称谓，或用“同志”、“先生”、“女士”、“小姐”等。称谓后边加冒号。如邀请夫妇两人，应将两人的姓名并列书写，加“伉俪”两字。,正文：称谓下 1 行空两格书写正文，应写明活动的时间、地点、内容。如有其他要求，也可简要地提出，以便被邀请者事先准备。如须乘车乘船，应交待到达路线和有无专人接站等。正文的结尾一般要写“敬请光临”、“敬请往临”、“敬请出席”、“敬请光临指导”等敬语。,3.注意事项 制作请柬一般用红纸或较为鲜艳的彩色纸，封面可用花边、图案等装饰，以表示喜庆和对被邀请者的尊敬。表意宜周全，措词简洁、文雅、庄重。请柬不宜滥用，应与会议通知有所区分。,八、

22、启事,1.启事的概念启事是机关、团体或个人因事需要向公众说明，或请求公众帮助与参与的实用性文书。2.特点 公开性、内容单一性、不具备约束性3.写作要点标题：3种形式事由文种。如：招聘启事名称事由文种。如：秘书之友征稿启事只标明文种。如：启事正文：先写启事的缘由。以简明的文字在开头部分交待发布启事的主要原因，必要时可对告启者作一简单介绍。再写启事的事项。具体陈述启事发布者所提请公众注意和参与的具体内容和实际方式。写作是，应尽量从公众的角度考虑，使他们既能获得自己所需要的信息，又便于操作。因此应该交待全面，措辞准确。附启：在正文之下写明单位地址、联系人、联系电话、电子信箱、有效时间等。署名：告启者

23、的名称。日期：署名之下写日期。例文1 例文2错误写法,招聘启事 集团是中外合资的大型企业，集团所属五星级长虹宾馆，设施完备，拥有一流的写字楼、客房、中西餐厅、娱乐休闲中心和综合商场。为了适应集团业务发展的需要，宾馆决定面向社会招收服务员150名（女100名，男50名）。一、招收条件：凡本市户口，年龄在18周岁以上，22周岁以下，高中以上无论男身高一米七零以上，女身高一米六零以上，身体健康，五官端正的男女青年，均可报名（会英语者从优）。二、报名手续：持身份证、毕业及近期免冠照两张 三、报名时间：2004年10月3日2004年10月8日 四、报名地点：市宏山路10号长虹宾馆人事部 五、录取办法：面试和笔试相结合 地址：市宏山路10号 联系人：张先生 联系电话：8234567 集团长虹宾馆 二四年十月一日,