电子邮件管理工具.ppt

《电子邮件管理工具.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电子邮件管理工具.ppt（93页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、第6章电子邮件管理工具,6.1 电子邮件的基本概念6.2 使用Web Mail6.3 邮件管理器FoxMail6.4 使用Outlook Express习题6,6.1 电子邮件的基本概念,1.电子邮箱 使用电子邮件最基本的前提就是用户必须拥有一个电子邮箱，其实质是邮件服务器上对应某一用户的一个文件夹，用户对该文件夹中的内容有完全控制的权限。该邮箱表示为一个电子邮件地址，例如：符号(读作“at”)左边的部分表示收件人的账号名，右边的部分表示域名。“mail”表示邮件服务器的主机名，“”表示服务器所在域的域名。,2.电子邮件的传输过程 一封电子邮件从发送到接收，一般需要经过以下几个过程：从邮件客户

2、机上使用客户端软件(如Outlook、Foxmail等)创建新邮件，输入收件人的电子邮件地址、邮件主题和正文，需要时可添加邮件附件，编辑完毕后即可进行发送。当电子邮件开始发送时，计算机根据SMTP协议的要求将邮件打包，并添加邮件头，然后传送给用户指定的发送邮件服务器(SMTP或IMAP Server)。,SMTP服务器根据自身邮件中继服务器(Relay SMTP Server)的设置和收件人的邮件地址(域名地址)来寻找接收邮件服务器。电子邮件最终被传送到收件人邮箱所在的接收邮件服务器(POP3或IMAP4)上对应的文件夹中。收件人使用邮件客户端软件连接到邮件服务器上，在回答了用户名和密码后，将

3、邮件下载到本地硬盘(也可在服务器上直接阅读)。,图6-1 电子邮件传送过程,3.常用免费电子邮件服务器地址 常用免费电子邮件服务器地址见表6-1。,表6-1 常用电子邮件服务器地址,6.2 使用Web Mail,6.2.1 注册和登录免费邮箱1.注册免费邮箱 启动IE浏览器，登录搜狐网站(http:/)，如图6-2所示。,图6-2 搜狐主页,按照下面的操作步骤进行注册：单击搜狐主页上方的“邮件”，进入注册免费邮箱页面，如图6-3所示。在页面的“免费注册新邮箱”栏中，输入用户名后，单击“注册免费邮箱”按钮。,图6-2 搜狐主页,按照下面的操作步骤进行注册：单击搜狐主页上方的“邮件”，进入注册免费

4、邮箱页面，如图6-3所示。在页面的“免费注册新邮箱”栏中，输入用户名后，单击“注册免费邮箱”按钮。,图6-3 注册免费邮箱页面,在如图6-4所示的页面中，填写“密码”、“密码提示的问题”及“密码提示答案”等信息后，单击“确定”按钮。,图6-4 填写注册资料,屏幕显示注册成功信息，如图6-5所示。此时你已拥有了一个由“搜狐”网站提供的免费电子邮箱了。,图6-5 注册成功,2.登录邮箱 在图6-5中，单击“登录邮箱”按钮，将返回如图6-3所示的页面。填写用户名和密码后，单击“登录”按钮进入自己的邮件管理页面，如图6-6所示。,图6-6 邮箱管理页面,收/发电子邮件1.发送邮件 发送邮件的具体过程如

5、下：单击邮件管理首页的“写信”，打开如图6-7所示的页面。,图6-7 发送邮件,填写收件人邮箱地址、抄送人邮箱地址、邮件的标题和正文。页面中的“暗送”是指将邮件的副本抄送给某人，但不在收件人收到的邮件中显示该信息。填写完毕后，单击“发送”按钮，可将邮件送给邮件服务器进入邮件发送队列。需要注意的是，此时并没有立即将邮件发往对方邮箱。也正因为如此，我们将电子邮件列为非实时通信方式。,2.添加附件 有时可能需要将一些文件随邮件发送给收件人，此时可用电子邮件附件的方式进行处理。方法如下：在“写信”页面最下方，单击“增删附件”按钮，如图6-8所示。在打开的对话框中，最多可同时附加5个附件文件，但文件大小

6、总和不能超过10 MB。,图6-8 使用附件,单击对话框中“浏览”按钮，在打开的对话框中选择作为附件的文件，单击“打开”按钮。文件选择完毕后，单击“上传文件”按钮将文件复制到服务器中。经检查上传文件无误后，单击对话框最下方的“确定”按钮，返回到“写信”页面。单击页面最下方“发送”按钮完成邮件发送。,3.收取和阅读邮件 收取和阅读邮件的具体过程如下：在邮件管理页面左窗格中，单击“收件箱”，系统会自动检查是否有用户的新邮件。在如图6-9所示的页面中显示了收到的所有邮件，其中带有标记的表示没有阅读过的新邮件。,图6-9 收件箱页面,单击希望阅读的邮件“主题”，打开如图6-10所示的页面。其中显示有收

7、到邮件的时间、发送人、收件人及抄送地址、邮件的主题及正文等内容。,图6-10 收取并阅读邮件,如果邮件带有附件，将被显示到附件列表中(如本例邮件就带有一个Word文档附件)。单击附件名称可将其打开；右键单击附件，在快捷菜单中执行“目标另存为”命令，可将附件下载到本地硬盘，经病毒检查后再打开。推荐使用后一种方法打开附件。单击“回复”按钮，可将“发件人”改为“收件人”，对收到邮件中的内容进行答复。单击“转发”按钮，可将该邮件发送给第三人。单击“永久删除”按钮，可将邮件彻底删除。单击“源文件”按钮，将在打开的窗口中显示该邮件的源代码。,管理邮箱“搜狐闪电邮”为用户提供了“超级过滤设置”、“拒收设置”

8、、“自动回复和自动转发”及“修改密码”等管理功能。合理地使用这些功能，可使用户具有更高的安全性和工作效率。需要设置这些选项时，应单击邮箱左侧管理项目列表中的“配置选项”，如图6-11所示，在“配置选项”中单击相应的设置项目。,图6-11 配置邮箱选项,1.反垃圾邮件 垃圾邮件是指那些对用户毫无价值的商业广告邮件或其他信息。出现在Internet中越来越多的垃圾邮件已构成了严重的“污染”，反垃圾邮件功能也日益被人们所重视。用户可以通过一些设置来拒绝某些地址发来的邮件，方法如下：单击邮箱“配置选项”中的“拒收设置”，打开“邮件过滤器”窗口，如图6-12所示。填写不希望接收的邮件地址信息(如果有多个

9、地址应使用“,”分隔)。最后单击“确认更改”按钮即可。,图6-12 设置拒收垃圾邮件,2.修改密码 修改密码时，单击邮箱“配置选项”中的“修改密码”，打开“修改密码”窗口，如图6-13所示。在此用户可按屏幕提示完成修改密码操作。,图6-13 修改邮箱密码,3.修改个人注册信息 需要修改个人注册信息时，单击邮箱“配置选项”中的“修改个人注册信息”，在打开的页面中可以进行个人信息的修改，包括姓名、昵称、出生年月等信息。,6.3 邮件管理器FoxMail,6.3.1 安装和设置Foxmail1.安装Foxmail 首先使用搜索引擎从Internet中下载Foxmail的安装程序，目前最新版本为Fox

10、mail 6.0，在很多软件网站中均提供下载。然后，按照下面的步骤进行安装：双击已下载到本地硬盘中的Foxmail 6.0安装程序，启动安装进程。在“欢迎”界面中，直接单击“下一步”按钮。,在“许可协议”对话框中，选中“我接受此协议”后，单击“下一步”按钮，如图6-14所示。在“选择安装目的目录”对话框中，如图6-15所示，指定安装路径。单击“下一步”按钮。需要注意的是，一般情况下使用Foxmail管理邮件时，系统将所有邮件移动到本地Foxmail邮箱中，因此不要将Foxmail的安装位置指定到缺省的系统程序文件夹(如C:program filesfoxmail)中，因为一旦系统损坏需要重新安

11、装时，稍不小心就会使已收到的邮件全部丢失。本例选择数据盘D:Foxmail为安装路径。,图6-14 接受许可协议,图6-15 选择安装位置,在“选择开始菜单文件夹”对话框中，一般可以直接单击“下一步”按钮。在“选择额外任务”对话框中，可以指定是否在快捷工具栏和Windows桌面上安装Foxmail快捷图标，选择完毕后，单击“下一步”按钮。在“准备安装”对话框中，显示出了前面进行的主要设置信息，确认无误时，单击“安装”按钮。经过一段时间的文件复制，弹出“安装完成”对话框，选中“启动Foxmail”复选框后，单击“完成”按钮。,2.设置Foxmail 第一次启动Foxmail时，系统会自动启动设置

12、向导，按照下面的步骤进行帐户设置：在“建立新用户帐户”对话框中，如图6-16所示，输入“电子邮件地址”、“密码”、“帐户名称”、“邮件中采用的名称”等。单击“下一步”按钮，打开如图6-17所示的对话框，可选择是否在邮件服务器中保留备份。单击“完成”按钮，进入Foxmail程序界面。,图6-16 建立新的用户帐户,图6-17 完成帐户创建,6.3.2 使用Foxmail设置完成后，将直接弹出Foxmail窗口，如图6-18所示。在以后的使用中，可以双击桌面上的Foxmail图标，或单击Windows快速启动工具栏中的按钮，即可启动该程序。,图6-18 Foxmail主界面,1.收取电子邮件 在F

13、oxmail中收取电子邮件十分简单，可以在程序主界面中直接单击“收取”按钮来收取当前用户所有帐户中的邮件。例如，如图6-19所示是收到一封带有附件的邮件。,图6-19 保存邮件中的附件,2.发送电子邮件 发送电子邮件的具体步骤如下：在Foxmail程序主界面上，单击工具栏上的“撰写”按钮，打开“写邮件”邮件编辑器窗口，如图6-20所示。,图6-20 撰写新邮件,在“收件人”一栏中，填写收信人的E-mail地址。“主题”相当于一篇文章的题目，可以让收信人大致了解邮件可能的内容，也可以方便收信人管理邮件，也可以不填写。如果在抄送栏中填入另一个或多个电子邮件地址，则可在将邮件发给收件人的同时，抄送邮

14、件副本到抄送栏中的地址。需要注意的是，若存在多个抄送对象，则应使用分号“;”将这些邮件地址分隔开。,写好信后，单击工具栏的“发送”按钮，即可立即发送邮件。单击Foxmail程序主界面工具栏上“撰写”按钮右边的“”按钮，在弹出的菜单中可以选择使用“HTML邮件”、“纯文本邮件”或使用“信纸管理”中的某种“信纸”撰写邮件。邮件撰写完毕后，可单击工具栏中的“发送”按钮，将邮件发送到指定的邮件服务器。,3.使用特快专递 有时可能需要立刻把电子邮件快速地发送到对方的信箱中，但是使用普通的电子邮件发送方式不能保证邮件被立刻送达，一般需要邮件服务按预设的时间间隔集中发送所有的待发邮件。Foxmail提供了邮

15、件特快专递功能，它的特点就是能够找到收件人邮箱所在的服务器，直接把邮件发送到对方的邮箱中。使用邮件特快专递功能的方法为：在写完邮件后，单击“邮件”菜单或者工具栏中的“特快专递”即可。,需要注意的是，“特快专递”方式只能发给一个收件人，并且在收信人处只能填写一个邮件地址。另外，邮件特快专递功能需要调用域名服务器(DNS)查询收件人邮箱对应的IP地址，所以必须在系统中填写域名服务器地址。如果在Windows系统的TCP/IP属性对话框中，填写了域名服务器地址，则Foxmail会自动取得并使用该地址。用户也可以通过Foxmail的“工具”菜单中的“系统设置”命令，在弹出的对话框中选择“邮件特快专递”

16、并填写域名服务器IP地址。,4.向邮件中添加附件 如果需要将本机上的文件传送给某人，可以在写邮件时以附件的形式传送，方法如下：单击“写邮件”窗口工具栏上的“附件”按钮。在弹出的“打开”对话框中，选择希望作为附件的文件(如果有多个文件，可按住Ctrl键逐个选择)，单击“打开”按钮将文件添加到邮件的附件栏中，如图6-21所示。添加完毕后，单击工具栏中“发送”或“特快专递”按钮，即可将邮件及附件发送出去。,图6-21 向邮件中添加附件,5.转发电子邮件 收到电子邮件后，有时需要将邮件转发给第三人，方法如下：选中或打开邮件。单击工具栏上的“转发”按钮，系统将打开“写邮件”窗口，并自动将原邮件主题前面添

17、加“Fw：”标记作为转发邮件的主题。填写收件人地址及邮件正文。单击“发送”或“特快专递”按钮即可完成转发操作。,6.回复电子邮件 收到电子邮件后，有时需要对邮件予以答复，方法如下：选中或打开邮件。单击工具栏上“回复”按钮，系统自动将原发件人添加到收件人栏中，并将原邮件的主题前面添加“Re:”标记作为回复邮件的主题。填写相应的回复信息。单击“发送”或“特快专递”按钮即可完成回复操作。,7.处理垃圾邮件 Foxmail提供了强大的反垃圾邮件功能，其使用多种技术对邮件进行判别并能够准确识别垃圾邮件与非垃圾邮件。垃圾邮件会自动被分拣到垃圾邮件箱中，有效地降低垃圾邮件对用户的干扰，最大限度地减少用户因为

18、处理垃圾邮件而浪费的时间。在识别垃圾邮件方面，Foxmail使用了“黑名单”、“白名单”、“规则过滤”、“贝叶斯过滤”等技术，综合应用这些技术，Foxmail就能够准确地识别垃圾邮件。,Foxmail的反垃圾邮件实现过程如下：收取邮件时，Foxmail首先使用“黑名单”对邮件进行判断，如果发件人的E-mail地址或名字包含在黑名单中，则把该邮件判定为垃圾邮件并直接删除；否则，继续进行判断。其次使用“白名单”对邮件进行判断，如果发件人的E-mail地址包含在“白名单”中，则把该邮件判定为非垃圾邮件；否则，继续进行判断。,然后使用“规则过滤”对邮件进行判断。在Foxmail中定义了完善的垃圾邮件规

19、则，每条规则对应一个分数，当邮件符合某一条规则时，就给邮件增加相应的分数，当邮件得到的分数达到一定值时，就把该邮件判定为垃圾邮件；否则，继续进行判断。,最后使用“贝叶斯过滤”对邮件进行判断。使用贝叶斯过滤法过滤垃圾邮件之前，需要先让Foxmail学习一批垃圾邮件和非垃圾邮件。通过学习垃圾邮件和非垃圾邮件，Foxmail收集邮件中的特征词语，生成垃圾词库和非垃圾词库。判别邮件时，使用一定的算法，根据“垃圾词语”和“非垃圾词语”在邮件中出现的频率，判定邮件是否为垃圾邮件。在默认设置状态下，被判定为垃圾的邮件将被转移到“垃圾邮件箱”中，非垃圾邮件则被保存在收件箱中。,8.管理其他POP3帐户 很多人

20、出于各种需要往往拥有多个电子邮件信箱，Foxmail提供了统一管理这些邮箱的功能。在Foxmail初始设置完成后，用鼠标右键单击帐户名称，在快捷菜单中执行“属性”命令，打开“邮箱帐户设置”对话框。通过该对话框，可以更改帐户信息、重新设置服务器信息、用户名和密码等。,若需添加其他POP3帐户，则步骤如下：选中“其他POP3”项。单击窗口右侧的“新建”按钮，打开“连接”对话框。在“连接”对话框中，输入相应的帐户信息，如图6-22所示，单击“确定”按钮。重复执行上述操作，直到将所有希望由Foxmail管理的帐户全部添加完毕。,图6-22 添加其他POP3帐户,9.在公共环境中使用Foxmail1)添

21、加新用户 在Foxmail主程序窗口中，执行“邮箱”菜单下的“新建邮箱帐户”命令，系统将再次启动初始设置时出现过的“建立新的用户帐户”对话框。按屏幕提示可以向Foxmail中添加一个新用户。设置完毕后，在用户列表中将显示出新建用户的用户名。,2)添加用户密码 在Foxmail中，可以通过添加帐户口令的方式实现邮件保密，方法如下：在主程序界面中，右键单击需要设置口令的用户，在快捷菜单中执行“设置帐户访问口令”命令，如图6-23所示。在弹出的输入口令对话框中，在“口令”和“确认”栏中输入相同的口令。单击“确认”按钮。,图6-23 为Foxmail中的帐户添加访问口令,6.4 使用Outlook E

22、xpress,6.4.1 设置帐户 Outlook Express的特点是全中文，容易使用，而且可以将以前其他电子邮件客户程序的信件转移过来，可以管理多个电子邮件和新闻组帐号。设置帐户的方法如下：首次启动Outlook Express时，会出现Internet连接向导，如图6-24所示。选择“下一步”按钮。,图6-24 Internet连接向导,按提示输入“电子邮件地址”，此地址为用户的回复地址，单击“下一步”按钮。设置电子邮件服务器名，如图6-25所示，单击“下一步”按钮，输入电子邮件的用户名与密码。,图6-25 设置POP3与SMTP,在这里有一选项是“使用安全密码验证登录”，在用户申请电

23、子邮箱时请查看申请帮助，如果需要使用安全密码验证登录，请在此选中即可。单击“下一步”按钮，得到如图6-26所示窗口，单击“完成”完成Internet连接向导。启动Outlook Express图标，便可以看到Outlook Express的工作窗口，如图6-27所示。,图6-26 完成设置,图6-27 Outlook Express工作窗口,6.4.2 使用Outlook Express1.创建邮件与发送电子邮件 创建邮件与发送电子邮件的步骤如下：在工具栏上，单击“创建邮件”按钮，如图6-28所示。在打开的“新邮件”窗口中，在“收件人”或“抄送”框中，键入每位收件人的电子邮件地址，分别用英文逗

24、号(,)或分号(;)隔开。在“主题”框中，键入邮件主题。撰写邮件，如图6-29所示。然后单击工具栏上的“发送”按钮，如果这时机器在联网中，信件将正常传送。,图6-28 创建邮件,图6-29 撰写邮件,图6-30 发送与接收邮件,2.建立MSN邮件帐户 建立MSN邮件帐户的步骤如下：在Outlook Express工作窗口“工具”菜单中，单击“帐户”按钮。在“Internet 帐户”对话框中，单击“添加”命令中的“邮件”。选择“邮件”命令后，Outlook Express打开Internet连接向导，输入显示名，然后按屏幕指示建立邮件服务器的连接，如图6-31所示。,图6-31 输入电子邮件地址

25、,建立MSN邮件帐户时，在Internet连接向导“电子邮件服务器名”项中要选择使用“HTTP”服务器，如图6-32所示，在“我的HTTP邮件服务提供商是”项中选择“MSN”。单击“下一步”，按提示输入帐户名与密码，这里的帐户名为邮件地址的全部内容，如图6-33所示，继续单击“下一步”完成Internet连接向导。,图6-32 选择“HTTP”服务器和“MSN”,图6-33 输入帐户名与密码,这时Outlook Express弹出如图6-34所示窗口，选择是否从添加的邮件服务器下载文件夹。选择“是”Outlook Express便从邮件服务器下载文件夹，选择“否”即以后再下载，这时用户就可以使

26、用MSN邮件帐户来接收发送邮件了。,图6-34 选择是否从添加的邮件服务器下载文件夹,3.阻止垃圾邮件 上网久了，就会出现很多人向你发送各种各样的电子邮件的情况。有些是广告，有些是病毒，总之是你不想要的东西，这些可以统称为“垃圾邮件”。对付这类垃圾邮件，Outlook Express一样可以“手到病除”，其步骤如下：在Outlook Express的收件箱中，选择要阻止的垃圾邮件，如图6-35所示。单击“邮件”菜单中的“阻止发件人”命令。这时Outlook Express弹出确认窗口，询问是否执行该命令，如图6-36所示。选择“是”Outlook Express以后将禁止这个发件人所发出的邮件

27、。,图6-35 选择要阻止的垃圾邮件,图6-36 确认是否执行阻止发件人,4.阅读乱码邮件 有时用户会收到如图6-37所示的邮件，里面全是乱码，解决方法如下：选择“查看”菜单中的“编码”，在编码中选择适当的编码，即可解决乱码问题。,图6-37 阅读乱码邮件,5.新闻组 使用新闻组需要先使用Internet连接向导建立新闻组，方法同建立MSN邮件帐户，具体步骤如下：在第二步“Internet 帐户”对话框中，单击“添加”命令中的“新闻”。Outlook Express打开Internet连接向导，然后按屏幕指示建立新闻服务器的连接，如图6-38所示，输入显示名与输入电子邮件地址。,图6-38 输

28、入显示名和电子邮件地址,按提示输入“新闻组服务器”名，如图6-39所示。选择“下一步”完成Internet连接向导。,图6-39 输入新闻组服务器,这时Outlook Express弹出窗口，询问用户是否从添加的新闻服务器下载新闻组。选择“是”，Outlook Express将从新闻服务器下载新闻组，如图6-40所示。下载完成后，用户可以订阅自己想要的新闻组。,图6-40 下载新闻组,习 题 6,1.简述电子邮件的传输过程，SMTP服务器和POP3服务器的作用是什么？2.在Internet网易中申请免费电子邮箱，并使用Web Mail方式收发电子邮件。3.使用Foxmail发送电子邮件。用普通方法和特快专递方式发送邮件有何区别？使用特快专递方式有什么限制？4.假设某办公室中有两个人，每人各有一些门户网站(网易、新浪、搜狐等)的电子邮箱，但办公室中只有一台公用的计算机，如何在该计算机中使用Foxmail分别管理这些邮箱，并具有邮件信息保密功能。5.配置Outlook Express，使用该软件收发电子邮件。,