办公自动化教程.ppt

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1、办公自动化实训教程,第一部分 Word,第一部分 Word 2003,第一章 制作培训通知-基本操作第二章 制作成绩统计表-表格应用第三章 制作购物流程图-图形绘制第四章 制作产品宣传手册-图文混排第五章 制作统一的邀请函-邮件合并第六章 毕业论文的排版-样式和模板,第一章 制作培训通知,Word 2003是Microsoft公司推出的Windows环境下最受欢迎的文字处理软件，它提供了强大的文字处理功能，是Microsoft Office 2003办公套装软件的一个重要组成部分。使用它可以轻松地制作各种图文并茂的书信、报告、计划、总结和表格等文档，使电子文档的编制更加容易和直观。,第一章 制

2、作培训通知,返回目录,案例知识点：,熟悉Word 2003的基本功能掌握字体格式的设置掌握段落布局的设置掌握添加边框和底纹掌握添加项目符号掌握表格的基本操作了解打印的设置,第一章 制作培训通知,返回目录,案例样图：,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,熟悉Word 2003的基本功能 1建立文档双击桌面Word图标启动从开始菜单启动2日期的插入单击菜单栏上的【插入】【日期和时间】命令 3拼写和语法检查单击菜单栏上的【工具】【拼写检查】命令4字数统计 单击菜单栏上的【工具】【字数统计】命令,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握字体格式的设置字体、字号、颜色、加

3、粗、倾斜、下划线、文字底纹等的设置单击菜单栏的【格式】【字体】命令利用【格式】工具栏设置首字下沉单击菜单栏中【格式】【首字下沉】命令,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,段落布局的设置1间距和缩进的设置执行菜单栏中的【格式】【段落】命令,2格式刷对于格式相同的段落，可以利用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮（）。,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,段落布局的设置3边框和底纹的设置执行菜单栏上的【格式】【边框和底纹】命令,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,段落布局的设置3项目符号和编号执行菜单栏上的【格式】【项目符号和编号】命令,第一章 制作培训

4、通知,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握表格的基本操作插入表格在“常用”工具栏上单击“插入表格”按钮，拖动鼠标插入54表格。执行菜单栏上的【表格】【插入】【表格】命令。,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握表格的基本操作合并单元格选中要合并的单元格，单击菜单栏上的【表格】【合并单元格】命令。选中要合并的单元格，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【合并单元格】命令。,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握表格的基本操作设置单元格中文字的对齐方式在选定的表格中单击鼠标右键，在快捷菜单中单击【单元格对齐方式】列表中的【水平垂直居中】按钮。调节表格的行高列宽将指针停留

5、在两列间的边框上，向左或右拖动边框到合适的宽度。,第一章 制作培训通知,返回知识点,案例知识点讲解：,了解打印的设置单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮。单击【文件】菜单的【打印】命令。,第一章 制作培训通知,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,表格给人一种直观、简洁、严谨的感觉。一篇文章只有好的语言不一定能够表达清楚，或者即使表达清楚但却显得冗长。特别是在组织一些复杂分栏信息或一组相关的数据信息时，比如公司财务报表、工资表、工作进度表、学习成绩单等，人们很自然会想到用表格进行处理。,第二章 制作成绩统计表,返回目录,案例知识点：,页面设置熟悉表格的基本操作绘制斜线表头掌握表格的修饰了解表格

6、公式、排序表头的跨页显示插入统计图表插入页码,第二章 制作成绩统计表,返回目录,案例样图：,第二章 制作成绩统计表,返回知识点,案例知识点讲解：,页面设置执行菜单栏上的【文件】【页面设置】命令。双击标尺空白处。,第二章 制作成绩统计表,返回知识点,案例知识点讲解：,熟悉表格的基本操作单击菜单栏上的【表格】【插入】【表格】命令。单击【自动套用格式】按钮。,第二章 制作成绩统计表,返回知识点,案例知识点讲解：,绘制斜线表头将光标置于表格内的任何一个单元格中，执行【表格】【绘制斜线表头】命令。,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,案例知识点讲解：,掌握表格的修饰执行菜单栏上的【视图】【工具栏】【表格

7、和边框】命令，打开“表格和边框”工具栏。右键单击表格，在快捷菜单中打开【边框和底纹】对话框。,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,案例知识点讲解：,了解表格公式执行菜单栏中的【表格】【公式】命令，打开“公式”对话框。,提示：公式输入框中出现的计算公式“=SUM(LEFT)”表示对公式所在单元格的左侧连续单元格内的数据求和，“=SUM(RIGHT)”表示向右求和，“=SUM(ABOVE)”表示向上求和，“=SUM(BELOW)”表示向下求和。,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,案例知识点讲解：,了解表格排序将插入点置于要排序的成绩表中，执行菜单栏中的【表格】【排序】命令。,提示：将光标定位于总

8、分列，单击“表格和边框”工具栏上的【降序排序】按钮（），让表格按总分从大到小降序排列。再将光标置于学号列，单击【升序排序】按钮（），还原表格原有的顺序。,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,案例知识点讲解：,表头的跨页显示先在第一页的表格首行设置好标题内容，再执行菜单栏上的【表格】【标题行重复】命令，让Word自动在每页的首行添加标题。,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,案例知识点讲解：,插入统计图表执行菜单栏中的【插入】【图片】【图表】命令。,对图表格式化的操作：1、双击图表，进入图表编辑状态。2、在图表编辑状态下，双击图表中任意对象，可打开相应的对话框设置格式。3、在图表编辑状态下，用鼠

9、标右键单击图表中不同的对象，弹出相应的右键快捷菜单。,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,案例知识点讲解：,插入页码执行菜单栏中的【插入】【页码】命令。,返回知识点,第二章 制作成绩统计表,第三章 绘制购物流程图,在日常工作中，为了表达某个业务的过程或流程，常常需要绘制流程图。我们可以使用比较经典的流程图绘制工具，比如Visio；也可以使用Word自带的流程图绘制工具。使用图形表示流程是一种极好的方法，因为千言万语不如一张图。,第三章 绘制购物流程图,返回目录,案例知识点：,掌握插入图形的方法掌握流程图的美化掌握艺术字的使用熟悉对齐和分布熟悉连接符的使用熟悉三维效果样式的设置熟悉改变自选图形,

10、返回目录,第三章 绘制购物流程图,案例样图：,返回知识点,第三章 绘制购物流程图,案例知识点讲解：,掌握插入图形的方法单击【绘图】工具栏上的【矩形】按钮。单击【绘图】工具栏中的【自选图形】【基本形状】【矩形】按钮。单击菜单栏上【插入】【图片】【自选图形】命令。,第三章 绘制购物流程图,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握流程图的美化操作方法双击图形对象，在弹出的【设置自选图形格式】对话框中设置。右键单击图形对象，在弹出的右键快捷菜单中单击【设置自选图形格式】按钮。通过绘图工具栏上的工具按钮设置图形格式。,第三章 绘制购物流程图,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握艺术字的使用执行菜单栏【插入】【图

11、片】【艺术字】命令。单击【绘图】工具栏上的【插入艺术字】按钮（）。,第三章 绘制购物流程图,返回知识点,案例知识点讲解：,熟悉对齐和分布执行【绘图】工具栏上的【绘图】【对齐或分布】【水平居中】命令，将所有选中的图形水平居中对齐。执行【绘图】工具栏上的【绘图】【对齐或分布】【垂直居中】命令，将所有选中的图形垂直居中对齐。,第三章 绘制购物流程图,返回知识点,案例知识点讲解：,熟悉连接符的使用单击【自选图形】工具栏上的【连接符】【肘形箭头连接符】按钮。,第三章 绘制购物流程图,返回知识点,案例知识点讲解：,熟悉三维效果样式的设置选中图形对象，单击【绘图】工具栏上的【三维效果样式】按钮。,第三章 绘

12、制购物流程图,返回知识点,案例知识点讲解：,熟悉改变自选图形先选定错误的图形，单击【绘图】工具栏上【绘图】【改变自选图形】命令。,第三章 绘制购物流程图,返回知识点,提示：制作同类型的其他图形时，可利用图形复制快捷键【Crtl+D】进行复制，既快捷又使图形大小形状一致。,第四章 制作产品宣传手册,宣传样本是商业贸易活动中的重要媒介，包括各种册子、产品目录、企业刊物、画册，也包括传单、折页、明信片、贺年片、企业介绍卡、推销信等，它的作用是提示商品、介绍活动和企业宣传等，并系统地展现产品，以扩大企业和商品的知名度，加强购买者对商品和企业的了解，同时树立一个良好的企业整体形象。,第四章 制作产品宣传

13、手册,返回目录,案例知识点：,熟悉分隔符号熟悉设置页面显示比例掌握插入图片掌握设置图片环绕方式掌握插入剪贴画掌握分栏设置熟悉链接文本框,返回目录,第四章 制作产品宣传手册,案例样图：,返回知识点,第四章 制作产品宣传手册,案例知识点讲解：,熟悉分隔符号选择菜单栏上的【插入】【分隔符】命令。,第四章 制作产品宣传手册,返回知识点,提示：插入分隔符后，可以单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】按钮（），将分隔符显示出来。,案例知识点讲解：,设置页面显示比例单击【常用】工具栏中的【显示比例】（）下三角按钮，在下拉列表框中选择或者在文本框中输入合适的显示比例。,第四章 制作产品宣传手册,返回知识

14、点,案例知识点讲解：,插入图片执行菜单栏中的【插入】【图片】【来自文件】命令。单击绘图工具栏上的（）按钮。,第四章 制作产品宣传手册,返回知识点,案例知识点讲解：,设置图片环绕方式双击插入的图片，打开【设置图片格式】对话框。选中图片对象，在【图片】工具栏中设置。,第四章 制作产品宣传手册,返回知识点,提示：Word中的图形和艺术字有两种基本的版式，即嵌入式和浮动式。在Word中插入的图片环绕方式默认为“嵌入式”。,案例知识点讲解：,插入剪贴画执行菜单栏【插入】【图片】【剪贴画】命令，再单击任务窗格中【请参阅】选项区内的【剪辑管理器】命令。,第四章 制作产品宣传手册,返回知识点,案例知识点讲解：

15、,分栏设置选中要分栏的段落，执行【格式】【分栏】命令。,第四章 制作产品宣传手册,返回知识点,案例知识点讲解：,链接文本框在文档中画两个文本框，单击选中第一个文本框，单击【文本框】工具栏上的【创建文本框链接】按钮（），再单击第二个文本框。,第四章 制作产品宣传手册,返回知识点,提示：1、要链接的文本框中不能有任何内容。2、执行菜单栏上的【视图】【工具栏】【文本框】命令，可打开【文本框】工具栏。,第五章 制作统一的信函,在企业办公工作中，有时候需要向许多不同的客户发送邀请函等形式的信函，Word中的邮件合并功能为制作批量文档提供了完美的解决方案，它可以将多种数据源的数据整合到Word文档中，用最

16、省时省力的方法创建出目标文档。,第五章 制作统一的信函,返回目录,案例知识点：,理解邮件合并掌握邮件合并的三个操作步骤1、建立主文档2、创建数据源3、插入合并域掌握邮件合并的操作方法,返回目录,第五章 制作统一的信函,案例样图：,返回知识点,第五章 制作统一的信函,理解邮件合并,邮件合并中，要处理三个不同的元素：主文档；为主文档提供信息的数据源；合并文档（完成的文档集）。邮件合并并不一定真的是指信函邮件的合并，使用这一功能可以将主文档和数据源合并为一。,第五章 制作统一的信函,返回知识点,理解邮件合并,主文档：Word文档。数据源：可以是Word表格、Excel工作表、Outlook联系人列表

17、或Access数据库等。合并文档：主文档的副本，是个Word文档，此文档不必保存。,第五章 制作统一的信函,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握邮件合并的三个操作步骤1、建立主文档：简单Word文档2、建立数据源：Word表格（或Excel表格、Outlook表格）3、文档合并（邮件合并）,返回知识点,第五章 制作统一的信函,案例知识点讲解：,掌握邮件合并的操作方法 通过“邮件合并”任务窗格操作 通过“邮件合并”工具栏操作,返回知识点,第五章 制作统一的信函,案例知识点讲解：,邮件合并操作方法 通过“邮件合并”任务窗格操作执行【工具】【信函与邮件】【邮件合并】菜单命令。在任务窗格中选择文件类型信

18、函，使用当前文档。选取收件人使用现有列表浏览打开数据源确定/编辑撰写信涵定位插入点其它项目插入合并域预览信函合并完成编辑个人信函/打印合并到新文档,返回知识点,第五章 制作统一的信函,案例知识点讲解：,通过“邮件合并”任务窗格操作,返回知识点,第五章 制作统一的信函,案例知识点讲解：,邮件合并操作方法邮件合并工具的使用执行【工具】【信涵与邮件】【显示邮件合并工具栏】菜单命令，依次选择下列按钮：设置文件类型信函打开数据源选择数据源文件插入域先定位插入点，在指定位置插入合并域查看合并数据浏览合并数据是否正确合并到新文档合并全部或部分记录,返回知识点,第五章 制作统一的信函,案例知识点讲解：,邮件合

19、并工具的使用,返回知识点,第五章 制作统一的信函,邮件合并的操作总结：,邮件合并三步曲：1、建立主文档（即信函中不变的部分）；2、建立数据源（可事先建立，在此处打开。如：通讯录.xls）；3、插入合并域（将数据源中的相应内容，以域的方式插入到主文档中）。通过邮件合并，可轻松地批量制作信函、信封、标签、工资条、学生成绩通知单、商品报价单等。,返回知识点,第五章 制作统一的信函,第六章 毕业论文的排版,在日常使用Word办公的过程中，除了需要制作短篇幅的文档，还要制作宣传手册、活动计划、公司章程、营销报告、毕业论文等类型的长文档。由于长文档的纲目结构比较复杂，内容也比较多，应用样式可以使长文档的管

20、理和组织变得更加科学有效。,第六章 毕业论文的排版,返回目录,案例知识点：,掌握样式的设置方法熟悉长文档的阅读方式掌握分节符熟悉插入目录的方法添加不同的页眉和页脚熟悉模板的设置和使用,返回目录,第六章 毕业论文的排版,案例样图：,返回知识点,第六章 毕业论文的排版,案例知识点讲解：,掌握样式的设置方法新建样式执行菜单栏上的【格式】【样式和格式】命令 使用其他方法创建新样式（参考教材76页）,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,提示：Word使用层次结构来组织文档，Word目录的自动生成是基于大纲级别和段落样式的。,案例知识点讲解：,掌握样式的设置方法修改样式,第六章 毕业论文的排版,返回知识点

21、,案例知识点讲解：,熟悉长文档的阅读方式执行菜单栏上的【视图】【大纲】命令。执行菜单上的【视图】【阅读版式】命令。,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,案例知识点讲解：,掌握分节符执行菜单栏上的【插入】【分隔符】命令，在【分节符】选项区单击【下一页】单选按钮。,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,提示：分节符在文档中显示为包含“分节符”字样的双虚线。分节符保存了节的格式设置信息，可以为不同的节设置不同的格式。,案例知识点讲解：,熟悉插入目录的方法1.自动提取目录。执行菜单栏上的【插入】【引用】【索引和目录】命令。,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,案例知识点讲解：,熟悉插入目录的方法2.使用

22、制表位修改目录执行菜单栏上的【格式】【制表位】命令。,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,案例知识点讲解：,添加不同的页眉和页脚执行菜单栏【视图】【页眉和页脚】命令，将光标定位于第3节页眉处，单击【页眉和页脚】工具栏中的【链接到前一个】按钮（），取消与前一节的链接，可设置不同的页眉。,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,提示：若想对页面设置不同的页眉页脚，必须插入分节符将文档分为多个节。,案例知识点讲解：,熟悉模板的设置和使用执行菜单栏上的【文件】【另存为】命令，在【保存类型】下拉列表中选择“文档模板”。执行菜单栏上的【文件】【新建】命令，在【新建文档】任务窗格中单击【本机上的模板】。,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,理解模板、样式和格式：,格式是指文本的外观属性，如大小、字体、对齐方式等。样式是一种被命名且被保存的某种或某几种具体格式参数的集合，像一套加工文本的模具，可直接应用于文本。模板则是更加广泛的集合，包括多种样式和多种格式，运用于整个文档。,第六章 毕业论文的排版,返回知识点,Thank You!,返回教材总目录,