常用办公软件应用技巧.ppt

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1、Microsoft Office软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。,Word是我们每天都要使用的工具，主要是以文字处理为主。,Excel是以数据处理为主，包括有强大的公式、函数、高级筛选、分类汇总、图表、数据分析等功能。,Power point主要应用于商务演示。建立一个引人注目、不同凡响的演示,WPS文字处理软件介绍（http:/,WPS文字，对应于word,WPS表格，对应于excel,WPS演示，对应于powerpoint,复制：C,粘贴：V,保存：S,搜索：F,全选：A,选中：Shift+方向键（左或右）,剪

2、切：X,撤销上一步操作：Z,重复上一步操作：Y,大小写转换：shift+字母 开关大小写开关,自动生成目录文档的修订表格、文本的相互转换,1、对文本进行排版处理2、对标题进行级别的定义3、调整段落、字体，直到满意4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。,WORD 2003,WORD 2007,插入索引和目录,引用目录,操作步骤,WORD 2003,WORD 2007,视图修订,审阅修订,WORD 2003,表格转换为文本,文本转换为表格,WORD 2007,表格转换表格转换为文本,表格工具布局表格转换为文本,注意,选择文字分格符,表格转换文本转换

3、为表格,插入表格文本转换为表格,确定表格的列数、文字分隔符,一次保存/关闭多个打开的文件 SHIFT快速访问常用的文档“工具自定义”“命令”“内置菜单”“工作”删除：“Ctrl+Alt+-（破折号键）”快速在多个文档间进行切换“工具自定义命令”“所有命令”“NextWindow”、“PrevWindow”,WORD的操作技巧,快速查找文件“文件打开”“工具”“查找”快速进行大小写数字转换“插入数字”输入中文年份中的“插入日期和时间”,WORD的操作技巧,快速复制文本 选中文本按住Ctrl键按住鼠标左键拖放快速选中全部文档中重复的单词“编辑查找”输入要查找的字或词组“突出显示所有在该范围找到的项

4、目”“查找全部”利用F8键快速选定文本 按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状）,WORD的操作技巧,快速返回上次编辑的位置 Shift+F5 用通配符替换文字“*”表示多个字符，“?”表示一个字符“编辑替换”“查找内容”中输入通配符“替换为”中用鼠标点一下“高级”设置好格式全部替换。使用自动图文集自动完成重复性键入工作 选择文字“自动图文集”“新建”,WORD的操作技巧,快速建立上、下标 下标:“Ctrl+=（等号）”;上标:“Ctrl+Shift+（加号）”使你的列标题可见“表格标题行重复”在表格顶端加空行“Ctrl+Shift+

5、Enter”,WORD的操作技巧,让字数统计结果随时显示在屏幕上“工具字数统计”“显示工具栏”调整工具按钮布局 按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮 给工具栏添加一个超链接按钮“工具自定义”右击工具栏上“插入超链接”“分配超链接打开”“查找范围”选择需要添加的链接（可以是应用程序、文件夹、具体文件）,WORD的操作技巧,数据分列数据有效性快速填充单元格打印电子表格常用函数,单元格的数据分列：是指将一个单元格中的内容分隔成为多个单元格的列,分列的功能位置：数据分列,操作步骤：1、确定需要分隔的单元格 2、确定分列的分隔符 3、确保分列后内容不会覆盖其它数据项,示例演示,数据有效性：是为了防止在单

6、元格中输入无效的数据。,操作步骤：1、确定要求输入的数据项的数据类型，例如：时间、整数或特定的字符 2、对单元格的数据有效性进行设置，必要时可进行输出错误的警示,Microsoft Office Excel.数据分类汇总,数据有效性：分类统计,操作步骤：1、对需要统计的列进行排序 2、分类统计设置,1、向下填充,2、输入方式填充,方法一：选中单元格，将鼠标放至单元格的右下角使光标变为加号，可向下拖动进行填充 方法二：所填充的列旁边一列的有数据，可选中向下填充的首个单元格，将鼠标放至单元格的右下角变为加号时，双击即可完成填充,如果希望向个别单元格输入相同的内容，并且所希望填充的单元格不一定是向下

7、的，可采用先选中准备填充的单元格，再输入希望填充的内容，按Ctrl回车即完成填充，或直接CtrlV粘贴准备好的内容。,示例演示,示例演示,1、为电子表格标上页码,2、让打印的每一页电子表格都有标题行和列,添加页脚，在页脚处插入页码。起始页码可在页面设置中的页面自行设置。,打开“页面设置”，选中“工作表”页面，设置打印的标题行。,技巧:1.Excel大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚

8、才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2.快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可.,Excel制作的技巧-输入,3.Excel单元格文字随时换行 在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要

9、重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。4.Excel中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。,Excel制作的技巧-插入,Excel中消除0值 当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空白，可如此操作。打开“工具选项视图”，取消“0值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。6.快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某些

10、行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。,Excel制作的技巧,7.快速选定“空白”和“数据”单元格 在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定。,Excel制作的技巧,8.快速得

11、到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据。用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。,Excel制作的技巧,9.快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回移动。其实，用不

12、着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行。双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。,Excel制作的技巧,10.数据分列技巧 用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取快速分列方法。具体操作如下:在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割的数据区域;单击菜单栏【数据】-【分列】;在弹出的对话框中选择【固定宽度】,点击“下一步”;在【数据预览】中,按住分列线,移动至指定位置,点击“下一步”;选

13、择【列数据格式】,点击“完成”.,Excel制作的技巧,11.批量转换日期格式 以前在Excel中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数据】【分列】，出现【文本分列向导】对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击【下一步】按钮，在步骤三对话框的【列数据格式】中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下【完成】按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。,Excel制作的技巧,12.不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在Excel中，如

14、果要选定已选定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格;同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧单元格;按下“Enter”键，可以选定下方单元格;同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上方单元格.,Excel制作的技巧,13.简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮.可以在按下“ALT”键的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同时拖动按

15、钮到其它地方。如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需按下“ALT+SHIFT”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。,Excel制作的技巧,14.让Excel中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行“编辑替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可.b 让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技巧.选中已删除空格的姓名单元格，单击“格式单元格”,在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。,Excel制

16、作的技巧,15.Excel数据校验方法之巧用公式审核 打开一张学生成绩表,选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列)，单击“数据有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”，最后单击“确定”退出。接着，执行“视图工具栏公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失.（wps不支持）,Excel制作的技巧,16.多个工作表的页眉和页脚

17、同时设置 把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择【视图】【页眉和页脚】。,Excel制作的技巧,PPT,PPT制作的要点PPT的操作技巧,PPT制作的要点,设计,制作,明确PPT的目标、对象和展示方式,通过对每一幅页面布局的设计，使PPT的整体

18、美观，用更好的效果展示其目标,使用各种工具以支持其业务逻辑。通过对业务逻辑的分析，选择最佳的输出方式，使PPT的重点突出，层次递进,经过积累，形成风格,用严谨的逻辑论证中心思想,目标 在什么场合 面对什么人 想达到什么样的效果,PPT制作的要点,针对PPT的目标、接收对象和场所，选择不同的逻辑、布局和版面，以达到最佳的效果,PPT制作的要点目标,PPT要有清晰、简明的逻辑，所以，最好就用“并列”或“递进”两类逻辑关系。一定要通过不同层次“标题”的分层，标明整个PPT逻辑关系运用金字塔原理进行逻辑梳理,PPT制作的要点逻辑,PPT制作的要点逻辑金字塔原理,单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感。

19、PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片；结构化它们，体现你的逻辑性每个章节之间，插入一个空白幻灯片或标题幻灯片，使得章节之间能体现层次感通过归类、分层来结构化内容,PPT制作的要点布局,图表：1、能用图表就用图表，图表能表达难以描述的问题，能引发联想增 强文字描述的效果 2、图片不能太多、太鲜艳，求花哨容易分散观看者的注意力,PPT制作的要点版面,3.加工处理,PPT制作的要点版面,文字 1、推荐使用宋体与黑体字，其他字体的显示效果不佳 2、标题、正文应选择不同的大小，否则应用颜色区分,色彩 1、整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色。2、前景与背景要用对比色,PPT制作的要点版面,学习借

20、鉴优秀PPT的风格、布局和颜色。搜集素材，建立工具箱通过布局、版面的设计，形成自己独特的风格,PPT制作的要点风格,PPT,PPT制作的要点PPT的操作技巧,PPT的操作技巧,善用模板 根据内容提示向导新建 根据现有演示文稿保存技巧 WEB页面-提取图片 POT-模板 PPS-自动放映 JPG-图片 把演示文稿变小巧的技巧,将幻灯片转化为word文档 发送功能计算字数和段落“文件”属性”“统计”增加PPT的“后悔药”“工具”“选项”“编辑”“最多可取消操作数”,PPT的操作技巧,母版的使用个性化母版 插入页眉页脚快速调用其他PPT“插入”“幻灯片（从文件）”巧用PPT制作树状结构图“插入”“图

21、片”“组织结构图”,PPT的操作技巧,PPT的操作技巧,快速选择多个对象“绘图”工具栏右侧的三角箭头“添加或删除按钮”绘图”“选中多个对象”插入图表 插入对象 插入EXCEL 插入PPT自动缩略图效果的制作,改变链接文字的默认颜色“格式”幻灯片设计”“编辑配色方案”“自定义”灵活设置背景“格式”“背景”“忽略母版背景图形”将图片文件用作项目符号“格式”“项目符号和编号”“图片”,PPT的操作技巧,窗口模式下播放PPT 按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键PPT编辑放映两不误按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”PPT中视图巧切换Shift键,PPT的操作技巧,只通过方向

22、键进行切换 任务窗格“幻灯片切换”取消“单击鼠标时”、“每隔”应用于所有幻灯片“工具”“选项视图”取消“右键单击快捷菜单”快速定位幻灯片数字键+回车键。从任意位置返回到第1张幻灯片:同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上（wps无效）,PPT的操作技巧,轻松隐藏部分幻灯片点击要隐藏的幻灯片鼠标右键“隐藏幻灯片”利用画笔来做标记单击鼠标右键“指针选项绘图”自动黑/白屏“B”键黑屏“W”键白屏利用组合键生成内容简介选择多张幻灯片 alt+shift+s,PPT的操作技巧,OFFICE是我们办公必不可少的工具，提高办公软件的技巧应用，也是提高办公效率的最佳途径。,电脑使用小技巧,输入法,OA软件使用要求,