机关档案管理工作培训.ppt

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1、机关档案管理工作培训,主要内容,第一部分什么是档案第二部分机关档案室和档案人员的基本职责 第三部分机关档案管理的主要环节第四部分归档范围和保管期限划分,什么是档案,一、档案的定义二、档案的特性三、档案与文件的区别,一、档案 的定义,中华人民共和国档案法中档案的定义：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,国家档案局行业标准DA/T-2000档案工作基本术语中档案的定义：国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。,二、档案的特性

2、,档案产生的主体：多元性个人、党政机关、企事业单位、社会组织档案的本质属性:原始记录性凭证作用、参考价值档案表现的形式:多样性载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘形式多样：文字、图表、声音、图像,处理完毕的文件才成为档案对日后工作有查考价值利用价值的文件才有必要作为档案保存通过立卷归档集中整理保存起来的文件才能转化为档案,三、档案与文件的区别,机关档案室的主要职责：（一）建立健全本单位的档案工作规章制度；（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档；（三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向综合档案馆移交档案；（四）监督指导所属机构的档案工作。,机关档案室和档案人员的工作职责,档

3、案人员的主要职责：（一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、科学保管；（二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保档案安全；（三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、准确提供档案资料；（四）负责本系统档案业务指导工作。,机关档案管理的主要环节,一、建立档案工作管理体制二、建立档案管理制度三、档案管理的具体环节,1.明确档案工作领导2.设置档案工作机构3.配备档案工作人员4.建立档案工作网络体系,一、建立档案工作管理体制,1、归档制度2、整理制度3、统计制度4、鉴定与销毁制度5、保管制度6、保密制度7、利用制度8、交接制度,二、建立档案管理制度,第一环节

4、收集 化分散为集中第二环节 整理 化零散为系统第三环节 鉴定 化庞杂为质优第四环节 保管 化易损为长远第五环节 利用 化死材料为活信息第六环节 统计 档案状况数字化,三、机关档案管理主要环节,第一环节：收集,目的：化分散为集中关键词：齐全完整制度约束规范收办理完毕马上收会议文件及时收帐外文件催促收人员变动提前收责任到人督促收发现不齐补充收,收集环节注意事宜：齐全完整 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整有密切联系的同一组文件必须齐全完整文件过程齐全完整耐久字迹 书写材料破损件易退变件声像档案 重大活动重要会议重要职能活动和工作成果,第二环节整理,目的：化零散为系统关键词：系统档案的整理就

5、是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。机关档案的整理工作，主要包括机关文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。,第三环节保管,目的：化易损为长远关键词安全档案保管工作的具体任务：防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全。1.档案库房建设要求2.档案用房配备与安排3.编制存放示意图,.档案库房基本设施设备：去湿降温设备（去湿机、空调机）温湿度记录仪+每日记录白炽灯小开窗+厚型防光窗帘消防设备防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜）档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等）防虫药物,5.档案库房管理要求八防：防

6、火、防水、防潮（霉）、防有害气体、防虫、防光、防尘、防盗。纸质档案适宜温度：14 24；相对湿度:45%60%电子文件适宜温度：15 27；相对湿度:40%60%,第四环节编研利用,目的：化死材料为活信息关键词服务档案的编研档案编研工作的主要内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、大事记。档案利用服务工作的含义：提供档案信息，为机关各项工作服务。,第五环节统计,目的：档案状况数字化关键词数字档案统计工作是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一项业务工作。是定量和科学的方法搜集、整理、研究和人提供档案统计资料的工作。填写统计台帐,目的

7、：化庞杂为质优关键词价值1.成立档案鉴定工作机构单位应成立由主管领导、职能部门和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案定。2.制定档案保管期限表档案保管期限表根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。,第六环节鉴定,3.组织开展档案鉴定工作单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经单位主要负责人批准后进行监督销毁。销毁清册永久

8、保存。,国家档案局 第8号令2006年9月国家档案局局务会议审议通过（归档范围和保管期限划分依据）,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。适用范围：各级党政机关、人民团体目的：确定归档范围和保管期限,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成

9、的各种门类和载体的历史记录。门类：文书、人事、基建、会计等载体：纸质、磁性、电子等,第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划等 反映本单位基本历史面貌的:如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文件材料。（

10、三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,哪些文件需要归档：1、上级机关的来文存哪些？上级机关需要本机关贯彻执行的文件；上级机关转发的本机关文件（包括报刊转载）；被上级机关采用、由本机关草拟的文件。2、本机关存哪些？反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历次重要会议文件；本机关印发的正式文件；与上下级机关形成的请示与批复文件；工作计划、报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件；,统计、会计、调研活动、规章制度；党团、工会的重要文件；内容重要的人民来信及其处理方面的文

11、件；本机关领导人参与公务活动的重要信函、电话记录以及从外机关带回来的重要文件；解决各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买的合同、文件；归本机关直接管理的科研与生产建设方面的文件；反映本机关历史沿革如机构成立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件；本机关与外单位签订的合同、协议等文件；本机关参与外事活动的文件材料等。,那些文件需要归档？,3、同级机关存哪些？需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联系、协商工作的重要往来文件等。、下级机关存哪些？重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、决算文件典型材料、法规性备案文件等。,那些文件需要归档？,

12、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第四条 机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）（四）下级机

13、关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（参阅的）,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体机关档案部门处理归档文件材料的职责。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第七条 永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议

14、、举办重大活动等形成的主要文件材料(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令,（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料（六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登等凭证性文件材料(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令,划分永久时，需要注意以下问题：（原则：以我为主，以人为本

15、）1.突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料 3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等因素来考虑,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第八条 定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料（四）本机关一般性事务管理文件材料（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等,机关文件材料归

16、档范围和文书档案保管期限规定,（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第九条 机关形成的科技、基建、照片、电子、会计、人事等专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。1、科技档案：GB/T118222008科技档案案卷构成的一般要求 2、基建档案：DAT28-2002国家重大建设项目文件归

17、档要求与档案 整理规范3、照片档案：GB/T118122002照片档案管理规范4、电子档案：GB/T188942002电子文件归档与管理规范5、会计档案：会计档案管理办法（财会字199832号）6、人事档案：干部档案工作条例（组通字199113号）,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件格式、硬件、软件环境、文件和图形处理软件等背景信息：描述生成电子 文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归

18、档。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,8号令执行时间：各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和30年、10年。2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,文书档案保管期限划分的难点解释,（一）同一会议材料的保管期限划分,根据文件材料的价值大小确定每一个会议都有主要内容、核心内容，形成的文件材料有的是反映主要职能活动、主要过程的，有些是反映事务活动的，

19、价值程度不同，不能划分为同一期限如会议请示、批复、通知、名单、议程、领导人讲话、选举结果、讨论通过的决议、纪要、公报、主席团会议记录等 划为 永久如重要的贺信、贺电、筹备工作、小组会议记录等划为 30年,（二）提案答复材料的保管期限划分,机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，其档案保管期限定为永久人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久协办机关归档时可以定为30年,（三）上级检查、视察材料的保管期限划分,上级检查、视察材料本地区、本单位形成的文件材料分为“重要的”与“一般的”，其判断标准是上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度。以省部级

20、以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属于“重要的”，划分为永久。其他的作为“一般的”，划分为30年。但也有特殊情况。如彭州市委书记到档案局检查工作，听取汇报后，解决了档案馆的修建问题，在归档时文件材料则要划定为永久,（四）业务文件材料如何区分“重要的”和“一般的”“重要的”：涉及法规政策性，重大业务建设的内容的文件材料“一般的”：涉及基础性、技术性内容的文件材料,（五）代上级机关起草的文件材料的保管期限的划分代上级机关起草的法规政策性文件，专项业务文件的最后稿本，本机关定为30年上级机关制发或转发后，属于本机关主管业务的重要文件，本机关也应定为永久,（六）证件办理、审批材料的保

21、管期限的划分 证件办理、审批材料的保管期限的划分的依据是有效证件的有效时限20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，定为永久保管20年以下的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，定为30年保管在划分期限时，既要以证件的有效期为依据，也要结合机关工作实际，合理确定保管期限。,（七）行政处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料保管期限的划分“重要的”和“一般的”以处罚的种类加以区分对受到没收非法所得、没收非法财物，责令停产、暂扣或吊销执照，行政拘留处罚等形成的文件材料视为“重要的”，划定为永久对“警告”类视为“一般的”文件材料，划定为30年国家赔偿过程中

22、形成的文件材料，一般来说都属于“重要的”，划定为永久,（八）计划、总结、统计材料的期限划分,一般年度及以上的计划、总结、统计材料定为永久对经济运行部门，对国家和本地区有重要分析价值的月度、季度、半年统计材料都应归档对非经济运行部门，月度、季度工作计划、总结、统计材料可不归档,（九）表彰奖励、处分材料的保管期限划分,表彰：受成都市级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 永久受县级表彰的奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，评选单位划分为永久，其它单位划定为30年以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 30年 处分：受到警告（不含）以上处分的文

23、件材料 永久 受到警告处分的文件材料 30年 机关中还有通报批评的文件材料，鉴于违纪违规情节轻微，保管期限定为 10年,（十）纪检、监察工作材料保管期限划分,纪检、监察工作中形成的综合报告、调查材料分为“重要的”和“一般的”，区分标准主要看案件违规违纪程度，如果受警告以上处分的，则属“重要的”，划定为永久，受警告处分的，则属“一般的”，划定为30年。如果调查结论是查无实据，形成的综合性报告、调查材料可划定为10年对有的机关有年度纪检、监察工作综合报告，可划定为永久，年度以下的可划定为10年,（十一）党、团、工会专项活动材料保管期限的划分,专项活动的重要性既要看规模，又要看其影响力如各单位“群众

24、路线教育时实践”形成的报告、总结都很重要，应划分分为永久保管。如机关工会组织向灾区捐款捐物，属一般性专项活动，形成的报告、总结等材料可划分为10年,（十二）信访材料的保管期限划分,机关在处理人民来信、来访过程中形成的文件材料是否归档，取决于来信来访有无处理结果。如果没有处理结果暂不归档如果有处理结果，归档时看有无领导的重要批示，再判断保管期限“重要批示”指领导对解决来信来访的明确态度、方式或方法，对事态发展态势的估计，有处理结果的，划定为永久保管“一般的”指领导泛泛批示、圈阅，有处理结果的，划分为30年保管无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性问题的意见或建议的来信、来访

25、记录不必归档,（十三）上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料保管期限的划分把握“重要的”和“一般的”，区分原则在于上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性如国家档案局 第8号令，成都市档案局应划定为永久保管,（十四）机关国有资产管理文件材料保管期限的划分,国有资产有“重要的”，“一般的”之分，其区分原则是国有资产的规模、数量及价值大小如机关房产、机动车等价值大、使用寿命长，这类财产登记、统计、核查材料，属于“重要的”应划分永久保管如机关使用的计算机、复印机等，使用寿命周期短，属于一般的，财产登记、统计、核查材料划为10年,十五、本单位与有关单位签订的“合同、

26、协定、协议、议定书”等材料保管期限的划分,本单位与有关单位签订的“合同、协定、协议、议定书”等材料，都属于法律文书，分为“重要的”与“一般的”，其区分的标准应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，有效时限，涉及资金的多少如单位修建办公楼，与施工方签订合同，其金额大，属于“重要的”，应划定为永久如单位签定的业务外包协议，资金量不大，属于“一般的”，应划定为10年,全宗卷的编写,全宗卷的编写,一、全宗卷的概念 全宗卷是档案馆、室，在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。既管理档案中形成的档案。它也是我们检查一个单位档案管理工作水平的最好材料。,全宗卷的

27、编写,二、全宗卷的主要内容（共九项）：1、全宗指南；、大事记；、档案收集工作的材料；、档案整理工作的材料；、档案鉴定工作的材料；、档案保管工作的材料；、档案统计工作的材料；、档案利用工作的材料；、档案管理新技术运用工作的材料。,全宗卷的编写,全 宗 指 南 全宗指南由封页、正文、备注三部分组成 封页部分：a、全宗指南名称。全宗指南名称即单位名称 b、时间。注明全宗指南所介绍的档案的起止年代，并采用公元纪年。C、全宗号。即档案馆给每个立档单位的代码,全宗卷的编写,正文部分：包括全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分。a、全宗构成者沿革简介。本部分由全宗构成者名称、

28、时间、主要职能、隶属关系、单位主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。b、全宗内档案情况简介。档案的数量及保管期限；档案的完整程度；档案的利用价值及鉴定情况；检索工具的配置情况；档案的整理情况。c、全宗内档案内容与成分介绍。档案内容与成分介绍的方式，以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍；以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目进行介绍；以其它体系分类的档案全宗应根据该全宗分类的特点结合问题进行介绍。,全宗卷的编写,备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内档案的补充说明；全宗指南中需要加解释的名

29、词、事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。注意要有连贯性，不能罗列文件,全宗卷的编写,大 事 记 大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分内容构成，并按一定的顺序编排成文。题名：包括大事记的总标题，记述事件的上下年限、编者。前言：说明编写的目的，本大事记的性质和记述范围，材料来源等。目录：凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称即为条目。将条目依次排列并注明页次即为目录。一般大事记也可不设目录。正文：包括大事记记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。大事记述的方式可用文字叙述，也可列表反映。附录：一些重要机关、重要专业、专题、重要人物的

30、大事记，篇幅较大，年限较长，内容丰富，需正式出版或供专门人员研究用，应设置附录，一般机关或地区性大事记，可不加附录。,全宗卷的编写,机关大事记选材范围大体包括以下方面：本单位、业务部门召开的重要会议；本单位党政领导的重要活动；本单位重要的决定、决议、规划、部署；本机关机构的建立、撤销、职能和隶属关系的变化；本单位党政主要领导人的任免、奖惩；本单位完成的重大任务或取得的重大科研成果；本单位及所辖范围内的重大灾情和事故；上级领导机关对本单位的重要指示和检查活动；报刊登载、电台、电视台播放本单位的重要新闻，发表的文章、作品；其它重要事件。,全宗卷的编写,档案收集工作中的材料 包括档案交接文据、移交目

31、录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等。,全宗卷的编写,档案整理工作中的材料 包括整理工作方案、分类方案、案卷目录、整理说明、整理工作小节等。,全宗卷的编写,档案鉴定工作中的材料 包括鉴定小组成员名单、档案保管期限、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。,全宗卷的编写,档案保管工作中的材料 包括档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。,国家档案局第9号令各级各类档案馆收集档案范围的规定,各级各类档案馆收集档案范围的规定已经2011年11月11日国家档案局局务会议审议通过，自公布之日起施行。,全宗卷的编写,档案统计工作中的材料 包括档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。,全宗卷的编写,档案利用工作中的材料 包括开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会或经济效益的典型事例等。,全宗卷的编写,档案管理新技术应用的材料 包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。,