第4章文字处理软件Word.ppt

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1、第4章 文字处理软件Word 2007,4.1 Word 2007的基础知识4.2 Word 2007的视图方式4.3 文档的创建和编辑4.4 格式的设置4.5 插入图形,4.6 表格的使用4.7 页面设置和打印输出4.8 典型实例制作学生成绩表小结过关练习四,4.1 Word 2007的基础知识Microsoft Office Word 2007提供了一套完整的工具，供用户在新的界面中创建文档并设置格式，从而帮助用户制作出具有专业水准的文档。丰富的审阅、批注和比较功能，有助于快速收集和管理来自周围的反馈信息。高级的数据集成可确保文档与重要的业务信息源时刻相连。,4.1.1 Word 2007

2、的新增功能Word 2007与以前版本的软件相比，功能更加强大、完善，主要体现在以下几个方面。1创建具有专业水准的文档Word 2007提供的编辑和审阅工具，使用户比以前任何时刻都能更轻松地创建精美的文档。（1）减少格式设置的时间，把更多精力花在撰写上。面向结果的新界面在用户需要的时候清晰而条理分明地为用户提供多种工具，用户可以从收集了预定义样式、表格格式、列表格式、图形效果等内容的库中进行挑选，在用户提交更改之前就能实时而直观地预览文档中的格式，这样不仅可以节省时间，还能更充分地利用Word强大的功能。,（2）点几下鼠标即可添加预设格式的元素。Word 2007引入了构建基块，供用户将预设格

3、式的内容添加到文档中。在处理特定模板类型（如报告）的文档时，用户可以从收集了预设格式封面、重要引述、页眉和页脚等内容的库中进行挑选，从而令文档看上去更加精美。如果希望自定义预设格式的内容，或者用户经常使用相同的一段内容（如法律免责声明或客户联系信息），只须点一下鼠标，就可以从库中进行挑选，创建自己的构建基块。,（3）利用极富视觉冲击力的图形更有效地进行沟通。新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、阴影以及其他效果，使用户可以更加有效地进行相互沟通。（4）即时对文档应用新的外观。当用户的公司更新其形象时，用户可以立即在文档中进行仿效。通过使用“快速样式”和“文档主题”，可以快速更改整个文档中的文

4、本、表格和图形的外观，以便与首选的样式和配色方案相匹配。,（5）轻松避免拼写错误。下面列出了拼写检查的部分新功能。1）在Microsoft Office 2007的各个程序之间，拼写检查更加一致。如果用户在一个Office程序中更改了其中某个选项，则在Office所有其他程序组件中，该选项也会随之改变。Office除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一个对话框来管理这些词典。2）Microsoft Office 2007拼写检查包括后期修订语法词典，但是在Microsoft Office 2007中，它是一个加载项，需要单独安装。,3）拼写检查可以查找并标记某些上下文拼写错误。在W

5、ord 2007中，可以启用“使用上下文拼写检查”选项来获取关于查找和修复此类错误的帮助。当对使用英语、德语或西班牙语的文档进行拼写检查时，可以使用此选项。2放心地共享文档当用户向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，Word 2007可以帮助用户有效地收集和管理返回的修订和批注。在用户准备发布文档时，Word 2007可以帮助确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。,（1）快速比较文档的两个版本。Word 2007可以轻松找出对文档所做的更改。比较并合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。（2）查找和删除文档中的隐藏源数据和个

6、人信息。在与其他用户共享文档之前，可使用文档检查器检查文档，以查找隐藏的源数据、个人信息或可能存储在文档中的内容。文档检查器可以查找和删除以下信息：批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义XML数据，以及页眉和页脚中的信息。文档检查器可以帮助确保用户与其他用户共享的文档中不包含任何隐藏的个人信息，或用户的组织可能不希望分发的任何隐藏内容。,（3）向文档中添加数字签名或签名行。可以通过向文档中添加数字签名来帮助为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在Word 2007中，用户可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入Microsoft Office 2007

7、签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。通过使用Office文档中的签名行捕获数字签名的功能，可对合同或其他文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同，数字签名能提供精确的签署记录，并允许在以后对签名进行验证。,（4）将Word文档转换为PDF或XPS格式。Word 2007支持将文件导出为可移植文档格式（PDF）和XML纸张规范格式（XPS）等。PDF是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。当联机查看或打印PDF格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF格式也很有用。XPS是一种电子文件格

8、式，可以保留文档格式并允许文件共享。XPS格式可确保在联机查看或打印该格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。,（5）即时检测包含嵌入宏的文档。Word 2007对启用了宏的文档使用单独的文件格式（.docm），因此可以立即了解某个文件是否能运行任何嵌入的宏。（6）防止更改文档的最终版本。在与其他用户共享文档的最终版本之前，用户可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户共享的是文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能。任何人

9、都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。,3超越文档如今，随着计算机的广泛使用，用户希望将文档存储于容量小、稳定可靠且支持各种平台的文件中。为满足这一需求，Microsoft Office 2007在XML支持的发展方面实现了新的突破。基于XML的新文件格式使Word 2007文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。（1）缩小文件大小并增强损坏恢复能力。新的XML格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩减文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。,（2）将文档与业务信息连接。在日常的业务中，用户需要创建文档来交换重要的业务数据。用户可通过自动完成该沟

10、通过程来节省时间，并降低出错风险。使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统，即可创建能自我更新的动态智能文档。（3）在文档信息面板中管理文档属性。利用文档信息面板，可以在使用Word文档时方便地查看和编辑文档属性。在Word中，文档信息面板显示在文档的顶部，用户可以使用文档信息面板来查看和编辑标准的Microsoft Office文档属性，以及已保存到文档管理服务器中的文件的属性。如果使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性，则更新的属性将直接保存到服务器中。,4从计算机问题中恢复Microsoft Office 2007提供了经过改进的工具，用于在Word 2007发生问题时恢复工作成果。

11、（1）Office 诊断。Microsoft Office 2007诊断包含一系列的诊断测试，可帮助用户发现计算机崩溃的原因。这些诊断测试可以直接解决一些问题，并可以确定解决其他问题的方法。（2）程序恢复。改进了的Word 2007功能，有助于用户在程序异常关闭时避免丢失工作成果。只要可能，在重新启动后，Word就会尽力恢复原有程序状态。,4.1.2 启动Word 2007启动Word 2007的方法有很多种，最常用的有以下3种。1使用“开始”菜单栏启动（1）单击桌面左下角的“开始”按钮，弹出“开始”菜单栏。（2）选择“所有程序”“icrosoft Office”“Microsoft Offi

12、ce Word 2007”命令，如图4.1.1所示，即可启动 Word 2007。,图 4.1.1 从“开始”菜单栏启动Word 2007,2使用桌面快捷方式启动如果在Word 2007的安装过程中，根据屏幕的提示在桌面上建立了Word 2007快捷图标，用户只须双击该快捷图标，即可启动Word 2007。3直接启动在资源管理器中，找到要编辑的Word文档，直接双击此文档即可启动Word 2007。4.1.3 Word 2007的工作界面将Word 2007打开以后，就可以看到其工作界面，如图4.1.2所示。快速访问工具栏命令按钮,图4.1.2 Word 2007工作界面,Word 2007的

13、工作界面与以前版本的软件相比，有了很大的改进，下面介绍该界面中新增部分的功能。1Office按钮“Office”按钮位于Word窗口的左上角，单击该按钮，可打开Office菜单，如图4.1.3所示。用户可以在该菜单中找到原Word 2003“文件”菜单中的相关命令。2快速访问工具栏,图4.1.3 Office菜单,在默认情况下，快速访问工具栏位于Word窗口的顶部，如图4.1.4所示，使用它可以快速访问用户频繁使用的工具。用户可以将命令添加到快速访问工具栏，从而对其进行自定义，具体操作步骤如下：快速访问工具栏,图4.1.4 快速访问工具栏,（1）单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“o

14、rd 选项”选项。弹出“ord 选项”对话框，在该对话框左侧的列表中选择“自定义”选项，如图4.1.5所示。,图4.1.5“Word选项”对话框,（2）在该对话框中的“从下列位置选择命令”下拉列表中选择需要的命令，然后在其下方的列表框中选择具体的命令，单击“添加”按钮，将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”下拉列表当中。（3）添加完成后，单击“确定”按钮，即可将常用的命令添加到快速访问工具栏中。,3功能区用户界面在Office Word 2007中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含若干个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡，而且，每个选项卡的控件又细化为几个组。功能

15、区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框等，如图4.1.6所示。,图4.1.6 功能区用户界面,4上下文工具上下文工具使用户能够操作在页面上选择的对象，如图、图片或绘图。当用户选择文档汇总的对象时，相关的上下文选项卡集以强调文字颜色出现在标准选项卡的旁边，如图4.1.7所示。,图4.1.7 上下文工具,5程序选项卡当用户切换到创作模式或视图（包括打印预览）时，程序选项卡会替换标准选项卡集，如图4.1.8所示。,图4.1.8 程序选项卡,6对话框启动器对话框启动器是一些小图标，这些图标出现在某些组中。单击对话框启动器将打开对应的对话框或任务窗格，其中提供与该组相关的更多选项。

16、例如单击“段落”组中的对话框启动器，弹出对应的“段落”对话框。,4.2 Word 2007的视图方式Word 2007为用户提供了7种视图方式：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图、文档结构图和缩略图，使用这些视图方式就可以方便地对文档进行浏览和相应的操作，不同的视图方式之间可以进行切换。,1普通视图选择“视图”命令，或者直接单击“普通视图”按钮，即可切换到普通视图中，如图4.2.1所示。普通视图是Word中最常用的文本编辑视图，在普通视图中，可以输入、编辑和设置文本格式，同时可以显示几乎所有的格式信息，但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象等，而且多栏编辑的文档只能

17、显示一栏。所以，普通视图适合纯文字稿件的编辑。,图4.2.1 普通视图,2Web版式视图选择“视图”命令，或者直接单击“Web版式视图”按钮，即可切换到Web版式视图中，如图4.2.2所示。Web版式视图专门用来创作Web页。在该视图中，文档的显示就像在Web浏览器中看到的一样，用户不但可以看到Web文档的背景，而且文档会自动换行以适应窗口的大小。,3页面视图选择“视图”命令，或者直接单击“页面视图”按钮，即可切换到页面视图中，如图4.2.3所示。页面视图除了具有普通视图的功能外，还可以编辑页眉和页脚、脚注和批注，调整页边距，处理分栏和图形对象，更重要的是文档屏幕显示的效果和打印效果完全相同。

18、在页面视图方式中，不再以一条虚线表示分页，而是直接显示页边距。,图4.2.3 页面视图,图4.2.2 Web版式视图,4大纲视图选择“视图”命令，或者直接单击“大纲视图”按钮，即可切换到大纲视图中，如图4.2.4所示。大纲视图用于显示、修改或创建文档的大纲。切换到大纲视图方式后，系统将自动打开“大纲”工具栏，该工具栏中包含了大纲视图中最常用的工具按钮。5阅读版式视图选择“视图”命令，或者直接单击“阅读版式视图”按钮，即可切换到阅读版式视图中，如图4.2.5所示。阅读版式视图为阅读文章提供了一个很好的视图界面，在缩小页面的同时不改变文字的大小。,图4.2.4 大纲视图 图4.2.5 阅读版式视图

19、,6文档结构图文档结构图在一个单独的窗格中显示文档标题，用户可以通过文档结构图在整个文档中快速浏览并定位特定的文档内容。在功能区用户界面中的“视图”选项卡中，选中“显示/隐藏”组中的“文档结构图”复选框，即可切换到文档结构图中，如图4.2.6所示。将鼠标指针指向窗格之间的分隔条上，当指针变为双向箭头时，按住鼠标左键并拖动，即可调整文档结构图窗格的大小。在文档结构图中，可以控制显示标题的级别。在文档结构图中单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择要显示的标题级别即可，如图4.2.7所示。,图4.2.6 文档结构图 图4.2.7 级别菜单,7缩略图在Word 2007中还可以查看文档缩略图。在文档缩略

20、图左边直接选择需要查看的缩略图，可迅速地查看相应的页面，提高了用户的工作效率。在功能区用户界面中的“视图”选项卡中，选中“显示/隐藏”组中的“缩略图”复选框，即可查看文档的缩略图，如图4.2.8所示。,图4.2.8 缩略图,4.3 文档的创建和编辑字处理软件经过多年的发展和完善，已经成为目前应用最广泛的软件产品之一。在学习了Word的基本知识之后，本节将介绍文档的创建和编辑。创建和编辑文档是Word 2007中最基本的操作。,4.3.1 创建新文档创建新文档是编辑Word文档的第一步，在Word 2007中，可以通过多种方式创建新文档。1使用模板新建文档模板是按照一定规范建立的文档，已经在文档

21、中填充了固定的内容，并且调整好了格式。使用模板新建文档，可以快速创建具有一定格式和内容的文档，大大减轻用户的工作量。,使用模板新建文档的具体操作步骤如下：（1）选择“新建”命令，弹出“新建文档”对话框，如图4.3.1所示。（2）在该对话框左侧“模板”列表框中选择“空白文档和最近使用的文档”选项，然后在对话框右侧的列表框中选择“空白文档”选项，单击“创建”按钮，即可创建一个空白文档。2根据“已安装的模板”文档根据“已安装的模板”新建文档的具体操作步骤如下：,图4.3.1“新建文档”对话框 图4.3.2 已安装的模板,（1）单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“新建”选项，弹出“新建文

22、档”对话框。（2）在该对话框左侧的“模板”列表框中选择“已安装的模板”选项，在对话框的右侧将显示已安装的模板，如图4.3.2所示。（3）在“已安装的模板”列表框中选择需要的文档模板，单击“新建”按钮，即可根据已安装的模板创建新文档。如图4.3.3所示即为根据平衡报告模板创建的文档。,图4.3.3 根据模板创建的文档,4.3.2 根据“我的模板”新建文档根据“我的模板”新建文档的具体操作步骤如下：（1）单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“新建”选项，弹出“新建文档”对话框。（2）在该对话框左侧的“模板”列表框中选择“我的模板”选项，弹出“新建”对话框，如图4.3.4所示。（3）在该

23、对话框中选择需要的模板，单击“确定”按钮，即可根据用户创建的模板来创建新文档。,图4.3.4“新建”对话框,4.3.3 保存文档新建的文档必须执行保存操作后才能储存在电脑磁盘中，同时在输入文档的过程中也应随时保存文档，以避免因停电或死机造成文档数据丢失。Word 2007为用户提供了多种保存文档的方法，而且具有自动保存功能，可以最大限度地保护因意外而引起的数据丢失。1保存新建文档保存新建文档的具体操作步骤如下：（1）单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“保存”选项，弹出“另存为”对话框，如图4.3.5所示。,图4.3.5“另存为”对话框,（2）在该对话框中的“保存位置”下拉列表中选

24、择要保存文件的文件夹位置。在“文件名”下拉列表中输入文件的名称；在“保存类型”下拉列表中选择保存文件的格式。2保存已有文档如果文档已存在，用户需要在修改后进行保存，可采用以下两种方法：（1）在原有位置保存。在对已有文档修改完成后，单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“保存”选项，Word 2007将修改后的文档保存到原来的文件夹中，修改前的内容将被覆盖，并且不再弹出对话框。,图4.3.6“另存为”对话框,（2）另外保存。如果需要将已有的文档保存到其他的文件夹中，可以修改完文档之后，单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，如图4.3.6所

25、示。在该对话框中的“保存位置”下拉列表中重新选择文件的保存位置，在“文件名”下拉列表中输入文件的名称，在“保存类型”下拉列表中选择文件的保存类型，最后单击“保存”按钮即可。,3自动保存文档Word 2007可以按照某一固定时间间隔自动对文档进行保存，这样可大大减少断电或死机时由于来不及保存文档而造成的损失。设置“自动保存”的具体操作步骤如下：（1）单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“Word 选项”选项，弹出“Word 选项”对话框。单击“保存”标签，打开“保存”选项卡，如图4.3.7所示。,图4.3.7“保存”选项卡,（2）在该选项卡的“保存文档”选区中的“将文件保存为此格式”

26、下拉列表中选择文件保存的类型。（3）选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在其后的微调框中输入保存文件的时间间隔。（4）在“自动恢复文件位置”文本框中输入保存文件的位置，或者单击“浏览”按钮，在弹出的“修改位置”对话框中设置保存文件的位置。（5）设置完成后，单击“确定”按钮，即可完成文档自动保存的设置。,4.3.4 打开文档将文档保存在电脑硬盘中后，可将其打开进行浏览或编辑。在Word 2007中打开文档有多种方法，这里介绍两种较常用的方法。1使用“打开”对话框打开文档使用“打开”对话框打开文档的具体操作步骤如下：（1）单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“打开”选项，弹出“打

27、开”对话框，如图4.3.8所示。,图4.3.8“打开”对话框,（2）在“查找范围”下拉列表中选择文档所在的位置，然后在文件列表中选择需要打开的文档。（3）在“文件类型”下拉列表中选择所需的文件类型。（4）单击“打开”按钮打开需要的文档。2利用Word的记忆功能打开最近使用过的文档Word 2007具有强大的记忆功能，它可以记忆最近几次使用的文档。单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单右侧列出的最近使用的文档中单击需要打开的文档即可，如图4.3.9所示。,图4.3.9 最近使用过的文档,4.3.5 关闭文档编辑完一篇文档后应关闭它，以免占用屏幕空间。一般退出Word 2007后即可关闭文档，

28、但这样会关闭所有Word文档，如果只需要关闭某个文档，可采用以下方法中的任意一种：（1）单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“关闭”选项。（2）单击“标题栏”右侧的“关闭”按钮。（3）按快捷键“Alt+F4”。,4.3.6 输入文本创建空白文档后，就可以在文档中输入文本。输入的文本将显示在插入点处，插入点自动向右移动。当输入完一行时，Word 2007将自动换行。如果用户需要另起一段，按回车键即可。1定位插入点在对文本进行输入和编辑之前，必须先将插入点定位到所需的位置。定位插入点的方法主要有使用鼠标定位和使用键盘定位两种。,（1）使用鼠标定位。使用鼠标定位是最简单的定位方法。使用鼠

29、标拖动垂直滚动条和水平滚动条到要定位的文档页面，然后在需要的位置单击鼠标左键，即可定位插入点。（2）使用键盘定位。使用键盘可准确快速地定位插入点，如表4.1所示为定位插入点的快捷键列表。,表4.1 定位插入点的快捷键列表,2插入符号用户在文本的输入过程中，有时需要插入一些在键盘上没有的符号和特殊字符，此时可以使用“符号”对话框在文档中插入这些符号，具体操作步骤如下：,（1）将插入点定位到文档中需要插入符号的位置。（2）选择“插入”“符号”命令，弹出“符号”对话框，如图4.3.10所示。,图4.3.10“符号”对话框,（3）在该对话框中的下拉列表中选择所需的字体；在下拉列表中选择所需的选项。（4

30、）在列表框中选择需要的符号，单击“插入”按钮，即可在插入点位置插入该符号。（5）此时对话框中的“取消”按钮变为“关闭”按钮，单击该按钮关闭对话框。3插入日期和时间在文档中插入日期和时间的具体操作步骤如下：,（1）将插入点定位到要插入日期和时间的位置。（2）选择“插入”“日期和时间”命令，弹出“日期和时间”对话框，如图4.3.11所示。,图4.3.11“日期和时间”对话框,（3）在该对话框中的“语言（国家/地区）”下拉列表中选择一种语言；在“可用格式”列表框中选择一种日期和时间格式。（4）设置完成后，单击“确定”按钮即可。4.3.7 选定文本选定文本是对文本进行复制、移动和删除等编辑操作的基础。

31、Word 2007为用户提供了使用鼠标和键盘两种选定文本的方法。,1使用鼠标选定文本使用鼠标选定文本是最基本的选择方法。将鼠标指针定位在文档窗口左边的空白区域，当鼠标指针变为形状时，单击鼠标即可选择一行文本，单击并拖动鼠标可选择多行文本。2使用键盘选定文本Word 2007提供了一套使用键盘选择文本的方法，主要通过按“Ctrl”“Shift”和方向键来实现。使用键盘选定文本的快捷键如表4.2所示。,表4.2 使用键盘选定文本的快捷键,4.3.8 复制、移动和删除文本用户在文档的编辑过程中，有时还需要对文本进行复制、移动和删除操作。1复制文本复制文本的具体操作步骤如下：（1）选定要复制的文本。（

32、2）单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，或者单击鼠标右键选择“复制”命令。（3）将光标定位在目标位置，单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，或者按“Ctrl+V”快捷键粘贴文本。,2移动文本移动文本的具体操作步骤如下：（1）选定要移动的文本。（2）将光标移动到选定的文本上，按住鼠标左键将该文本块拖到目标位置，然后释放鼠标，即可将文本移动到新的位置。3删除文本在编辑文本的过程中，有时会输入多余或错误的内容，此时就要对其进行删除操作。删除文本的具体操作步骤如下：,（1）按“Back Space”键删除光标左边的一个字符。（2）按“Delete”键删除光标右边的一个字符。（3）如果要删除一段文本，须先

33、选定要删除的文本，然后按“Delete”键。或者使用快捷键“Ctrl+X”剪切掉内容。4.3.9 查找与替换Word强大的查找和替换功能不仅可以查找并且有选择地替换文本，还可以对带格式和样式的文本、特殊符号和特定格式进行查找和替换。,1查找选择“开始”“查找”命令，弹出如图4.3.12所示的“查找和替换”对话框，默认打开“查找”选项卡。在“查找内容”框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，即可在文档中查找第一处符合条件的文本，如果要继续查找，再单击“查找下一处”按钮即可。当查找结束时，系统将弹出如图4.3.13所示的提示框，单击“确定”按钮即可。,图4.3.12“查找和替换”对话框 图4

34、.3.13 提示框,2替换在文档中替换某个单词或短语的具体操作步骤如下：（1）选择“开始”“替换”命令，弹出如图4.3.15所示的“查找和替换”对话框，默认打开“替换”选项卡。,图4.3.15“查找和替换”对话框,（2）在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的文本内容。（3）如果要全部替换，单击“全部替换”按钮即可；如果要选择性地替换，可以连续单击“查找下一处”按钮，直至替换完为止。（4）单击“更多”按钮，还可以打开替换的高级选项，做进一步的替换设置。,4.4 格式的设置一篇文章在录入完成后，还需要对文字及其格式进行设置，例如设置字体、字号、字形、字符间距、特殊

35、效果等。这些都要运用到Word中的格式设置。1设置字体给文字设置适当的字体，可以使文档的内容更加清晰，其具体操作步骤如下：（1）选定要设置字体的文本。,（2）单击“字体”中的下三角按钮，弹出“字体”下拉列表，如图4.4.1所示。（3）在该下拉列表中选择所需的字体，例如选择“隶书”选项，效果如图4.4.2所示。,图4.4.1“字体”下拉列表 图4.4.2 设置字体效果,2设置字号除了可以设置字体外，还可以设置文字的字号，使整个文档看起来错落有致，其具体操作步骤如下：（1）选定要设置字号的文本。（2）单击“字号”中的下三角按钮，弹出“字号”下拉列表，如图4.4.3所示。（3）在该下拉列表中选择合适

36、的字号，选定后单击即可，效果如图4.4.4所示。,图4.4.3“字号”下拉列表 图4.4.4 设置字号效果,3设置字形为文字设置字形包括加粗、倾斜和下画线等设置，其具体操作步骤如下：（1）选定要设置字形的文本。（2）单击“开始”选项卡中“字体”栏中的“加粗”按钮、“倾斜”按钮或“下画线”按钮，可以为文章中的不同文本设置字形，效果如图4.4.5所示。,图4.4.5 设置字形效果,4设置字符间距在某些情况下，排版某些文档时，还需要对文档设置字符间距，例如在该文档中有一行文字只有一个汉字，这样文章显得排列不均匀，这时就可以给该段文字设置字符间距来改变这种情况，其具体操作步骤如下：（1）选定要设置字符

37、间距的文本。（2）单击右键，在弹出的菜单中选择“字体”命令，弹出“字体”对话框。单击“字符间距”标签，打开“字符间距”选项卡，如图4.4.6所示。,图4.4.6“字符间距”选项卡,（3）在“缩放”下拉列表中可以设置文字的缩放效果。（4）在“间距”下拉列表中可以设置文字与文字之间的间距，其中有3种间距类型（标准、加宽和紧缩），选择其中一种，然后在后面的“磅值”微调框中输入具体的数值。（5）在“位置”下拉列表中可以设置文字的具体位置，其中有3种类型（标准、提升和降低），选择其中一种，同样也可以在“磅值”微调框中输入具体的数值。（6）设置完成后，单击“确定”按钮，效果如图4.4.7所示。,图4.4.

38、7 设置字符间距效果,4.4.1 设置段落格式除了可以给文档中的文字设置格式以外，还可以给文档中的段落设置格式，以达到文字与段的和谐统一。设置段落格式主要包括设置对齐方式、缩进和间距。1设置对齐方式Word 2007中的对齐方式主要有两端对齐、居中对齐、分散对齐、左对齐和右对齐4种方式。在默认情况下，文档中的段落是左对齐的。居中对齐是使段落处于文档的中间位置。分散对齐是使段落中的文本两边均对齐。两端对齐可以调整文字的水平间距，使其均匀分布在左右页边距之间。右对齐是使段落处于文档的右边界。如果要对文档设置对齐方式，其具体操作步骤如下：,（1）选定要设置对齐方式的段落。（2）打开“开始”选项卡，在

39、“段落”组中单击“段落”对话框启动器，弹出“段落”对话框。打开“缩进和距离”选项卡，如图4.4.8所示。（3）在“常规”选区中的“对齐方式”下拉列表中选择合适的对齐方式。（4）设置完成后，单击“确定”按钮即可。,图4.4.8“缩进和间距”选项卡,2设置缩进设置段落的缩进可以使文档中段落与段落之间富有层次感。设置段落缩进的具体方法有3种，即分别利用“段落”对话框、标尺和按钮进行设置。（1）利用“段落”对话框设置。如果要用“段落”对话框对文档设置缩进，可以按照以下操作步骤进行：1）选定要设置段落缩进的段落。2）打开“开始”选项卡，在“段落”组中单击“段落”对话框启动器，弹出“段落”对话框。,3）在

40、“缩进”选区中的“左”和“右”微调框中设置所需的缩进量。4）在“特殊格式”下拉列表中选择两种缩进方式（首行缩进和悬挂缩进）中的一种，选定后在“度量值”微调框中设置它的具体缩进量。5）设置完成后，单击“确定”按钮，效果如图4.4.9所示。,图4.4.9 设置缩进效果,（2）利用标尺设置。在Word 2007的窗口中直接显示了标尺，如图4.4.10所示。在标尺的水平方向有4个小滑块可以设置段落的缩进，分别是左缩进、悬挂缩进、首行缩进和右缩进。如果要利用标尺设置缩进，可以按照以下操作步骤进行。首行缩进悬挂缩进,图4.4.10 水平标尺,1）首先选定要设置段落缩进的段落。2）用鼠标拖动4个滑块中的任意

41、一个，就可以按照指定的缩进方式进行缩进量的调整。例如拖动“左缩进”滑块，可以调整各段左缩进的位置；拖动“悬挂缩进”滑块，可以调整选定段中除第一行以外其他行的缩进位置；拖动“右缩进”滑块，可以调整各段右缩进的位置；拖动“首行缩进”滑块，可以调整选定段中第一行的缩进位置。如果要精确设置缩进量，可以在拖动滑块的同时按住“Alt”键。,（3）利用按钮设置。打开“开始”选项卡，在“段落”组中单击“减小缩进量”按钮和“增加缩进量”按钮，也可以设置段落的缩进，其具体操作步骤如下：1）选定要设置段落缩进的段落。2）打开“开始”选项卡，在“段落”组中单击“减小缩进量”按钮，可以使该段增加一个汉字的位置；单击“增

42、加缩进量”按钮，可以使该段减少一个汉字的位置。,3设置间距在Word 2007中，除了设置段落中文字之间的间距，还可以设置段落与段落之间的间距、行与行之间的间距，其具体操作步骤如下：（1）选定要设置段落间距和行间距的文档内容。（2）打开“开始”选项卡，在“段落”组中单击“段落”对话框启动器，弹出“段落”对话框。（3）在“间距”选项区中的“段前”和“段后”微调框中输入所需的段前值、段后值。,（4）在“行距”下拉列表中选择所需的行距，其中有6种样式可供选择，分别为单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距。也可以在“设置值”微调框中输入具体的数值。（5）设置完成后，单击“确定”按钮

43、，效果如图4.4.11所示。,图4.4.11 设置间距效果,4.4.2 添加边框与底纹在Word 2007中，可以给文字添加适当的边框和底纹，在某些情况下，为了强调某个段落，还可以给该段落设置边框与底纹。1添加边框如果要给某个段落添加边框，其具体操作步骤如下：（1）选定要添加边框的段落。（2）打开“页面布局”选项卡，在“页面背景”组中单击“页面边框”按钮，弹出“边框和底纹”对话框，如图4.4.12所示。,（3）在“设置”选区中选择边框的样式，例如选择“方框”样式；在“样式”列表框中任意选择一种线型；在“颜色”下拉列表中选择边框的颜色；在“宽度”下拉列表中选择该线型的宽度；在“应用于”下拉列表中

44、选择要应用的文字或段落。（4）设置完成后，单击“确定”按钮，添加的边框效果如图4.4.13所示。,图4.4.12“边框和底纹”对话框 图4.4.13 添加边框效果,2添加底纹如果要给某个段落添加底纹，其具体操作步骤如下：（1）选定要添加底纹的段落。（2）打开“页面布局”选项卡，在“页面背景”组中单击“页面边框”按钮，弹出“边框和底文”对话框，打开“底纹”选项卡。（3）在“填充”选项区中选择填充颜色。（4）在“图案”选项区中的“样式”下拉列表中选择图案的样式。（5）在“应用于”下拉列表中选择“段落”选项。（6）设置完成后，单击“确定”按钮，添加底纹效果如图4.4.14所示。,图4.4.14 添加

45、底纹效果,4.4.3 设置首字下沉首字下沉经常出现在一些报刊、杂志上，一般位于段落的首行。要设置首字下沉，其具体操作步骤如下：（1）将光标置于要设置首字下沉的段落中。（2）在“插入”选项卡中单击下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“首字下沉选项”选项，弹出“首字下沉”对话框，如图4.4.15所示。（3）选择“首字下沉选项”命令，在“位置”选项组中选择一种首字下沉的样式，如“下沉”。,（4）在“选项”选项组中的“字体”下拉列表中选择一种所需的字体，如“华文新魏”；在“下沉行数”微调框中根据需要调整下沉的行数，如默认的“3行”；在“距正文”微调框中根据需要设置距正文的距离，如默认的“0厘米”。（5）单

46、击“确定”按钮即可，效果如图4.4.16所示。,图4.4.15“首字下沉”对话框 图4.4.16 设置首字下沉效果,如果要取消首字下沉，其具体操作步骤如下：（1）选中段落中设置的首字下沉。（2）在“插入”选项卡中单击下拉按钮，在列表中选择“无”选项即可。,4.5 插入图形文档中如果只是简单的文字和表格，会显得非常单调，这时就可以给文档导入图片，设置环绕方式，插入艺术字或自选图形等。4.5.1 插入图片插入图片有两种方法，即插入文件中的图片和插入剪贴画。1插入文件中的图片插入文件中的图片的具体操作步骤如下：（1）将插入点定位在要插入图片的位置。（2）打开“插入”选项卡，在“插图”组中单击按钮，弹

47、出“插入图片”对话框，如图4.5.1所示。,图4.5.1“插入图片”对话框,（3）在“查找范围”下拉列表中选择图片的存放路径。（4）选择要插入的图片，单击“插入”按钮即可。2插入剪贴画插入剪贴画的具体操作步骤如下：（1）打开“插入”选项卡，在“插图”组中单击按钮，打开“剪贴画”任务窗格，如图4.5.2所示。（2）在“剪贴画”任务窗格的“搜索文字”文本框中输入描述所需剪贴画的词或词组，或输入剪贴画文件的全部或部分文件名，例如输入“办公用品”。,（3）单击“搜索”按钮，在结果列表中将显示搜索到的内容，如图4.5.3所示。（4）在结果列表中，单击剪贴画即可将其插入到文档中。,图4.5.2“剪贴画”任

48、务窗格 图4.5.3 显示搜素到的结果,4.5.2 插入艺术字在Word 2007中，用户可以将艺术字添加到文档中，以制作出装饰性效果。插入艺术字的操作步骤如下：（1）将光标定位在要插入艺术字的文档中。（2）打开“插入”选项卡，在“文本”组中单击按钮，弹出如图4.5.4所示的艺术字样式列表框。（3）在该列表框中选择一种艺术字样式，弹出“编辑艺术字文字”对话框，在“文本”文本框中输入艺术字文本，并设置文本的字体和字号，如图4.5.5所示。,图4.5.4 艺术字样式列表框 图4.5.5“编辑艺术字文字”对话框,（4）单击“确定”按钮即可，效果如图4.5.6所示。用户还可以填充艺术字或更改其轮廓，从

49、而增加艺术字文字的深度或突出效果。在更改文字的填充颜色时，还可以向该填充添加纹理、图片或渐变（渐变是颜色和底纹的逐渐过渡，通常是从一种颜色过渡到另一种颜色，或者从一种底纹过渡到同一颜色的另一种底纹），如图4.5.7所示即为添加胡桃纹理的效果。,图4.5.6 插入艺术字效果 图4.5.7 胡桃纹理效果,08奥运欢迎您,08奥运欢迎您,轮廓是文字或艺术字周围的边框。在更改文字的轮廓时，还可以调整线条的颜色、粗细和样式。如图4.5.8所示即为添加圆点轮廓的效果。,图4.5.8 圆点轮廓效果,08奥运欢迎您,4.5.3 创建SmartArt图形在Word 2007中，用户可以通过使用不同的布局来创建S

50、martArt图形。SmartArt图形包括图形表、流程图以及更为复杂的图形，如维恩图、组织结构图等。创建SmartArt图形的具体操作步骤如下：（1）打开“插入”选项卡，在“插图”组中单击按钮，弹出“选择SmartArt图形”对话框，如图4.5.9所示。（2）在该对话框中选择SmartArt图形的类型和布局，选择好后单击“确定”按钮。,图4.5.9“选择SmartArt图形”对话框,（3）执行下列操作之一，在SmartArt图形中输入文字：1）单击SmartArt图形中的一个形状，输入文本。2）单击“文本”窗格中的“文本”，输入文字。3）从其他程序复制文字，单击“文本”，粘贴到“文本”窗格中