图解Excel打印技巧.ppt
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1、1,图解Excel超实用打印技巧,打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务,这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些Excel中实用的打印技巧。仔细学习并使用这些技巧,可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。学习目标:一、在每一页上都打印行标题或列标题 二、只打印工作表的特定区域 三、将数据缩印在一页内 四、将报表打印在指定的几页内 五、打印设定的工作表背景 六、打印工作表中的零值 七、不打印工作中的错误值 八、打印出工作表中的公式,2,一、在每一页上都打印行标题或列标题(1),在Excel工作表中,第一行通常存放这各个字段的名称,如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、
2、“公司名称”等等,我们把这行数据称为标题行(标题列依此类推)。当工作表的数据过多超过一页时,打印出来只有第一页有行标题,这样阅读起来不太方便。用下面方法可以让每一页都打印行标题:进入要打印的工作表,选择菜单“文件页面设置”命令,在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡,然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮,对话框缩小为一行,并返回Excel编辑界面,用鼠标单击一下标题行所在的位置(图 1),再单击回车即可。,3,一、在每一页上都打印行标题或列标题(2),这时对话框恢复原状,可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图 2),核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的
3、该工作表的每一页都会出现行标题了。说明:列标题的设置可仿照操作。若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字,列标为标识每列的字母),勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。,4,二、只打印工作表的特定区域(1),在实际的工作中,我们并不总是要打印整个工作表,而可能只是特定的区域,那么应该如何设置呢?请跟着下面的方法进行。(一)、打印特定的一个区域 如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。方法1:先选择需要打印的工作表区域,然后选择菜单“文件打印”命令,在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区,勾选“选定区域”单选框(图 3),再单击“确定”即可。,5,二、只打印工作表的
4、特定区域(2),方法2:进入需要打印的工作表,选择菜单“视图分页预览”命令,然后选中需要打印的工作表区域,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图 4)。说明:方法1适用于偶尔打印的情形,打印完成后Excel不会“记住”这个区域。而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形,因为打印完成后Execl会记住这个区域,下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件打印区域取消打印区域”命令,让Excel取消这个打印区域。,6,二、只打印工作表的特定区域(3),(二)、打印特定的几个区域 如果要打印特定的几个区域,和上面的方法对应,也有两种方法。方法1:开始时,按住
5、Ctrl键,同时选中要打印的几个区域,后面的操作与上面的方法1相同。方法2:在分页预览视图下,用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后,再选择要打印的第二个区域,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图 5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。说明:用方法2设置的打印区域,Excel会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置,执行菜单“文件打印区域取消打印区域”命令即可。,7,三、将数据缩印在一页纸内(1),这个技巧主要运用于如下的情形:1、当数据内容超过一页宽时,Excel总是先打印左半部分,把右半部分单独放在后面的新页中,但是右半部分数据并不多,可能就是一两列。2、当
6、数据内容超过一页高时,Excel总是先打印前面部分,把超出的部分放在后面的新页中,但是超出的部分并不多,可能就是一两行。上面的情况不论是单独出现或同时出现,如果不进行调整就直接进行打印,那么效果肯定不能令人满意的,而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。(一)、通过“分页预览”视图调整 进入需要调整的工作表,选择菜单“视图分页预览”命令,进入“分页预览”视图(图 6)。,8,三、将数据缩印在一页纸内(2),从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线,这条线就是垂直分页符,它右边的部分就是超出一页宽的部分,下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚
7、线处,鼠标指针变为左右双箭头(图 7),这时按住鼠标左键,拖拉至G列右边缘处放开即可。,9,三、将数据缩印在一页纸内(3),调整后的效果如图8所示,可以看到原来的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合,表示垂直分页符被重新设定,这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内。水平分页符的设定方法完全一致,可以仿照操作。,10,三、将数据缩印在一页纸内(4),(二)、通过“页面设置”对话框调整 通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表,选择菜单“文件页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,选择“页面”选项卡。然后点选“缩放”区的“调整为”单选框,在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”
8、页高(图 9),单击“确定”按钮即可。,11,四、将报表打印在指定的几页内,当数据的内容比较长时,打印出来的纸张可能有很多页,当然,这些页之间的分隔,都是Excel默认为我们添加的。但是实际情况中,我们可能希望Excel能够以自己的分页标准来打印,下面介绍一下处理的方法。具体操作之前,我们打开“页面设置”对话框,进入“页面”选项卡,确认一下“缩放”区域,选中的是“缩放比例”单选框。如果这里选择了“调整为”单选框,后面的操作Excel就会不听话了。根据Excel会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理,下面我们做两件事:一是在我们需要分页的地方插入一个空白行;二是将由空白行分开的每一页都设置
9、为打印区域。这两件事做好后,再执行打印命令就可以得到我们要求的效果了。具体操作步骤如下:在我们需要分页的位置插入空白行。所有空白行插入好后,按住Ctrl键,同时选中需要打印的各页数据,注意不要选中空白行。然后选择菜单“文件打印区域设置打印区域”命令,再选择菜单“文件页面设置”命令,进入“页面”选项卡,点选“缩放”区的“调整为”单选框,输入所需的页数,单击“确定”按钮即可(图 10)。,12,五、打印设定的工作表背景,有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯,这样可以为工作表的外观增色不少。但是当执行打印命令,把工作表打印到纸上时,发现Excel并没有打印这个背景。如果你还没有上面的经历,
10、可以马上试验一下:随便在工作表中输入一些数据,然后选择菜单“格式工作表背景”命令,打开“工作表背景”对话框,随便选择一幅图片作为该工作表的背景,然后执行“打印预览”命令,发现效果图中没有背景的任何痕迹,真的很遗憾啊!。如果我们一定需要在Excel中打印插入的图片,该怎么操作呢?下面提供一种方法。进入需要插入图片的工作表,选择菜单“插入图片来自文件”命令,打开“插入图片”对话框,然后通过该对话框插入恰当的图片即可。用这种方法插入的图片就会被Excel打印。值得一提的是,为了使打印出来的工作表更加美观,可以通过设置单元格的填充色,因为单元格的填充色会被Excel打印。,13,六、不打印工作表中的零
11、值,有些工作表中,如果认为把“0”值打印出来不太美观,可以进行如下设置,避免Excel打印“0”值。选择菜单“工具选项”命令,打开“选项”对话框,进入“视图”选项卡,把“窗口选项”区的“零值”复选框的勾去掉(图 11),单击“确定”按钮后,返回Excel编辑窗口,可以看到工作表中的所有零值都变成了空白单元格,再执行“打印”命令,零值单元格就不会被打印出来。,14,七、不打印工作中的错误值,当在工作表中使用了公式或者函数之后,有些时候难免会出现一些错误提示信息,如果把这些错误信息也打印出来就非常不雅了。要避免将这些错误提示信息打印出来,可以按照下面的方法进行设置。选择菜单“文件页面设置”命令,打
12、开“页面设置”对话框,进入“工作表”选项卡,在“打印”区单击“错误单元格打印为”下拉框,选择“空白”项(图 12),最后单击“确定”按钮,这样在打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。,15,八、打印工作表中的公式,一般情况下,我们是不需要打印公式内容的,但是某些特殊情况下,为了方便我们对计算公式进行分析,我们可以把公式内容打印出来。进行如下的设置即可。打开如图11的对话框,勾选“窗口选项”区的“公式”复选框(图 13),单击“确定”按钮后返回Excel编辑窗口,可以看到所有的公式都显示出来了,此时再打印工作表,就会把工作表中所有的公式内容都打印出来。说明:使用快捷键“Ctrl”可以快速地在
13、公式和计算结果之间进行切换。要打印公式,切换到公式显示时,执行打印命令即可。,16,Excel 2003轻松套打报表(1),1.扫描表格 把原表格放入扫描仪,扫描分辨率设定为100dpi、缩放比设为100、模式为黑白文本。在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近表格边框,你也可以在扫描后再用图形处理软件进行修剪,去除表格周围的空白,再将扫描的图像处理后保存好。如果在表格外也要填写的话,那么在扫描前最好先用铅笔在原表格上画一个边框,作为扫描后修剪和量取页边距的依据。2.设置背景 启动Excel 2003,单击菜单栏的“格式/工作表/背景”,打开工作表背景对话框,找到刚才保存的表格图像,设定为背景。
14、单击工具栏上显示比例的下拉列表框,在框中直接输入105后回车,把显示比例设定为105%。注意:这里105%的比例是这样得来的。在纸上画一个边长10厘米的正方形,扫描后设为电子表格背景,此时比例为100%,用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景正方形完全重合的矩形,打印出来。量得打印出正方形边长为10.5厘米,除以原正方形的边长10厘米,可得比例为105%。另外,你也可以在Excel中画一个边长为10厘米的正方形,再试着慢慢调整比例,使它与背景正方形重合,亦不难得到相应的比例。,17,Excel 2003轻松套打报表(2),3.定位填写 通过拖动行、列标题的边界调整行高或列宽,再配合使用格式工
15、具栏中的“合并及居中”按钮,调整表格线使它与背景表格的表格线重合(也不必很准确,只要能让文字填写在所需位置就可以)。对于大量等高(宽)的行(列),全部选中并从菜单样中的“格式/行/行高(列/列宽)”中直接输入数值会更快些。然后在相应单元格里输入数据、文字或公式引用(如图),记住千万不要设置单元格边框,这样一张表格就做好了。,18,Excel 2003轻松套打报表(3),4.页面设置 单击菜单栏中的“文件/页面设置/页边距”,用尺子量取原表格纸中表格边框到纸张左边和上边的距离,把量取的尺寸直接输入页面设置对话框中相应的左、上页边距中,右、下边距则要设小一点,让整张表格都可以打印出来就行了。单击“
16、选项”按钮,进入打印机设置界面自定义纸张尺寸,直接输入纸张的尺寸,这当然也要直接用尺子测量。部分打印机设置中可能没有自定义纸张尺寸的功能,此时我们只要从“文件/页面设置/页面/纸张大小”中选一个比实际纸张大点的纸张尺寸,一般也可以正常打印。5.打印输出 现在可以把原表格纸放入打印机打印了,如果以上操作均无误的话,一般无须调整即可一次成功。即使出现水平或垂直移位,也只要直接量取偏移值,然后增减到相应的上、左页边距中即可。在此我们设置为背景的表格虽然在屏幕上可以看到,但是并不会被打印出来,所以无须考虑。这种套打表格的方法特别适用于打印大量的相关表格。像财务、税务和统计这三种报表中的数据都是密切相关
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