办公软件操作培训.ppt
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1、OFFICE 2007入门培训,生产部2016-11-16,OFFICE2007,EXCEL2007,EXCEL,OFFICE2007新特性,工作界面,整体布局介绍:,功能区布局,功能区有三个部分组成。选项卡 功能区顶部有七个选项卡。组 每个选项卡都包含一些组。命令 命令是指按钮、用于输入信息的框或菜单。,“开始”选项卡,“开始”选项卡包含七个组:剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格、编辑。其中样式组中 套用格式和单元格样式都提供了丰富的格式样本。在编辑组中提供了常用函数、排序和筛选、查找和选择等常用功能命令,便于用户使用。,“插入”选项卡,“插入”选项卡包含六个组:表、插图、图表、链接
2、、文本、特殊符号。其中插图组中 SmartArt图形是您的信息的视觉表示形式,您可以从多种不同布局中进行选择,从而快速轻松地创建所需形式,以便有效地传达信息或观点。,“页面布局”选项卡,“页面布局”选项卡包含五个组:主题、页面设置、调整为合适大小、工作表选项、排列。页面布局主要用于打印时进行格式的调整。,“公式”选项卡,“公式”选项卡包含四个组:函数库、定义的名称、公式审核、计算。“函数库”对各种类别的函数进行了一个分类,使用户能够方便快捷的找到所需函数,excel2007 较2003版本提供一些新函数,如countifs,sumifs等。,“数据”选项卡,“数据”选项卡包含五个组:获取外部数
3、据、连接、排序和筛选、数据工具、分级显示。在数据选项卡中,提供了排序和筛选,数据合并计算,组合,分类汇总等常用功能。,“审阅”选项卡,“审阅”选项卡包含四个组:校对、中文繁简转换、批注、更改。在审阅选项卡中,提供了一些文字处理功能。,“视图”选项卡,“视图”选项卡包含五个组:工作薄视图、显示/隐藏、显示比例、窗口、宏。在窗口组中,提供了冻结、拆分等功能。,使用键盘操作功能区,例如,在EXCEL中可使用按键提示居中对齐文本。1.按Alt 可以显示键提示。2.然后按H选择开始选项卡。3.按A,然后在“对齐”组中按C以居中对齐所选文本。,OFFICE按钮,通过使用“office 按钮”可以打开或创建
4、excel工作薄。点击右下方的EXCEL选项可以对工作表进行各项设置。,更丰富的模板,新建EXCEL2007时有更加丰富的模板以供下载选择。,另存为功能,点击office按钮,另存为,可保存为PDF或XPS格式。同时也可以保存为EXCEL97-2003等版本。,快速访问工具栏,Excel 2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮,方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮,可以执行相应的功能,也可以在后面的下拉菜单中自定义快速访问工具。,输入与编辑数据,数据的快速填充方法,填充一系列数字、日期或其他项目。,在同一行或列中填充数据。,同步录入,1、选中工作表中需要录入相同内容的单元格2、
5、录入内容3、按住ctrl键,单击回车,选择性粘贴的应用,粘贴值:1.选择需要复制的单元格,复制2.选择需要复制的目的单元格3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中,单击“粘贴值”,选择性粘贴的应用,粘贴运算:1.在任一空白单元格录入1000,复制该单元格2.选择需要运算范围3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中,单击“选择性粘贴”,选择“运算”中的“除”,单击确定。,选择性粘贴的应用,表格转置:1.选择原始数据表,复制2.选中要粘贴位置3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中,单击“转置”,数据的分析和管理,排序,对数据清单排序:如果按照单列的内容进行排序,可以直接“开始”选项卡的“编辑”组中完成排序操
6、作。如果要对多列内容排序,则需要在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中进行操作。,数据的高级排序:数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序,这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。,排序,筛选,自动筛选:自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。,自定义筛选:使用Excel 2007中自带的筛选条件,可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时,也可以根据需要自定义筛选条件。,筛选,筛选,数据的高级筛选:使用高级筛选功能,必须先建立一个条件区域,用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选
7、条件的字段名,这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。,删除重复值,选择单元格区域,在“数据”选项卡上的“数据工具”组中单击“删除重复项”。,分类汇总,在数据选项卡上的分级显示组中,单击分类汇总。在分类汇总框中单击要计算分类汇总的列。在汇总方式框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在选定汇总项框中,对于包含要计算分类汇总的值的每个列,选中其复选框。,创建数据透视表:在Excel 2007工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两步:第一步是选择数据来源;第二步是设置数据透视表的布局。,数据透视表,数据透视表,筛选数据表:单击透视表标题旁边的,可以按“标签”和“值”两种方式来筛选。,数据透视
8、表,改变数据汇总方式:在想要的数据上点击右键,从弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”改变数据汇总方式。在“值字段设置”中设置相应函数即可。,按日期分组:单击报表中某个日期。然后在“选项”选项卡上“分组”组中单击“将所选内容分组”。在“组合”对话框中,可按月、季度、年份分组查看数据,可以多选。,数据透视表,公式、函数,新增功能,可调整的编辑栏:编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式,从而防止公式覆盖工作表中的其他数据。,新增功能,函数记忆式键入:使用函数记忆式键入,可以快速写入正确的公式语法。,公式,数组的操作:数组的操作方式以CTRL+SHIFT+回车来表示确认,函数,常用函数:,函数,语法:=i
9、f(逻辑判断式,真值,假值)说明:“逻辑判断式”是进行判断的条件;“真值”是当判断条件为真时的操作;“假值”是当判断条件为假时的操作。,IF函数:,统计函数,单条件计数:Countif函数,语法:=Countif(条件范围,条件)说明:“条件范围”是用来计数的数据范围;“条件”是指明需要的数据的类型或范围。,多条件计数:Countifs函数,语法:=Countifs(条件范围1,条件1,条件范围2,条件2)说明:“条件范围”是用来计数的数据范围;“条件”是指明需要的数据的类型或范围。,统计函数,单条件求和:Sumif函数,语法:=Sumif(条件范围,条件,求和范围)说明:“条件范围”是用来指
10、定条件筛选的数据范围;“条件”是指明筛选的条件;“求和范围”用于指定与筛选条件相对应的用于求和的数据范围。,多条件求和:Sumifs函数,语法:=Sumifs(求和范围,条件范围1,条件1,条件范围2,条件2),函数,语法:=Vlookup(查询值,数据源,显示序列,匹配参数)说明:“查询值”是用于指定查询的条件;“数据源”是查询的原始数据;“显示序列”用于指定需要显示的内容,位于“数据源”的第几列上,通常是一个数字;“匹配参数”用于指定查询时使用精确匹配或大致匹配,只有“false”或者“true”两个值。,查找函数Vlookup:,辅助功能,条件格式,突出显示单元格规则:选择单元格区域,在
11、“开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“突出显示单元格规则”。选择所需命令,输入要使用的值,然后选择格式。,限制输入内容的数据有效性,设置文本长度:选择你想设置时间有效性的单元格,点击“数据”选项卡,“数据工具”中“数据有效性”。在设置数据有效性的对话框中,在“允许”下选择“文本长度”。,限制输入内容的数据有效性,设定序列:在一个连续的单元格区域输入列表中的项目。单击“数据有效性”,在“允许”下选择“序列”。在“来源”中选择数据,单击“确定”。,限制输入内容的数据有效性,设定出错提示信息:在“数据有效性”对话框的“出错警告”选项卡中,可以输入在出错时弹出的警告信息。
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