办公软件技巧培训.ppt

《办公软件技巧培训.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公软件技巧培训.ppt（42页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、Office办公软件技巧培训,2010.8,培训项目,Word 篇Excel 篇PowerPoint 篇 其他,Word 篇,附加段落格式的去除若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键CtrlQ。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按CtrlQ快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。,Word 篇,附加字符格式的去除有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专业的字符排版

2、原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为此提供了快捷键。我们可以选择使用CtrlShiftZ来完成这一工作。,Word 篇,分隔符换页时不再频繁敲回车键 在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。,Word 篇,分隔符巧用换行符 在编辑文档时

3、，换行的情况是必不可少的，大多数用户都会敲回车键生成新的一行，这实际上也是一个不好的习惯，因为回车后的 代表以下是一个新的段落，会对后续排版编辑产生影响，所以用户应当使用下面的方法：当编辑到需要换行而不是新起段落的位置时，按住“Shift”键后再按下回车键，插入一个换行符，这样就完成了换行的工作。,Word 篇,巧用多级列表功能编号 实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。使用方法如下：,Word 篇,巧用多级列表功能

4、编号选中需要编号的段落，在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，单击“多级符号”命令。在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式，如果需要接着文章前边的段落编号应该选择“继续前一列表”，需要单独编号则选择“重新开始编号”选择确定如图:,Word 篇,快速输入大写中文数字 在一些特殊领域，例如财务等金融相关，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入123，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁.”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾

5、叁”就输入好了,Word 篇,在Word中插入当前的日期和时间 用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。,按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本。,Word 篇,使用以上的数字序号 以前在Word中输入10以带圈序号非常困难，现在Word XP 中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上

6、的字按钮，在“文字(T)”栏输入“11”，“圈号(Q)”栏中选“”，点“确定”即可完成，如图：,当然输入中文也是可以的“”,Word 篇,使用格式刷重复复制格式 格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？其实只要双击“格式刷”按钮（），用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。,Word 篇,利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里 用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。方法很简单,选中词组中每个单

7、词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。,Word 篇,巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，如图。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。另外注意粘贴后的,Word 篇,插

8、入和改写的切换 用户在录入文字时往往会遇到这种情况，在段落中间加入文字的时候，新录入的文字覆盖了原有的文字。而这并不是我们所需要的；这时就用到了“插入和改写”将鼠标移至下方工具栏区，双击“改写”；或者使用键盘上的“Insert”键，当其为灰色时 即为插入录入功能。,Word 篇,插入和改写的切换 还有一种情况是 我们画选了一段文字，想通过打写新的文字去替换它们，但却还是插入其中，画选文字并没有删除这时是因为选项设置中出了问题,Word 篇,使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：用“编辑替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并

9、点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。,使某页横向显示 在我们编辑文件的过程中 也许会遇到某页为表格 图片等，而纵向的版面无法满足其格式要求，这时我们可以单独把这一页设为横向 而不影响整体格局。将光标移动到需要改版的这页第一个字符之前文件-页面设置选中横向及应用于插入点之后-确定光标移动到下一页需继续纵向的首字符前重复以上动作纵向后即可,Wo

10、rd 篇,Word 篇,流程图的制作流程图是由一些图框和流程线组成的，其中图框表示各种操作的类型，图框中的文字和符号表示操作的内容，流程线表示操作的先后次序。,Word 篇,流程图的制作注意：,否,是,流程开始用此框体,判断时用此框体,菱形框内多行文字时 可调整行距,按住Ctrl+上下左右对图形位置进行微调,Word 篇,组织结构图的制作组织结构（Organization Chart），是最常见的表现雇员、职称和群体关系的一种图表，它形象地反映了组织内各机构、岗位上下左右相互之间的关系。组织结构图是组织结构的直观反映，也是对该组织功能的一种侧面诠释。,Word 篇,组织结构图的制作,Word

11、篇,微调各边距 用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩进、制表符、表格边框线等，但有时由于各种原因（如鼠标不灵敏，屏幕分辨率较低等），效果不尽人意，不能精确的移到理想的位置，这时可以在调整的过程中加按鼠标右键（不释放左键）来进行微调，可以达到理想的效果。(另：按Alt+鼠标左键 效果等同 且适用于表格长宽尺寸调节）,Word 篇,为部分文档创建不同的页眉或页脚 创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页

12、眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；单击要为其创建不同页眉或页脚的节；单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮，如图；修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。,Word 篇,为部分文档创建不同的页眉或页脚 注意：此时若插入页码仍为连续上面的序号 若想一个新的开始 此时点击“插入-页码-格式-起始页码”更换您想作为开始的页号即可首页不同,Word 篇,修改表格的垂直对齐方式 通常情况下，Word表格中的文字采用的是顶端对齐方式，即无论表格内容的多寡，其文字的排列都是

13、向“顶”看齐，这在各个表格项中文字的数量差不多的情况下到也没什么，可当不同表格项的文字数量相差较大时就显得不太美观了。我们若能将表格中的第一列文字全部放在单元格的中间位置进行打印，则要美观得多，为此，许多用户都采用了手工插入空行的办法来加以解决，操作麻烦不说，效果也不太好，其实我们只需利用Word表格的垂直居中功能即可解决这一问题，具体步骤为：,Word 篇,修改表格的垂直对齐方式 执行Word“表格”菜单的“绘制表格”命令，或单击快捷工具栏上的“表格和边框”按钮，激活Word的“表格和边框”工具栏，如图 将光标移到需要垂直居中的单元格上（或将这些单元格定义为块）；单击“表格和边框”工具栏上的

14、“垂直居中”按钮，如图，表格中的文字就会居中排列，这就较缺省的顶端对齐方式要美观得多。当然，用户如果需要也可将文字设置为“底端对齐”方式。,Word 篇,绘图技巧 1.不打折画直线技术画一般直线：点击绘图工具栏上的“直线”命令，然后按住Shift键拖动；2.旋转技术：选中对象，单击工具栏的“自由旋转”命令，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其质心旋转，如图若需以15为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住Shift键。3.微移技术：为更轻松地绘出细节，或控制对象以极微小步距移动，可以采用下面的方法：按住Alt键拖动；Ctrl+上 下 左 右,Word 篇,将图片移到合适的位置 当用户在Word

15、文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用，请用户双击该图片，然后选择“版式”选项卡，选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式，最后单击“确定”按钮即可。在调整图形或图像的位置时，使用鼠标进行拖动不太精确，往往无法达到满意的位置，用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的同时用、的方向键来进行精确微调。,此时 图片就可以在文档中任意移动旋转了,Word 篇,Word的复印机缩放功能 当用户编辑了一篇Word文档，需要打印到A3（29.742厘米）的纸张上，而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4（2

16、129.7厘米）的幅面，怎么办呢？其实，如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同，用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能，就是说用户可以通过“缩放”命令，让Word为文档设置格式，使其符合打印机的纸张尺寸。操作步骤如下：单击“文件”菜单中的“打印”命令，系统弹出“打印”对话框，在“缩放”下，在“按纸型缩放”下拉列表框中，选择要使用的纸型，比如我们选择A4纸型。单击“确定”按钮，如图,这时，Word将调整文档的页面使其适合所选纸型，在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档，通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上，这类似于复印机的“缩小放大”功能。,Word 篇,文档中插入文件

17、 有些时候，我们在一篇文档中会提到一些与其相关的信息，这时不妨使用插入功能将这个“相关信息”的文件黏贴进此文档，使材料更清晰 明确。,此时，浏览者双击这个文件图标 即可查阅。注意：一般不要勾择“链接到文件”选项，因为那样你的插入对象仅为一个快速链接，而当你将整篇文档发送给别人看时，其他人将无法找到你电脑上的这个链接了。,Word 篇,修订审阅 当你需要为别人批阅文件的时候，如果你想让别人了解你都修改了哪些地方，那么可以做如下操作：右键菜单区域空白处 勾选“审阅”在审阅菜单栏中点选“修订”此时，您对文档进行任何的操作 它都将会被记录下来。注意：这种带“审阅修订”的文件 保存之后 操作标记就会一直

18、存在；下次打开之后仍会显示这些标记 也许会对使用造成困扰，这时就需要做如下操作来解决。1 暂时性取消标记 2 永久取消,Word 篇,如何执行“全部保存”当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了，对比如图 另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。,Word 篇,Word 快捷键 Shift+F4:重复上次查找命令.Shift+F5:跳转到文档中的上一次编辑位置.F6:在文

19、档和任务窗格或其他Word窗格之间切换.Ctrl-F6:在打开的文档之间切换.Alt-F8:显示宏对话框.F12:打开另存为.F8:打开Word的选择模式!Ctrl+B组合键：使字符变为粗体Ctrl+I组合键：使字符变为斜体Ctrl+U组合键：为字符添加下划线,Word 篇,Word 快捷键 F1：帮助F2：移动文字或图形用回车确认F4：重复上一次的操作F5：编辑里的定位F12：选择文件菜单上的另存为命令Shift+F2组合键：复制文本Shift+F3组合键：改变字母大小写Shift+F4组合键：重复查找或定位Shift+F12组合键：选择文件菜单上的保存命令Ctrl+F2组合键：打印预览Ct

20、rl+F4组合键：关闭窗口Ctrl+F12组合键：选择文件菜单上的打开命令Ctrl+Shift+F12组合键：选择文件菜单上的打印命令,Word 篇,Word 快捷键 关于字体及字号的快捷键Ctrl+Shift+F组合键：改变字体Ctrl+Shift+P组合键：改变字号Ctrl+Shift+组合键：增大字号Ctrl+Shift+组合键：减小字号Ctrl+组合键：逐磅增大字号Ctrl+组合键：逐磅减小字号Ctrl+Shift+C组合键：复制格式Ctrl+Shift+V组合键：粘贴格式Ctrl+1组合键：单倍行距Ctrl+2 组合键：双倍行距Ctrl+5 组合键：1.5 倍行距Ctrl+0 组合键

21、：在段前添加一行间距,Ctrl+E 组合键：段落居中Ctrl+J 组合键：两端对齐Ctrl+L 组合键：左对齐Ctrl+R 组合键：右对齐Ctrl+M 组合键：左侧段落缩进Ctrl+Shift+M 组合键：取消左侧段落缩进Ctrl+T 组合键：创建悬挂缩进Ctrl+Shift+T 组合键：减小悬挂缩进量Ctrl+Q 组合键：取消段落格式Ctrl+Enter 组合键：分页符Alt+Ctrl+C 组合键：版权符号Alt+Ctrl+R 组合键：注册商标符号,Word 篇,Word 快捷键 关于字体及字号的快捷键Alt+Ctrl+T 组合键：商标符号Alt+Ctrl+.组合键：省略号Shift+右箭头

22、：右侧的一个字符Shift+左箭头：左侧的一个字符Ctrl+Shift+右箭头：单词结尾Ctrl+Shift+左箭头：单词开始Shift+End 组合键：行尾Shift+Home 组合键：行首Shift+下箭头：下一行Shift+上箭头：上一行Ctrl+Shift+下箭头：段尾Ctrl+Shift+上箭头：段首,Shift+Page Down 组合键：下一屏Shift+Page Up 组合键：上一屏Ctrl+Shift+Home 组合键：文档开始处Ctrl+Shift+End 组合键：文档结尾处Alt+Ctrl+Shift+Page Down 组合键：窗口结尾Ctrl+A 组合键：包含整篇文档

23、Ctrl+Shift+F8 组合键，然后使用箭头键；按 Esc 键取消选定模式：纵向文本块Alt+1F8+箭头键；按 Esc 键可取消选定模式：文档中的某个具体位置,Word 篇,Q,A,&,Word 篇,谢谢大家,培训项目,Word 篇Excel 篇PowerPoint 篇 其他,Excel 篇,让不同类型数据用不同颜色显示在表格中，如果想让大于等于2000的数值以“红色”显示，大于等于1500的数值以“蓝色”显示，低于1000的数值以“棕色”显示，其他以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.选中此列，执行“格式条件格式”命令，单击第二个方框的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输

24、入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其他条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。3.设置完成后，按下“确定”按钮。,Excel 篇,柱状图的制作柱状图(Histogram)，也称条图（英文：bar graph）、长条图（英文：bar chart）、条状图，是一种以长方形的长度为变量的表达图形的统计报告图，由一系列高度不等的纵向条纹表示数据分布的情况，用来比较两个或以上的价值（不同时间或者不同条件），只有一个变量，通常利用于较小的数据集分析。柱状图图亦可横向排列，或用多维方式表达。,