办公软件应用技能课件-(word-excel-ppt).ppt
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1、2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,1,第 2 章 办公软件应用技能,在各种计算机应用中,最常用的是文字编辑、数据表统计分析、演示文稿制作事务,这可使用Microsoft Office套装软件中的Word、Excel及PowerPoint软件来完成Office是在Windows平台上运行的一套办公软件,它将几个互补的常用桌面应用程序捆绑成软件包,每种软件各有不同的功能,但每种软件都可以调用由其他软件制作而成的文档的内容,从而完成较为复杂的任务Office软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面,用户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同种类的文
2、档。同时,套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的模板和向导,帮助用户更快更好地完成任务,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,2,教学要求,掌握Word的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、长文档的编排、邮件合并掌握Excel的基本操作和数据格式化方法,掌握公式和函数的使用,函数有sum()、average()、count()、countif()、if()、max()、min(),掌握图表的使用和数据排序与自动筛选、高级筛选了解PowerPoint的相关基本概念,能利用PowerPoint进行演示文稿的制作,2023/9/24,第 2 章 办公软件
3、应用技能-He-Mingrui,3,本章重点,借助Word实现论文制作公式和函数的使用、数据排序、数据筛选、图表的基本操作、分类汇总,本章难点利用电子表格进行统计处理,比如成绩统计、财务统计,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,4,第 1 节 Office软件的基本操作,套装软件是将流行的若干软件集成起来形成一套软件,Microsfot Office就是目前使用最广泛、功能最强大的办公软件,Office 套装软件中的各种组件具有相似的界面和操作方式,它们之间可以进行信息共享。本节介绍Office软件的启动与关闭、主窗口、文档操作,2023/9/24,第 2
4、章 办公软件应用技能-He-Mingrui,5,一、Office软件概述,1.Office功能列表Office办公软件中的基本组件包括几个核心应用程序:Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,6,Office软件概述,2.主窗口与文档窗口,Office软件中各组件的用户界面都由主窗口和文档窗口组成主窗口的形式基本相同,都由菜单栏、工具栏、状态栏,以及边框等几部分组成,文档窗口则因组件的不同而有较大的差异,所谓文档是指由某种应用程序所创建的文件。在调用某种应用程序创建了一个文档之后,这个
5、文档就自动和这个程序相互关联起来。例如,由Word所创建的扩展名为.doc的文件成为Word文档,Word文档和Word软件自动建立关联。可以手动创建关联或改变已有的关联,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,7,二、Office软件的启动和关闭,1.Office软件的启动以Word为例方法一:通过“开始”按钮,在其子菜单中选择“Microsoft Word”命令 方法二:双击桌面上创建的Word快捷方式方法三:双击一个Word文档,则Windows首先打开Word窗口,再在Word窗口中打开该文档方法四:找到 Word的“应用程序文件”,双击该文件的图标,打
6、开Word窗口,Office软件的图标,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,8,Office软件的启动和关闭,2.Office软件的关闭,关闭某个Office软件之前,先要关闭其中正在编辑的文档,然后再关闭该软件。仍以Word为例,方法一:单击窗口右上角的“关闭”按钮“”方法二:执行“文件/退出”命令方法三:使用快捷键 Alt+F4方法四:双击控制按钮或单击窗口左上角,在打开的控制菜单中单击“关闭”命令,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,9,三、文档文件,不同的应用软件产生不同类型的文件,通过其扩展名来体现,1.Word
7、 文档:扩展名为doc2.Excel 文档:称为工作薄,扩展名为xls3.PowerPoint 文档:称为演示文稿,扩展名为ppt4.FrontPage 文档:扩展名为htm/html,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,10,四、文档操作(文件菜单),1.新建建立新的文档2.打开打开已创建的文档3.关闭关闭文档窗口4.保存保存正编辑的文档5.另存为改变位置或名称后保存,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,11,第 2 节 文字处理软件Word,文字处理软件 Word 是套装软件 Office 中使用最频繁的组件,我们书写
8、总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用 WordWord的主要功能:文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理本节以 Office 2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,12,一、基本文字编辑操作,1.Word主窗口,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,13,基本文字编辑操作,2.视图方式,为了方便用户进行文字编辑及格式编排,Word 提供了多种显示模式,也称为 视图,1.普通视图 2.Web版式视图3.页面视图4.大纲视图 5.主控文
9、档视图:在“大纲视图”下出现 6.全屏视图:“视图/全屏显示”,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,14,基本文字编辑操作,3.输入文本,Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法,按组合键 Ctrl+Shift 进行切换,汉字输入 中英文切换:Ctrl+Space中英文标点符号切换 其他字符:软键盘符号:“插入/符号”特殊字符:“插入/特殊符号”,缺省设置 中/英文输入法Crtl+Space输入方式Crtl+Shift 全/半角字符Shift+Space 中/英文标点Crtl+.,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-
10、Mingrui,15,基本文字编辑操作,4.选择文本,在 Word中,如果要编辑文档中的某些内容,则应首先标记这些内容,成为选定,被选定的内容反像显示,选定区,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,16,基本文字编辑操作,5.编辑文本,移动用剪贴板:选定-剪切-粘贴用鼠标拖动 复制用剪贴板:选定-复制-粘贴用鼠标:按住Ctrl后拖动 删除选择后,按 Del 键,撤消、恢复和重复撤消:撤消前面的操作恢复:恢复撤消前的状态 查找与替换要对整篇文档中的某一相同内容进行修改,比如将“电脑”修改为“计算机”操作内容:文本、格式、特殊字符“编辑/查找”,“编辑/替换”,2
11、023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,17,二、格式编排,1.字符格式字符格式就是字符的外观,如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等设置字符格式要按照“先选定后操作”的原则,设置内容字体、字号、字型 设置方法“格式/字体”:字体对话框格式工具栏用格式刷复制格式(复制一次或多次),2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,18,格式编排,2.段落格式,设置段落格式是改变段落的外观,对文本块的整体布局进行格式设置(段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等),段落是指两个段落标记之间的所有信息段落标记用于标记一个段落的结束、
12、上下两段的分界。每一自然段 结束 和 文档结束 处有一个段落标记,未显示段落标记,显示段落标记,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,19,格式编排,(1)设置内容缩进方式:首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进对齐方式:两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐 行间距:单倍行距、1.5倍行距、2倍行距段间距:“格式/段落”,段前 与 段后(2)设置方法“格式/段落”格式工具栏 水平标尺 用格式刷复制段落格式,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,20,格式编排,3.页面设置,页面设置:“文件/页面设置”,设置内容:页边距
13、、纸型、纸张来源等 设置纸型和页面方向Word设置的页边距与所用的纸型有关默认:纸型是标准的 A4纸,宽度210mm、高度297mm,页面方式是纵向 页面页码:“插入/页码”或“视图/页眉和页脚”设置页眉和页脚:“视图/页眉和页脚”,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,21,格式编排,4.分栏,分栏就是将一段文本分成并排的几栏页面视图/打印预览视图下:可见多栏效果;普通视图下:按一栏显示,设置方法“常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的栏“格式/分栏”命令,分栏的版面修饰改变栏数改变栏宽改变分栏点:分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一
14、栏文本的开始,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,22,三、表格处理,1.创建表格的方法“表格/插入/表格”在对话框中设置行数、列数用工具按钮:拖动选择行数、列数用表格和边框工具栏 从文本转换表格输入文字-设分隔符-选定-“表格/将文字转换成表格”,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,23,表格处理,2.编辑表格,选定:一行、一列、一个单元格插入行、列删除行、列插入和删除单元格改变列宽和行高拆分和合并单元格对齐方式:表格对齐和单元格内容的对齐,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,24,表
15、格处理,3.表格中数据排序,所谓排序就是对表格中的所有行数据(第一行除外)按照某种依据进行重排。在排序时,一次最多3个关键字,对表格按某一列进行排序,单击该列的任一处(或选定该列),单击“表格和边框”工具栏上的(升序)或(降序)对整张表格排序,选定该表格,执行“表格/排序”,如右图。排序时分“有标题行”和“无标题行”,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,25,四、图形和公式,1.绘制自选图形,打开绘图工具栏选图形工具拖动绘制添加文字编辑,DB,X=0,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,26,图形和公式,2.插入图形对象,
16、“插入/图片”选对象剪贴画Office中有一个名为Microsoft Clip Gallery(剪辑库)的共用部件:剪贴画、图片、声音和影片C:Program FilesMicrosoft OfficeCLIPARTPUB60CORC:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIAOFFICE11AUTOSHAPC:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10来自文件:jpg,wmf,emf 等 艺术字,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,27,图形和公式,3.编辑和设置图形格式,环绕方式(图文混
17、排)嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方 剪裁是在不改变原图片比例的情况下,去除其部分区域 改变大小,移动,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,28,图形和公式,4.艺术字,用文字建立图形的效果利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑,可以进行阴影和三维效果等设置插入方法:“插入/图片/艺术字”,大学计算机基础,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,29,图形和公式,5.公式,Word 提供了专门公式编排的应用程序 Microsoft 公式编辑器 3.0,通过对象嵌入法利用公式编辑器可以非常方便
18、地编排包含各种符号的复杂公式插入方法:“插入/对象”,双击则编辑,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,30,图形和公式,6.文本框,文本框使用的场所:当将文字、图片、表格放置到特别的位置,如表格或图片放在版面中央、文字从旁饶过、文字列在页边距上等,文本框文字的排列格式 横排 和 竖排两种格式,文本框横排 文本框中文字的排列有横排和竖排两种格式。,文本框竖排 文本框中文字的排列有横排和竖排两种格式。,文本框的建立“插入/文本框/横排”或“插入/文本框/竖排”“绘图”工具栏的“文本框”按钮 或“竖排文本框”按钮,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-
19、He-Mingrui,31,图形和公式,7.水印制作,水印是显示在文档文本后面的文字或图片,它可以增加趣味或标识文档的状态。水印是透明的,因此任何打印在水印上方的文字或插入的对象都能清晰可见只在“页面视图”和“打印预览”中显示水印具有添加文字和图片两种类型水印的功能“格式/背景/水印”,更改水印位置:“视图/页眉和页脚”文字水印:“艺术字”工具栏设置/图片水印:“图片”工具栏设置 取消水印:选择“无水印”打印水印:“工具/选项”对话框中的“打印”选项卡中如果是对象:如水印(文字、图片),选上“图形对象”复选框背景色和以图像为填充效果的:选上“背景色和图像”复选框,2023/9/24,第 2 章
20、 办公软件应用技能-He-Mingrui,32,五、长文档的编辑,当完成对一篇文档的构思后,最好先把该文档的纲目框架建立好,创建纲目时也需要应用样式(如内置的样式:标题1、标题2等),在以后抽取目录时,要求文档必须使用这些样式,1.在大纲视图中建立纲目结构在“页面视图”中利用“格式”工具栏中的“样式”下拉列表框创建应用了内置标题样式的纲目输入正文内容文档输入完毕,可以在“大纲视图”中调整目录结构或级别利用“大纲”工具栏进行级别的调整,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,33,长文档的编辑,2.使用“链接到标题样式的多级符号”建立纲目结构创建“链接到标题样式的
21、多级符号”,Word既可以随内容自动改变标题编号,同时各级标题也应用了相同级别的标题样式(例如将编号1.1链接到样式标题2),(1)使用内置标题样式在“多级符号”选项卡中,选中第二行第二种多级符号,然后输入正文即可,则Word会根据标题样式自动按所链接级别进行编号“格式/项目符号和编号”,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,34,长文档的编辑,(2)使用自定义的标题样式在“多级符号”选项卡中选择了其他多级符号,在“自定义多级符号列表”对话框中,单击“高级”按钮,先选择级别,然后在“将级别链接到样式”下拉列表框中指定自定义的样式,2023/9/24,第 2 章
22、 办公软件应用技能-He-Mingrui,35,长文档的编辑,3.抽取目录在一篇文档中,如果各级标题都指定了恰当的标题样式,Word就会识别相应的标题样式,从而自动完成目录的制作“插入/引用/索引和目录”,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,36,长文档的编辑,抽取的目录如下:,当抽取目录完成后,目录与正文就有了链接的关系。将鼠标移动目录中,光标会变成小手形状,单击后马上跳转到当前单击处所对应的标题位置如果标题发生变化,可以重新抽取或更新目录(大纲工具栏上),2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,37,长文档的编辑,4.浏览
23、长文档,(1)显示“文档结构图”在文档中应用了内置的标题样式,单击“视图/文档结构图”,即可在一个单独的窗格中显示文档标题,(2)改变文档显示比例改变文档的显示比例,就是对显示区进行放大或缩小,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,38,长文档的编辑,(3)拆分文档窗口Word 提供拆分文档窗口的功能,可以把文档分到两个窗口中编辑,第一个窗口编辑一部分,第二个窗口编辑另一部分“窗口/拆分”、“窗口/取消拆分”,2023/9/24,第 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,39,长文档的编辑,5.分页和分节分页和分节是编辑、排版时经常用到的操作,操作时
24、插入的分页符和分节符的含义各不相同。分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记,分节符是节的结尾标记,(1)插入分页符分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记,包括“自动分页符”和“手动分页符”当文字或图形填满一页时,Word会插入一个自动分页符并开始新的一页;要在特定位置分页,可插入手动分页符手动分页的好处在于分页符前面无论增加、减少多少行文本,均不会影响到分页符后面文本的位置,将插入点定位到需要分页处“插入/分隔符”:弹出“分隔符”对话框选择“分隔符类型”中的“分页符”,插入手动分隔符:Ctrl+Enter删除手动分隔符的方法:将光标定位到分页符前面,按Delete键,2023/9/24,第
25、 2 章 办公软件应用技能-He-Mingrui,40,长文档的编辑,(2)插入分节符分节符是节的结尾标记,它包含了节的格式设置元素,如页边距、页面的方向、页眉和页脚,以及页码的顺序等,插入分节符的目的是为了将文档分成几节,然后根据需要设置每节不同的格式分节符的类型有“下一页”、“连续”、“偶数页”和“奇数页”,插入分节符的步骤为:将插入点定位到需要分节处 选择“插入/分隔符”命令,弹出“分隔符”对话框 选择“分节符类型”中的某分节符确定即可删除分节符的方法:将光标定位到分节符的前面,敲“Delete”键。删除某个分节符,其前面的文字将合并到后面的节中,并且采用后者的格式设置,2023/9/2
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