办公软件使用技巧交流.ppt

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1、办公软件使用技巧交流与分享 2010年5月,分享目的,通过这个平台，把我平时工作中常用的office技巧及部分数据分析工具使用与大家做个分享，希望对大家以后工作有所帮助。,第一部分,摘 要,1、同一word文档，多种页码、纸张方向实现技巧2、word与邮件集成技巧3、取消自动替代后续文字4、批阅模式下修改文件5、如何用A4纸打印小手册6、如何使用冻结、拆分、组合窗口7、excel高级筛选如何使用8、excel单元格密码保护，文档密码保护9、excel单元格如何换行，处理筛选复制结果（alt+；）10、设置单元格内容仅供选择（设置单元格有效性）,目 录,word,excel,办公软件10项小技巧

2、,1、页面布局插入分隔符下一页2、点击页面出取消链接到前一页3、随意设置分隔符之后页面方式，与之前的不方式任何干扰,1、同一word文档，多种页码、纸张方向实现技巧,案例文件word,需要做本手册，要求封面、目录编码与正文不同？,1、点击邮件开始邮件合并使用邮件合并向导2、选择电子邮件浏览EXCEL表3、插入合同域预览结果4、合并、发送邮件,2、word与邮件集成技巧,案例文件wordexcel,部门员工绩效考核成绩出来了，需要邮件一一通知他们？,按insert建,3、取消自动替代后续文字,案例文件word,word输入文字为何后面的文字会消失？,4、批阅模式下修改文件,案例文件word,1、

3、点击审阅2、选择修订3、修改文件,如何让修改文件自动生成修改记录？,5、如何用A4纸打印小手册,案例文件word,1、打印缩放每版两页,如何用A4纸打印小手册？,6、如何使用冻结、拆分、组合窗口,案例文件excel,1、点击视图2、选择拆分，移动拆分框3、点击冻结窗口1、点击数据2、选择所需组合的行3、点击组合,excel数据量大，如何才能更快捷的查阅各项数据？,7、excel高级筛选如何使用,案例文件excel,1、点击数据2、选择高级筛选3、输入查找范围、条件、显示区域（且条件同行，或条件分行）,各科成绩出来了，我要筛选有90分以上的人员？,我的excel有保密信息，需要设置密码？我的ex

4、cel部分单元格不允许修改？,8、excel单元格密码保护，文档密码保护,案例文件excel,1、选择另存为其他格式2、点击工具，选择常规选项3、设置密码，保存 如何取消密码保护？1、选择允许修改的单元格，点击单元格属性2、点击保护，设置不锁定，保存3、点击审阅，设置工作表保护,数据保密,我的excel单元格内如何换行？,9、excel单元格如何换行,案例文件excel,方法一：在记事本文件里编辑好，然后复制至单元格方法二：按住ALT+ENTER建强制换行,10、设置单元格内容仅供选择,案例文件excel,1、点击数据，选择数据有效性2、设置序列，输入出错警告3、保存,我有份离职情况表需要下发

5、给部门人员，要求只能选择离职类别？,第二部分,摘 要,1、数据引用函数：vlookup2、条件判断函数：IF，sumif3、字符串提取函数：MID,left,right4、提取年月日函数：year,month,day5、绝对引用：$6、求最值函数：min，max7、计算指点条件单元格数函数：countif8、将数值向下取整为最接近的整数：INT 9、字符串连接：concatenate10、提取系统时间函数：now，today,目 录,案例excel,EXCEL常用10项函数,第三部分,摘 要,目 录,一、灵活统计想要数据透视表的使用,二、制作领导想要的图表图表制作,EXCEL数据分析及图表制作

6、,一、灵活统计想要数据透视表的使用,创建数据透视表的步骤,1.规范您的数据列表（数据库）2.明确您的问题/要求3.使用数据透视表向导4.调整透视表结构,一、灵活统计想要数据透视表的使用,规范数据表,1.首行由标签组成,每一个标签描述的是下面整列的内容.该标签也称为字段2.每一个字段都是唯一的3.不包含空白行或列,一、灵活统计想要数据透视表的使用,明确您的问题/要求,统计各公司性别分布情况？统计各公司各部门的性别分布情况？统计各公司在职人员的的性别分布情况？,一、灵活统计想要数据透视表的使用,操作要点,1.增加字段（拖放）2.在行字段,列字段,页字段之间转换(拖,放)3.显示明细数据（双击）4.

7、排序5.添加、删除汇总6.增加计算字段,一、灵活统计想要数据透视表的使用,案例实现,统计各公司性别分布情况？统计各公司各部门的性别分布情况？统计各公司在职人员的的性别分布情况？,二、制作领导想要的图表图表制作,图表制作要点：,1.创建图表标准四步曲2.识别、修改及美化图表的八要素3.如何在图表中使用次坐标轴4.如何在图表中插入对象5.如何创建动态图表,二、制作领导想要的图表图表制作,1.创建图表标准四步曲,一、灵活统计想要数据透视表的使用,二、制作领导想要的图表图表制作,2.识别、修改及美化图表的八要素：,图表标题:命名,设置图案,字体和对齐方式坐标轴:显示或隐藏,设置图案,刻度,字体,数字格

8、式和对齐方式网格线:显示或隐藏,设置图案,刻度图例:显示或隐藏,设置图案,字体和位置数据标志:显示或隐藏,设置图案,字体,数字格式和对齐方式数据表:显示或隐藏,设置图案,字体背景区域:设置图案数据系列:设置图案,次序,重叠比例,分类间距和系列线,二、制作领导想要的图表图表制作,3.如何在图表中使用次坐标轴：,次坐标,二、制作领导想要的图表图表制作,4.如何在图表中插入对象：,二、制作领导想要的图表图表制作,5.如何创建动态图表：,第四部分,摘 要,目 录,Office outlook 三技巧,1.Outlook邮箱账户设置2.如何使邮件自动分类（邮件规则设置）3.如何使家里的电脑跟公司电脑都能收到同一封邮件（服务器保存副本设置）,THANK YOU!,知识的传承在于分享非常愿意与一起大家分享,