办公室软体Officesoftware.ppt

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1、辦公室軟體Office software,醫務管理暨醫療資訊學系陳以德 副教授:濟世CS202-307-3121101 轉 2648-25,學習目標,辦公室軟體文書處理 Writer v.s.Word試算表 Calc v.s.Excel簡報軟體Impress v.s.Power Point小型資料庫Base v.s.Access數學式子Math v.s.MathType畫圖Draw v.s.Visio,文書處理軟體介紹,文書處理軟體的功能與特點游標、捲動軸與基本輸入功能電子文件的基本結構版面設定字體、字形大小、字型變化格式、表格插入功能樣式文書處理軟體與Web Page,文書處理軟體的功能與特

2、點（一）,文書處理勝過傳統打字機的地方：使列印和打字工作分離修改容易文書處理軟體的一般性功能建立文件檔案編輯版面儲存、取回檔案列印文件,文書處理軟體的功能與特點（二）,現代文書處理軟體的特殊優點：所見即所得特性（WYSIWYG）列印預覽功能修改復原功能拼字與文法檢查功能結合其他軟體文件之功能本課程以Open Office 之 Writer為例,游標、捲動軸與基本輸入功能,基本上有兩種輸入模式：插入與取代，使用Insert鍵切換。,游標,捲動軸,電子文件的基本結構,頁（版面、分欄）圖文區塊（文字排列方式）段落、行表格、圖片文字（上標、下標）其他：標號、附註、索引、數學式子、圖表等等,版面設定,透

3、過格式選項下的頁面可以叫出：,上,下,左,右,3,頁尾,第一章,頁首,字體、字形大小、字型變化,格式（一）,格式：處理文字、段落、分欄等設定,格式（二）,表格（一）,表格：處理電子文件裡的表格物件,表格（二）,表格結構：儲存格、列、欄,插入功能,透過插入功能，可以將文字編輯軟體與圖片、試算表等等應用軟體結合。插入手動換行可以造成換頁、換欄的效果。插入文字方塊可製作side bar。,樣式（一）,段落樣式（樣式）：其實在一篇電子文件中，會使用到的字形、格式與段落設定是有限的，而且常常不出標題、本文、簽名、附註等等分類，把常用的幾種分類的格式設定加以整合，就成了樣式。文件樣式（範本）：一個使用者會

4、使用到的電子文件種類一般也是相當有限的，把使用者會用到的電子文件之固定內容與相關樣式預先存起來，以便未來叫用而加速電子文件的完成，就稱為範本文件。,樣式（二）,樣式（三）,文件樣式（範本）的建立：利用檔案選項下的另存新檔，透過改變檔案類型以建立文件樣式。,文書處理軟體與Web Page,Writer的文件可利用檔案選項下的，或者是透過設定另存新檔選項下的檔案格式，將電子文件轉換成HTML(網頁)或PDF格式。目前Writer與Word所轉換出來的HTML檔案較手寫的HTML檔案大，Word只與IE的相容性高，並且有些特殊的文件格式無法轉換（例如：分欄文件），但不失為一種建立網頁的好工具。對於需

5、求較低的文書處理需求，不妨考慮AbiWord或LibreOffice等軟體。,試算表軟體,Calc的畫面範例,試算表軟體簡介（一）,將商業資料表示成表格狀之工作表稱為試算表（Spreadsheet)，其前身就是企業的帳簿。試算表的基本單位是儲存格，儲存格內可以存放數字、文字、公式等等。儲存格位址是欄編號列編號：A1、B3、C9試算表中最常用到的功能是自動填滿功能，級數會自動增加，一樣的資料會自動填滿另有加總(sum)、排序(rank)、平均(average)等功能,試算表軟體簡介（二）,公式使用到其他儲存格時，有絕對參照($A$1$A$2)相對參照（A1+A2）兩種現代的試算表，並可以結合商業

6、圖表繪製功能，有效的表達出某因素變化時整體結果的改變（what-if分析）。雖說主要是用在商業上，但是拿來整理實驗數據也很好用。,簡報軟體,簡報軟體繪圖軟體,簡報軟體之功能與基本結構簡報投影片製作要領Impress基本操作投影片播放動畫效果列印投影片上網繪圖軟體簡介,簡報軟體之功能與基本結構,簡報軟體：用來製作、播放簡報投影片的軟體系統電子簡報的結構：投影片（內容包含文字、圖形、聲音等等）投影片母片(背景）投影片備註（備忘錄）投影片大綱,簡報投影片製作要領（錯誤版）,一張投影片內容不要放太多，放太多內容會讓聽眾眼花撩亂。一些演講的枝枝節節不需要全部放入投影片中，投影片上只要擺一些重點項目即可，

7、那些枝枝節節的東西到時候口頭說明即可，這樣才能有效的發揮投影片的影響力圖形勝過千言萬語，如果可以用圖形來表達，就盡量使用圖形來表達，這樣會讓聽眾覺得印象深刻，而且有說服力。投影片的字，盡量弄得大一點，清楚一點，否則聽眾會看不清楚投影片的字。PowerPoint內定的字體大小很不錯，大標題大約是40點左右，投影片大約是32到24點。另外，如果用投影機或廣播系統來播放投影片，也可以利用彩色來增加投影片的吸引力。只不過不要弄巧成拙，弄得太過花俏，反而讓人無法專注於報告的內容。,簡報投影片製作要領（修正版）,一張投影片內容不宜過多，投影片內容以涵蓋講述重點為準。善用圖形表達。字體宜大，顏色不宜使用過多

8、。注意軟體的內定值。,Impress 基本操作（一）,利用格式選項內的頁來設定投影片的大小（A4或螢幕大小等等）。,Impress 基本操作（二）,以插入投影片建立投影片基本上Impress的使用與Writer或Word的使用類似字體、字型、排列狀況、項目符號、行距、文字方塊.等等以檢視功能表在繪圖（投影片）、大綱等區域中切換以檢視裡面的背景來檢視各種投影片背景（母片）Impress有六種檢視投影片的模式,Impress 基本操作（三）,以投影片母片來建構整個簡報投影片的標準格式：投影片母片包含標題區、物件區（內容區）與相關圖形。投影片母片的修改影響整份簡報的投影片（以檢視中的背景中的投影片母

9、片來修改投影片母片）。擷取電腦畫面按鍵：Print Screen：抓整個桌面 Alt-Print Screen：抓作用的視窗,Impress 基本操作（四）,以插入或Copy-Paste來整合圖片、影像、聲音與其他軟體。Impress 附有美工圖案(使用畫廊插入）以繪圖功能完成簡單的圖形繪製。左邊的ICON 按久一點會出現選項Impress 是向量繪圖方式，需要注意物件順序,Impress 基本操作（五）,可以使用格式中的頁中的背景來套用背景。如Writer、Word一般，可以利用檔案裡的開啟新檔來使用預先設計好的範本。如果臨時要套用已經設計好的範本，可用格式、樣式、投影片設計來變更（要更換整

10、個投影片的樣式，請在投影片母片中變更）。,投影片播放（一）,用簡報投影片裡的投影片放映、F5 鍵或按對應的icon來進行放映。設定放映簡報投影片：用來設定畫筆、箭頭與播放開始點。,投影片播放（二）,播放期間，按Shift+F5鍵可以叫出播放助手，更換畫筆或指標等等。,動畫效果（一）,基本上可以分為投影片切換動畫與內容顯示動畫。投影片切換動畫可用簡報投影片中的投影片切換選項來設定，內容顯示動畫可用簡報投影片中的自訂動畫選項來設計。使用動畫效果，要有物件的觀念。,動畫效果（二）-變換投影片,換頁聲音（最好不要有聲音）,套用,運作速度,效果名稱,動畫效果（三）-自訂動畫,動畫效果,動畫出現順序,動畫

11、範例,簡報軟體之功能與基本結構簡報投影片製作要領PowerPoint 基本操作投影片播放動畫效果投影片上網,列印（一）,利用檔案選項內的列印來列印簡報資料。,列印（二）,選擇列印的其他按鈕，可以列印備註、講義、大綱等等,講義,按檢視、講義頁可看到講義格式。按版面配置可以設定講義格式建議用四頁一張,投影片上網,利用檔案選項內的匯出來將簡報投影片轉成網頁用的資料與圖形。檔案、另存新檔可以轉換投影片格式。常用的簡報格式可以利用檔案選項內的另存新檔來存成簡報樣式，以利爾後叫用。,繪圖軟體簡介,電腦繪圖軟體大致分為兩類：點狀圖形(將圖形當成點集合)：PhotoShop、小畫家GIMP、PhotoImpa

12、ct照片、掃瞄圖形處理向量圖形（將圖形當成幾何物件集合）：Visio、Corel Draw商業圖形、科學、工程繪圖,向量式繪圖軟體介紹,主要工具幾何圖形（圓、方形等等）、線、曲線、箭頭、文字線條顏色、填滿的顏色、線條粗細附加功能定位點Group（群組）上下層次(順序)線條自動連接物件（快取圖案等等）旋轉,圖素（點狀）繪圖軟體介紹,主要工具：幾何圖形工具、各種描繪工具（筆、刷子.）附屬工具：著色工具、影像處理工具（色彩對換、水彩化等等）小秘訣：Print Screen與Alt-Print Screen可以用來抓Windows 的畫面與視窗。然後使用paste來將抓取的圖形貼入系統加以編修。,常用

13、的圖形檔格式,JPEG：失真壓縮，1670萬色，適合儲存真實世界的照片。GIF：不失真壓縮，256色，支援動畫，有專利權問題。PNG：不失真壓縮，256色或1670萬色，支援透明色，不支援動畫，沒有專利權問題。,Summery,文書處理 Writer v.s.Word試算表 Calc v.s.Excel簡報軟體Impress v.s.Power Point小型資料庫Base v.s.Access數學式子Math v.s.MathType畫圖Draw v.s.Visio,Reference,歐展嘉老師的OpenOffice.org影音教學網站簡良諭老師的OpenOffice 3.X文書試算簡報與繪圖影音教學網站海芋小站：OpenOffice.org Writer 的使用教學自由軟體的天空：LibreOffice小技巧彙集澎湖人影音教學網-Writer Calc Impress教學,