办公室系列培训一：工作培训.ppt

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1、办公室工作培训会,办公室系列培训第一波：,主 讲：崔 可 张芷媛 吕玮烨 高 智,会议内容：,1.团学概况2.工作培训3.财务培训4.文化建设培训,学院团学概况,主讲：崔可,团学架构,团委,组织部,文娱部,调研部,实践部,办公室,外联部,宣传部,新闻部,生活部,学术部,体育部,勤俭部,院志愿者协会,院礼仪队,院艺术团,院辩论队,心理危机援助队,学生会,团委副书记,学生会主席,副主席,副主席,副主席,院田径队,团委副书记：宋舒婷 宣传部部长：周士淇学生会主席：何远辉 外联部部长：杨映媚学生会副主席：施志彬 勤俭部部长：袁诗淇学生会副主席：戚扬翊 文娱部部长：孙慧彬学生会副主席：方虹 体育部部长：

2、余嘉芬办公室主任：崔可组织部部长：冯颖调研部部长：秦雪斌实践部部长：伍靖君学术部部长：王玮玮生活部部长：钟晓君新闻部部长：蔡钦洪,团学指导老师 郝光 老师 办公时间：上午 8：30-12：00 下午 2：30-5：00办公电话：办公地点：院系楼132请大家尽量发信息，首先介绍自己，注意礼貌。要是5分钟后没回，就打电话,团学各部门主要活动,组织部：团务管理、团日活动 团系列主题评优活动调研部：每月调研 帮助团学其他活动进行 调研反馈实践部：深圳之行、暑期三下乡活动,学术部：管理沙龙、模拟交易会生活部：心理危机援助队活动、交换空间 饭堂系列活动、宿舍风采大赛 温馨提示和生活资讯栏目 暖心阁新闻部：

3、管院新闻报道 团学网站建设宣传部：协助团学各部门进行宣传制作外联部：为团学活动争取活动赞助勤俭部：暑期招聘会、白千层助学金管理 贫困生档案的整理及各种贫困生工作文娱部：“秋之声”歌唱比赛、迎新晚会 戏剧大赛、毕业生晚会体育部：院运会、校运会 各项体育赛事,工作培训,主讲：张芷媛,一、各项申请流程,培训内容：,二、办公室物资管理制度,三、办公室值班管理制度,一、各项申请流程：,（1）申请课室,（2）申请室外场地,（3）申请横（竖）幅的悬挂,（4）申请海报和通知的张贴,（5）校团委物资借用,1、广外中文首页网站校内单位导航党政机构教务处,（1）课室申请流程,2、进入教室调度系统,3、输入登陆信息

4、用户名：11547 密码：JM8023,4、确认所需要的教室的时间、大小及其他要求。如：是否需要多媒体等。,5、直接负责人：委托人的名字 学号：委托人的学号 负责领导：朱珍葶 借用人：郝光（）,6、申请教室时，请完整填写申请表格。活动内容、主题务必清楚，包含必要的信息，否则，将一律不予借用。如：内容只写“讲座”、“会议”、“主题班会”、“培训”、“补课”等的申请是无效的，申请者应自行取消该预借。,7、网上调度成功后，打印该表格（自己删除一些不必要的空间,要正好排在一张A4大小的纸内),8、上网关注所申请的课室是否从预借转为已借点击浏览教室使用情况，查看教室借用情况。,9、网上显示课室已是已借状

5、态后，找郝光老师签字盖章，然后去F106找物业，提前一天把审批表的上联交给物业。,1、进入教室调度系统，请先浏览注意事项及重要消息的内容。2、借用教室需提前2天办理，但不能提前超过1周。3、如果同一活动内容确有需要申请多间教 室，须在活动内容中括注明“（需间 教室）”。否则，教务处只审批最后一 次申请。4、申请时间过了晚上10点，教 务处是不批的。5、申请使用课室一整天，教务处也是不批的。,特别注意：,4、如果是重复申请的教室，请取消多余的申请。否则，教务处只审批最后一次申请。（用户ID：11547 密码：JM8023）,（2）室外场地申请流程,涉及校外单位非商业性活动、校内非商业性活动的场地

6、申请,1.确认活动名称、内容、时间、地点、及其他要求。2.下载南校区室外场地申请表，填写表格，一式两份 3.填写后交由郝光老师初审，填写“本单位 负责人意见”4.报团委、后勤办、保卫办由负责人审 批（表格一式两份，一份留在保卫 办，一份交给申请人留档以备检查）,涉及校外单位商业性活动的场地申请1、填写表格，一式两份 2、在郝光老师处审批后，带齐表格、活动方案、已签 署的合作协议、商业单位营业执照复印件、双方协 议初稿以及商业物资清单等资料在活动举办前三个 工作日报团委审批。同意后填写“团委意见”一栏 加盖公章并备案（资料不齐或者不符合有关条件的 一律不予批准）。然后报后勤办审批，最后交保卫 办

7、审批。3、表格一式两份，一份留在保卫办，一份申 请人留档以备检查。,注意：1、室外摆摊设点、放置展板宣传需要申请室外场地 2、各单位负责人：团学指导老师：郝光老师（院系楼 132）校团委书记：何越晖书记（行政楼1楼）后勤处办公室：行政楼1楼最后一间 保卫处：张科长（保卫处107）,（3）申请横（竖）幅的悬挂,程序：1.确认横幅内容及尺寸规格、悬挂地点、时间。2.下载南校区室外场地申请表，填写表格 3.填写后交由郝光老师初审 4.报保卫办张科长审批 注意：横幅悬挂地点及尺寸有限制，详 细请参考横幅申请表,在学生宿舍楼下张贴海报程序：1.填写“南校区海报张贴申请表”确认海报内容、宿舍楼范围、张 贴

8、时间（一般时间不超过5天）2.填写后交由郝光老师初审 3.报保卫办张科长审批 4.张贴海报,（4）申请海报（通知）的张贴,（5）校团委物资借用,程序：1.下载表格,填写有关申请表的内容。2.找郝光老师审核、签字、盖章。3.找校团委何越晖书记（行政楼1楼）审核，批准。4.到校团委办公室（学生活动中心2楼）找办公室助理 借用仓库物品。,注意：1.物资申请表至少需要提前3天交给校团委负责物资管理的老师审准，并在仓库 开放时段凭申请表到仓库借用所需物资。2.仓库开放时间：逢周一、二下午5：206：00、周四中午11：4012：40。南校区学生活动中心206室。,1、各部所需物资，统一由办公室负责管理，

9、私自另行购买使用的，不予报销(宣传部除外)。,二、办公室物资管理制度,2、各部门借用或归还物资，必须填写好登记表，并在活动结束后两天内归还。（院服、红布、铭牌架除外）,3、所借物品如属非正常损失或遗失，将由借用部门赔偿，不纳入日常经费报销中。,4、各部所需物资，统一由办公室负责管理，私自另行购买使用的，不予报销(宣传部除外)。各部所需的物资短缺时，须向办公室申报再由办公室转报主席团，经主席团审核批准后(重要物资还要经学生会指导老师批准)方可购买。每月初，各部门上报需要购买的物资（包括名称、数量、用途）统一审批统一购买。宣传部可自行购买及保管其宣传所用的物资，但须向办公室定期上交“物资领用结存汇

10、总表”(列明物品名称、数量、用途)。,院服、红布、铭牌架借用程序如下：1、若部门有活动需借用，需提前3天填写物资借用表，必须填写物资借用申请表，并通知办公室副主任张芷媛。,2、由办公室小干事准备好后会通知借用人，并在134交接物资。借用人领取物资时需带上借用表，并把下联给办公室保管，自己留着上联。同时，还需在值班日志物资借用登记表上登记。,3、借用人需在归还日期之前归还所借物资。归还物资时，需联系办公室干事进行清点，由办公室人员清点完并在值班日志物资登记表上签名，收回借用表上联，方算完全归还。如果没联系办公室干事进行清点，一旦物资丢失，责任仍在借用人身上。届时，需按物资原价进行赔偿。,注意：如

11、果是大型活动，需要借用大批院服提供给各部门工作人员的，应由负责该活动的部门统计好总数量后进行借用，并且在活动结束后向所有工作人员收回，清点好数量，洗干净后再归还。,1不迟到，不早退，不擅自离开岗位2认真填写好值班日志3整理好当天的来函及文件，分类归档 跟下一班次的值班人员做好交接工作5.不得因私人需要使用办公室物资6有特殊情况不能参加值班要事先告知,值班时应注意的事项：,三、办公室值班管理制度,财务培训,管院团学办公室2010,团学财务原则：,节约经费&财务透明,团学财务负责人：,姓名：吕玮烨联系电话短号：680025QQ：372055851宿舍：南苑8栋718,Part 1,基本报销流程,预

12、结算,1.各部门应在活动开始前至少一星期将活动预算按要求的预算模板格式，并以“【财务】*部*活动预算”的名称发至办公室邮箱（）,并通知财务负责人，并附上一份活动计划以及预算的详细说明。2.各部门在活动结束三天内将活动结算按要求的结算模板格式，并以“【财务】*部*活动结算”的名称发至办公室邮箱，并联系财务负责人，将活动发票交给财务负责人。3.原则上结算不能超出预算，若有超支，需提供详细说明，经领导批准后方可报销。,发票填制,1.顾客名称及地址一栏必须填写“广东外语外贸大学”，不要添加任何前缀或后缀，如“广外管理学院”等。2.发票中“品名规格”一栏要填写明确，不要笼统写,如“办公用品”“文具”等则

13、不合格，应写明具体物品等。3.多类物品要分栏写,不要合在一栏写.4.单价和金额要计算正确并填写正确.5.注意发票必须有效.发票上必须有地税或者国税的章,右下角必须盖有国家统一的税章或者商店的发票专用章.须有专用章号.,注意：打印发票也应与填制发票一样有详细品名，单价，数量等项目和两个合法章哦！,发票注意事项,发票以外的票据不能报销！广州市以外的发票不能报销！（特殊情况除外）车票报销需在结算表中备注注明乘车区间餐票不能代替其他非工作餐项目报销！,发票注意事项,如果商家不开发票，且购买物品数额较大时，尽量选择能开据有效发票的地方，必要时可乘车至市区寻找有发票的商家购买，车费可以报销。,几种支付方式

14、,预支：如需预支（一般500元以上），应该在提交预算表时和财务负责人说明，活动结束后如预支经费有多余应交回财务负责人，由财务负责人交回老师。转账：如涉及到与校内单位的结算，如勤工助学，学校饭堂等，不能直接付现金，应到尚丹老师处说明情况，进行校内转账。支票：在同一家店购买超过1000元的物品，不能直接给现金，必须谈好数量、价钱、交货日期等，回校找尚老师开支票转账，（开支票时要写到商店或公司名，因而要事先问清楚商家写支票时填写的公司名称），等将开好的支票送达商家时，再向他们索取发票。文印室：资料打印，海报制作，CD刻录可在文印室完成，找高建国主任开单即可，开销不需要出现在结算中。,报销注意事项,1

15、、活动方上交预结算表及发票前，请认真检查是 否符合报账规定。2、预结算及发票要尽快上交，避免报账混乱，钱 下得慢。更不要把活动堆到学期末再报销。3、各部门应该保存好每次报销的结算表电子版，以便学期末查账。4、不允许以餐票代替其他发票报销非工作餐项目。5、报销时以结算表为准，若发票金额高于结算的，按结算表金额报销。6、同一活动在同一家公司消费1000元以上的必须使用银行转账，用支票支付，否则无法报销。,报销注意事项,7、活动方应主动跟进报销情况。报销后太久没有回复的可以提醒办公室财务负责人。8、团学内除了办公室财务人员其他人一律不能直接去尚丹老师处取报销下款。9、乘车发票必须在结算表备注中注明乘

16、车区间，以便核对。10、所有报销必须经过团学办公室财务负责人，以便期末总结及核算。11、校内转账项目不用出现在结算表内。12、日后如报销要求有所变更，将会发放通知到各部门公邮，请各部门时刻留意公邮动态。,Thank you!,文化建设培训,文化建设负责人,手机：QQ邮箱：,高智,（1）根据其具体的工作内容以及要求，对其进行分项考核，考核内容主要由两大 部分组成，总分100分；平时考核占30分，工作表现有七个考核项目，占70 分。（2）每月份会由办公室整理出管院团学部门评优评分表（3）办公室根据会议和活动的考勤情况和上交资料的情况，在学期末对其进行总 结。由此得出的数据将作为“平时考核”项目的依

17、据。（4）工作表现考核方法采用360度评估法，由主席团成员与部门部长对考核部门 进行评估。考核人与其评分所占比例分别为：,*此外还有附加分（共10分）详见具体考核内容,一、考核具体对象,（一）部门考核：,（1）考核内容主要由两大部分组成，总分100分，分别是平时考 核（30%）、工作表现（70%）；（2）办公室根据每月会议和活动的考勤情况，在学期末对其（各 个成员）进行总结。由此得出的数据将作为“平时考核”项 目的依据；（3）在“工作表现”这一考核部分，考核方法采用360度评估法。由与被考核人有直接工作关系的其他工作成员对其进行考 核，而每个考核人对其的评分分值所占比例由具体情况而定。（4）具

18、体考核标准：说明：测评分三部分组成，正副部测评，干事互相测评，自 我测评。最后测评总分将作为“工作表现”分数。,（5）学年末评为团学优秀干事的同学，可以在综合测评的品行附加分 里加分！（具体按照年度综合测评方案的相关规定进行加分）,（二）团学干事考核：,！（针对部门与干事考核）平时考核表现满分为30分，每人的基本分为24分，由干事平时考核情况所决定。此部分情况由办公室进行数据统计，并由办公室进行最后的统一核查并加到每位干事的最后得分上每日办公室134值班必须到位，如果有事需要请假提前一天 通知办公室副主任张芷媛），或者是请自己部门其他同事代替值班。不请假者视为缺席值班。每缺席一人部门扣0.5分

19、，没在值班日记上做登记或者字迹一样者，也视为缺席值班，每人次扣0.5分；2.若恰好在本月有丢失物资没登记在值班日志上的，缺席值班的相应部门在第一条的原则上再扣0.5分3、当天值班部门人员有义务保持办公室地面清洁，并保持物资摆放的整齐和规范，检查不过关部门扣1分处理，并对相应值班干事扣1分处理；4、注意安全，各值班人员下班前应关闭各种电器设备，切断电源，锁好门窗，方可离开，检查不过关部门按每次扣1分处理；并对相应值班干事扣1分处理5.对于本月的办公室值班每次到位且没出现错误的部门加2分。6、以上考核将会由办公室干事不定期突击检查。,二、具体考核内容：,（一）办公室值日制度,团学办公室工作培训会,

20、2010office,没有通知办公室的情况下私自动用办公室物资的部门按每件物品扣0.5分处理；借走办公室物资但是没有登记在值班日志上或者是逾期（2天之内）未交还至办公室的部门按每件物品扣0.5分处理；损坏或丢失办公室物资的部门不仅要赔偿物资，并且按每件物品扣1分处理；4.在当月物资制度上能够做到按规则办事的部门将加2分。5、借物资没有按办公室物资管理制度规定程序进行的，不予借出。,二、具体考核内容：,（二）物资管理制度,1、各部门应在活动开展至少一周前，严格按照预算表模板将活动经费 预算及详细说明以*部*活动计划方案及预算命名发至办公室 公邮，没有按照上述要求的扣0.5分2、各部门应在活动结束

21、后3天内严格按照结算表模板将活动的结算表 和报销凭证交到办公室并做好备份，没有按照上述要求的扣0.5分3、报销过程中如果出现发票开错、收据无效或者用餐票代替发票的扣 0.5 分，对于本月在财务方面没有出错的部门予以加1分奖励。,二、具体考核内容：,（三）财务管理制度,1、对于要求上交的文件材料等，须在规定时间范围内和规定格式下上 交至相应的邮箱或地方；逾时未交者，按每份扣0.5分处理（空邮 件也视为没交），在另行通知之后再次逾时上交的部门在扣一次分 的基础上 再次 按一份扣0.5分处理；2、未按办公室公邮管理制度要求上交文件的部门，第1次做出提醒，之后违规部门按1份扣0.5分处理；3、对于当月

22、文件上交方面没有犯错的部门将加2分。,二、具体考核内容：,（四）文件上交制度,（1）.缺席一人部门扣1分（事后请假的也视为缺席），迟到者每人次扣0.5分，对于全勤（没请假没缺席没 迟到的）加1分；（2）.违反或破坏培训大会现场秩序的部门扣1分；（3）.培训大会过后有一次全体考试：平均90分以上（包括90）的部门加4分；平均85分以上（包括85）的部门加3分；平均80分以上（包括80）的部门加2分；平均70分以上（包括70）的部门加1分；6070分不加分。低于60分的部门将扣2分。另：若部门有人不及格，按每人次扣0.5分处理。,三.全体性大会制度,（一）培训大会,（1）当天有一次签到，缺席一人部

23、门扣1分，迟到者每人次扣0.5分，对于全勤（没请假没缺席）的加2分（2）趣味运动会心得评比：缺一份扣0.5分，全部上交的部门加1分；另外被评为优秀心得的一篇另加0.5分；（3）心得在规定时间范围内和规定格式下上交至相应的邮箱或地方；逾时未交者，按每份扣0.5分处理（空邮件也视为没交），在另行通知之后再次逾时上交的部门在扣一次分的基础上再次 按一份扣0.5分处理,三.全体性大会制度,（二）趣味运动会,Thanks,见面大会优秀心得表彰,经过10月31号的国际工商管理学院第九届团委学生会培训会暨第一次见面大会之后，想必全体干事都是能从中收获良多的，同时我们也希望大家能从这次大会之后真正地从中学到东

24、西，使它变成属于自己的东西，所以特别要求了每个与会人员都要写一篇大会心得，大部分同事的心得都写得非常好，同时也涌现了一批优秀部门和优秀个人，特此表扬。,国际工商管理学院第九届团委学生会培训会暨第一次见面大会心得获奖名单,优秀部门：,第一名：,第二名：,第三名：,优秀部门：,勤俭部,新闻部,学术部,组织部 实践部,优秀个人：,一等奖：,新闻部 陈颖 组织部 罗钰婧,二等奖：,勤俭部 陈瑶 宣传部 陈佳铭 勤俭部 苏新伟,三等奖：,勤俭部 钟玉冰 学术部 郑锐浩 学术部 张静宜 勤俭部 张瑞珊 勤俭部 阮航,优秀奖：,勤俭部 程焕智 勤俭部 朱婉琴 调研部 符晶 生活部 陈锋新闻部 孔祥晓 办公室 陈俊芬 办公室 朱文杰 办公室 金戈枭雄组织部 梁荣鸿 组织部 陈智铿 实践部 王海珊 实践部 蔡嘉煜 生活部 王瑞兵 新闻部 伍晓青 新闻部 张柏耀 勤俭部 蔡成然 勤俭部 许思婷,国际工商管理学院团委学生会,第九届办公室工作培训会,到此结束,