办公室工作计划与工作量化管理.ppt

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1、第三章 办公室工作计划与工作量化管理,第三章 办公室工作计划与工作量化管理,第一节 办公室工作计划管理基础 第二节办公室工作计划制定程序与方法和目录第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,第一节 办公室工作计划管理基础,一、工作计划的概念 1、广义的工作计划 指制定计划、执行计划和检查计划执行情况三个紧密衔接的工作过程。2、狭义的工作计划 是指制定计划。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（一）计划 1、特征(1)从时间上说，一般都要在三五年以上；(2)从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；(3)从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。(4)带有

2、方向性、战略性、指导性；(5)内容更具有严肃性、科学性和可行性。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（一）规划 2、规划的写法（1）规划的格式由“标题”和“正文”两部分组成。（2）标题“四要素”：单位名称+时间期限+内容范围+“规划”（3）内容 前言；指导方针和目标要求；主要任务和政策、措施；结尾。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（二）设想 1、特征（1）在内容上是初步的；（2）在写法上是概括地；（3）设想具有超前性（4）时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的；（5）设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些；,第一节 办公

3、室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（二）设想 1、特征（6）时间长远些的称“设想”，范围较广泛的称为“构想”；（7）时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。2、设想的写法（1）标题 可以是“四要素”，也可以是“三要素”。,第一节 办公室工作计划管理基础,（二）设想 2、设想的写法（2）格式 格式不大一样，写作要求并不十分严格；（3）写法第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法；第二种是按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法；只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（三）计划 1、特

4、征（1）时间一般在一年、半年左右；（2）范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作；（3）内容和写法要比规划具体、深入；（4）要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（三）计划2、计划的具体写法（1）标题四要素”单位名称+时间期限+内容范围+“计划”；（2）内容 开头 主体 结尾,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（四）要点 1、特征（1）要点是计划的摘要；（2）正文写得比较概要;（3）在结构方式上，大都是并列式。2、要点的具体写法：（1）格式 多用某个通知作“文件头”；有标题和正

5、文两部分内容；不必落款，写成文时间。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（四）要点2、要点的具体写法(2)标题要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”。（3）内容正文写的概要；没有过渡段，段落也不长；大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（五）方案1、特征（1）方案是计划中内容最为复杂的一种；（2）内容构成比较繁琐；（3）上级对下级或涉及面比较大的工作。2、标题一个是“三要素”写法:发文机关+计划内容+“方案”一个是“两要素”写法，即省略发文机关。,第一节 办公室工作计划管

6、理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（五）方案（3）内容开头、正文和结尾。正文包括：指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。（4）方案的具体写法一是常规写法；二是变项写法。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（六）安排 1、特征（1）是计划中最为具体的一种格式；（2）工作比较确切、单一；（3）涉及范围较小或单位内部的工作；（4）内容详细；（5）任务都要具体，要求都要明确，措施都要得当。2、标题“三要素”或“两要素”,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点（六）安排3、内容一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成

7、；也有的省略“结尾”，“主体”结束。4、安排的具体写法：一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作；另一种，是单位内部的工作安排；“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容；,第一节 办公室工作计划管理基础,三、工作计划的任务1、确定目标或宗旨；2、制定战略或策略；3、制定政策；4、制定程序和规则；5、制定预算；6、制定规划。,第一节 办公室工作计划管理基础,四、工作计划的性质 1、首位性工作计划先于其他管理职能。2、目的性目的就是实现单位的各个时期的目标。3、普遍性 工作计划规定各主管人员的共同职能。4、效率性 工作计划规定投入产出比率和员工的评价标准。,第一节 办公室

8、工作计划管理基础,五、工作计划的重要性1、提供方向 计划就是使所有的行动保持同一方向，促使目标实现.2、力求经济合理计划强调协调，强调节约，使付出的代价尽可能合算.3、发现机会与危险4、统一工作标准,第二节办公室工作计划制定程序与方法,一、编制工作计划的步骤1、估量机会2、确定目标3、确定前提条件4、调查研究5、资料分析 6、计划方案的拟订和评价 7、方案的选择,第二节办公室工作计划制定程序与方法,二、制定办公室工作计划的方法 1、运筹学方法 2、滚动式计划方法 3、计划规划预算方法,第二节办公室工作计划制定程序与方法,三、目标管理的基本内容1、目标管理的概念2、目标管理的特点3、目标管理的主

9、要做法4、目标管理的三个阶段（1）制定目标（2）实现目标（3）对成果进行检查和评价,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义1、时间管理的概念(英文名:Time Management)时间管理，就是管理者为提高时间利用率和有效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗进行规划、实施、检查、评价、反馈等程序展开的一系列的控制活动过程。所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。,时间管理水平测试题,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。,时间管理水平测

10、试题,1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,测评及过评估,结论：012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒

11、。1822分：你的时间管理状况良好。2327分：你是值得学习的时间管理典范,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义2、浪费时间的主观原因1、做事目标不明确；2、作风拖拉；3、缺乏优先顺序，抓不住重点；4、过于注重细节；5、做事有头无尾；6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化；7、事必躬亲，不懂得授权；8、不会拒绝别人的请求；9、消极思考。,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义3、时间管理的程序（1）确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间；（2）实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来保障；（3）对计划执行情况进行检查；（4）评价对时间的

12、分配利用是否科学；（5）跟踪了解时间利用情况，及时调整计划。,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,二、时间的基本特征 1、时间的短缺性 2、时间的不间断性与间断性 3、时间的直线性与循环性时间管理理论：(帕累托原则)A:重要且紧急-必须立刻做;B:紧急但不重要-优先考虑重要的事情后，再考虑其它事；C:重要但不紧急-没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。D:既不紧急也不重要-有闲功夫再说。,帕累托原则,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,三、办公室时间管理的操作技巧 1、集中精力，重点突破 2、合理安排工作日程 3、提高效率(1)提高说话的效率;(2)跳出“会海”;(3)缩短

13、交际时间;(4)正确处理文件。4、充分利用现代工具,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,四、科学运筹时间策略 1、注意力与时间的科学运筹 2、休息与时间的科学运筹 3、业余爱好与时间的科学运筹五、时间运筹的方法 1、定期“盘点”法;2、交叉轮作法;3、遇事三问法；4、并列运筹法。,第四节办公室工作量化管理原理与模式,一、量化管理的含义办公室量化管理是指在单位组织工作过程中。采用科学方法(如预测、概率、估算、实测、预定动作时间法等)对各项工作内容，制定出工作定额来实行定量考核的管理方法。二、量化管理的表现形式1、工作量化 2、优化组合 3、明确职责 4、定量考核,第四节办公室工作量化管理原理与模式,三、量化管理的原则1、工时定额化2、分工合理化3、程序标准化4、酬金差额化,公务员（参照管理人员）年度考核量化测评表,