办公室公文处理常识与技巧.ppt

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1、明德正行 博学多能,办公室工作方法与艺术,办公室公文处理常识与技巧主讲人：肖守德2011年9月13日,明德正行 博学多能,教学内容,概述公文的文种及写作要求公文格式行文规则公文处理程序公文归档管理,明德正行 博学多能,一、概述,“公文”与“公文处理”的定义国家行政机关公文处理办法简介公文制发的要求公文的作用,明德正行 博学多能,公文：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,（一）公文与公文处理的定义,明德正行 博学多能,2000

2、年8月24日，国务院以国发23号文发布了国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)，并于2001年1月1日起实施。而此前执行的办法是由国务院办公厅于1993年11月21日发布的。新办法与旧的相比，有四个明显特点。,（二）国家行政机关公文处理办法简介,明德正行 博学多能,发布机关规格高，由国务院直接颁布，更具权威性。强调了领导干部要高度重视公文处理工作(办法第六条)。注重与国际惯例接轨，如规定公文用纸统一用A4(办法第十二条)。更注重公文的规范性。对公文的行文规则、发文办理、收文办理、公文的归档与管理都提出了更为明确具体的规定，使公文处理工作更加规范。,新办法的四个特点,明德正行 博学多能,第一章

3、 总 则（第1-8条）第二章 公文种类（共13种）第三章 公文格式（第10-12条）第四章 行文规则（第13-23条）第五章 发文办理（第24-29条）第六章 收文办理（第30-37条）第七章 公文归档（第38-43条）第八章 公文管理（第44-53条）第九章 附 则（第54-57条）,新办法的主要内容,明德正行 博学多能,（三）公文制发的基本要求,要有目的；要有使用范围；要有严格的制发程序和规范的体式。,明德正行 博学多能,（四）公文的作用,领导和指导作用行为规范的作用交流和联系作用宣传和教育作用依据和凭证作用档案和史料作用,明德正行 博学多能,二、公文的文种及写作要求,公文分类及文种 写作

4、基本要求各种文种的特点及写作要求,明德正行 博学多能,1、上行文。是下级机关向上级机关递送的文件，包括请示、报告、议案三种。2、平行文。是同级机关或不相隶属机关递送的文件，主要包括“函”，有时也可用通知、函。3、下行文。是上级机关向下级机关下达的文件，这类文种较多，如：命令、令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、公报、批复、条例、规定、会议纪要。,（一）公文行文分类,明德正行 博学多能,（二）公文文种,命令（令）决定公告通告通知通报议案,报告请示批复意见函会议纪要,明德正行 博学多能,（三）公文写作基本要求,标题：发文单位+事由+文种正文：目的明确；围绕主题；层次清晰；语言精练；用词准确；首

5、尾呼应。,明德正行 博学多能,（四）各种文种的特点及写作要求,重点介绍公文文种：一、通知二、请示三、批复四、函五、通报六、报告七、会议纪要,明德正行 博学多能,写好公文，要把好四关,把好行文关。解决发不发的问题。把好格式关。解决公文的外观形式（文种选择、用纸格式、文面格式和排版、印刷与装订格式）。把好文字关。做到准确、简明、朴实、规范。把好内容关。符合法律法规，材料真实，判断准确，内容完善，主题鲜明。,明德正行 博学多能,通知的特征及写法,用于发布法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。常见的

6、几类通知：会议通知；布置工作的通知；交流情况或信息的通知；印发或转发类通知；传达领导意见或任免人事的通知。通知应包括以下内容：被通知者；发出通知的目的，通知的事由；通知的具体要求；通知的发出者。,明德正行 博学多能,请示的特征及写法,请示的特点：上行文（被监管单位的机构市场准入方面的文件？）、自己职权范围内无法答复、请上级或业务主管部门表明态度。请示为事前行文。报告中不得夹带请示事项。向谁请示，请示事由，为什么请示，请示者的基本看法，请示者的要求。,明德正行 博学多能,批复的特征及写法,与请示的对称发文。批复与批示的区别。对请示内容可全部同意，也可部分同意或全部不同意，但批复要清楚，不会产生歧

7、义。,明德正行 博学多能,函的特征及写法,函的运用非常广泛。“函”与“函的形式”的区别。不相隶属的机构之间询问、请示类事项的处理。,明德正行 博学多能,通报的特征及写法,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。典型通报（表彰或批评的通报）。主要事实，分析评价，表彰或处分决定，希望或要求。情况通报。通报的情况，原因分析，希望要求。,明德正行 博学多能,报告的特征及写法,适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。报告为事中或事后行文。,明德正行 博学多能,会议纪要：会议纪要标识由“会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。,会议纪要特征及写法,明德正行 博学多能,范例：情况报

8、告,关于的报告 根据现将主要情况报告如下：针对，提出以下建议：一、。二、。委 年月日,明德正行 博学多能,范例：请求批准性请示,关于XXXXXXXX的请示 国务院：近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。全国政协。问题报告如下。一、关于建立中国工程院的必要性。（略）二、关于组建中国工程院的一些原则。（七）关于中国工程院的领导体制及学部设置（略）三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略）以上请示当否，请批示。附件：工程院筹备领导小组名单。（盖章）二九年六月十九日,明德正行 博学多能,范例：通知事宜函,国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993

9、2号 国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。国务院办公厅（盖章）一九九三年一月三日,明德正行 博学多能,范例：答复事宜函,市人民政府办公厅关于临时工

10、、合同工能否执罚问题请示的复函 市政办函 1996 40号 市市容环境卫生管理局：你局关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示收悉。现复函如下：中华人民共和国行政处罚法于1996年10月1日起执行。按照行政处罚法和国务院关于贯彻实施中华人民共和国行政处罚法的通知，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。此复 市人民政府 一九九六年十月七日,明德正行 博学多能,范例：交流型会议纪要,物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要 由科技大学、电讯工程学院组织筹办、

11、经市科学技术委员会批准，于19年月日。会上，市物理学会常务理事同志首先向大会宣布 市科学交流中心主任张同志讲了话。会议邀请了大学物理系固体物理教研室主任刘副教授作专题报告；中国科学院分院张。会议决定：一、于19年下半年举办一次“荧光分析”专题讨论会。由。二、于19年举办一次“计算机在X射线分析中的应用”讲习班，由。三、19年在市举行第四届学术交流会，由。为了迎接第四届X射线衍射分析会的召开，会议要求。会议经过与会代表的共同努力，收到了预期效果，取得了圆满的成功。物理学会X射线专业委员会 一九年月日,明德正行 博学多能,（五）其它公文写作,公文有广义与狭义之分。狭义的公文是指党政机关形成的具有法

12、定效力与规范体式的文书，即上述的13类文种。广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在公务活动中形成的有一定格式、内容完备、具有现实效用的应用文。本章主要介绍这一类的公文。主要有：工作总结、调研报告、领导讲话、庆典致辞、学术论文等等。,明德正行 博学多能,A.写作人员的素质要求,较高的理论水平；较强的逻辑思维能力；善于归纳分析提炼；熟悉业务；有创新思维能力；文字表达能力强；有吃苦精神。,明德正行 博学多能,B.写作的基本要求,主题突出；贯穿主线；层次清晰；切中要害；力求新意；语言精确。,明德正行 博学多能,明德正行 博学多能,C.写作的基本程序,详细掌握情况；打好腹稿（大脑构思）；

13、拟定提纲（各主要部分及要点）；讨论或征求意见，修改提纲；围绕提纲进一步筛选和补充资料；着手起草；征求意见；修改提高。,明德正行 博学多能,D.写作的一些技巧,拿来主义有关文章、资料先进地区、先进单位的超前做法 要求：结合当地、本单位、本专业实际进行提炼与深加工，切忌全单照收、生搬硬套。,明德正行 博学多能,标新立异学习新精神，明确新任务；吸收新观念，形成新思维；拓展新视野，提出新观点；研究新问题，提出新举措。要求：创新要注意可行性，不要不着边际，天马行空。,明德正行 博学多能,实事求是、有的放矢当前形势；当地、本单位情况；本行业实际；存在的问题。要求：要有很强的针对性，切忌照抄上级文件，更忌空

14、谈，说一些大话、空话、不着边际的话。,明德正行 博学多能,高瞻远瞩全球、全国的高度；全行业的高度；全局的高度；战略的高度。要求：站得高看得远，但关键还得回到眼前和实际。,明德正行 博学多能,E.具体写作要求,工作总结调研报告工作计划,明德正行 博学多能,工作总结,基本要求突出重点；实事求是；提炼升级；找准问题；措施得力,明德正行 博学多能,结构要求概述；总结的主体部分；问题与不足；下一步工作思路（任务、措施）及建议。,明德正行 博学多能,调研报告,基本要求以客观事实为依据；进行科学的分析归纳；注重经验的总结与问题的剖析；注重典型性与指导性；观点明确以事论理。,明德正行 博学多能,结构要求概述；

15、成绩或基本情况；问题；建议。,明德正行 博学多能,工作计划,为完成某项任务而拟定的目标、要求、措施、方法、步骤等，包括：计划、规划、方案、要点、设想等等。基本要求 目标明确；步骤具体；突出重点；切实可行；责任明确。,明德正行 博学多能,结构指导思想，或目的意义；目标、任务要求；任务分工；工作措施；工作步骤或进度安排。,明德正行 博学多能,基本要求要了解领导的思路；要站在领导的高度；要符合领导的口气；要展现领导的风采；要求实求新。,领导讲话,明德正行 博学多能,结构要求报告式（三部分：成绩、问题、要求;工作总结、今后工作思路或任务、保障措施;工作总结、提高认识、采取措施）问题式（谈几个问题、谈几

16、点意见）,明德正行 博学多能,基本要求:要简短；要贴切；要出彩；要有激情；要体现礼节要求。,庆典致辞,明德正行 博学多能,结构：会议的时间、地点、会议名称会议的议题或议程参加对象会议要求联系人及联系方式落款,会议通知,明德正行 博学多能,三、公文格式,公文的组成公文标识公文的印刷要求,明德正行 博学多能,公文的组成,用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，正文称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。,明德正行 博

17、学多能,（二）公文标识,备注：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。紧急程度：文件(特急、急件)，电报(特提、特急、加急、平急)。,密级保密期限紧急程度,序号,明德正行 博学多能,1.发文机关标识：发文机关名称或规范化简称+文件(通常说的文件的红头，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。)。2.发文字号：机关代号+年份(用六角括号括起来，如2009+顺序号(前面不加第、不加零，从1开始往上编，

18、但命令、令的编号则直接为“第号”)。,发文标识,明德正行 博学多能,上行文签发人标识,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,学工部,教务处,签发人：李某王某,明德正行 博学多能,公文标题标识,红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，

19、要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题由发文机关+事由+文种组成(标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点，命令、令一般不需标题，直接就是正文，公告，可以只以“公告”两字当标题)。,明德正行 博学多能,主送机关标识,标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。请示、报告、意见、函、通知、通报、批复、议案等都有明确的主送单位，命令、决定、公告、通告可以无主送单位。,明德正行 博学多能,正文：(字体为3号仿宋)层次序数：分一、1、四

20、个层次。层次使用不能跨层次。数字使用：除固定词组、惯用语用汉字、其他都用阿拉伯数字；数字不能太长；计量单位要用国际计量单位；单位用汉字表述，不能用英文表述。,正文,明德正行 博学多能,层次划分,第一层，用汉字的一二三四每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号，序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1 2 3 4第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写abcd，或者第一、第二、第三。,明

21、德正行 博学多能,附件,公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。,明德正行 博学多能,落款：由落款时间和印章组成。,公文制作时的注意事项,明德正行 博学多能,成文日期,用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字

22、混用，规定零要写成“”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“”比较协调。,明德正行 博学多能,印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,明德正行 博学多能,联合行文印章,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保

23、征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,明德正行 博学多能,附注：在落款之下，主题词之上，如：“此件发至县团级”、“此件可见报”等。请示件要在附注处标明联系人的姓名与联系电话。主题词：13类文种的文件都要标主题词。（主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体

24、字；词目之间空1字。）版记：由印发单位(全称，一般为发文单位的办公厅(室)或文秘部门，也可以是发文单位)和印发时间(用阿拉伯数字)组成。,附注及版记,明德正行 博学多能,抄送标识,公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,明德正行 博学多能,印发机关和印发时间,位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,明德正行 博学多能,四、行文规则,精简

25、高效的原则(第13条)。根据机关隶属关系和职责范围行文的原则(第14、15、17条)。非特殊情况不越级行文(第14条)。授权行文的原则(第17条)。文秘部门统一处理公文的原则(第8、34、37、44条)。部门内设机构除办公厅（室）不对外正式行文的原则(第15条)。,明德正行 博学多能,公文不直接报领导者个人的原则(第22条)同级机关可以联合行文的原则(第16、17条)。部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则(第19、26、35条)。请示性公文一事一文和不向下级抄送的原则(第21条)。不相隶属机关之间用函行文的原则(第15条)。,发文原则,明德正行 博学多能,办理公文要履行审核签发的原则(第

26、27、28、29条)。办理公文要依法确定密级、加强安全保密的原则(第5条)。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关的原则(第20条)。向受双重领导的下级机关行文，要尊重另一领导机关的原则(第23条)。,上行文要请单位主要负责人（即一把手）签发,发文原则,明德正行 博学多能,五、公文处理程序,收文程序发文程序,明德正行 博学多能,（一）收文程序,（一）签收（二）登记 登记来文主要内容、密级、收文时间等。（三）审核（四）拟办 是秘书工作人员把来文结合本单位情况对来文的初步方案和初步意见。（五）批办 对办公室提出的初步方案、意见所作出的确定（“照此办理”、“同意”），是承办的依据。（六）承办 承办部门根据领导的批办意见，具体贯彻落实。（七）催办 办公室对文件承办工作的检查和督促。（八）注办 承办者将办文的结果向批办的领导和来文机关报告。,明德正行 博学多能,（二）发文程序,（一）草拟（二）审核（三）签发（四）复核（五）缮印（六）用印（盖章登记）（七）登记（分送登记）（八）分发（签收登记）,明德正行 博学多能,六、公文归档管理,