公文处理体会与认识——王寿.ppt

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1、发文办理业务交流,公文处理的认识与体会,一、公文的主要内容二、二厂公文处理的基本做法三、做好公文处理工作的认识与体会,第一部分,公文主要内容,主要内容：一、企业公文定义、特点二、企业公文写作基本原则三、拟写公文常见问题四、电子公文推广后有关问题,一、企业公文种的定义、种类和格式主要依据 中国石油天然气股份有限公司公文处理办法（石油办字2006252号）、新疆油田公司行政公文处理及印章管理办法（油新办字200819号）、关于市、油田党委系统公文格式的规定（新克油党办200821号）（1）定义：公文企业在实施管理过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是各级机关实施领导、进行管理、处理公务

2、、沟通联系的工具。（2）作用：传达方针政策、贯彻决议、发布规章制度、请示答复问题、指导商洽工作。,（3）特点：法定作者、法定权威性和约束力、政策性、针对性、规范的体例格式和特定的处理程序。公文的重要特点是行文的规范化、制度化和标准化 公文质量的好坏关系机关各项管理工作能否正常高效运转，同时公文质量也代表部门、单位形象，是部门和单位综合水平、综合素质的反映。,公文的种类要有“法定文种”的概念国家行政机关公文处理办法（13个）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,油田公司所属企业，在规定的13个公文种类中，最常用的主要有以下9个文种：请示、报告、通

3、知、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要 按照行文方向，可分为：上行文：请示、报告、（意见）平行文：函下行文：通知、批复、通报、决定、会议纪要、（意见）,报告,企事业常用文种使用参考,企事业单位,市、油田公司、处室,其他企业,企事业下属单位,通报,意见,决定,会议纪要,函,通知,批复,请示,地方政府,二、企业公文写作基本原则 基本要求 1、准确无误、讲究实效 合法合理全面；真实可行适时 2、严谨周密、简明庄重 用词准确不生歧义；特殊用词和数字表达方式符合规定；言简意赅；恭而不卑、严而不酷、谦而有度 3、标准规范、整齐划一 版面、字体字号、正文用语,常用公文写作举要1、决定 用于对重要事项或行动

4、作出安排，奖惩单位及人员，变更或撤消不适当决定。嘉奖决定、处分决定、重要事项安排决定 叙述有关情况宣布决定具体内容号召、警示、安排2、通知 指示通知、批转通知、知晓通知 依据目的内容要求,3、通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况 表扬通报、批评通报、情况通报 具体情况分析、总结要求4、报告 用于向上级部门汇报或有关主管部门汇报工作、反映情况、请求备案、答复询问。工作报告、情况报告、答复报告、报送文件材料报告 工作进情况成绩及问题分析、计划、告知,5、请示 用于向上级部门请求指示、批准 指示请示、批准请示 理由、背景、依据请示具体事项专用结束语6、批复7、意见8、函9、会议纪要,三、

5、拟写公文常见的一些问题1、标题拟写不规范 关于张XX开除厂籍的请示 关于XX公司更新环境监测设备的请示 关于在全厂范围内开展安全工作大检查的通知正确写法（1）逻辑合理用词精练 关于开除张XX厂籍的请示 XX作业区关于更新环境监测设备的请示 关于开展安全大检查的通知（2）掌握标题三要素 发文单位+内容+文种 安全科关于发放劳保用品的通知,*一般性文件标题里的作者可省略*标题中一般不用符号 法规、规章、书刊名及特定词语可用。并列人名、单位名可用。并列人名、单位名也可用空格分开。*转发文件标题要精练 省略法、直转法2、文种不正确关于购置1214型抽油机的申请（请示）“五五”普法教育活动安排（通知）抽

6、油机井宏观控制图管理规范（通知）,正确写法9类文种正确运用申请-请示安排、规定、办法-用通知印发 3、报告中夹带请示关于油井硫化氢浓度严重超标问题的报告正确写法 分开拟制或将报告作为请示附件4、内文标题序号不对一、（一）1.(1)两级标题可以一、1.组合,5、主送抄送不准确正确写法主送为执行和办理部门，顶格书写抄送为相关领导及了解情况或辅助执行部门 关于申请二厂白碱滩区医院段公路修路期间车辆绕行217国道的函主送 白碱滩交警支队，抄送 白碱滩城建局6、引文不规范根据油田公司200926号文件，我厂-正确写法 先引标题，后引发文字号 根据油田公司关于开展“百日上产劳动竞赛”活动的通知（中油新字2

7、00926号），我厂-,语言文字要规范准确 公文中时间表达要具体准确，如“2009年”、“1995”年，不能使用“去年”、“今年”、“昨天”等模糊的写法。在表达某个时代，如“80年代”时，前面应有“世纪”作限制。上行文应准确把握行文语气，做到语气委婉、言辞恳切。拟写请示事项时一般用“拟XXXXXX”。此外，应避免使用“希尽快批复”、“望速批准”等命令、告诫语气。“请示”的结束语一般可采用“妥否，请批示。”应注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。“报告”的结束语一般可采用“特此报告。”而不使用“特此报告，请批示。”,四、电子公文推广后有关问题1、不发和限制印发纸质公文，减少数量，提高质

8、量 可用电话、协商、原件批回等方式解决的，不发公文；可用网上通知通告解决问题的，不发公文；可用电子公文解决问题的，不发纸质公文；领导讲话一般不以文件印发。2、规范文件种类和文号 党委文件、专业委员会文件、企业文件、部门文件、纪要类文件 文号规范统一。发电子公文时注意调整文号。3、原有文件标识和印章有效4、一般不联合发文，可会签。5、电子文件输出一份归档,第二部分,采油二厂公文处理基本做法,做好文件的收、发、管理工作，确保文件的安全、保密和及时提供利用，是办公室工作的一项重要职责，也是发挥参谋助手作用的重要内容。因此，采油二厂办公室在日常工作中始终坚持熟知公文处理的有关规定、程序和方法，确保公文

9、处理和密级文件管理的每个环节万无一失。,建立健全公文处理网络。根据油田公司“关于加强OA系统收文管理的通知”及有关制度要求，我们在全厂23个机关、科室、部门及基层单位设立了专兼职公文处理工作人员，主要负责文件的收发处理、催办及清理、登记和销毁工作。要求专兼职公文处理人员每个工作日至少两次从办公自动化系统中接收处理文件，如有文件因接收不及时延误时间超过1天，将对该单位进行考核，记问题点一个，目的是提高公文流转效率，确保公文处理准确性和及时性。,目前我厂OA系统使用用户-141个，对系统使用过程中出现的问题，及时与公司进行沟通，逐步完善办公自动化系统的推广工作。由于白碱滩区政府电子公文运行系统与我

10、厂电子公文运行系统不属于统一平台，收到的来文均是纸质文件，为进一步落实“无纸化办公”的要求，我厂将收到的非涉密纸质文件进行扫描整理后利用办公自动化系统进行网上传阅，提高了公文的流转效率。截止2009年9月OA系统接收文件730份，制发文件94份，并且在保证公文保密的前提下，将应用范围较广的文件及时传递到采油二厂信息网页上实现共享，没有出现一起差错。,认真做好收发文处理工作。收文办理：我厂收文来源主要有两类：一是上级文件。主要是市油田党委、油田公司下发的文件及市油田党委和油田公司转发的上级文件；二是白碱滩区政府文件。这类文件，我们始终按照及时登记、及时提出拟办意见、及时转呈领导批示和及时转交承办

11、部门的“四及时”原则，认真把好文件流转的每一个环节。特别是上级转发的涉密文件，建立了专门的收文登记簿，强化每一个环节的保密性。,坚持紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文每天催办，提高了文件运转速度，有效防止了公文的积压和漏办。对重要文件和领导批示的重要督查事项，办公室联合有关部门和人员，对督查的事项、时限、承办单位、反馈形式等进行直接督查，确保执行到位。对上级文件中的重要讲话精神经领导批示后，办公室将制作多媒体，组织中心组学习。2009年1-9月我厂共收到来文815份，在办理和落实的过程中无任何差错。,发文办理：厂发文办理严格按照油田公司行政公文处理及市、油田党委系统公文格式的规定要求

12、，及时、准确、安全地处理各类文件。主要从四个方面加强了工作：一是为了更好地做到对文件形成过程的督查，办公室要求文件起草部门在文稿报办公室审核送签前必须对文稿形成的过程进行文字说明，内容包括拟稿人、部门审核人、参加会稿部门及相关人员（通过开会讨论的要注明开会日期，参加部门和相关人员）、相关领导审核情况等等；二是办公室审核文件实行3层把关，第一层由文书工作人员初步校核，重点审查是否有必要行文，是否符合党的方针政策和国家法律法规，是否符合文件规范格式。,第二层由秘书校核，再次审查上述内容是否到位，并对文件的政策进一步严格审核，对文件的文字进行精雕细琢，对文面格式进一步把关。第三层办公室专门负责文件核

13、稿的领导审核，最后送审签发。这样，文件在报送领导审批前已“过三关”，对发文质量有了较为可靠的保障；三是严格控制发文数量，精简文件。发文少可求精，多则易滥，对一些可发可不发的文件一律不发，对一些应以部门名义发的文件一律退回由相关部门发，对一些能精简的文件尽量说短话，发短文。,强化公文管理工作。公文管理是公文处理工作的重要内容之一。保证公文的安全、保密和及时提供利用，是办公室的一项重要职责。一是文件的阅读传达范围。按照发文机关的要求执行，我厂对发至各个层次的文件阅读传达范围需做明确规定，尤其是涉密文件要严格依照职级类别进行传阅；二是文件的复制。目前采油二厂公文基本实现无纸化办公，对机密级文件是一律

14、要求不得复制，对秘密级文件确因工作需要，要翻印或复制的文件，经上级文件制发机关同意后，加盖公章并严格履行传阅手续，视同原文件管理；三是文件的销毁。办公室对整理过的，经鉴定确实没有保存价值的文件、资料、刊物等，对涉密文件进行登文造册后按规定到保密部门指定的销毁点予以销毁。,及时整理归档。公文的办理程序是个严密的体系，从程序上看，要经过公文的签收、登记、批办、承办、催办等过程，才能将一份公文办理完毕收集归档，但是“存档意识”要贯穿于整个公文处理的全过程。在公文办理过程中，我厂办公室人员随时收集有关资料，每办完一项工作后，都要及时根据文书档案保管期限表，对公文的类别、保管期限进行初步整理，为下一步正

15、式立卷归档打下了坚实的基础。为全面反映机关工作活动状况，涉及相关工作的公文等文字材料都要尽可能做到归档全面。不仅注重收集有正式文号的红头文件，还加强对重大活动、重要会议、工作计划、责任书等其他反映机关重要工作的文件材料的收集整理。,严格做好印章管理。一是做好公章刻制审批工作。对所属单位刻制公章严格审批，审查公章种类、层级、使用范围，认真填写刻制公章审批单。二是做好公章使用签批工作。严格遵循公章使用签批程序，杜绝未经审批擅自用印。使用公章时要经单位主管领导和厂分管领导审批后，方可用章。三是做好公章保管工作。指定专人保管公章，明确相关责任，改善公章保管条件，防止盗用公章行为。四是做好废止公章封存和

16、销毁工作。建立废止公章封存和销毁制度和流程，对不再使用的公章进行封存、销毁。五是做好公章管理人员的培训工作，提高管理人员思想素质和业务素质，把公章管理各项措施落到实处。,第三部分,做好公文处理工作的认识与体会,公文处理是办公室的一项基础性工作。搞好公文处理对于改进工作作风，提高服务质量，树立良好的机关形象具有非常重要的意义。公文处理从撰写、审核、校印、分发、拟办、批办、承办、归档的整公个过程是一环套一环、一扣跟一扣的，其中每一项程序、操作都要遵循一定的规则、方式和要求，否则无论在哪一个环节上出了问题，都将影响整个公文工作的运转。通过我厂近年来办文工作的实践，对做好公文处理工作，我浅谈以下四个方

17、面的认识和体会：,一、抓意识，追求公文处理的高水平 做好公文处理工作一定要树立“四种”意识，即：精品意识、效益意识、安全意识、奉献意识。“精品意识”指的是公文质量。公文质量的好坏直接影响企业的形象，我们必须要把好“三道关口”。一是把好行文关。按照公文处理规定，审核本单位制发的公文是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合上级有关方针政策规定，是否与有关部门会签，是否履行了先核后签办文程序等，确保行文的必要性和准确性。,二是把好内容关。审核公文的语言表述是否规范、文种使用是否正确，力求做到内容充实，表述清楚，简明扼要，逻辑严密，确保文件质量。三是把好格式关。按照公文规范要求，电子公文系统固定了公文

18、的基本版式，可直接使用。但字体、字号、主题词、密级等选择和标注等为活选项，拟稿部门操作中容易把握不准、不统一，须进行认真把关，确保公文体例标准、要素齐全、外观整肃。,“效益意识”指的是办文的效率。公文处理是一项程序强、规范高的工作。在收文方面，来文、传真件、电话件不论轻重缓急，一律当日来文，当日送阅，及时催办，有特殊时限要求的按要求办；在发文方面，凡符合发文要求、程序到位的当日来文，当日印发，涉及多个领导和部门会签的及时督促催办，对少数较复杂的文件则限时办，对紧急件则实行特事特办；对一些常规性的会议文件，如“三八”、“七一”等节日庆祝大会上的表彰性通报，要增强工作的计划性和预期性，提前通知有关

19、单位，尽早草拟文稿，及时送审，掌握工作主动性，减少“逢会发文、手忙脚乱”的被动局面。,“安全意识”指的是公文处理要严格保密。安全保密是公文处理的基本要求和基本原则。为确保公文处理安全保密，要从三个方面着手：一是强化涉秘人员的保密意识，加强安全保密教育。要组织公文处理全体人员进行保密知识学习，落实了保密责任，签订了保密承诺书，用反面教材加强保密教育，用事实教育涉密人员汲取教训。,“奉献意识”是指公文处理优质服务。要做好公文处理工作，必须进一步强化奉献意识，以平和的心态，认认真真地做好本职工作，其中最关键的一点就是要掌握主动，抓住细节。细节决定成败，细节更显优质。在公文处理中，要始终秉承这一理念，

20、认认真真、仔仔细细地做好这一工作。比如，在文件传阅过程中，个别领导因工作繁忙，有时容易疏忽阅文，一般在上午上班前安排工作人员将文件送到领导办公室桌上，并打开文件夹，下午下班后工作人员到领导办公室查阅文件，看是否批阅。如仍未批阅，给领导本人打电话，提醒领导批阅。,二、抓规范，夯实公文处理的基础 做好公文处理工作必须达到“三个”规范，即：文种规范、行文规范、办理规范。文种规范。要在拟制公文时，必须按照有关规定和机关权限、行文关系、发文目的等正确选用文种，确保公文的严厉性、规范性、权威性和有效性。行文规范。要了解行文关系，主要有四种类型：隶属关系、指导关系、平行关系、不相隶属关系。凡有隶属关系的下级

21、机关、有指导关系的下级部门，向上级机关和部门行文，一律用上行文，反之，一律用下行文；属于平行关系和不相隶属关系的机关、单位之间的行文，一律采用平行文。,办理规范。公文办理分为收文（一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序），发文（一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、催办、查办等程序）和办结文（一般包括立卷、归档、清退、销毁等程序）。公文办理规范就是指的在办文过程中要遵守每个程序的具体规定和要求。,三、抓语言，确保公文质量高水平 准确。这是对公文语言的第一要求，是公文语言的生命。首先，要做到用词准确。要注重区别词语的不同含义，尤其是要严格辩析同义词之间的细

22、微差别，务求词义准确，在此基础上做到造句合乎语法逻辑，数据图示准确无误；注重区别词语的感情色彩和语体色彩；注重区别词义在不同语境中的不同变化；注重把握公务文书写作的特定用词；其次，要正确使用句式。要将长句和短句交替运用，使行文铿锵有力；要将整句和散句结合起来，使行文错落有致；要注重把握好几种常见的特定句式；要注重表意的准确性，不用含混不清似是而非的句式。,简洁。言约意丰，精炼明快，意思表达清楚而不累赘冗长，达到“句中无余字，篇内无赘语”。做到简洁的要害是：一要删除一切套话、空话、意思重复的话；二要注重语句的提炼，杜绝堆砌修饰语现象；三要适当使用缩略语；四要恰当使用文言词语及短句。平实。公文重在

23、“实用”，用语应开门见山，直陈其事，通俗易懂，浅显流畅；不搞“曲笔”，不作夸饰，不故弄玄虚，不娇揉造作。如一般工作报告，用语看似平淡，实际上寓意深远，概括力很强，虽然朴实无华，但并非随意道来，而是深思熟虑、独具匠心的结果。同时，公文还应尽量使用大众化语言，不用冷僻词语。适体。公文的适体是指用词、语气、语体风格应符合特定的文体要求。如决定、决议、指示宜庄重；调查报告、总结须平实；规定、条例应严谨；感谢信、慰问信、悼词需情真意切等。,四、抓创新，使公文处理工作与时俱进 面对新形势、新任务以及领导工作方式的新变化，公文处理的程序、方法也要不断修改和完善，要敢于在传统做法的基础上破旧立新，在规范的基础

24、上大胆创新，提高工作效率。工作中发现了薄弱环节，通过分析原因，研究提出解决问题的措施办法，就是完成了一次创新。例如，我厂在工作中发现，有的基层单位和部门不按程序，直接将请示报送给领导个人，个别单位甚至同时报送给多位领导，形成多头请示和越级请示的现象，这种“倒转文”的现象，处理起来不仅耽误时间，甚至还可能误事，尤其是多头报送的请示，不同的领导可能有不同的意见。针对这种现象，我厂设计了请示公文的专用格式。,凡不按公文格式要求，格式不正确、程序不规范的公文，一律不予受理。这不仅避免了一文多投的现象，还规范了公文报送的格式，给公文处理工作带来了很大便利。同时，要不断推广办公自动化系统，办公自动化系统是提高工作质量和效率的一个重要手段，其作用在办公室工作的各个方面得到越来越多的体现。这样做既保持了公文处理模式的连贯性，又能够实现无纸化办公的要求，所以我们要不断的加以完善和推广。,谢谢祝大家健康工作快乐生活,愿在座所有的朋友 今日台下写文件 明日台上讲文件 今日为人做嫁裳 明日自己当新娘 实现从撰稿人到 领导者的角色转变,