公文处理与写作.ppt
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1、公 文 处 理 和 写 作知 识讲 座,主讲:太史功科吉 林 庆 达 公 司二00七年一月 五 日,2,概 述,公文处理和写作,不仅是国家机关的一项非常重要的工作,也是企事业单位必不可少的管理工具和手段。对于公司来说,是公司基本形象的体现。对于每一个文员来说,是一项最基本的职务技能,是一个文员基本素质的体现。,3,内 容,一、公文的概念及其在公司的地位二、文书、文件和公文的关系三、公文的类别 四、国家规定的公文种类五、公文格式 六、公文写作要点 七、公文写作中常犯的错误八、公文拟写者应具备的修养,4,一、公文的概念及其在公司的地位,公文:即公文文书,又称文件。是行政机关及其他社会组织在行使职权
2、和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文概念的理解 1.公文形成的主体是行政机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的,是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。这是公文形成的前提。,5,一、公文的概念及其在公司的地位 公文概念的理解,2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关、组织,都有自己的组织系统、领导关系和职权范围,有自己主管的事务与办事意图,它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中,必然会产生体现自身意志的文字材料。这是公
3、文形成的必要条件。3、公文是具有法定效力与规范格式的文书。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式,不仅增强了公文的权威性与有效性,也方便了公文的处理。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。,6,一、公文的概念及其在公司的地位 公文概念的理解,4、公文是国家机关及其他社会组织依法行政、办理公务的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图,处理公务,实施管理。比如:向上级汇报工作,则使用“报告”;向下级布置工作,则使用“指示”或“通知”;向有关单位和其他业务部门联系公务,则使用“函”;记载会议议决事项,则使用“决议”或“会议纪要”
4、等,这是公文的作用所在。,7,二、文书、文件和公文的关系,实际工作中,特别是在机关工作中,常常会出现“文书”、“文件”和“公文”这三种概念。文书:一般指文书处理、文书工作;文件:一般指文件拟写、文件往来;公文:一般指公文格式、公文立卷等。文书、文件、公文都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及内部所使用的文件材料,即公务文书。可见:文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一 致的。但根据不同情况、不同场合,则应分别使用这三个概念。,8,二、文书、文件和公文的关系,(一)文书 可以作为所有文件材料的总称。在人们日常生活和公务活动中,使用的极为普遍和广泛。文书还可以
5、指一种职业,如某某人在做文书工作。(二)文件 同文书一样,有时也可以指文件材料的总称。如一次大型会议结束之后,要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件,即指会议形成的有规范格式的正式文件,如会议纪要、决议等,也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录,甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。但是,对于一些重要的文件,如:中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件,人们往往郑重地称之为“文件”,而不称文书或公文。,9,二、文书、文件和公文的关系,(三)公文 特指各级关单位为了办理公务而产生的文书或者文件。从这个意义上说,它是公务文书或者公务文件的简称。,10,三、公文的类别,从文学角
6、度讲,公文作为一种文体,可以从不同的角度来划分:(一)从公文的来源来划分 1、对外文件:发文。2、收来文件:收文。3、内部文件:指制发和使用都限于公司或部门 内部的文件。如公司或部门内部的规章制 度、会议记录、工作计划、经验总结以及内 部的通知、通报等。,11,三、公文的类别,(二)从公文的行文关系上划分 行文关系是指发文机关同收文机关之间的文件往来关系。划分为:上行文、平行文和下行文。1、上行文就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发送的文件,也就是自下而上的行文,故称上行文。2、平行文就是指同级机关或者不相隶属的没有领导指导关系的机关之间的一种行文。3、下行文就是指上级领导机关对所属的下级
7、机关的一种行文。,12,三、公文的类别,(三)从公文的阅读范围来划分1、秘密文件是指内容涉及到党和国家的秘密,需要 控制知密范围和知密对象的文件。可以确定为秘密、机密、绝密三种;2、普通文件是相对秘密文件而言的,也可称非密文 件。这种普通文件也并非无密可保,可供任何人阅 看。如机关、组织的决议、工作计划、总结,对工作 人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围 比较宽。但一般只限于本机关、组织内,不对外颁布,即不在社会上公布,不向国外传播。3、公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文 件。如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领 导的某些重要讲话、报告等,通常都可以采用广播、电视播放、
8、报刊登载,公开张贴或口头传达等方式进 行公布。,13,三、公文的类别,(四)从公文制发机关的性质和公文作用来划分1、法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政 机关所制发的法律、法令和行政法规文件。2、法律文件是体现统治阶级的利益和意志,以国家 强制力来保证其实施的行为规则,是实行阶级专政的 一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关全国 人民代表大会按照立法程序制定的。如宪法、刑法、刑事诉讼法等。3、法令文件根据宪法的有关规定所制发的一种文 件,通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名 义发布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大强制 性行政措施时发布的命令等。,14,三、公文的类别,
9、4、行政法规是由国家行政机关和地方行政机关,为 具体贯彻执行法律、法令和行政法规,对于行政措 施、行政制度和活动规则所制定的条例、办法、细 则、规定等。5、行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中形 成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公 务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比 较普遍的指示、通知、请示、报告等。6、党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文 件,反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其 中,只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文 件,又叫党内文件。,15,三、公文的类别,(五)从公文的性质、内容和特点来划分 按照公文的性质、内容和特点,可将公文分为 指挥性
10、公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。1、指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众 发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关 单位和有关人员认真学习和贯彻执行,是下级单位决 策和进行工作活动的依据。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。2、规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定 的,要求其成员在活动工作等方面严格遵守的行为规 范,它是一种兼有政策性和法规性的公文,有较强的 规范性和强制性。例如章程、条例、规定、办法、细 则、规则等。,16,三、公文的类别,3、报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公 文。这类公文
11、主要是报告、请示等。4、知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵 守,以及各机关单位之间联系工作,通报情况所使 用的公文。例如公报、公告、通知、通报、函等。5、记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活 动以备查考的公文。如会议记录、会议纪要、大事 记、日志等。,17,四、国家规定的公文种类 2000年8月24日国务院国发200023号发布的国家行政机关公文处理办法中将公文明确规定为13类:,(一)命令(二)决定(三)公告(四)通告(五)通知(六)通报(七)议案,(八)报告(九)请示(十)批复(十一)意见(十二)函(十三)会议纪要,18,四、国家规定的公文种类,(一)命令:命令(令)适用于依照有
12、关法律发布行政 法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉 奖有关单位及人员。例:中华人民共和国国务院令 第444号禁止传销条例已经2005年8月10日国务院第101次常务会议通过,现 予公布,自2005年11月1日起施行。总理 温家宝 二五年八月二十三日 禁止传销条例 第一章总则 第一条为了防止欺诈,保护公民、法人和其他组织的合法权益,维护社会主义市场经济秩序,保持社会稳定,制定本条例。第二条本条例所称传销,是指组织者或者经营者发展人员,通过 对被发展人员以其直接或者间接发展的人员数量或者销售业绩为依据计 算和给付报酬,或者要求被发展人员以交纳一定费用为条件取得加入资 格等方式牟取非法利益,
13、扰乱经济秩序,影响社会稳定的行为。(略),19,四、国家规定的公文种类,(二)决定:决定适用于对重要事项或者重大行动作出安 排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机 关不适当的决定事项。例:国务院关于修改征收教育费附加的暂行规定的决定国务院决定对征收教育费附加的暂行规定作如下修改:删去第三条第二款。将第三条修改为:“教育费附加,以各单位和个人实际缴纳的增值税、营业税、消费税的税额为计征依据,教育费附加率为3%,分别与增值税、营业税、消费税同时缴纳。“除国务院另有规定者外,任何地区、部门不得擅自提高或者降低教育费附加率。”本决定自2005年10月1日起施行。,20,四、国家规定的公文种类,(三
14、)公告:公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。例:国家人口计生委关于全国人口和计划生育科技成果奖、科技发明奖、科技贡献奖和软科学奖的公告(国人口发200637号)为贯彻落实全国科技大会精神,进一步提高人口和计划生育科技工作水平,推动人口和计划生育科技工作深入发展,国家人口计生委拟在全国人口和计划生育科技大会期间对“九五”、“十五”期间取得的人口和计划生育优秀科技成果以及在人口和计划生育科技工作中做出突出贡献的个人进行表彰。根据国家人口计生委关于评选全国人口和计划生育优秀科技成果、科技工作先进集体和先进个人的通知(国人口发200619号)中关于各类奖项的申报条件和评选要求,在各省、自治区、
15、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团人口计生委,解放军、武警部队人口和计划生育领导小组办公室以及国家人口计生委相关直属挂靠单位、相关科研机构推荐的基础上,国家人口计生委组织有关专家进行了认真评审,初步确定了全国人口和计划生育科技成果奖一等奖3项,二等奖13项;全国人口和计划生育科技发明奖二等奖3项;19人获全国人口和计划生育科技贡献奖,全国人口和计划生育软科学奖特等奖1项,一等奖3项,二等奖15项。为确保奖励表彰工作公开、公平、公正,现将获奖名单在“中国人口网站”(网址:)上公布。自公布之日起10日内,任何单位或个人对本次公布的获奖项目、完成人、获奖者持有异议的,请以真实身份书面向我委提出,并
16、提供必要的证明文件。我委对提出异议的单位和个人身份予以保密,并对异议所涉及事项进行核实、查证。凡匿名异议一律不予受理。特此公告。联 系 人:国家人口计生委科学技术司 张黎明、王巧梅 联系电话:(010)62046622转2521、2520 E-mail:通讯地址:北京市海淀区知春路14号 邮 编:100088 附件:全国人口和计划生育科技成果奖、科技发明奖、科技贡献奖和软科学奖获奖项目及获奖者名单(请点击本文下方的附件,打开下载即可)二六年五月三十一日,21,四、国家规定的公文种类,(四)通告:通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的 事项。例:吉林省“全国杰出专业技术人才”人选公示通告
17、 为全面落实科学发展观,进一步实施科教兴国和人才强国战略,营造“尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造”的社会氛围,引导广大专业技术人才树立正确的荣辱观,为建设创新型国家拼搏奉献、建功立业,中共中央组织部、中共中央宣传部、人事部、科学技术部决定,2006年继续开展“全国杰出专业技术人才”表彰工作。根据中共中央组织部、中共中央宣传部、人事部、科技部关于开展“全国杰出专业技术人才”表彰工作的通知(国人部发200664号)要求,根据中共中央组织部、中共中央宣传部、人事部、科技部关于开展“全国杰出专业技术人才”表彰工作的通知(国人部发200664号)要求,吉林省人事厅在全省范围内开展了人选的选拔工作。
18、经所在单位申报、各地各部门初评、专家评审会评审,确定 孙寰同志为我省“全国杰出专业技术人才”人选。现予以公示。欢迎社会各界和广大人民群众对孙寰同志为“全国杰出专业技术人才”人选是否符合条件提出意见,进行监督。如有意见,请以书面形式提出异议。以个人身份提出异议的,请具署实名;以组织名义提出异议的,请加盖公章;书面异议应阐明具体内容,并提供有关证据,否则不予受理。我们将对反映的情况和问题按照有关规定做出相应处理。来信来访接待机构:吉林省人事厅专业技术人员管理处 地址:长春市建设街2650号,邮编:130021 联系电话:公示截止日期:2006年9月5日 吉林省人事厅 二OO六年八月三十日,22,五
19、、国家规定的公文种类,(五)通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶 属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知 或者执行的事项,任免人员等。例1:关于事业单位人员聘用合同鉴证 有关事宜的通知 吉事改办字20065号 省直各部门:根据全省事业单位人事制度改革的进程,省直事业单位人事制度改革工作正进入实施阶段,有的单位已完成了人员聘用工作,按照省事业单位改革工作领导小组的有关文件精神,完成了人员聘用工作的事业单位需要与受聘人员签订聘用合同,并进行合同鉴证。现就事业单位人员聘用合同鉴证的有关事宜通知如下:一、省直已完成人员聘用工作的事业单位凭省事业单位改革工作领导小组办公室批
20、复的事业单位岗位设置表到省人才中心三楼“工资合同办理”窗口免费领取事业单位人员聘用合同书。二、各单位领回事业单位人员聘用合同书后,应组织受聘人员认真填写事业单位人员聘用合同书。事业单位人员聘用合同书填写中的有关注意事项如下:六、此通知请各部门及时转发所属各事业单位。特此通知 附件:1省直事业单位人事制度改革实施工作流程 2省直事业单位工作人员首次聘用情况一览表 3省直事业单位首次聘用人员一览表 4吉林省事业单位人员聘用合同鉴证专用章(印模)吉林省人事厅 二OO六年八月二十九日,23,四、国家规定的公文种类,(五)通知:例2吉林省人民政府 吉政干任200687号关于禹治洪任职的通知 省司法厅:省
21、政府2006年7月17日决定,任命禹治洪为省司法厅副厅长。二六年七月十七日,24,四、国家规定的公文种类,(六)通报:通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要 精神或者说明事实情况。例:通 报 省直采购中心、住所在长沙的政府采购代理机构:我办在政府采购代理机构负责人会议布置,各单位于2006年10月20日17时30分以前,报送2006年度任一政府采购项目的录音录像资料,没有开展政府采购业务的单位应提交书面说明。至截止时间,以下十六个单位没有按要求报送有关资料:湖南中技招标咨询有限公司、湖南利安达招标咨询有限公司、湖南中科项目管理有限公司、湖南天平招标代理咨询有限公司、湖南安森招标咨询有限公司、湖
22、南天兴招标代理有限公司、湖南省湘咨招标代理有限公司、湖南省现代教育招标有限责任公司、湖南新星工程造价咨询有限公司、湖南创迪工程管理咨询有限公司、湖南天舟招标代理有限公司、湖南洞庭招标代理有限公司、长沙材信招标代理有限公司、长沙湘资招标代理有限公司、湖南中建项目管理有限公司。特提出通报批评。二六年十月二十五日,25,四、国家规定的公文种类,(七)议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议 事项。例:关于请求解决农村民用煤问题的议案 建议人:罗启伦等18名代表 案由:水城县辖区内33个乡镇,目前只有1 6个产煤乡,其余1 7个乡镇无一对有证矿井,每年的
23、民用煤供应都成了我县的一个重大政治问题,工作难度较大,问题较多。案据:按照市的要求,县里采取了许多措施,原则上实行产煤乡供应无煤乡的办法,但有证煤矿的供应任务十分繁重,且生产成本较高,大量原煤供应给农民后,煤矿无利润可言,业主抵触情绪较大。在供应民用煤过程中,县虽然进行了严格要求和督查,但少部分煤矿仍然存在以次充好及掺假现象,严重损害了农民群众的利益。同时,由于煤矿分布不均,大部分需要民用煤的乡镇距离供应点十分遥远,运输成本高,农民生产生活用煤仍然十分困难。解决办法:请市委、市政府尽快建立民用煤长效机制:一是建立民用煤补助基金。在煤炭企业按吨煤(焦)征收,即:原煤2元吨,洗精煤、焦煤3元吨,全
24、部用于解决所在县区的民用煤补助;二是加大对民用煤的市级补助力度。,26,四、国家规定的公文种类,(八)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复询问,提出建议。其正文主要包括:行文的根据:点明公文所要涉及的具体情况和问题(时间、地点、人物、背景、经过、结果等)并对其性质进行概要分析;建议(要求谁,何时,做什么,怎样做,方法、措施、期限、考核指标等),如没有建议则对有关工作或问题作概括总结,分析存在问题的原因,表明努力方向。结语:有建议的报告提出批转建议:“以上意见,如无不当,请批转(单位)执行。”请上级指出问题的报告则为:“如有不当,请指正(示)”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾
25、词强调行文目的。,27,四、国家规定的公文种类,(八)报告 例:吉林庆达数码有限公司 关于筹建情况的报告 吉林省工商行政管理局:吉林庆达数码有限公司,是由吉林庆达光盘科技有限责任公司和英属维尔京群岛 Media Delta Enterprises Ltd.共同出资设立的有限责任公司,于2004年12月29日在贵局登记注册。合资双方自2004年11月8日签订合同,只用两个月时间,便完成了全部审批手续;中方投入的5条生产线,已经到位并投入运行;外方所投的第一批设备10条可录光盘生产线,于2005年1月15日起陆续进厂,2月份开始安装,目前已经调试完毕,并陆续投入生产。因商检部门必须在设备运行正常后
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