公文写作与信息处理.ppt

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1、,公文写作与信息处理,主要内容,公文定义与写作原则公文文种公文格式行文规则发文办理收文办理公文归档,一、公文定义与写作原则,（一）定义：是国税机关在税务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达贯彻党和国家方针政策、依法行政、实行税务行政措施和进行税务公务活动的重要工具。,一、公文定义与一般原则,（二）一般原则：1.真实性原则 2.精简高效性原则 3.及时性原则 4.安全性原则,二、公文文种,公文文种主要有：命令 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函会议纪要等,二、公文文种,（一)通知：1.适用于转发、批转上下级机关的公文；2.发布规范性公文；3.传达要求下级

2、机关办理和需要周知或执行 的事项；4.人事任免等。5.属下行文，也可做平行文。,二、公文文种,(二）通报：1.适用于表彰先进，批评错误，传达重 要精神或情况。2.分表扬性通报、批评性通报、情况通 报。3.属下行文。,二、公文文种,（三）报告：1.适用于向上级机关汇报工作、反映 情况，答复上级机关询问。2.分综合性报告和专题性报告。3.属上行文。,二、公文文种,（四）请示：1.适用于向上级机关请求指示、批准事项。2.请示必须在事前。3.必须一文一事，一个主送机关。4.文末应当有请示语 5.在公文末页附注处注明联系人姓名电话。6.属上行文。,二、公文文种,（五）批复：1.适用于答复下级机关请示的事

3、项。2.具有答复事项的专指性。可抄送有关位。3.若问题具有普遍性，涉及有关政策的调 整，可使用“通知”文种行文，不再单独批 复请示单位。,二、公文文种,（六）意见：1.适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.上行文，表明意向，请求处理或答复。3.下行文，明确要求，遵照执行。4.平行文，提出意见，供对方参考。,二、公文文种,（七）函：1.适用于不相隶属机关之间的商洽工作、询 问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.分告知函、商洽函、询问函、请求批准函、答复函。3.属平行文。,二、公文文种,（八）会议纪要：1.适用于记载、传达会议情况和议定事 项。2.由标识、编号、纪要事项、出席人、签发人、发送

4、单位等组成。,三、公文格式,公文格式的组成部分：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识（天头）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、版记等,三、公文格式,（一）秘密等级和保密期限 1.秘密等级：秘密 机密 绝密,三、公文格式,（一）秘密等级和保密期限 2.保密期限 秘密 10年 机密 20年 绝密 30年 特殊规定要特别标示：秘密6个月 机密15年 绝密长期,三、公文格式,3.标注格式 公文首页右上角 密级保密期限,三、公文格式,（二）紧急程度 1.类别：急件、特急 2.标注格式：公文首页右上 角，密级等级之下。,三、公文格式,（三）发文机关标识

5、1.内容：也称公文文头 发文机关全称文件 2.标注格式：公文首页上端居中套红,三、公文格式,（四）发文字号1.内容：发文机关代字+年份+序号 鲁国税发200988号,三、公文格式,（四）发文字号2.特征（1）发文代字 有本单位标识和相对稳定（2）年份 公元全称用六角括号括起（3）序号不加虚位“0”和“第”字,三、公文格式,（四）发文字号3.山东省国家税务局常用公文代字有：鲁国税发、鲁国税函、鲁国税任字、鲁国税办发、鲁国税办函、鲁国税党发、便函,三、公文格式,（四）发文字号：鲁国税发：（1）所有的上行文（2）对下级部署全局性的工作、工作制度、指导性意见、重大事件的通报、重大奖励表彰或批评惩处（3

6、）对上级重要文件的转发（4）与平行机关或团体的联合发文,三、公文格式,鲁国税函：（1）部署局部的、阶段性的、临时的工作（2）对政策性问题的明确和解释（3）计划的局部调整（4）一般性表扬或批评（5）对有关事项的答复或批复,三、公文格式,鲁国税任字：适应于干部的任免,三、公文格式,鲁国税办发：（1）代表局机关向下级机关布置日常性的事务工作（2）发布内部使用的各类制度（3）通报内部的有关情况,三、公文格式,鲁国税办函：（1）代表局机关向平级机关、上级机关的有关部门行文。（2）代表局机关下发各类会议通知、培训通知。（3）代表局机关向下级机关征求意见,三、公文格式,便函：机关内部各处室对下级机关发出的有

7、关要求和通知,三、公文格式,国税党发：以党委或党组名义发出的公文党内职务的任免,三、公文格式,3标注格式（1）公文文头中带有“文件”的标注于文头之下，红线之上，无签发人居中，有签发人移至左侧，右侧标注签发人。（2）公文文头中没有“文件”的标注于文头红线之下，居右侧。,三、公文格式,（五）签发人 向有行政隶属关系的上级机关行正式公文，应当在首页文头之下、横线之上，与发文字号平行的右侧注明签发人。,三、公文格式,（六）公文标题 1.构成：发文机关发文事由文种 2.上行文和联合发文一般不标明发文机关 3.除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。,三、公文格式,（七）主送单位 1.主

8、送单位是指公文的主要受理单位，应当使用机关全称或规范化简称。如：国家税务局 国税局,三、公文格式,（七）主送单位 2.标注格式 顶格列于标题之下空一行,三、公文格式,（八）正文 1.符合国家法律法规及其他有关规定。2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。,三、公文格式,（八）正文 3.结构层次序数应当规范。第一层为“一、”，第二层为“（一）”第三层为“1.”，第四层为（1），第五层为。,三、公文格式,4.引文、日期、人名、地名应当准确规范。（1）引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。（2）日期应当写明具

9、体的年、月、日，不能写“去年”、“上个月”、“昨天”，或者不写年只写月、日。年份要完整表述，如2004年”不能写成“04年”,三、公文格式,5.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语以及具有修辞色彩与句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,三、公文格式,6.应当使用国家法定计量单位 7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。,三、公文格式,（九）附件 附件是指附属于正文的其他材料，具有对公文进行补充说明或提供相关资 料等作用，是公文的重要组成部分。,三、公文格式,（九）附件 1.公文如有附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件名称。2.附件

10、有2件以上，用阿拉伯数字按序列编排，并在附件首页用阿拉伯数字标明序号与正文合订在一起。,三、公文格式,（九）附件 3.印发规章等公文，正文标题中已经标明所印发附件的标题或主要内容时，文末将不再标注附件名称。,三、公文格式,（十）成文日期 1.成文日期当以签发人签发日期为准 2.用汉字小写写全公元纪年，不得用阿 拉伯数字。3.一般标注于正文下4行，右空4个字。,三、公文格式,（十一）公文印章 1.公文除会议纪要外应当加盖发文机关印章 2.印章应当骑年跨月上套于日期之上,三、公文格式,（十二）公文附注 1.公文附注是指需要说明的其他事项。如请示中的联系人和电话 2.标注格式：成文日期之下版记之上，

11、加括号标注。,三、公文格式,（十三）版记 1.抄送机关（1）除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关（2）标注于印发机关之前，版记第一行,三、公文格式,（十三）版记 2.印发机关（1）公文的编发机关，一般由单位办公室负责。（2）标注于抄送机关之后,三、公文格式,（十三）版记 3.印发时间（1）公文的的打印编发时间（2）标注于印发机关之后,三、公文格式,（十三）版记 4.公文打字和校对（1）一般不能由同一人完成（2）标注于公文最末一行,四、行文规则,（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文应当在自己的职权范围内，超越职权应当会签有关单位或者与其他机关联合行文。,四、行文规则,（三）与同级政

12、府部门和下级政府的相关业务部门可以以函的形式行文，洽谈工作、询问和答复问题、审批事项等。除此之外，一般不正式行文。,四、行文规则,（四）各级税务机关的内设机构除办公室外，不能对外正式行文，可以根据工作需要，在职权范围内行非正式公文。即“便函”，适用于通报情况、商洽工作、询问和答复一般事务性问题。便函文头不加“文件”，末尾没有版记，加盖内设机构印章。,四、行文规则,（五）向上级机关行文一般不得少送下级机关向下级机关的重要行文，应当同时少送上级向上级和下级机关行文可以抄送同级机关向同级机关行文可以抄送其他同级机关,四、行文规则,（六）“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项,五、

13、发文办理,是指以机关名义制发公文的过程，包括 草拟、审核、签发、复核、校对、缮 印、用印、登记、封发等程序。,五、发文办理,（一）草拟公文1.拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料。2.确定公文文种、密级、缓急程度、主送单位、是否需要会签单位会签。,五、发文办理,3.会办部门会签（1）无不同意见，部门负责人签署姓名和时间（2）有不同意见，应当提出书面会签意见，会办部门负责人签字后送主办部门。,五、发文办理,3.会办部门会签（3）主办部门与会办部门意见不能协商一致的，报请机关负责人协调或裁定。,五、发文办理,（二）主办部门审核 主办部门草拟完公文后，须经本部门负责人审核。主办部门审核的重

14、点是：1.是否符合国家法律法规及有关规定。2.会签其他职能部门或单位是否必要或 准确。,五、发文办理,（二）主办部门审核 3.文种选用是否适当，拟制的公文是否符合行文规则和公文格式的有关要求。4.文稿的结构是否严谨，层次是否清楚，观点是否正确，情况是否真实，数据是否准确等。,五、发文办理,（三）办公室审核 公文由主办部门负责人审稿签名后、需会签的公文会签后，送办公室审核，办公室审核的重点是：1.是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当。,五、发文办理,（三）办公室审核 2.涉及其他职能部门或单位的问题，是否与其协商、会签。3.是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定

15、。,五、发文办理,4.是否符合国家法律、法规及有关规定，提出的政策规定是否与已发布的文件矛盾或重复。5.遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范。6.密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当。,五、发文办理,（四）签发：公文由办公室审核后，送签发人签发。1.以机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。2.以本单位制发的平行文或下行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。,五、发文办理,3.对涉及重要税收政策或重大问题的，由分管负责人审阅后送主要负责人签发。4.办公会纪要由主持人签发。,五、发文办理,5.未经办公室审核的公文，签发人不予以签发。6.公文

16、经核准签发后，即定稿生效，具有法定效力，未经签发人同意，不得改动。7.拟稿人不得签发自己草拟的公文。,五、发文办理,（五）公文登记、编号、排版 公文签发后，由办公室文秘人员统一登记、编号、排版。（1）登记（2）编号 按发文代字每年流水编号（3）排版,五、发文办理,（六）校对 1.公文由办公室统一登记、编号、排版后，再送主办部门进行校对。2.校对发现问题后应向办公室反映，对实质性的问题改动应由办公室负责人复审后，征得签发人同意。,五、发文办理,（七）缮印、用印、封发 对完成的公文，由办公室按规定统一缮印、用印、封发。（1）缮印：以签发人定稿为依据用A4打印，双面印刷，左侧装订。（2）用印：上不压

17、正文，下骑年盖月。（3）封发：按主送单位和抄送单位分封公文。,六、收文办理,收文办理是指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查催办等程序。,六、收文办理,（一）签收、登记、审核 1.办公室文秘人员按有关规定负责公文的签收、登记、审核工作。2.本单位其他内设机构收到外单位来文应当交办室签收。,六、收文办理,（二）拟办 1.办公室负责人对经过签收、登记处理过的公文提出拟办意见，拟办意见应当明确、具体。2.如不宜提出具体拟办意见，应当呈请校领导批示后交有关部门办理。,六、收文办理,（三）批办 1.机关负责人对办公室呈请批示的公文提出批办意见。2.对拟办意见无疑义，负责人圈阅视为同意。,六、收文办理,（三）批办 3.拟办意见为呈请领导阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。并退回办公室。,六、收文办理,（四）承办 办公室将需交承办部门承办的公文分送承办部门，承办部门收到交办的公文后应当及时办理，并签名或签署办理过程或结果。,六、收文办理,（五）督查催办 经负责人批示或交有关部门办理的公文，办公室文秘部门负责督查督办。,七、公文归档,略,八、公文保管,略,感 谢 大 家再 见,