公司公文写作培训教材.ppt

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1、,公文写作培训,1、公文的基本知识；2、常用公文写作基本要求；3、公司常用公文类别；4、公司常用公文写作技巧（重点）；5、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）；6、公文写作相关要求；7、公文写作常见问题解析；8、公文写作的体会与思考。请将您的手机调成震动或者静音，谢谢。,培 训 纲 要,一、公文的基本知识,（一）公文的概念及其特点 公文是机关及企事业单位实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。特点：特定性 权威性 规范性 实用性 特别提醒:在起草公文的过程中切忌出现带感情色彩的词句。,（

2、二）常用公文文种,决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,二、常用公文写作的基本要求,1、公文的观点必须正确（合法、合理、全面）；2、公文的内容必须务实（真实、可行）；3、公文的语言必须得体（准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨）；4、领导（上级）意图理解领会必

3、须到位。,语言要求：规范、准确、科学、简练、得体简练：1、简短：在准确表达思想内容的前提下，用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容；在删改方面下功夫；在遣词造句方面下功夫；清除空话套话；适当使用简略语言。2、简明：要把思想内容表达得简要明白。必须重视开头：开门见山，起笔入题。必须重视结尾：明确提出行文要求。必须层次分明。恰当运用分条列项的表达方法。,二、常用公文写作的基本要求,语言要求：规范、准确、科学、简练、得体得体：符合公文体裁的总体要求。适应不同文种表达形式的要求。使用含义确切、限定的书面语言。恰当使用公文术语。,二、常用公文写作的基本要求,领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的

4、本意及其希望达到的标准或目标。怎样搞清领导意图：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。,二、常用公文写作的基本要求,三、公司常用公文类别,（一）请示（二）报告（三）通知（四）计划（五）总结（六）会议纪要（七）公函,四、公司常用公文规范要求及写作技巧（重 点）,请示的起草（一）请示的分类,1.请求指示：适用于遇到疑难问题，须请求上级机关批示的事项。解决“我们请求该怎样做”的问题。2.请求批准：适用于那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办理的事项。解决“请求批准我们这样做”的问题。3.请求批转：请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，

5、不但需要上级批准，还需要上级转发。解决“我们请求有关部门配合这样做”的问题。,（二）请示正文的写作方法,1、开头：说明请示的根据、目的，需要明确交代请示事项的背景或理由。2、主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。3、结尾：恰当使用结语。“当否，请批示（我公司通用版式）。”“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转执行。”,（三）起草请示的注意事项,1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格

6、执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文；5、不能多头请示，只能主送一个上级主管机关；6、请示与报告不能混用。,报告的起草,（一）报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。（二）报告的分类 按照内容划分：综合报告；专题报告（基站、客户服务等）。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。,（三）工作报告正文的写作方法,开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体：重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进

7、意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。,（四）注意事项,采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。报告中不能写请示事项。,通知的起草,（一）用途 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（二）把握特点 1

8、.内容单纯，行文灵活简便。2.表述具体，可操作性强。3.时效性强，需要及时周知或执行。,（三）分类,1.指示性通知 2.规定性通知 3.知照性通知 4.事务性通知 5.批转、转发、公布性通知 6.任免性通知,（四）事务性通知 会议通知,篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议。要素：时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。,（五）指示性通知,应用范围：1、多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策，布置需要

9、执行与办理的工作。例如：关于进一步加强公务电话管理的通知 2、发布式通知。发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规。例如：关于印发业务差错责任追究办法的通知,（六）撰写通知的注意事项 1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。4.注重发文时限。,怎样编写计划,（一）计划与管理职能密不可分 管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。古代孙武曾说：“用兵之道，以计为首”。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰

10、存亡。安排、打算、设想、要点、方案等都属于计划的范畴。（二）计划的功能 1、指明努力方向，协调行动步调。2、预测未来变化，减少不利因素影响。3、减少浪费现象，避免利益损失。4、加强行为控制，避免无序状态。,（三）计划的写作开头：阐明制定计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。目标（做什么：具体工作内容）措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。描绘前景，鼓舞士气。3、落款：写明制订计划的部门名称或个人姓名，标明成文时间。如果标题中已标明单位名称，落款处就不再署名。,（四）主体内容表述方式,开列式：

11、把工作事项逐项列出，分项编写。（适合于大型综合性计划）展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要求、实施步骤、依次展开编写。（适合于单项计划）阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。（适合于阶段性明显的工作）图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写。（单独或作为附件均可）,（五）如何增强计划的操作性,内容方面：制定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。,怎样起草总结,（一）总结的特点 1、实践性 2、经验性 3、理论性（二）总结写作要领

12、（做好写前准备）1.调查研究，占有资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习理论，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。,总结正文的起草要领,前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容：回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处。今后的努力方向。结尾：简要说明今后工作的打算。,（三）主体内容表述方式,1.两段式写法（采用叙述议论方式)2.概述式写法（情况成绩经验问题意见）3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）,（四）如何发挥总结的指导作用,1、避

13、免为了总结而总结的做法，不要记流水帐。2、突出重点。即工作中的成功做法与体会，取得成绩的主观 因素，这是总结的重点。3、找出特点：在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。4、加强总结交流工作。5、注重经验的传播，不能以归档为目的。,（五）写好总结的注意事项,1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合，认真写。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结工作。3、材料取舍得当。努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，

14、注意提炼规律性认识，避免事无巨细面面俱到。,编写会议纪要的要领,（一）会议纪要的用途与类型 用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。类型：按照会议性质分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、学术性纪要；4、消息性纪要。,按照会议内容划分：1、综合性会议纪要 2、专题性会议纪要(如经营分析报告会、基站建设协调会）（二）会议纪要的特点 1、纪要性 2、决议性 3、备查性 4、特殊性,（三）会议纪要的格式要素文头部分：纪要名称、编制单位名称、编制日期。主体部分：标题、正文。文尾部分：主题词、报送单位、印制部门、印发日期。,（四）衡量会议纪要质量的基

15、本标准,1、会议基本概况交代得清楚；2、会议主要精神传达得完整。抓住领导人和权威人士的发言。注意听取主持人的总结性意见。区分讨论性意见和表态性意见。以多数人意见为结论性意见。学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。3、会议决定事项记载得准确。,（五）会议纪要正文写作要领,开头：说明会议概况、时间、地点、主持人、参加人、列席人、会议议题等。（概述或分项式）主体：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。结尾：1、号召部门员工落实会议精神；2、强调落实会议精神的关键问题；3、对会议作简要说明。一般会议纪要可不写结束语。,（六）正文主体部分表述方式,

16、概述式：把会议讨论的主要问题、与会成员的统一认识 和看法、议定的事项进行综合归纳整理，用概述的方法加以整体阐述和说明。适合内容较简单的办公会议和小型的工作会议。条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落实，明确责任。适合现场办公会和协调会。归纳分类式：根据会议讨论内容进行归纳集中，分列标题。适合较大型的工作会议或专业会议。发言记录式：根据发言记录整理而成，较多保留发言原貌，以备查考。适合学术研讨会、理论讨论会。,（七）编写会议纪要的注意事项,1、写作之前做好必要的准备工作。2、忠实于会议内容，准确反映会议决定事项和主要精神。3、抓住要点，体现“要”字。4、语言简明，讲究逻辑性和条

17、理性。一些习惯用语：“会议听取了、会议讨论了以下几个问题、会议认为、会议指出、会议决定、会议要求”等。,函的起草,（一）含义 函是不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的平行公文。（二）分类 1、按形式分：公函和便函 2、按行文关系分：发函和复函 3、按内容分：告知函、商洽函、询问函、请求函、答 复函,（三）函正文的写作方法 1、开头：写明原因或依据。如果是复函，要引叙来函，通常写“贵单位二00年月日关于的函收悉。”2、主体：写明事项，具体内容。如果是复函，一般用“经研究，答复如下”。3、结语：“特此函告，盼函复”、“特此函复”、“此复”。商洽函的标题：关于商请

18、+事项+文种 请求函的标题：关于请求（申请）+事项+文种,（四）函的写作要求 1、直截了当。简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题，并表明态度，不绕弯子，不含糊其词。2、写作语言。叙述清楚，语言简洁，注意分寸和礼貌，因为函用于不相隶属机关之间，因此，语言要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气，本着平等协商、以诚相见的态度，谦和有理，不卑不亢。3、格式规范。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（一）标 题 关于加强公司安全生产工作的通知（通报、请示、报告、函、批复等）（发文机关、事由、文种）关于xx分公司相关资费业务的请示,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析

19、（重点）,常 见 问 题（标题）1、无文种：如：关于xx分公司通信建设情况总结的报告 2、标题较长：可作如下修改：关于印发山东铁通200334号文件的通知 3、转发文件：转发省通信管理局转发省政府办公厅转发国务院办公厅关于安全事故的通报的通知的通知的通知 可作如下修改：关于转发国务院办公厅安全事故的通报,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,说明：1、标题尽量避免使用重复用语和相同的公文种类。转发关于转发关于通知的通知 2、标题一般不要超过40个字。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（二）主 送 请示、报告只有一个主送机关。通知等平行、下行文在主送两个以上的主送单位时

20、，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。规范用法：1、公司各部门、班组、乡镇经营部：2、关于逗号的用法说明：顿号用于并列的单位之间，逗号用于非并列的不同层次的单位之间。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（二）主 送 常 见 问 题 1、行文主送一般不得越级，如确有必要的可抄报直接上级。如:*公司部门不得对市公司直接行文，需以公司名义对市公司行文。市公司及公司各部门不得对*分公司各部门直接行文，只能对*公司行文。2、公司内各部门、班组之间不得相互发文。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（三）抄 报 对上级。抄报多个机关的，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。

21、目前公司发文OA系统会自动转呈公司领导，不用再另外标注抄报对象。利用公司邮箱系统发送邮件时。收件人一般按职位先大后小排序，抄送时同样按照先大后小排序，尽量不出现错级抄送现象。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（四）正文字体、字号 正文：仿宋体、三号。标题：宋体加小二号黑字体 正文字符间距为标准，段落行距为“固定值30磅”,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（五）序号问题 规范的序号层次应为：第一层：一、二、三、第二层：（一）（二）(三)第三层：1.2.3.第四层：（1）（2）（3）目前文件起草序号混乱：建议层次不要太多。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重

22、点）,（六）引用公文问题 正确的引用顺序是：发文单位标题后引发文字号 错误案例：根据山东移动2008136号“关于下达*公司2008年土建工程投资计划的通知”正确案例：根据省公司关于下达枣庄分公司2008年土建工程投资计划的通知（*2008136号）,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（七）段 落 规范用法：每一段首行空两格，次行顶格。要 求：每一段首行空两格、次行顶格。无论最前面是文字或是序号。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（八）表格问题 正文中不应出现表格，确有必要需要用表格，可以以附件的形式出现,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（九）公文

23、中的标点符号 公文一般不使用表达感情色彩的标点符号，如“！”惊叹号，“？”问号等；公文标题中一般不使用标点符号。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（十）公文中的数字 公文中除成文时间、部分结构层次序数、词、词组、惯用词、缩略词、具有修饰色彩语句必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数码。在一件公文中，同一类数字的使用前后应一致。,五、公司常用公文规范格式及常见问题解析（重点）,（十一）结 尾 正文(附件应与正文之间空一行)附件:1.*公司客户投诉管理办法 2.*公司安全生产管理试行办法 尽量使用系统自动生成日期,六、公文写作相关要求,（一）公文写作应遵循的原则 1、必要性原则 2、

24、精简性原则 3、实效性原则 4、规范性原则 5、程序性原则,六、公文写作相关要求,（二）公文写作六项基本要求 重点把握：1、领会意图 2、准确立意 3、精确命题 4、精于谋篇 5、文风鲜明 6、表述规范,六、公文写作相关要求,（三）公文写作应体现“六性”政治性 政策性 准确性 鲜明性 生动性 创新性（四）调查研究是公文写作的基础 1、调查研究有利于提高文稿的思想性 2、调查研究有利于提高文稿的针对性 3、调查研究有利于提高文稿的创新性 4、调查研究有利于提高文稿的生动性,六、公文写作相关要求,（五）培养能力身是提高公文写作水平的关键 1、培养把握规律的能力 2、培养适应能力 3、培养渐进的能力

25、 4、培养观察能力 5、培养“结合”的能力（六）精于修改是公文了作的重要环节 1、文精于改；2、文贵于改；3、文不厌改,七、公文写作常见问题解析,1、对内容把握不准，不能准确领会领导意图。2、不能正确使用文种、称谓，对文种的使用区分不清晰。3、内容不简练，冗长，不能直接点题。4、请示、报告不分。5、内容不完整，有头无尾，不能按照规定要求书写。6、对数字的使用把握不准确。,（一）文种使用不当1、请示、报告不分：有的正文是报告，标题却是请示；有的正文是请示，标题却是报告，如关于呈请审批 的报告；请示报告并用，如关于 的请示报告或关于 的申请报告,七、公文写作常见问题解析,（二）格式不规范 1、公文

26、标题不规范 a.成分多余：如关于做好工作（问题）的通知；b.句式杂糅：如关于召开会议（有关事宜）的通知；,七、公文写作常见问题解析,c.无事由：如“办公室通知”，“紧急通知”；d.标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示；（2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。）,七、公文写作常见问题解析,2、结构层次序数混乱 经常直接用“1.”、“2.”.；正确的结构层次应为“一”、“（一）”、“1.”、“（1）.”等；3、生造文种 如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如同志在员工大会上的

27、讲话，关于XXX工作的措施等；,七、公文写作常见问题解析,（三）数字使用不当 1、该用汉字表示的错用阿拉伯数字：成文日期：2004年7月5日（二四年七月五日）；定型的词组：如第3（三）季度，星期5（五）；邻近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份；,七、公文写作常见问题解析,2、该用阿拉伯数字的错用汉字 世纪、年代、年、月、日等：二十世纪九十年代（20世纪90年代），二一一年三月四日（2011年3月4日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1

28、/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2万3千（2.3万）；,七、公文写作常见问题解析,（四）语法毛病1、搭配不当：进一步加强（快）内部管理制度改革和建设的步伐，进行（召开）了研讨会2、语序不当：这个问题应当高度地引起关注，往往有些员工不注意节约3、修辞不当：如反应（映）的情况，反映（应）强烈，违返（反）纪律；注意：*公司与*公司的使用场景,七、公文写作常见问题解析,七、公文写作常见问题解析,（五）内容不简练 1、长篇大论，篇幅长，空话套话多，未能按照公文就事论事、简练简短的要求来写。2、标题与正文内容不配称，未能按照开门见山、直接入题的要求来写。,八、公文写作的体会与思考,（一）公文写作能力培养 一般来说，写作者应具备“六多”：1、多学 2、多模 3、多思 4、多练 5、多审 6、多改（二）公文写作注意事项 公文写作过程中应做到“五个明确”：1、明确意图 2、明确情况 3、明确思路 4、明确角色 5、明确规范,培训到此结束,谢谢大家！如有疑问，欢迎随时交流和沟通！周末愉快！,