便利店商品订货、收货、退货业务培训.ppt

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1、便利店商品订货、收货、退货业务培训,宁夏销售商品物资采购配送部,二 一 年 十一月,中油宁夏销售公司商品物资采购配送部,第一章 加油站便利店订货管理,第二章 加油站便利店收货管理,第三章 加油站便利店退货管理,第四章 润滑油业务管理,第一章加油站便利店订货管理,中油宁夏销售公司商品物资采购配送部,第一节 加油站管理系统中非油商品订货存在的问题一、未按便利店商品目录订货,第一章 加油站便利店订货管理,第一章 加油站便利店订货管理,第一章 加油站便利店订货管理,第一章 加油站便利店订货管理,10月14日各分公司未按商品目录要货,第一章 加油站便利店订货管理,10月14日各分公司未按商品目录要货,第

2、一章 加油站便利店订货管理,第一章 加油站便利店订货管理,10月14日各分公司未按商品目录要货,二、未按规定时间上报订货计划,第一章 加油站便利店订货管理,三、紧急订货未按规定上报,紧急订货要严格执行中国石油宁夏销售公司非油品商品计划、采购、配送管理办法（试行）（宁销字201089号）文件规定，订货金额须达到万元以上方可提报订货单，并通过FTP上报订货单号，同时电话通知商品物资采购配送部采购科（联系电话：）。否则根据办法规定不予受理。,第一章 加油站便利店订货管理,第二节 加油站管理系统中非油商品订货的正确方法 一、如何保证订货数据准确 1.由便利店根据实际销量、季节变化和安全库存等因素制定订

3、货计划；要对近期单品销售数量进行统计分析，准确计算订货数量，订货量至少要保证一个订货周期销售的库存。订货公式：,建议订货量=日均销量（订货周期+最小库存天数）当前库存在途库存,实际订货=建议订货量+调整数量,第一章 加油站便利店订货管理,2.加强订货计划管理，落实责任、严格审核（1）加油站现场经理必须对上报的订货计划商品的品种、数量进行严格的审核、把关。（2）关键用户必须对各加油站上报的订货计划，对照每周更新下发的商品目录，认真核对商品信息，进行严格审核、把关，整理汇总分公司本期订货订单号，以FTP形式上报商品物资采购配送部。,第一章 加油站便利店订货管理,（4）是否在一张订单中重复出现同一商

4、品编码,（3）订单中的商品编码是否与商品目录中的一致（同时须看清备注栏内容）,（5）是否在一张订单中出现两个便利店名称,（1）审核数量，查看是否存在异常订货数据，并及时与加油站核实确认,审核内容,第一章 加油站便利店订货管理,（2）是否一站一单,二、如何保证商品名称、编码、规格、口味填写正确 1.凡由商品物资采购配送部采购配送的商品，必须要从商品物资采购配送部近期下发的便利店商品目录中选择商品。注：为什么不能在站级系统商品目录中选择商品？站级系统在初次维护时，错误商品信息较多，集团公司总部还没有完全修正完善。2.在目录中选择商品还必须细心、认真，操作规范。,第一章 加油站便利店订货管理,三、如

5、何避免上报已停产（下市）商品 1.必须要从商品物资采购配送部每周一更新下发的便利店商品目录中选择商品，确保商品订货的准确性。2.选择商品时要注意“备注栏”，如有“停产”、“下市”、“滞销”、“日期不好”等字样的，不能再选该类商品。,第一章 加油站便利店订货管理,四、如何确保及时、规范上报订货计划 1.要严格执行中国石油宁夏销售公司非油品商品计划、采购、配送管理办法（试行）（宁销字201089号）文件规定，各加油站要及时、规范向分公司上报订货计划。2.各分公司要及时督促各站按时上报订货计划，并及时（每周四上午10：00前）汇总后向商品物资采购配送部上报订货计划。3.加油站必须规范填制订货计划模板

6、，分公司关键用户收集汇总并通过SAP系统创建配送单（具体操作由项目组讲解），关键用户将所属加油站便利店上报的配送单号通过FTP上传至商品物资采购配送部，确保上报订单号的准确性。,第一章 加油站便利店订货管理,1.加油站订货计划模板,第一章 加油站便利店订货管理,五、规范操作的具体方法,2.便利店订货流程简图,第一章 加油站便利店订货管理,注：严格按照周订货、半月订货和片区订货的原则执行。,3.注意事项（1）上传时关键用户应注明订货订单号与退货订单号；（2）订货订单号与退货订单号要分别以FTP形式上报商品物资采购配送部；,第一章 加油站便利店订货管理,中油宁夏销售公司商品物资采购配送部,第二章加

7、油站便利店收货管理,第一节 加油站管理系统中非油商品收货存在的问题 一、订货单商品编码与配送单商品编码一致，但条码、数量与配送单中商品条码、数量不一致时，加油站不收货。二、配送车辆到站后，加油站不能及时收货，造成押车时间较长，部分油站整夜押车。三、主动配送商品不接收的问题。四、票据签收不规范的问题。,第二章 加油站便利店收货管理,第二节 正确处理加油站管理系统中非油商品 收货存在的问题 一、当订货单商品编码与配送单商品编码一致，条码、数量不一致时，以配送单显示内容为依据，在系统内收货。（具体收货操作方法由项目组讲解）二、当订货单商品编码与配送单商品编码不一致时，加油站应先接卸商品，并及时通知商

8、品物资采购配送部配送科修改配送单中错误编码，电话通知后可做系统内收货。（联系电话：）,第二章 加油站便利店收货管理,三、各分公司加油站要及时做好非油商品接卸工作，加油站在接到配送车辆出车通知后，需及时做好收货准备，准备工作包括：（1）安排好接货人员；（2）整理出便利店货架；（3）清理仓库以备入货；（4）清点商品时，应按单找货、逐一清点；（5）若加油站未做好收货准备而出现押车，由各分公司负责，并纳入月度考核。,第二章 加油站便利店收货管理,四、对公司安排的促销品、新品等主动配送商品，各加油站要及时接卸，如不及时接卸纳入公司月度考核。五、票据签收要规范 1.若遇到配送单商品数量与所收实物数量不一致

9、，实物少于单据数量，则由配送责任人负责向加油站按售价赔偿。实物多于单据数量，则由配送责任人负责退回中央仓。配送单不得随意涂改。2.配送单票据要及时传递给所属分公司财务科。,第二章 加油站便利店收货管理,六、卸货操作流程 1.接货人员应指引送货车安全进入卸货区内；2.接货人员与送货人员共同卸货：按配送单卸货；按商品分类卸货；点清商品数量；便利店主管认真签署配送单；完成与配送员的交接；在系统内按收货后的配送单据做商品入库（具体操作由项目组讲解）,第二章 加油站便利店收货管理,中油宁夏销售公司商品物资采购配送部,第三章加油站便利店退货管理,一、退货原则 1.便利店商品的退货工作由现场经理负责。2.凡

10、因便利店工作失职，致使商品过期、破损、受潮霉变等质量问题由本加油站自行承担，商品物资采购配送部不予退货。,第三章 加油站便利店退货管理,3.退货标准：（1）国内商品为余保质期的四分之一；（2）康师傅系列商品（含康面系列和康水系列）不予退货；（3）进口商品为余保质期的三分之一；（4）保质期半年以下（含半年）的商品应提前保质期的三分之一提出退货申请（见表2）；,第三章 加油站便利店退货管理,表2 到期商品上报时间表,第三章 加油站便利店退货管理,（5）单站退货率不得超过销售单位的百分之二。（6）连续三个月未销售的商品应向商品物资采购配送部及非油品业务中心同时提出退货申请；（7）退货时间为：每月1日

11、20日 说明：超过商品规定退货期限的，不予进行退货处理，责任自负；,第三章 加油站便利店退货管理,二、注意事项（1）要尽量避免退货，申请订货时，做好所订商品数量计划。（2）对临期商品，退货申请一定要及时。（3）各加油站便利店应计算好配送周期，做好退货准。,第三章 加油站便利店退货管理,（4）需退回中央仓的商品（符合条件的），要在送货时或中央仓派人收货时及时按规定条件审核后，将商品打包交与责任人。（5）退货工作不能影响月末对账盘点，影响盘点对账的将予以通报批评，并按规定进行考核。,第三章 加油站便利店退货管理,三、退货操作1.清理收集临期商品 加油站非油商品管理员（1）要及时查看各类商品的保质期

12、：（2）整理归类符合退货条件的商品。,第三章 加油站便利店退货管理,2.临期（破损）商品的退货工作（1）将临期（破损）商品分类，破损商品是指在保质期内出现包装破损、胀袋、商标脱落、破罐的商品；（2）经商品物资采购配送部配送人员验收确认（验收标准依据退货原则）；（3）填写退货清单（表3）；（4）共同清点货品后封箱；（5）现场经理和商品物资采购配送部配送人员双方在退货清单上签字确认。,第三章 加油站便利店退货管理,第三章 加油站便利店退货管理,3.补做系统内退货申请（1）实物交接完毕后，便利店主管依据签字确认的退货清单及时在系统内做退货申请（由项目组讲解）并上报分公司；（2）由分公司关键用户依据加

13、油站退货申请制作退货订单并汇总单据号；（3）关键用户以FTP形式将订单号上传商品物资采购配送部（注明为退货单号）；,第三章 加油站便利店退货管理,（4）商品物资采购配送部退货责任人做好退货订单的审核，并将审核后形成的退货配送单送至加油站签字确认；（5）加油站便利店主管在系统内审核退货配送单，以便及时减去商品库存。,第三章 加油站便利店退货管理,四.流程简图,第三章 加油站便利店退货管理,第四章润滑油业务管理,中油宁夏销售公司商品物资采购配送部,一、润滑油上零管系统前准备工作（一）上线范围：1.小包装润滑油：小于等于18公斤以下的润滑油 2.不包括小包装脂类润滑油和大桶装散油（二）盘点时间：20

14、10年11月 日盘点（三）上线时间：2010年11月 日上线,第四章 润滑油业务管理,（四）系统内设立分仓：为便于加油站做好小包装润滑油销售，结合目前润滑油管理实际情况，经公司决定在各分公司设立润滑油分仓。1.高速公路分公司不设分仓，订货计划以站上报本公司关键用户，关键用户制成订货申请单，订货单号以FTP上报商品物资采购配送部。2.其他分公司均设立分仓，订货申请以分仓形式由关键用户制作订货申请单，订货单号以FTP上报商品物资采购配送部。,第四章 润滑油业务管理,二、订货方式 1.从商品物资采购配送部下发的便利店商品订货目录润滑油类中选择所需润滑油品种。2.各分公司于当月8日前汇总次月润滑油订货

15、计划，并由关键用户通过FTP向商品物资采购配送部上报。3.各分公司分仓管理员必须规范填制订货计划模板，然后由分公司关键用户收集汇总并通过SAP系统创建分仓润滑油订单（具体操作由项目组讲解，包括分仓与加油站之间的操作），关键用户将所属分仓订单号通过FTP上传至商品物资采购配送部。,第四章 润滑油业务管理,三、配送方式：1.高速公路分公司由商品物资采购配送部配送到各服务区；2.设有分仓的分公司，商品物资采购配送部负责配送到各润滑油分仓；3.可结合各分公司需求实际，实行润滑油自提的方式。4.由于润滑油库房在银川油库，现场无系统设备，凡是在润滑油库房提货的配送车辆（包括自提的分公司），装车后司机需拿手

16、工出库单到商品物资采购配送部换取系统内润滑油配送单，签字盖章后方可发车。,第四章 润滑油业务管理,四、注意事项（1）润滑油的订货、配送只针对各分仓。各分仓根据订货计划负责收货工作。（2）润滑油订货单与商品订货单需分别制作。（3）通过FTP上传订货单号，并备注润滑油订单号。（4）最新下发的商品目录中，润滑油的编码、条码是固定的，对照编码做系统订货和收货。（5）润滑油销售系统操作由项目组讲解。,第四章 润滑油业务管理,结束语 此次培训针对加油站管理系统上线运行以来便利店存在的主要问题和正确的操作方法进行再次的讲解和指导，各单位须引起高度重视，在今后的工作当中拾遗补缺、规范操作，从而推动公司非油业务不断向前发展。,中油宁夏销售公司商品物资采购配送部,谢谢大家！,中油宁夏销售公司商品物资采购配送部,