会议市场与策划.ppt

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1、,第二章 会议市场与策划,学习目标,一、会议的定义与分类二、会议市场三、会议策划,第一节 会议的定义与分类,一、会议的定义 p7：会议活动是围绕特定目的而开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。,二、会议的分类1、从会议的组织形式上分大会：convention专业性会议：conference代表大会：congress论坛：forum专家学术研讨会：symposium讲座：lecture研讨会：seminar小组研讨会：workshop专家讨论会：panel培训性会议：training sessions,2、按会议的发起和组织者分协会会议:年会地区性会议大会专题研讨会董事会和委员会

2、会议公司会议：新产品推介会销售会议管理会议培训会议专业/技术大会股东会议学术研讨会非营利性机构会议指：SMERF组织，即社交（social）、军人（military）、教育（educational）、宗教（religious）和联谊团体（fraternal）等举办的会议。,说出一下的会议属于哪一类？第四届中国外语教学法国际研讨会全国血吸虫病防治工作会 ICNST 2010纳米科学与技术国际会议中澳国际公司2010年度前期销售工作会议 上海人大常委会第五届APEC人力资源开发部长级会议 福建三木集团股份有限公司第六届董事会第九次会议2010年全国冶金物理化学学术会议“全球导航，智慧生活！”201

3、0 GARMIN（佳明）新产品发布会2010中国国际供电会议,第二节 会议市场,一、协会会议市场特点：时间和周期：有规律前期准备时间：长，2-5年会址选择：经常变换会议期限：2-5天（表3-1）饭店类型；市区饭店比例较大（表3-6）、考虑的重要因素会场、住宿、餐饮的质量出席是自愿的：会员对价格敏感展览：有时有展览容易收集背景资料与会者费用：协会解决食宿交通，会费自付需要当地分会的邀请会议决策者：,二、公司会议市场特点时间周期：频繁无规律，看公司需要前期准备时间：短，3-6个月地理位置：不一定改变会址选择的饭店类型：多在市区酒店出席情况：相关员工必须参加会议期限：1-5天，多数为三天展览：较少会

4、场的要求：奖励旅游会议要求不同（表3-13）会议策划与决策：多部门,协会会议与公司会议市场特点比较,基本固定，1年,按需,1年以上,少于1年,按业务需求,吸引与会者,会议性质、规模期限,开会目的,自愿、吸引,200-500人,相关人员参加，100人以下,多于3天,1-5,有时有,比较少,董事会、理事会等,决策者多,是,公司出,自费多,需要当地有会员,从会议数量和会议总人数来看，公司会议所占市场份额比协会会议大 从会议总花费来看，协会会议所占的市场份额要比公司会议大。可见对于会议服务公司和会议酒店来说，争取一个协会会议比公司会议收益要大。,第三节 会议策划,从本质上来说，会议策划是具体回答六大要

5、素问题：会议目标（why）为什么开会会议主题和议题（what）开什么会与会人员（who）谁参与会议会议时间（when）什么时候开会会议地点（where）在什么地方开会会议形式（how）怎样开会,一、会议目标策划why 例如，博鳌亚洲论坛的目标是创立第一个以亚洲为立足点，从亚洲的视觉去审视世界重大经济问题，同时通过与世界其它地区的对话与交流来深化亚洲内外经济联系的论坛活动。二、会议主题策划what 例如，博鳌亚洲论坛2007年年会主题是“亚洲寻求共赢：亚洲制胜全球经济-创新和可持续发展”。博鳌亚洲论坛2008年年会主题是“绿色亚洲：在变革中实现共赢”。博鳌亚洲论坛2009年年会主题是“经济危机与

6、亚洲：挑战与展望”。博鳌亚洲论坛2010年年会主题是“绿色复苏：亚洲可持续发展的现实选择”。会议议题策划程序：收集 筛选 加工和调整 确定,三、确定会议参加对象who四、会议发言策划（一）发言人的挑选 1 挑选途径：行业内专家、权威人士 2 考察发言人的能力素质 3 发言人要有代表性 4 发言人人数确定 5 发言时间限定 6 发言顺序安排：按照发言主题的重要程度、报名时间先后、身份高到低或低到高、姓氏笔画、抽签、发言人自由决定、主持人临时点名（二）发言人的确认：会前确认（三）注意发言人的特殊要求,五、会议时间地点策划when&how long（一）会议时间策划1、会议时间策划的原则 时机原则：

7、选择成熟时机举行会议 合理原则：符合生理、心理规律 可操作性原则：根据行业特征和与会者的时间情况来安排 2、会议时间策划的几个注意事项 避开关键日期 避开节假日 避开重要运动会及特殊活动,案例分析：,“天下第一会”遭遇“长春寒流”2004年9月22日至25日，第71届秋季全国糖酒商品交易会（糖酒会）在长春举办。历届秋季糖酒会均在10月中下举办，此次主办方考虑到东北的气候因素，首次改变秋季办会时间，比以往提前近一个月举行。然而，这届糖酒会比以往的糖酒会来说，不但规模上有所下降，而且在规格上、水平上、档次上都有所下降。长春糖酒会创下了近5年来秋季糖酒会的“最低点”试从糖酒会举办时间上，分析此次糖酒

8、会遭遇“寒流”的原因。,（二）会议时间长短1、根据实际需要2、会议的成本和效率：时间越短、成本越低、效率越高,六、会议地点策划1 选择举办地 从会议策划的角度上讲，会议举办地的选 择需要考虑以下几个因素声誉和环境交通季节和气候,2 选择具体场所（1）场所类型的选择第一，培训活动第二，研究和开发会议第三，学会年会第四，表彰、奖励型会议第五，交易会和新产品展示会（2）场所选择的注意事项住宿接待能力交通位置和基础设施服务花费安全和其他标准,七、会议日程安排策划八、会议公关和宣传策划九、会议预算策划 p61（一）收入预算（二）固定支出预算（三）可变支出预算,科隆招商会会议日程,预算总账,会议策划案例,

9、CLEVO新品上市新闻发布会,案例练习：,某公司成立五十周年，计划举行一个高层会议，目的是：1、回顾五十周年发展历程；2、感谢合作伙伴；3、促进未来新合作机会。请列出策划要点和拟一会议日程。,一、大会策划 1.会议目的:回顾五十周年发展历程；感谢合作伙伴；促进未来新合作机会2.会议主题：xx公司五十周年庆高层见面会3.与会人员:公司高层员工代表、行业协会领导，政府代表、供应商及客户代表。4.时间：周六上午5.地点：市区五星级酒店6.确定发言对象：本公司领导及代表、供应商及客户代表、政府有关部门代表7.会议日程（详见会议日程）8.经费预算：场地、餐饮、车辆、纪念品、人员、宣传等支出项目分列。,二、大会日程 9:00-9:20 到会人签到，发会议资料。9:30 主持人介绍到会嘉宾、会议主题，表示欢迎；播放公司发展回顾视频9:45 公司领导讲话、员工代表讲话10:15 供应商、客户代表发言 10:45 政府领导讲话 11:00 到会人员合影 11:15 11:45 具体业务活动如，对口部门业务洽谈、交流。12:00 宴请 14:00 会议结束,