管理人员公文写作培训教程.ppt

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1、管理人员公文写作培训教材,讲义人：关文元单 位：东北销售自备车管理分公司职 务：经理（党委）办公室秘书联系电话：,管理人员公文写作培训课程安排,第一章 公文概述,第一节 公文的概念 公文，即公务文书，是国家机关及社会组织在行使职权和实施管理的过程中所使用的，具有规范格式和法定效用的应用文，是办理公务的重要工具。公文的含义可从以下4个方面进行理解：,第一节 公文的概念,1.公文制发的主体是国家各级各类机关及社会组织。这些机关或组织是依据宪法和有关法律建立的，具有法定职权和地位，在特定职权范围内具有制发公文的权力。,第一节 公文的概念,2.公文制发的目的是行使职权和实施管理。各级各类国家机关及社会

2、组织形成了社会管理系统，为了行使职权、履行职责和实施管理，在办理公务活动中，需要使用特殊的文件材料以体现机关单位的领导意志和集体意愿。,第一节 公文的概念,3.公文的显著特点是具有规格式和法定效用。公文与其他文章和材料的区别在于具有规范格式和法定效用。公文的文种、格式、行文规则和处理程序等都要遵照国家制定的统一规范和标准。公文体现国家政策与法规，具有法定效用和特定权威性，这是由公文制作主体的法定地位所赋予的。,第一节 公文的概念,4.公文是办理公务的重要工具。各级各类机关单位和社会组织及其部门，凭借公文这一重要工具，表达各自的工作意图，实现彼此的工作联系，从而实现对社会的有效管理。,第二节 公

3、文的作用,公文是机关单位和社会组织行使职权、实施管理、办理公务的重要工具。各级各类的公文在治理国家和管理社会的实践活动中发挥着各种具体作用，归纳起来，主要表现在以下4个方面。,第二节公文的作用,1.依据和凭证作用。各级各类机关单位和部门安排工作、处理问题、实施管理都是以文件为依据和凭证的，即“口说无凭，文件为证”。上级单位凭借公文传达其管理意图、措施、要求，下级单位以公文为依据贯彻执行上级机关的管理措施；下级单位凭借公文汇报工作、反映情况，上级机关依据公文作出批复和决策；平级单位之间依据和凭借公文沟通工作、协商情况、统一认识。因此，依据和凭证作用是公文的基本作用。,第二节公文的作用,2.领导与

4、指导作用。这是党和国家各级领导机关所制发的公文的主要作用。各级领导机关通过公文传达领导意愿和决策，部署各项具体工作，以实现对下级机关或部门工作的领导和指导。上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，就使公文成为了联系上下级机关的纽带，发挥了领导与指导的作用。,第二节公文的作用,3.行为规范作用。这是一些法规和规章性公文的重要作用。国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的，这些法规性文件一经发布，便成为全社会的行为规范，必须坚决依照执行，不得违反。公文的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责；而公文的行为规范作用带有强制性，国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法

5、律、法规和规章，就要受到法律制裁和行政处分或经济处罚。,第二节公文的作用,4.沟通与联系作用。公文是沟通和传递信息的重要渠道。党下机关之间，上级、下级和平级机关之间，其公务联系常常是通过公文来完成的。上级机关通过批阅下级机关的报告、请示、汇报、总结等，及时掌握下级机关情况，指导工作、解决问题；下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，及时开展工作，完成规定的任务。平级机关和不相隶属机关之间可能通过“函”来直接沟通信息、商洽工作和加强联系。,第二节公文的作用,公文除了具有以上的主要作用外，还有知照作用、协调作用、宣传教育作用等。其实，每一份具体文件的作用并不是单一的，往往同时具有多

6、种作用，因此，对公文的作用要综合地认识和理解。,1.按照公文的来源，可分为对外文件、收来文件和内部文件。2.按照公文的行文关系和行文方式，可分为上行文、平行文和下行文。3.按照公文的秘密程度和阅读范围，可分为秘密文件、普通文件和公布文件。,第三节 公文的分类,第三节 公文的分类,4.根据公文制发机关的性质，可分为法规文件、行政文件和党的文件。5.根据公文的内容、性质及作用，可分为通用公文、专用公文和技术公文。6.根据公文的载体材料，可分为纸质公文、磁介质公文、电子公文等。7.按照公文的制作过程和稿本形式，可分为草稿、定稿、正本、副本、存本等。,第三节 公文的分类,我们需要了解掌握的公文，主要有

7、以下三类：行政公文、通用公文和专用公文。1.行政公文。国家行政机关公文处理办法的规定，行政公文十三种：命令（令）、决定、议案、意见、公告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。,第三节 公文的分类,2.通用公文六种：计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、纪录稿。3.专用公文四类：法规公文、科研文书、经济文书、现代电子公文。,第二章 公文写作概述,公文写作是代机关立言，是一项反映机关领导意图的具有政治性的严肃活动。公文写作是从起草初稿到讨论修改、形成定稿的整个过程，是集体智慧的结晶。公文写作不是一项审美和抒情活动，而是追求实际工作效果的应用写作。因此，它具有自身的特点和基本要求。,第一节 公

8、文结构,公文结构是按主题需要而对公文观点和材料的组织安排。公文结构安排是在写作活动中对公文正文的开头与结尾、层次与段落、过渡与照应等基本构造形式的处理。公文结构是公文内在的骨架，它使材料、观点等要素在一篇公文中得到有机统一，成为一个严密的整体。,第一节 公文结构,公文正文结构一般由开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾三部分组成。其基本特点和要求是：篇幅简短，结构完整，层次分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，主次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。公文结构的总体原则是：要服务于主旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。公文结构安排的主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。,

9、第一节 公文结构,一、段落的安排方法 段落是行文中相对独立地表达一个完整意思而形成的自然段，是公文结构安排的基本单位。公文段落安排的基本要求是：注意保持段落的完整性与单一性，每个段落要相对完整地表达一个中心意思；注意段落的长短适度，各段落用词用语要讲究齐整；注意各段落之间的内在联系和自然过渡。,第一节 公文结构,二、层次的安排方法 层次是公文主要观点的组成和次序。公文的主题是总观点，需要用若干个分观点来说明，各分观点具有相对的完整性，一个分观点即一个层次，公文层次安排就是对若干分观点的先后次序的安排，以反映各观点之间以及与主题的内在联系和逻辑关系。层次安排要先后有序，条理清楚，其主要方法是并列

10、法和递进法。,第一节 公文结构,二、衔接、过渡的安排方法 公文段落与段落之间、层次与层次之间的连接与过渡同其他文章有明显的不同，其主要特点和要求是：普遍使用序数词、经常使用表示连接和转折的词语与句式。,第一节 公文结构,1.使用序数词 用序数词对多层次结构进行标识的方法：第一层用：一、二、三 第二层用：（一）（二）（三）第三层用：1.2.3.第四层用：（1）（2）（3）个别出现第五层时用：,第一节 公文结构,公文层次序号结构图（一）XXX一、XXX 1.XXX（二）XXX（1）XXX 2.XXX（2）XXX注意事项：序数词的使用原则是可跳不可倒。,第一节 公文结构,2.使用表示连接和转折的词语

11、和句式 这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方，如：开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。其目的是使公文内容脉络畅通，结构紧凑，全文连贯，转折自然。常用词语有：以下、以上、现将、总之、为此、对此、因此、但是、一方面、另一方面等。常用句式有：“现将如下”、“具体做法是”、“主要表现在以下几方面”、“综上所述”等等。,第二节 公文专门用语,1.称谓语：表称谓关系（我分公司、贵单位、该单位等）2.开头语：引出行文目的、依据、原因（依据、按照、关于、随着等）3.引叙语：以引叙来文（近悉、承蒙等）4.承接语：用于承上启下的关联和过渡语（为此、如下、综上所述、总而言之

12、等）5.经办语:说明公务处理情况或要求（经、办理、责成、贯彻执行等）,第二节 公文专门用语,6.祈请语:表示请求或希望（请、望等）7.征询语:用于征询对方意见（妥否、当否、是否可行、意见如何、如无不妥等）8.批转语:表示批转意见（批示、审批等）9.表态语:即回复用语（应、同意、不可行、请遵照执行等）10.结尾语：表示正文结束（此复、特此通知、谨此、为盼等）,第三节 公文中的数字,数字在公文写作中经常使用，国家行政机关公文处理办法中规定“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、习惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语外，应当用阿拉伯数码”。,第三节 公文中的数

13、字,(一)阿拉伯数码的使用范围 1.记时（公元、世纪、年代、月、日、时刻等）2.记数与计量（正负整数、小数、分数、百分数、约数等）注意事项：凡用汉字书写的数字，除年份可用“O”外，其它应一律用“零”。如:“二OO八年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百O三公里”。,第三节 公文中的数字,(二)汉写数字的使用范围 1.公文成文日期，必须用汉字数字。2.星期几，一律用汉字数字。3.夏历和清代以前纪年，一般要用汉字数字 4.文章结构的序次词的部分层次序数要用汉字数字 5.数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，必须用汉字数字,第三节 公文中的数字,使用汉写数字的注意事项

14、：1.相领两个数字（一、二、三九）并列连用，表示概数的，两个数字之间不要用顿号隔开。2.用日月简称表示节日、事件等内容的词组，如月份是一、十一、十二月，应用间隔号“”把月与日隔开，并外加引号。其他词组，知名度高的不必加引号。如：四五运动、七七事变、“一二九”运动、“九一三”事件。,第四节 公文格式,一、国家规定公文格式 1.公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。2.公文每页排22行，每行排28个字。3.公文标题用2号小标宋体字，可分一行成多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.公文正文用3号仿宋体字，文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（国家行政机关

15、公文格式 2000年1月1日实施）,第四节 公文格式,二、公司系统会议材料格式 1.公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。,第三章 通知的写法,第一节 通知的概念和主要类型 一、通知的概念 通知，就是通过传达使人知道。通知是行政公文中最常用的文种之一。通知的使用非常广泛，各级行政机关安排活动、指导工作、传递信息、知照事项等都可以用通知行文。,第一节 通知的概念和主要类型,二、通知的类型 国家行政机关公文处理办法规定：通知适用于“批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”根据规定，可将通知分为以下4种类型

16、：批转类通知、转发类通知、事项类通知、任免类通知,第一节 通知的概念和主要类型,1.批转类通知 用于上级机关批转下级机关的公文，如：请示、报告、意见、会议纪要等，这些公文经上级机关批准、认可，用通知转发下去，以利下级机关周知或执行。例如国各院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知。,第一节 通知的概念和主要类型,2.转发类通知 用于下级机关转发上级机关或不相隶属机关的公文，以利所属机关单位及人员周知或执行。转发公文可以转发平级、上级、不相隶属单位的公文。例如：,第一节 通知的概念和主要类型,3.事项类通知 用于传达要求下级机关办理和需要有关部门周知或执行的事项。其主要内容是表达上级

17、领导机关的意图、部署工作、传递信息、沟通情况、告知需要共同执行的事项。如：关于机构设立或变动的通知、会议通知、安排某项活动的通知等。这类通知使用非常普遍，指导性和规范性强。,第一节 通知的概念和主要类型,3.任免类通知 主要是把任免和聘用干部的消息传达下去，让有关机关和部门知道人事变动，从而协调好相关工作。对机关单位级别较高的干部，由上级机关决定任免；对普通干部，按干部管理权限及规定任免，以通知行文向一定范围公布。如果是各级人大选出的行政首长，这类级别的领导干部要用公告公布，而不能用通知。,第二节 通知的特点,通知，具有广泛性、指导性和时效性的特点。1.广泛性。通知在日常公务活动中使用范围十分

18、广泛。这是因为：其一，不受发文机关级别高低限制；其二，不受行文内容的限制；其三，行文关系限制不严，主要用于下行文，但平行、不相隶属的机关之间也可以用。,第二节 通知的特点,2.指导性。通知往往是对受文对象有所要求，提出需要办理或执行的事项，且具体细致。因此，通知有一定的指挥作用和指导性。3.时效性。通知的事项一般要求在规定的时间内办理、执行或知照，不容拖延。否则，事过境迁，就会失去价值。,第三节 通知的写作要求,主要有以下五点：1.撰写通知必须严肃认真。在撰写时，特别是撰写重要通知时，必须做到“三个吃透”，即吃透有关法律法规及方针政策；吃透领导的意图；吃透有关实际情况。2.要认真区分不同类型通

19、知的不同性能以及语言、语气等方面的差异。要根据具体内容来确定表达方式，在符合公文特定程式性的前提下，谋篇布局，力求灵活简便。,第三节 通知的写作要求,3.通知的受文单位，必须清楚准确。受文章位可以是一个或若干个，务必一一写出，严忌错漏。4.“通知导言”，务求简洁清楚，具有概括性；“通知正文”，务求明确具体，具有“可行性”。5.通知的表述方式必须以理性化的直述为主，严忌出现文学性的夸饰、含蓄等情况。,第四节 通知的写作方法,通知由标题、受文单位、正文、落款及日期四个部分组成。一、标题 通知的标题有三种写法：1.标题只写“通知”二字。2.标题直接写明“紧急通知”或“重要通知”。3.标题由发文机关、

20、事由、文种三要素组成。,第四节 通知的写作方法,二、受文单位 在标题下面，正文之前，顶格写明被通知的单位。三、正文 正文是通知的主体，即通知的内容。通知的正文一般要求写出发文缘由、具体事项和执行要求，但不同性质的通知写法也有差异。比较典型的是指示性通知和会议通知。,第四节 通知的写作方法,指示性通知的写作方法：通知缘由是开头部分，主要说明为什么要发该通知，是通知正文的导语，通知承启用语，转入通知事项的拟写。通知事项是正文的主要部分，应写出工作任务、基本措施、原则要求、注意事项。执行要求是通知的结尾部分，应写出对执行通知的希望与号召。,第四节 通知的写作方法,四、落款及日期 单一机关制发的公文在

21、落款处不署发文机关名称，只标识成文日期（以领导签发为准）。成日期右空4字，与正文隔2行；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文日期，印章用红色。,第五节 通知的具体写作方法,一、批转与转发类通知的写法 1.标题。基本结构模式：发文机关+“批转”或“转发”+原件标题+文种。注意事项：其一，公文标题中除法规、规章名称用书名号外，般不用标点符号。其二，对于层层转发的文件标题，不要造成层层叠构、题意不清的现象。其三，标题中出现“通知的通知”重复用语现象，应省略一个“通知”。,第五节 通知的具体写作方法,2.正文。正文内容结构：批语+批转件。批语表明发文机关对所批转文件的态度和意见；批转件即

22、被批转或转发的文件，是文件的主要内容。批语和批转件共同构成批转或转发类通知的正文内容，两者不能独立成文。批语一般用简洁的语言写明批转文件的目的、意义，提出贯彻执行的要求。,第五节 通知的具体写作方法,二、事项类通知的写法 1.标题。标题结构形式有三种：发文机关+事由+文种；事由+文种；文种。其中，完全式标题主要用于事项重大、指导性强的通知。一般性通知可根据通知事项和发文范围适当选择省略式标题。,第五节 通知的具体写作方法,2.正文。结构形式：缘由+事项+要求。缘由通常用一段文字写明发通知的原因、目的或社会意义等；事项部分要将通知的内容一一列出，把布置的工作或需要周知的事项交待清楚，讲清要求、措

23、施、办法；结尾提出贯彻执行的要求。正文事项写作要求开门见山，主次分明，突出重点，语言表达以叙述为主。事项内容要具体明确，可操作性强，便于贯彻执行。,第五节 通知的具体写作方法,3.会议通知 事项通知中的会议通知使用很普遍，行文的格式化很强。正文内容一般要写明以下八个要素：会议目的；会议内容；会议时间；会议地点；参会人员；准备材料；会议费用；报到时间。如果以上要素中某一要素写得不清楚，就可能使参会人员有所不明，可能导致会议组织上的混乱。,第五节 通知的具体写作方法,三、任免类通知的写法 任免类通知事项简单，篇幅简短，只需要写明任免人员的具体职务、决定任免时间、机关即可。,第四章 请示的写法,第一

24、节 请示的概念、适用范围与类型 一、请示的概念 请示，是下级机关向上级机关请求指示，批准问题或事项而使用的公文。二、请示的适用范围 请示“适用于向上级请求指示、批准”。凡下级机关在工作中无力解决、无权解决、需经上级批准才能办理的事项，都可用请示。,第一节 请示的概念、适用范围与类型,三、请示的类型 按照请示事项的内容和目的，可将请示分为以下三大类型。1.请求指示的请示。主要用于下级机关对某一法规、政策不太理解，或对重大原则问题无法自行处理，请求上级机关答复、指导的事项。如,第一节 请示的概念、适用范围与类型,2.请求审批的请示。主要用于机关无权决定的重大问题需要提请上级审核批准的事项，如：人员

25、编制、机构设置、外事活动、换届选举等。3.请求解决问题的请示。主要用于下级机关遇到具体问题需要上级机关予以解答，或遇到无法自行解决的困难，请求上级机关在人、财、物等方面给予具体帮助的事项。,第二节 请示的特点,请示与报告都是上行文，日常工作中常出现将两者混用的情况。请示与报告相比，其主要特点如下：1.请示内容具有请求性。请示的内容是向上级机关请求指示和批准，具有请求的性质；而报告的主要内容是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问，具有陈性质。,第二节 请示的特点,2.请示目的具有求复性。请示的目的是请求上级指示、批准，解决具体问题和作出明确答复，回复下级单位的请示是上级机关必须履行的

26、工作职责；报告的目的在于使上级了解和掌握某方面的情况或某阶段的工作，上级单位不必回复。,第二节 请示的特点,3.请示时间具有超前性。请示必须事前行文，在上级机关作出答复后付诸实施；报告一般是事后报告，也可事中报告，一般不在事前报告。4.请求事项具有单一性。请示要求一文一事，不可一文多事；报告既可是一文一事的专题性报告，也可以是一文数事的综合性报告。,第三节 请示的写作,一、标题 请示标题有两种构成方式，一是完全式标题，即：发文机关+事由+文种；二是省略发文机关的标题，即：事由+文种。写作标题事由是不能出现“申请”、“请求”之类词语，以免与“请示”之意重复。另外，要特别注意的是标题中不能出现“请

27、示报告”两种文体，或者将“请示”写成“报告”。,第三节 请示的写作,二、主送机关 请示的主送机关只能有一个，即直接上级机关。请示不能多头主送，不能越级主送，也不能送交领导个人。如果下级机关受双重领导，直接上级机关有两个，则要分清主送和抄送，以免主送不清，延误请示批复。,第三节 请示的写作,三、正文 请示的正文结构是：请示缘由+请示事项+规范结语。1.请示缘由。即请示事项的背景、原因和依据，要写得有理有据、实事求是、具体明白。请示缘由写作很重要，将直接关系到请示事项能否成立，是否可行，并影响上级机关审批的态度。,第三节 请示的写作,2.请示事项。即请求上级机关指示、批准、帮助解决的具体事项。请示

28、事项，要符合国家法律、法规，符合上级领导机关的工作权限范围，符合实际，具有可行性和可操作性。3.请示结尾。以规范化结语结尾。如：以上请示，请批复。规范化结语表明郑重地提出请示要求，是正文不可少的内容，因此是不能省略不写的。,第三节 请示的写作,四、写作要求 请示的写作，内容单一，目的单纯，篇幅短小。写作时要注意的是：其一，严格遵守请示的行文规则；其二，缘由写作要充分，请求要求要合理；其三，语言表达要委婉得体。,第五章 计划,第一节 计划的概念 计划是为了在一定时间内实现某一目标而预先对某项工作做出安排和部署时使用的公文。计划具有明确的目标和时限性要求，是对未来工作的预先安排，是机关单位、团体普

29、遍使用的一种具有预想性、指导性、实践性的公文。,第二节 计划的类型,计划的类型根据期限、内容、性质、作用等的不同，可以进行不同的划分。1.按时限分。长远计划、近期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月度计划等等。2.按内容分。综合计划、专项计划。3.按形式划分。条文式计划、表格式计划。,第三节 计划的写作,一、标题的写法 计划的标题有三种写法：一种是制定计划单位名称+应用时限+内容+文种，综合性计划常用这种写法；另一种是单位名称+内容+文种，专项计划常用这种写法；还有一种是内容+文种。计划标题中的文种名称可写“计划”，也可写成“规划、方案、设想、安排”等。,第三节 计划的写作,二、正文的写法

30、计划正文结构由前言和计划事项两大部分组成。1.计划前言。即计划因由，主要说明制定计划的根据、理由及与计划有关的情况。规划类远期计划的前言可写得详细此，短期性计划可简略写计划原因，业务计划可直截了当地列出计划事项。,第三节 计划的写作,2.计划事项。计划事项是计划的主体内容，一般包括目标、措施、步骤和要求三方面内容。计划目标，包括总体目标和具体目标。总体目标是多方面的综合指标的最终体现，是要实现的最终目标。具体目标是阶段性的工作任务或数据指标。无论是总体目标还是具体目标的制定，都必须符合实际，要经过深入调查，充分论证，慎重考虑。,第三节 计划的写作,计划措施，包括组织领导分工、阶段进程安排、物质

31、保证、方式方法选择等。计划步骤和要求，即计划在质量、数量、水平、时间上的要求，这是对工作效益和任务指标的具体设想。计划事项中的目标、措施、步骤和要求，可称为计划的三要素，缺一不可。,第三节 计划的写作,计划的主体结构 指导思想 前言 现实依据（承启过渡语）正文 目标任务（回答“做什么”）措施办法（回答“怎样做”）步骤要求（回答“何时做”）,第四节 计划的写作要求,1.注重依据，避免盲目 制定计划要认真细致分析有关情况，一是大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求；二是主观条件，指本身人力、物力、财力及可挖掘的潜力；三是客观条件，指上级和其他部门可能给予的帮助等

32、。只有分析清楚各方面情况，才能避免制定计划的盲目性。,第四节 计划的写作要求,2.立足全局，量力而行 制定计划要有全局观念，从全局出发，正确处理好全局与局部、长远和当前的关系，处理好国家、集体、个人三者之间的利益关系，使计划发挥积极的作用。制定计划要坚持实事求是的原则，既要心力而为，又要量力而行。制定计划要保持适度的弹性，以便在执行中遇到新情况时及时进行调整。,第四节 计划的写作要求,3.结构分明，语言简洁 计划的整体设想要清晰，内容要具体明确，文字表述要简明扼要，任务措施要分项列出，使人一目了然，便于对照执行和实施检查。,第六章 总结,第一节 总结的概念 总结是机关团体、企事业单位对自身某项

33、工作或某一阶段工作进行回顾、检查、认识和评价时所使用的公文。其目的在于通过总结经验教训，以获得规律性认识，从而指导未来实践。总结通常与前期计划相对照，同时也是制定后期工作计划的基础和依据。,第二节 总结的类型,总结是与计划相对应的文体，根据总结的内容、范围、时间等可以将总结主要分为综合性总、专题性总结两大类。此外，总结按照内容性质还可分为思想总结、学习总结、工作总结；按照时间可分为年度总结、季度总结、月份总结；按照范围可分为单位总结、部门总结、个人总结。,第二节 总结的类型,1.综合性总结 又称为全面总结，着重于对本部门、本单位一定时期内全面工作的综合回顾。内容涉及各个方面，侧重于对工作情况和

34、成绩的根据，使用的材料多是任务完成情况、数据和做法。表达方式多以概述为主。,第二节 总结的类型,2.专题性总结 又称为专项工作总结，是对某项工作、某一问题、某一生产任务进行的专门总结。内容侧重于介绍典型事实和做法，从中引出经验教训，深入开展分析，总结出规律性东西。使用材料主要是具有代表性的具体事例，表达方式多为夹叙夹议。,第三节 总结的写作,一、标题的写法 其一，公文标题：单位名称+时限+内容范围+文种，其中单位名称可省略变为：时限+内容范围+文种，也可同时省略单位名称和时限变为：内容范围+文种。其二，正副标题构成的双标题形式，正标题用结论性语言根据总结的内容，副标题标出总结的制作单位、适用时

35、限、内容范围和文种。其三，新闻式标题，多用于专题经验总结。,第三节 总结的写作,二、正文的写法 总结的正文由前言和主体内容构成。前言一般是对所总结工作或任务的基本情况进行概述，主要是介绍时间、地点、背景，并概括性地总结基本做法和主要成绩。前言写作要开门见山，简明扼要，紧扣中心，统领全文，具有吸引力。,第三节 总结的写作,总结的主体一般要写清楚三方面内容：1.基本做法、成绩和经验。首先，要具体介绍所做工作的基本情况、过程、主要措施及做法。其次，要重点介绍主要成绩和收获，包括取得什么成绩，表现在哪些方面，成绩是怎样获得的。再次，是对工作中的经验进行概括归纳，说明做法体会和取得成绩的原因，把实践活动

36、上升到理论高度加以认识评价，为今后工作提供借鉴。,第三节 总结的写作,2.问题与教训。要以一分为二的观点写出工作中存在的问题与不足，并分析其主客观原因，由此得出教训。如果是着重反映问题的总结，要将这部分内容作为重点写作；如果是典型经验总结，这部分内容可略写或不写；如果是常规性工作总结，要抓住主要问题概括性地写。,第三节 总结的写作,3.今后工作和努力方向。主要是在总结经验教训的基础上，针对工作实际情况，提出改进工作的措施、今后打算和努力方向，或者说明工作发展趋势，提出新的目标。这部分内容可简略地写或不写。,第三节 总结的写作,总结的主体内容可采用多种结构方式。1.分部结构。即按“情况成绩经验问

37、题意见”或者“主旨做法效果体会”的顺序，分成几大部分来写，每部分列序号，也可用小标题。这种结构形式也可称为程序代结构，是总结最基本的写法，适用于一般性单位和个人总结。其结构框架如图：,第三节 总结的写作,分部结构图 前言 部分结构 过程和做法 主体 经验和体会 不足和打算,第三节 总结的写作,2.纵式结构。即把工作的整过程，按时间顺序，划分几个阶段，一个阶段就是一个层次，每个层次现以块式结构安排内容。各阶段之间要有一定的连惯性，最后要给人以整体认识。这种结构适用于时限较长而有明显阶段性的工作总结，也可称为阶段式结构。其结构框架如图：,第三节 总结的写作,纵式结构图 前言（也可不写）基本情况 纵

38、式结构 工作阶段一 过程和做法 经验和体会 主体 工作阶段二（同上）工作阶段三（同上）,第三节 总结的写作,3.横式结构。即根据内容归纳出几上观点，每一观点就是一个层次，用序号排列，逐条叙述，观点层次之间具有较为严密的逻辑关系，以突出总结的理论性。这种结构适用于专题经验总结。其结构框架如图：,第三节 总结的写作,横式结构图 前言 概述横式结构 观点一 过程和做法 主体 经验和体会 观点二（同上）观点三（同上）,第三节 总结的写作,4.总分式结构。这种结构形式既不是按工作阶段划分，也不是以思想观点为依据划分，而是以各个方面的工作来划分层次，各层次再用模式结构组织材料。这种结构形式常用于综合性全面

39、总结。其结构框架如图：,第三节 总结的写作,总分式结构图 前言：概述、总评价 概述 一方面工作 过程和做法总分式结构 经验和体会 主体 问题和方向 二方面工作（同上）三方面工作（同上）,第三节 总结的写作,三、结尾的写法 总结的结尾应简短有力，不宜拖得过长，或概括内容，或提出展望，或做出结论。但更多的总结是没有结尾的，主体部分内容写完也就收笔了。,第四节 总结的写作要求,1.充分占有材料 掌握丰富的材料是写总结的基础。首先要广泛收集各方面材料，包括概括材料、具体材料；正面经验材料、反面教训材料；本单位材料、他单位同类材料。其次要注重材料质量，材料必须真实、典型、恰当，能够充分说明观点。掌握材料

40、的途径有两个：一是平时观察积累，多参加实践活动，掌握第一手材料。二是广泛收集各种文字资料包括计划、总结、简报、会议记录等各种文件材料。,第四节 总结的写作要求,2.正确使用材料 写作总结要恰当地选取和使用材料。要注意材料的一般性和特殊性的统一。既要选取反映工作的一般性材料，又要选取有特色观点新颖的材料。要注意材料的多样性。既要有点上的材料，也要有面上的材料；既要有概括材料，又要有具体材料；既要有一般材料，又要有翔实的数据；既要有经验体会性材料，又要有具体做法材料。总结材料的正确运用是写好总结的可靠保证。,第四节 总结的写作要求,3.辩证写作总结 总结的写作要注重辨证性，克服片面性。要坚持实事求是的态度，既要看到成绩，又要看到缺点；既要看到主流，又要看到支流；既要看到主观努力，又要看到客观条件；既要看到领导的作用，也要看到群众的力量。客观、真实、全面、辩证地反映工作情况是总结最本质的要求，不能夸大粉饰，报喜不报忧。,