文字工作专题培训.ppt

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1、济南万润肉类加工有限公司,文字工作专题培训讲义-通知、通报、函,2011年*月*日,一、通 知,通知,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文,（一）通知的特点,1使用范围广。在各种法定公文中，通知的使用范围最广。2使用频率高。3时效性强。通知对时效性具有严格要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或迅速办理。,（二）通知的种类,根据适用范围的不同，可以分为六大类：1.发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。2.批转性通知：用于上级机关批

2、转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。3.转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。,（二）通知的种类,4.指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。,（三）通知的使用范围,通知的应用极为广泛。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。上级机关对下级机关可以用通知；平行机关之间有时也可以用通知。,（四）通知的写法要求,通知是我们经常可以看到的,在学校、单位、还

3、有公共场所都可以看到。通知的类型也很多，上级对下级的某项工作的要求和安排叫指示性通知。这种通知要注意把要求和措施部分交待清楚，可以分条也可用小标题的形式，这样才能便于下级执行。会议性的通知大家都见过，一般就是目的、会议的名称、内容、参加人员、会议时间、地点等，要注意的是要把这些写正确，通知错时间地点就是你的失职了。通知还有批转性通知、转发性通知，这类的通知就是有话则长，无话则短，也就是要简明扼要，直接陈述事宜即可。,（四）通知的写法要求,有很多通知滥用介词，从而造成文题不通。比如“有关”还有“关于”，通知的事由一般都用关于，而有关就缩小了文题的内容含义，自然也就显得我们的水平太低了，还有要明确

4、上下级的关系等等，写篇好的公文也并不是那么容易的。由于通知的功能多，种类多，写法彼此有较大的区别，我们在分类时已经有意识地对各种不同通知的写法作了一些介绍，这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法。,1.通知标题和主送机关（1）通知的标题 通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。如中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知。也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如关于印发规范国有土地租赁若干意见的通知(国土资发1999222号)。,（四）通知的写法要求,（四）通知的写法要求,发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，

5、并使用书名号。批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知。,（四）通知的写法要求,（2）通知的主送机关 通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。如人事部关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知的主送机关：各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局)；国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室)：由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。,（四）通知的写法要求,2.通知的正文（1）通知缘

6、由 发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。晓谕性的通知，也可参照上述写法。如国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知，采用了根据与目的相结合的开头方式；国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。,（四）通知的写法要求,批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。（2）通知事项 这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方

7、法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。,（四）通知的写法要求,3执行要求 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。,二、通 报,通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工

8、作的进一步开展。,（一）通报的特点,1告知性。通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。2教育性。通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。这就是通报的教育性。这一目的，不是靠指示和命令方式来达到，而靠的是正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识，知道应该这样做，而不应该那样做。,（一）通报的特点,3政策性。政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在

9、这方面显得特别强一些。因为通报中的决定（即处理意见），直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理，同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。决定正确与否，影响颇大。因此，必须讲究政策依据，体现党的政策。,（二）通报的分类,1表彰性通报。表彰性通报，就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。,（二）通报的分类,2批评性通报 批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。这类通报应用面广，数量大，惩戒性突

10、出。,（二）通报的分类,3情况通报。情况通报，就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。这类通报具有沟通和知照的双重作用。,（三）通报的结构,1标题。由制发机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。通常有两种构成形式：通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报；另外一种是由事由和文种构成，如关于给不顾个人安危勇于救人的王同志记功表彰的通报。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如中共市纪律检查委员会通报；也有的通

11、报标题只有文种名称。,（三）通报的结构,2主送机关。有的特指某一范围内，可以不标注主送机关。3正文。表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；,（三）通报的结构,第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求。,（四）奖惩性决定与表扬批评性通报的

12、区分,表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求。,（四）奖惩性决定与表扬批评性通报的区分,1.出发点与侧重点不同。奖惩性决定重在处置，它的着眼点在于奖惩有关单位或个人，它代表了领导层的权威意志。奖功

13、罚过是其首要目的，教育或警示他人是其次要目的。通报的目的则是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育或警示。表扬性通报对被表扬的单位主要是理解上级的精神，更上一层楼；而对后进单位主要是学习受表扬单位的经验，起步前进；对一般单位主要是学先进、找差距、定措施。批评性通报，对一般单位主要是对照自己，防患于未然；对有类似问题或尚有隐患存在的单位则鸣钟警戒以根除侥幸心理。总而言之，奖惩性决定重在处置，奖功罚过；表扬批评性通报重在教育比照，或先进示范，或以儆效尤。,（四）奖惩性决定与表扬批评性通报的区分,2.标题写法不同。表彰性决定的标题格式通常如下：“关于授予称号的决定”或“关于给予表彰的决定

14、”，如国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定。处分性决定的标题格式通常如下：“关于对的处理决定”，如关于对“六二八”重大责任者的处理决定。决定的标题中常常含有处置性动词，诸如授予、处理、给予等动词。我们再来看看表扬批评性通报标题的实例，如自治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的通报、市卫生局关于医生汪滥用麻醉品造成医疗事故的通报。我们可以看出，表扬批评性通报的标题中一般不使用处置性动词。,（四）奖惩性决定与表扬批评性通报的区分,3.正文的组成不同。奖惩性决定一般先简要叙述先进事迹或错误事实，然后写明组织的处理决定；表扬性通报与批评性通报的写法略有不同。前者的正文部分一

15、般包括以下内容：1.概述先进事迹，表明通报发出单位对通报事项的态度。2.指出先进单位或个人的主要做法经验，或叙述事情发生的经过并分析事件的意义。3.提出要求和希望，号召大家学习。,（四）奖惩性决定与表扬批评性通报的区分,后者的正文部分一般包括以下内容：1.叙述错误事实经过。2.表明通报发出单位对事件的态度及处理意见。3.分析错误或事故产生的原因与危害性。4.提出要求，警示其他单位或个人。奖惩性决定重在处置，表扬批评性通报重在宣传与教育，正文的构成自然不同,三、函,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函是应用写作实践中的一种常用文体。,

16、（一）简介,函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。,（一）简介,2000年国务院发布的国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。,（一）简介,国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主

17、要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”（节选自应用写作杂志2004年第1期泛议“函”的使用与写作）,（一）简介,函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。,（一）简介,在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文

18、件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。,（二）函的特点,1.沟通性函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。2.单一性函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。,（二）函的特点,3.灵活性表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号

19、，甚至可以不拟标题。,（三）函的作用,“函”有下列三方面的作用：(一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。(二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。(三)向有关主管部门请求批准。如民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函就是为向国家计划委员会请求批准而发的。,（四）函的分类,函可以从不同角度分类：1.按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文

20、字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。,（四）函的分类,2.按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。3.另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。,（五）函的结构,由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。1.首部主要包括标题、主送机关两个项目内容。（1）标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和

21、文种构成。（2）主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。,（五）函的结构,2.正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。,（五）函的结构,2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要

22、用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。,（五）函的结构,3.结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。4.结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。,（五）函的结构,5.结尾落款一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。,（六）注意问题,函的写作，首先

23、要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,（六）注意问题,“函”的写法同时要注意以下几点：1.要严格按照公文的格式写“函”。2.“函”的内容必须专一、集中。一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。3.“函”的内容必须真实、准确。,（六）注意问题,4.“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。5.发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。因此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。6.“函”的结尾，一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语，有时也不用。,The end!,