办公自动化教程第5章.ppt

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1、第5章 基本格式编排,设置字符格式设置段落格式设置边框和底纹项目符号和编号复制格式和使用样式页面设置打印文档,5.1 设置字符格式,要设置字符格式，应首先选中文本，然后再利用“开始”选项卡“字体”组中的相关工具，或单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮，在打开的“字体”对话框中进行设置。,5.2 设置段落格式,要设置段落格式，可直接将光标定位选定段落，然后再进行格式设置。要同时为多个段落设置格式，则应首先选定这些段落，然后再进行段落格式设置。,5.2.1 利用标尺调整段落缩进,5.2.2 利用对齐工具设置段落对齐方式,5.2.3 利用“段落”对话框精确设置段落格式,5.3 设置边框和底纹,利用

2、“边框和底纹”命令，可以给选中的段落添加各种样式的边框和底纹。,5.4 项目符号和编号,利用“段落”组中的“项目符号”按钮 和“编号”按钮，是为选中段落添加项目符号或编号的最简便方法。,如果不满意默认的项目符号格式，可单击“段落”组中“项目符号”按钮右侧的三角按钮，在弹出的列表中进行选择，或单击其下方的“定义新项目符号”选项，在打开的“定义新项目符号”对话框中进行设置。,要修改编号样式，可单击“段落”组中“编号”按钮右侧的三角按钮，在弹出的列表中进行选择，或单击其下方的“定义新编号”选项，在打开的“定义新编号格式”对话框中进行设置。,5.5 首字下沉,要设置首字下沉，可首先将插入点定位在要设置

3、首字下沉的段落（通常是一篇文档的第一段），然后单击“插入”选项卡“文本”组中的“首字下沉”按钮，在打开的列表中选择首字下沉选项，如“下沉”，如左图所示。单击列表底部的“首字下沉选项”项，打开“首字下沉”对话框，可对首字下沉进行详细设置，如设置下沉字体、行数和距正文的距离。,5.6 复制格式和使用样式,5.6.1 使用“格式刷”工具,选中希望复制格式的文本或段落，“剪贴板”组中的“格式刷”工具，选中希望应用格式的文本或段落，释放鼠标即可。,5.6.2 样式入门,样式是一系列格式的集合。当新建一个空白文档时，系统自动提供了“正文”、“标题1”、“标题2”、“标题”等样式。,5.6.3 样式类型,样

4、式分为字符样式和段落样式。打开“样式”任务窗格，可看到段落样式旁有一个段落标记“”，字符样式旁有字符图标“”，要查看样式设置信息，只需将鼠标指针指向“样式和格式”任务窗格中的样式。,5.6.4 使用样式,对于段落样式，可首先将插入点定位在该段落，然后从“样式”组的“样式”列表中选择样式，或者在“样式”任务窗格中单击选择样式即可。对于字符样式，应首先选中要应用样式的字符，然后再利用“样式”列表或“样式”任务窗格选择样式即可。,5.6.5 创建和修改样式,打开“样式”任务窗格，单击窗格左下角的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”框中键入新样式的名称，在“样式类型”列表

5、框中选中样式类型，在“样式基准”下拉框中选择一个可作为创建基准的样式，在“后续段落样式”下拉列表框中为应用该样式段落后面的段落设置一个缺省样式，单击“格式”按钮，在展开的列表中选择“字体”项，在打开的对话框中进行设置并确定，再次单击“格式”按钮，在打开的列表中选择“段落”，在“段落”对话框进行设置并确定，单击“确定”按钮关闭对话框，即可创建一个新样式。,要修改样式，可在“样式”任务窗格中右击样式名称，在弹出的列表中选择“修改”项，此时会打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在其中对样式进行修改即可。,5.7 页面设置,5.7.1 设置页面,要设置页面，可首先打开文档，然后单击“页面布局”选项卡

6、，在“页面设置”组中进行设置。,也可以在“页面设置”对话框进行设置。,5.7.2 分页与分节,首先定位插入点，然后单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分隔符”按钮，在打开的列表中选择“分页符”选项，可对文档进行分页。,要对文档进行分节，可首先定位要分节的插入点，然后在“分隔符”列表中选择一种分节符类型即可。,5.7.3 设置分栏,1使用“分栏”按钮 设置等宽栏,选中要进行分栏的文本。如果不选中文本，表示对整篇文档进行分栏，单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”按钮，在展开的列表中选择一种分栏方式。,2使用“分栏”命令设置分栏,3设置通栏标题,通栏标题就是跨越多栏的标题。设

7、置通栏标题的方法有多种，用户可以先将标题设置为单栏，然后再对其后的文本进行分栏。或者选中位于已分栏区域的标题，然后将其设置为单栏。,4设置等长栏,将插入符置于要设置等长栏的结尾位置，在“分隔符”列表中选择“连续”类型。,5.7.4 设置页眉与页脚,1添加页眉和页脚,打开文档，单击“插入”选项卡上“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在展开的列表中选择页眉样式，输入页眉文本。单击“导航”组中的“转至页脚”按钮，单击“页眉和页脚工具 设计”选项卡上的“页脚”按钮，在展开的列表中选择页脚样式，然后输入页脚文本，最后退出页眉和页脚编辑状态。,2修改与删除页眉和页脚,若要修改页眉和页脚内容，在页眉或页脚位置

8、双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态进行编辑修改即可。若要更改页眉或页脚样式，可分别在“页眉”或“页脚”列表中重新选择一种样式，则整个文档的页眉或页脚都会发生改变。若要删除页眉和页脚，可在“页眉”或“页脚”列表中选择“删除页眉”或“删除页脚”选项。,3设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚,进入页眉和页脚编辑状态，单击“页眉和页脚工具 设计”选项卡上“选项”组中的“首页不同”和“奇偶页不同”复选框，此时在文档中的首页、奇数页和偶数页的页眉或页脚处分别以不同的文字标志，然后在相应位置输入内容。,4插入页码,进入页眉和页脚编辑状态，单击“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，在展开的列表中选择一种页码格式即可。,5.8 打印文档,5.8.1 打印预览,单击“Office按钮”，在打开的列表中选择“打印”“打印预览”项，即可进入打印预览状态。若预览效果没有问题，可单击“打印”组中的“打印”按钮打印文档，或者单击“预览”组中的“关闭打印预览”按钮，关闭打印预览画面，返回文档编辑画面。,5.8.2 打印文档,单击“Office按钮”，在打开的列表中选择“打印”“快速打印”项，此时将打印全部文档，且不显示“打印”对话框。单击“Office按钮”，在打开的列表中选择“打印”项，此时将打开“打印”对话框。利用此对话框可选择打印的范围、份数，并可设置进行缩放打印。设置结束后，单击“确定”按钮，即可开始打印。,