企业文书业务培训讲座.ppt

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1、企业文书业务培训讲座,二零零九年九月,第2页 共55页,为什么要举办本次培训班,企业不断发展壮大，需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式，作为信息传递的重要枢纽，综合管理和文书人员发挥着关键作用；然而，现实存在着较大差距，主要有：1.因为文书岗位人员经常变动，导致在其岗却不熟悉其业务；2.各单位文件起草质量参差不齐，有的基本是文理不通、格式混用，既影响了工作，也有损企业的对外形象；3.有些文书对不同类型文件的传递流程不熟悉，影响了工作效率。基于现状与目标的差距，所以要举办这次文书业务培训班。,第3页 共55页,主要内容,第一部分 常用文件传递流程,第二部分 应用文写作知识,第4页 共55页,

2、第一部分 文件传递流程,1.部门签报收发流程2.部门发文流程3.红头文收发流程4.领导干部请假流程,第5页 共55页,1.部门签报收发流程,发签报,收签报,第6页 共55页,注意事项,第7页 共55页,2.部门发文流程,第8页 共55页,注意事项,第9页 共55页,3.红头文收发流程,发文,收文,第10页 共55页,注意事项,第11页 共55页,4.领导干部请假流程,第12页 共55页,注意事项,第13页 共55页,第二部分 企业应用文写作,一、应用文概述 二、公文格式介绍 三、常用应用文介绍 四、应用文结构和语言 五、常见问题举例,第14页 共55页,一、应用文概述,第15页 共55页,一、

3、应用文概述,1.概念 应用文是指日常工作和生活中经常使用的、为某种具体的实用目的而写的文体。因此，它是完成具体工作或事情的一种工具。在所有的文体中，应用文是使用频率最高的。政府部门、企业用它来上传下达、办理公务，普通人用它来交流思想。因此，应用文又称为实用文体。,第16页 共55页,一、应用文概述,2.特点,第17页 共55页,一、应用文概述,3.功能,第18页 共55页,一、应用文概述,4.分类 按适用领域划分，应用文可分为8种：,第19页 共55页,一、应用文概述,5.公文分类 公文是公务文书的简称，是最重要的应用文，它是党和国家机关，社会团体，企事业单位行使职权、处理公共事务的文字材料。

4、a.按机密程度划分：,绝密文件,内容涉及重要机密，在一定时间内需要绝对保密的公文。,机密文件,不涉及重大核心机密，但在一定时期、一定范围内需严格保密的公文。,虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要求的公文。,秘密公文,不涉及机密事项的公文，即普法文。,普通公文,第20页 共55页,一、应用文概述,5.公文分类 b.按处理时限划分：,上行文,发往上级机关、单位的公文。,平行文,发往平级或不相隶属的机关、单位之间的公文。,发给下属机关、单位的公文。,下行文,c.按行文方向划分：,第21页 共55页,二、公文格式介绍,第22页 共55页,二、公文格式介绍,1.外形格式,第23页 共55页,二、公文格

5、式介绍,2.眉首格式,第24页 共55页,二、公文格式介绍,3.主文格式,第25页 共55页,二、公文格式介绍,3.主文格式（续表）,第26页 共55页,二、公文格式介绍,4.版记格式,第27页 共55页,三、常用公文介绍,第28页 共55页,三、常用应用文介绍,在工作中，企业常用的应用文种主要有：通知、请示、通报、报告、决议、决定、函会议纪要、调查报告、简报、致辞、介绍信证明信、启事等。,第29页 共55页,三、常用应用文介绍,1.通知,第30页 共55页,三、常用应用文介绍,1.通知（续表）,第31页 共55页,三、常用应用文介绍,2.请示,第32页 共55页,三、常用应用文介绍,3.通报

6、,第33页 共55页,三、常用应用文介绍,4.报告,第34页 共55页,三、常用应用文介绍,5.决议,第35页 共55页,三、常用应用文介绍,6.决定,第36页 共55页,三、常用应用文介绍,7.函,第37页 共55页,三、常用应用文介绍,8.会议纪要,第38页 共55页,三、常用应用文介绍,9.调查报告,三、常用应用文介绍,10.情况简报,第40页 共55页,三、常用应用文介绍,11.致辞,三、常用应用文介绍,12.介绍信（一般公文纸书写）,三、常用应用文介绍,13.证明信（以组织名义发出）,三、常用应用文介绍,14.启事,第44页 共55页,四、应用文结构和语言,第45页 共55页,四、应

7、用文结构和语言,1.结构（层次与段落）,第46页 共55页,四、应用文结构和语言,1.结构（开头与结尾）,第47页 共55页,四、应用文结构和语言,2.语言,第48页 共55页,五、常见问题和对策,第49页 共55页,Phase 2,问 题1,发文字号不规范,五、常见问题举例,表 现,1.把单位的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长；2.发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“”；3.对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。,第50页 共55页,Phase 2,问 题2,文种使用不当,五、常见问题举例,表 现,1.把要求上级机关投资补助的

8、上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”；2.将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。,第51页 共55页,Phase 2,问 题3,公文标题不规范,五、常见问题举例,表 现,1.标题中滥用符号，标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；2.在公文标题的拟制上，冗长繁琐，标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。,第52页 共55页,Phase 2,问 题4,引用文号不规范,五、常见问题举例,表 现,将其顺序前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例：“根据铁道部铁办200712号文关于的通知”，是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部关于的通知（铁办200712号）”,第53页 共55页,Phase 2,问 题5,结构层次序数使用不规范,五、常见问题举例,表 现,规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“”。在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃，或在“（一）”、“”后加顿号，写成“（一）、”或“、”等,谢谢大家！,