[其它考试]会展概论2.ppt
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1、会展概论,考证辅导施振中,第二课,会展活动概述(书第四七章),提纲,一、会议概述二、展览概述三、奖励旅游概述四、节事活动概述,一、会议概述,1、会议的内涵(1)含义 1)(书第37页第1行)在一定的时间和空间范围内,为了达到一定目的所进行的有组织、有主题的信息交流、聚会、商讨活动。2)(书第39页倒数第5行)凡是在一定时间和空间内,为了达到一定,一、会议概述,的目的所进行的有组织、有领导、有共同议题的议事活动。(2)特点(书37-38页)1)场地 2)视听设备 3)展览 4)陆地交通 5)旅游,一、会议概述,6)饭店 7)餐饮 8)网络 9)印刷 10)媒体 11)翻译 12)礼品 13)事务
2、机器,一、会议概述,14)花艺 15)购物 16)邮电2、会议的分类(1)按会议组织形式:13类(书40-43页)1)大会或年会 特色:最常见就某一特定议题而聚会 大会:由国际协会组织举办规模较大,一、会议概述,会议;除会员国轮流举办外各国常争办,筹备时间一般2-3年 年会:同一公司、社团、财团、政党等立法、社会、经济团体所举办的资讯及政策商讨会议;目的使与会者建立共识并形成决策;议题可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域;形式通常一次全体会议和几个附带的小型分会议(有时附带展览);多数年会周期性的,常见周期1年;,一、会议概述,内容有市场分析报告、介绍新产品和筹划公司发展战略等;年会规模不等,
3、多的数千,少则数十(美国平均出席人数850)2)专门会议(书41页)含义:某些专业、文化、宗教等群体召开的、派正式代表参加的定期会议。习惯:专门会议常是科技界使用的术语,贸易界也使用,而年会常被贸易界,一、会议概述,用于一般性的会议。特色:通常就某一特定主题来讨论,报告者和讨论者均为其领域成员或相关协作团体人士。规模:根据与会者数量,可大可小。3)代表会议(书41页)习惯:最常被欧洲人和国际性会议使用,美国用来指立法机构(中国指法定性,一、会议概述,会议)性质:与专门会议相类似 议题:通常涉及具体问题,并就此展开讨论,可以开分组会议,也可开大会 举办:全国性代表会议通常一年1次,国际性的通常2
4、年或更长 规模:与会者数量参差不齐 4)论坛(书第41页),一、会议概述,含义:为了共同兴趣的某一或某些主题而举办的进行公开讨论的研讨会。特点:对问题进行反复深入的讨论,由主持人(一般是一位会议主席、小组长或演讲者担任),不少听众参与。注意:论坛参与者的身份事先均要被认可。5)专题学术讨论会(书第42页),一、会议概述,含义:某一领域的专家集会,就特定主题请专家发表观点,共同对问题进行讨论并提出建议。特点:与论坛相类似,不同的是进行方式比论坛更正式,个人或专门小组要做示范讲解,一定数量听众参与讨论;会议中较少有观点和意见的交流。规模:一般参与人数较多,会期2-3天。,一、会议概述,6)讨论会(
5、书第42页)含义:由几个人进行密集讨论的集会,其目的是就某一专门问题或任务进行讨论;代表会议或专门会议中,由与会者自选主题或由主办者建议,针对其一特定问题所进行的非正式与公开自由的讨论。特点:面对面,使所有与会者充分参与近来。,一、会议概述,表现:通常被用来技能培训和训练;各小组参加集体会议,就专项问题或任务进行讨论;参与者互教互练,旨在交流知识、技能以及对问题的见解。7)专题讨论组(书第42页)含义:由一位主持人来主持,另由一群专家为座谈小组成员,针对专门问题提出观点,再进行讨论和座谈。特点:小组成员之间、主要发言人与组,一、会议概述,员之间都要进行讨论;有时仅限于小组成员自行讨论;有时也开
6、放和小组以外的与会者相互讨论。8)研讨会(书第42页)含义:一群具有不同技术但有共同特定兴趣的专家,为达到训练或学习的目的而聚集在一起所召开的会议。特点:有充分的参与性,由一位主持人,一、会议概述,协调各方;一般适用于相对小型的团体会议(当与会者增加时,就变成了论坛或专题学术讨论会)。注意:尽量避免一个或多个主持人站在台上向听众演讲示范的模式。9)讲座(书第42页)含义:一种比较正式或组织较为严密的活动。,一、会议概述,特点:一般一位专家单独演讲或示范,会后有时会安排听众提问,规模不定。10)讨论分析课(书第42页)含义:就某一课题或主题进行指导和操练。特点:基本以小组为主,通常用于培训项目。
7、11)静修会(书第43页),一、会议概述,目的:增进了解和友谊,或集中进行策划,或某种意义上的避免打扰。特点:通常是小型会议,一般在边远地区召开。12)集会(书第43页)含义:协会、俱乐部、公司或其他组织所召开的正式全体会议。特点:参加者以其成员为主,通常在固,一、会议概述,定时间和地点定期举行,有一定会议程序。目的:讨论和决定组织政策、组织内部的选举、预算、财务计划等。13)会议(书第43页)含义:一群人在特定时间、地点聚集,研讨或进行某项特定活动。特点:涵盖广,是各种会的总称。,一、会议概述,(2)按会议的内容分类 1)商务型会议(书第43页)含义:公司和企业因业务和管理工作需要二参加的商
8、务会议。特点:一般在酒店召开,出席会议的一般是企业的管理人员和专业技术人员,与会者素质较高。2)度假型会议(书第43页),一、会议概述,含义:企业以及事业单位利用周末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会议。目的:增强员工之间的了解和企业自身的凝聚力,解决企业面临的问题。特点:因具有休闲性,故一般选在风景名胜地区的酒店举行。3)展销会议(书第43页)含义:由参加商品展销会、交易会和,一、会议概述,与会者召开的会议。特点:除突出商品销售外,会议同时常常举办招待会、报告会、谈判会和签字仪式等活动。4)文化交流会议(书43页)含义:各种民间组织和政府组织举办的跨区域性的文化学习交流活动。特点:通常
9、以考察、交流等形式出现。,一、会议概述,5)专业学术会议(书43-44页)含义:某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议。类型:多样,如专题研讨会、学术报告会、专家评审会等。6)政治性会议(书44页)含义:国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而召开的各种会议。,一、会议概述,特点:组织者常是国际政治组织、国家和地方政府,会议议题都是政治性的。(3)按会议主体分类 1)协会类会议(书44页)含义;由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成,用来交流、协商、研讨或解决本行业的最新发展方向、市场策略以及存在问题的各种行业和科学技术协会、联谊组织等协会会议。,一、会议概述,特点:由协会组织举办
10、;准备多在一年以上;周期稳定;规模较大。2)公司类会议(书44页)含义:本行业同类型以及与行业相关的公司一起举办的会议以及公司的销售、培训、股东等会议。特点:由公司举办;准备时间一般短于一年;规模较小;通常以管理、协调和技术等为探讨内容。,一、会议概述,具体类别:新产品介绍会和零售会议;公司专业技术会议;公司管理会议;公司培训会议;公司股东/公关会议;公司奖励会。(书44-45页有一个表,归纳了协会组织会议和公司会议特征比较的17个方面,请注意关注)(4)会议的营利分类 1)营利性会议(书45页),一、会议概述,含义:由营利性组织举行的各项会议。特点:以营利为举行目的;进行认真的成本核算成本大
11、于收益 的会议尽量少开或不开,效益非常明显的会议要多举办。2)非营利性会议(书46-47页)含义:由政府机构、宗教组织和其他非营利性组织举行的各种会议。特点:一般不进行成本核算,但仍要,一、会议概述,精打细算,杜绝浪费。(5)按会议的规模分类(书47页)1)小型会议:100人以下 2)中型会议:100-1000人 3)大型会议:1000-10000人 4)特大型会议:10000人以上(6)按会议的地域分类(书47页)1)国际会议:与会者中外国人占20%以,一、会议概述,上,总人数不得少于50名。2)全国性会议 3)地区性会议 4)本地性会议(7)按会议的行业分类(书47-48页)1)非常广泛,
12、涵盖所有行业 2)领先的有医药、科学、工业、技术、教育等,书上有一个统计表,可熟悉一下。,一、会议概述,(8)按会议的正式与否分类(书48页)1)正式会议:按预先规定的规则和程序举行,就与会各方共同关心的实质性问题达成具有约束力的协议,一般对外公开。2)非正式会议:没有预先确定会议规则和程序,不形成正式的决定或决议,不具有强制力,一般不对外公开。(9)按会议的会期间隔分类(书49页),一、会议概述,1)定期会议 含义:按一定规则和程序定期召开的会议,也称经常性会议。特点:时间周期固定,地点一般也固定,规模也基本固定。2)不定期会议 含义:根据时局的需要随时召开的会议,也成临时性会议。,一、会议
13、概述,特点:研究的问题常与时局的变化有关,一般为解决特殊时期出现的特殊问题,具有应急性和紧迫性,会场安全要求较高。(10)按会议的技术手段分类(书49页)1)传统会议:与会者面对面进行沟通和交流的会议。2)现代电子会议 含义:通过现代科技手段,将身处不,一、会议概述,同地理位置的人们集聚在同一空间里,并进行有效互动沟通的会议。特点:既达到交流沟通的目的,又节约了大量出差费用和时间。典型:远程电视会议3、会议的组成(1)会议的供应机构(书49-50页)书上有主要有9个供应机构名称和特点的,一、会议概述,图表,应熟悉了解。(2)会议的人员构成 1)主办者(书50页)含义:对出资举行会议的组织的总称
14、。类别:公司;协会;非营利机构 2)承办者(书50页)含义:被指定来负责会议组织工作的某个人或某个组织。,一、会议概述,作用:8个(书50-51页)3)与会者(书51页)含义:参加会议的人的总称,也叫注册者、参加者。地位:会议中最有力量的人物;没有与会者就没有会议。类别:4种国际与会者;行为障碍者;老年与会者;女性与会者。4)贵宾(书51页),一、会议概述,范围:官员;舞台或影视名人;重要书籍或剧作的著者;当时的公众名人。作用:借助其知名度扩大会议影响。注意:要特殊对待,有时需采取特殊保密措施、安全措施和保护措施。5)会议有关人员(书51-52页)秘书处人员 策划委员会人员,一、会议概述,地方
15、会议及访问者办公署人员 为会议提供各种服务和物资的供应商 主席台就坐者 6)会议临时工作人员(书52-53页)作用:为与会者提供相关服务,确保会议期间与满足会人员的各类需要。类别:当地工作人员、模特、有某种技能者。,一、会议概述,工作内容:10类签到、打字和出纳;售票;咨询;处理临时办公行政事务;各会场联络;整理报表卡;新闻室接待;接待室接待;参展产品示范;分送和收集会议调查表。基本要求:良好的沟通技巧和语言能力;热诚、灵活、机智;了解花艺;能使用办公室事务处理设备;会维护办公室家具和设备;担任保安和摄影工作;等。,一、会议概述,4、会议的管理(1)会议前的策划管理 1)会议前的策划(书55-
16、58页)成立会议策划委员会:最主要是负责选择会议活动的地点、饭店和其他设施以及制定预算(书55页有一表,较具体作了表述,应熟悉了解)完成会议前的策划方案:一般基本方案有8个全体大会;并行会议;分,一、会议概述,散会议;重复会议;特权会议;聊天会议;会场外的活动;会议展览 会议前的相关事件和活动策划:一般主要有9个方面结伴体制;临时会议分组;交谊会;休息区;兴趣活动场地;运动和娱乐活动;文化活动;家庭参观;表彰。注意问题:根据会议内容、风格、节 奏的不同特点,一般应注意4个方面选,一、会议概述,好关键的演讲人;计划好会议活动类型;适当提供相关的城市旅游或商业参观服务;合理安排时间,给与会者更多自
17、由时间。2)会议场址的选择(书58-61页)会议场址的选择类型:6类饭店(酒店);会议中心;大学和学院;轮船;疗养地和主题公园;公共建筑,一、会议概述,(书57页有会议与展览场地选择差异的表格,从五个方面有区别,应熟悉了解)会议场址的选择标准:10个距离与交通;城市形象和国际认知度;举办地的会议历史;会议接待饭店和设施;专业技能;成本费用;安全保卫;会议服务设施;目的地政府的邀请;气候与观光 会议举办场所或酒店的选择:6个,一、会议概述,适当的会议空间;充足的客房;餐饮的安排;适当的展示空间;便捷的交通;优质的服务。3)会议前的营销(书61页)制订完整的营销方案 具体需考虑4个因素:会议对象会
18、议受众;会议宣传明确主题;会议推广材料邮寄、会议广告;会议公关会议媒体(书上61页的表可看看,熟悉了解),一、会议概述,4)会议前的预算(书61-62页)控制会议总体预算:确认会议是什么性质营利还是非营利 制定详细收支计划:整理会议费用清单(会议费用包括固定和可变两类)留有一定余地:一般总预算的10%(2)会议中的执行管理 1)会议中的执行管理(书63-64页),一、会议概述,进行会前协调 编制与会人员手册 编制会场手册 设立信息中心 简便报到程序 有效现场沟通 维持会场秩序 加强会议交流,一、会议概述,2)应对处理会议中的特殊事件(书64页)紧急医疗 卫生 火灾 签证 盗窃 3)会议中的经济
19、收入(书64-65页)展览收入,一、会议概述,会费收入 附加收入 吸纳新会员(3)会议后的评估管理(书66-67页)1)会议后的总结评估 评估会议受众的满意程度 总结经验教训 专业评估,一、会议概述,(书66-67页有一 表格,说明三方面的主要特点,可看看,熟悉了解)2)会议后的客户回访 主动 真诚 3)会议后的会务总结 表彰先进 拜访合作 致谢各方 跟踪服务,二、展览概述,1、展览的内涵(1)展览的定义(书68页)1)基本定义:一种具有一定规模和相对固定的举办日期,以展示组织形项或产品为主要形式,以促成参展商和贸易观众之间交流洽谈为最终目的的中介性活动。2)四大要素:主办单位、参展商、专业观
20、众、服务商,二、展览概述,3)利益关系 对展览公司而言,参展商是展览会价值的主要体现,是展览收入主要来源;专业观众并不带来直接经济收益,但其的质量和数量将直接影响参展商对展览会的满意度,最终影响展览会的收益;参展商与专业观众相互促进、相互吸引,专业观众是参展商参加展览会获得收 益的最终来源;,二、展览概述,服务商与展览公司签订合同,同时为参展商和专业观众提供各种服务。2)展览场馆的结构(书69-70页)广义展览场馆包括室内部分和室外部分,室外包括室外展场、停车场、绿化面积等;狭义展览场馆指室内场地;展览场馆整体结构又分成平面结构和,二、展览概述,纵向结构两种,平面结构又有并行式、环绕式和串联式
21、,纵向结构也有单层式、双层式和多层式。(书69-70页的表,具体讲述了这些结构的形式和特点,可看看,熟悉了解)(3)展览场馆的规模(书71页有欧洲10万平方米以上展览场馆的列表,可看看,了解一下),二、展览概述,2、展览的分类(1)展览内容分类(书71-72页)1)综合性展览会:涉及多个行业,也称水平型展览会或横向型展览会;2)专业展览会:具有鲜明主题,也称垂直型展览会或纵向型展览会;3)消费展览会:主要对公众开放,目的主要是直接销售(零买和批发)。,二、展览概述,(2)展览的出席者分类(书72页)1)贸易展出席者:4个特征 一般出自业务原因来自外省市 费用大多数由其所在公司承担 通常都有收集
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