[其它技巧]第3章 办公自动化软件.ppt

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1、浙江工商大学计信学院,2023/9/16,1,第三章 办公自动化软件,本章主要学习：在Windows环境下运行的办公自动化软件Word、Excel和PowerPoint，它们是Microsoft公司推出的办公自动化套件Microsoft Office2000中的重要组成部分。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,2,3.1 Microsoft Office 2000概述3.2 字处理软件Word 20003.3 电子表格软件Excel 2000 3.4 文稿演示软件PowerPoint 2000,第三章 办公自动化软件,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,3,3.1 Microso

2、ft Office 2000概述,3.1.1 办公自动化概述 P136一、办公自动化的简介办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科办公自动化是人机会话的信息系统办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化出来过程办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,4,3.1 Microsoft Office 2000概述,二、办公自动化系统的硬件设备计算机计算机网络各种专用设备,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,5,3.1 Microsoft Office 2000概述,三、办公自动化应实现的功能及业务文字处理数字、表格处理语音处

3、理图形图像处理电子邮件电子会议文档管理和资料检索,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,6,3.1 Microsoft Office 2000概述,3.1.2 Office 2000的组成和功能 P138Word 2000是文字处理系统Excel 2000是电子表格系统PowerPoint 2000是文稿演示软件Access 2000是关系数据库管理系统Outlook 2000是邮件传输和协作客户端程序,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,7,3.1 Microsoft Office 2000概述,3.1.3 Office 2000应用程序的启动和退出 P138启动：从开始菜单启动；

4、双击快捷图标启动；通过文档启动等退出：用文件/退出命令；用窗口的关闭按钮等。3.1.4 Office 2000的帮助系统 P139用帮助菜单的Microsoft PowerPoint帮助命令；按功能键F1等。3.1.5 Office 2000应用程序的文件操作新建、打开、保存、另存为命令的使用；文件类型：doc xls ppt,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,8,3.2 字处理软件 Word 2000,3.2.1 Word 2000的基本操作3.2.2 Word 2000的排版技术3.2.3 制表及表格处理3.2.4 绘图及图文混排3.2.5 打印word文档3.2.6 Word 2

5、000案例分析,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,9,3.2.1 Word 2000的基本操作,一、Word 2000的窗口的基本组成 P139,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,10,3.2.1 Word 2000的基本操作,二、文档的输入与编辑 P1411.文档的创建（新建）按钮“文件”“新建”2.文件的打开和保存打开：（打开）按钮“文件”“打开”保存：（保存）按钮“文件”“保存”或“另存为”设置自动保存的步骤：使用“工具”菜单“选项”命令“保存”选项卡选中“自动保存时间间隔”复选框，设置间隔时间,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,11,3.2.1 Word 200

6、0的基本操作,3.文字的输入插入点定位“改写”模式和“插入”模式输入和插入插入文字插入时间和日期插入符号插入其他文档,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,12,3.2.1 Word 2000的基本操作,4.选择正文选择对象方法：一行：鼠标单击一段：鼠标双击全文：鼠标三击任意一段连续文字：鼠标拖动或shift与光标移动键连用列表块：Alt和鼠标拖动取消选择方法：鼠标单击任意未被选择的部分击任意一个插入点（光标）移动键,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,13,3.2.1 Word 2000的基本操作,5.删除文字插入点后内容：Del插入点前内容：Backspace一块连续的文字或项目

7、：选择后Del或Backspace6.撤销和恢复撤销撤销用户误操作。“文件”“撤销”“常用”工具栏的撤消按钮Ctrl+Z恢复原撤销命令撤销的操作“文件”“恢复”“常用”工具栏的恢复按钮,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,14,3.2.1 Word 2000的基本操作,7.更改大小写“格式”-“更改大小写”，在对话框中选择要改变的项目8.移动和复制移动/复制：选择文本块或项目-使用剪切/复制命令或工具栏上 按钮或使用Ctrl+X/Ctrl+C-打开/切换到另一文档-插入点定位-使用粘贴命令或 或使用Ctrl+V剪切或复制对象的多次粘贴:选择对象-移动指针到对象,使指针变为-拖动鼠标(复制

8、时同时按住Ctrl键)到相应位置,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,15,3.2.1 Word 2000的基本操作,9.查找和替换1）查找：“编辑”菜单的“查找”“高级”按钮功能2）替换使用“编辑”菜单的“替换”命令,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,16,3.2.1 Word 2000的基本操作,10.自动更正和自动图文集1）自动更正创建自动更正词条引用自动更正删除自动更正词条2）自动图文集创建自动图文集词条引用自动图文集删除自动图文集词条,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,17,3.2.2 Word 2000的排版技术,一、字符格式化二、段落格式化三、边框和底纹四、

9、项目符号和编号五、题注、注释和书签六、样式七、视图介绍八、分栏,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,18,3.2.2 Word 2000的排版技术,一、字符格式化 P1471.字体类操作（默认：宋休、5号）字体、字形、字号、字符颜色、下划线、着重号、效果等2.间距类操作字符间距、字符的提升/降低等3.文字效果只能用于显示，不可打印。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,19,3.2.2 Word 2000的排版技术,二、段落格式化 P150Word中段落格式主要有：段落的对齐和缩进、行距、段落间距和制表位等。方法一：使用标尺方法二：使用格式工具栏方法三：使用“段落”对话框的“缩进和

10、间距”选项卡1.对齐2.缩进3.间距4.复制段落格式（用格式刷）5.查看某一段落的字体和段落格式（用帮助/这是什么？）,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,20,3.2.2 Word 2000的排版技术,三、边框与底纹1.设置边框设置：类型、线型、颜色、线条宽度2.设置底纹底纹：分底纹填充和底纹图案取消底纹：在“底纹”选项卡的“式样”菜单中选“清除”,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,21,3.2.2 Word 2000的排版技术,四、项目符号和编号 P1541、项目符号（1）添加项目符号（2）删除项目符号2、编号（1）添加编号（2）删除编号3、多级符号用于创建多级标题,浙江工商

11、大学计信学院,2023/9/16,22,3.2.2 Word 2000的排版技术,五、题注、注释和书签 P157题注是附加在表格、图表、公式等项目上的一种带编号的说明。注释用于在打印文档中为文本或某些术语提供解释、批注以及相关的参考资料。书签是用来标记选定的文字、图形、表格以及其他项目的一种方法。交叉引用是对文档中其他位置中的项目的引用。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,23,3.2.2 Word 2000的排版技术,六、样式 P160样式是模板的重要组成部分，样式本身是一系列格式的组合，这些格式可以是段落格式、字体格式、边框和底纹等。1、新建样式2、应用样式3、编辑样式4、删除样式

12、,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,24,3.2.2 Word 2000的排版技术,七、视图介绍 P1611.普通视图 2.页面视图3.Web板式视图4.大纲视图5.文档结构图6.全屏显示和显示比例,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,25,3.2.2 Word 2000的排版技术,八、分栏 P1631.创建分栏2.调整栏宽3.设置平衡栏4.删除分栏,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,26,3.2.3 制表及表格处理,一、创建表格 P164方法一：插入表格方法二：绘制表格方法三：将文字转换成表格二、文字与格式操作三、其他操作1.移动2.修改线条样式3.添加/删除4.表格属

13、性,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,27,3.2.4 绘制及图文混排,一、绘制图形 P1671.绘制自选图形2.改变图形形状3.改变图形颜色,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,28,3.2.4 绘制及图文混排,二、图文混排 P168Word文档分3个层次：文本层；绘图层；文本层之下层。利用这3个层次，可让图和文字混合编排，获得特殊的效果。1.插入图片和剪贴画2.改变图片的尺寸3.文本框4、对象组合5设置图片、自选图形、文本框的格式6.生成水印图案,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,29,3.2.4 绘制及图文混排,三、辅助应用程序 P1741.添加公式-使用公式编辑器

14、2.插入“艺术字”,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,30,3.2.5 打印Word文档,一、分页和页码 P1751.分页(自动分页分页符;手工分页硬分页符)2.插入页码二、页眉和页脚（包括页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名等文字或图形）三、页面设置（设置页边距、纸张来源、纸张大小、页面方向和其他板式选项）四、打印预览五、打印（打印当前文档、打印部分页面或更改打印选项）,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,31,3.3 电子表格软件Excel 2000,3.3.1 Excel 2000的基本操作3.3.2 公式和函数3.3.3 工作表的格式化3.3.4 图表的建立3.3.5

15、数据库管理3.3.6 打印电子表格3.3.7 Excel 2000案例分析,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,32,3.3.1 Excel 2000的基本操作,概念：工作簿、工作表、单元格 P182一、Excel 2000窗口的基本组成1.工具栏2.工作表区（1）行号和列标（2）工作表标签（3）单元格和活动单元格3.编辑栏4.Excel操作的鼠标指针,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,33,3.3.1 Excel 2000的基本操作,4、Excel 操作的鼠标指针 P184 表3.75、窗口操作6、工作表操作工作表更名（两种方法）：P185插入工作表删除工作表移动或复制工作表,

16、浙江工商大学计信学院,2023/9/16,34,3.3.1 Excel 2000的基本操作,二、在工作表中输入数据1.输入文本（字符）输入硬回车，按Alt+Enter。前面加上英文的单引号“”。2.输入数字输入负数（输入负号或括号）。输入分数（先输入0和空格，再输入分数）。3.输入日期和时间格式。支持的运算。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,35,3.3.1 Excel 2000的基本操作,三、Excel中的选择操作单元格的选择（P187，表3.9）一个单元格、矩形区域、多个不相邻单元格、一行/一列、相邻行/列、不相邻行/列工作表的选定（P188，表3.10）单张工作表、多张相邻工作

17、表、多张不相邻表、所有工作表,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,36,3.3.1 Excel 2000的基本操作,四、修改、插入、删除 P1881.修改数据（双击单元格或按F2）2.插入单元格整行（列）工作表3.清除和删除清除单元格删除整行（列）删除工作表删除,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,37,3.3.1 Excel 2000的基本操作,五、移动和复制 P1891.移动单元格中部分数据的移动、工作表中数据的移动、工作表位置的移动。2.复制填充（1为步长的数据、等差/比数列、其它序列）六、查找和替换 P192,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,38,3.3.2 公式

18、和函数,公式是电子表格最重要的核心部分，是对数据进行分析的等式。一、公式 P192语法：“=表达式”表达式是操作数和运算符的集合。操作数是常量、单元格或区域引用、标志、名称或工作表函数。输入公式的方法。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,39,3.3.2 公式和函数,二、运算符1.算术运算符2.文本运算符3.比较运算符4.引用运算符 P193相对引用、绝对引用、混合引用,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,40,3.3.2 公式和函数,三、函数 P194语法：函数名（参数，参数，）常用函数：求和函数SUM求平均值函数AVERAGE求最大/小值函数MAX/MIN取整函数INT四舍五

19、入函数ROUND条件计数函数COUNTIF条件函数IF逻辑与函数AND逻辑或函数OR逻辑非函数NOT四、出错信息（P198 表3.11）,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,41,3.3.3 工作表的格式化,一、改变行高和列宽 P198二、设置数据格式1.数值格式2.货币格式3.日期格式4.时间格式5.分数格式三、设置对齐方式,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,42,3.3.3 工作表的格式化,四、保护工作表“锁定”和“隐藏”。如何设置工作表保护？如何取消？五、设置条件格式六、自动套用格式,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,43,3.3.4 图表的建立,一、建立图表 P2

20、02图表概念：分类X轴标题、分类Y轴标题图表标题分类X轴标志图例、系列名称数据系列、数据值、网格线。建立的操作步骤。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,44,3.3.4 图表的建立,二、图表编辑 P2041.移动图表、更改图表大小、删除图表2.改变图表类型3.修改标题4.向图表中添加数据5.向图表中添加文字6.删除数据,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,45,3.3.5 数据库管理,一、数据清单的创建 P205数据清单是包含一系列相关数据的工作表数据行。1.创建数据清单要符合一定的准则（P205）2.数据清单与数据库相关概念：数据库、关系、记录、字段、字段名。,浙江工商大学计信

21、学院,2023/9/16,46,3.3.5 数据库管理,二、使用记录单编辑数据 P2061.修改数据2.添加记录3.删除记录4.查找记录三、记录排序 P207排序规则。排序的步骤。,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,47,3.3.5 数据库管理,四、记录筛选 P208“自动筛选”是一种简单、方便的压缩数据清单的方法。1.建立“自动筛选”2.显示数据行3.撤消筛选箭头,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,48,3.3.5 数据库管理,五、分类汇总 P210分类汇总是按某一字段的内容进行分类，对每一类统计出相应的数据。（先排序）1.建立分类汇总 分类字段、汇总方式、选定汇总项、2.撤

22、消分类汇总,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,49,3.3.5 数据库管理,六、数据透视表 P211数据透视表是一种交互工作表，用于对已有数据清单中的数据进行汇总和分析，概括出有用的统计数据。1.建立数据透视表2.编辑数据透视表3.删除数据透视表,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,50,3.3.6 打印电子表格,一、页面设置 P2141.页面2.页边距3.页眉/页脚4.工作表二、打印区域打印区域的设置和取消。三、打印预览四、打印工作表,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,51,3.4 文稿演示软件PowerPoint,3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作3

23、.4.2 演示文稿的格式化和可视化3.4.3 演示技术3.4.4 打印演示文稿,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,52,3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作,一、PowerPoint 2000窗口的基本组成 P218内容提示向导设计模板空演示文稿打开已有的演示文稿,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,53,3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作,二、视图 P2191.普通视图2.幻灯片视图3.备注页视图4.大纲视图5.幻灯片浏览视图6.幻灯片放映视图,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,54,3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作

24、,三、创建演示文稿 P2211.空演示文稿2.内容提示向导3.设计模板4.选择演示文稿类型5.将Word中的大纲文件转为PowerPoint演示文稿,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,55,3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作,四、编辑幻灯片 P2251.输入和编辑文本2.PowerPoint中的选择操作3.插入、删除、移动、复制4.查找与替换,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,56,3.4.2 演示文稿的格式化和可视化,一、文字和标题的格式化 P2271.文字格式化2.标题对齐方式3.行距及段前、段后间距4.项目符号和编号,浙江工商大学计信学院,2023/9/

25、16,57,3.4.2 演示文稿的格式化和可视化,二、设计外观统一的演示文稿 P2301.设计模板2.母版3.改变幻灯片的配色方案4.幻灯片版式（28种）5.幻灯片背景6.占位符操作,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,58,3.4.2 演示文稿的格式化和可视化,三、添加可视化项目 P2331.绘制图形2.添加图片和剪贴画3.创建表格4.添加图表,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,59,3.4.3 演示技术,一、动画和切换效果 P2361.设置动画（幻灯片放映中的预设动画和自定义动画）2.设置切换（幻灯片放映中的幻灯片切换）3.排练计时二、自定义放映 P2401.创建自定义放映2

26、.编辑自定义放映3.删除自定义放映4.设置隐藏幻灯片,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,60,3.4.3 演示技术,三、设计幻灯片放映方式 P2411.放映类型2.设置幻灯片放映范围3.换片方式四、超级链接和动作放映 P2431.超级链接2.动作按钮,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,61,3.4.3 演示技术,五、幻灯片放映 P2451.在PowerPoint中启动幻灯片放映 方法一：用幻灯片放映按钮（可从当前张开始放映）；方法二：用幻灯片放映菜单中的观看放映命令；方法三：用视图菜单中的幻灯片放映命令。2.在桌面上激活幻灯片放映（右击/显示）3.通过放映方式的演示文稿文件放映（pps）4.放映时的菜单（定位幻灯片、绘图）,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,62,3.4.4 打印演示文稿,一、页面设置 P247二、打印打印内容讲义属性灰度包括动画根据纸张调整大小打印隐藏幻灯片,浙江工商大学计信学院,2023/9/16,63,习题,课后练习P.252一、单选题1-11；12-35；36-51P.257二、多选题1-2；3-12；13-26P.260三、填空题1-4；5-12；13-20P.261四、上机练习题1-14；15-31；32-42,