行政文秘卡通版课件.ppt

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1、行政文秘,行政部门工作内容,基于以上标准，行政工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强,行政部门范围与特点,一、行政文秘工作职能与素质要求,(1)职业概述：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领 导决策及其实施服务的人员适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中等级：初、中、高级职业环境：办公室职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。,(2)应处理好的几个关系：工作的被动性与主动性的关系工作的经常性与突击性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的原则性与灵活性

2、的关系,(3)行政文秘工作职责,接待工作日常、专门、团组收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件文书写作使用电脑写各类文件及制作文件时间管理自己、上司会议组织会前、会中、会后信息管理存、管、取旅行安排吃、住、行对外公关联络（外事）、参与活动商务活动营销、市场、税务、法律指派工作上司安排,爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作 起要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识守纪律遵纪守法，恪守信用，严保秘密,(4)职业道德：,(5)工作作风：热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善扎实做事不飘，跟进落实，检查确认细致准确不粗，认真不草，稳重不浮敏捷干练守时，讲究效率，商如战场,(6

3、)行政文秘的业务素质行政文秘的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。,行政文秘人员需具备的能力,（一）办事能力 设备操作能力 文书写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力,（一）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力,(7)行政文秘的权限原则,一不能代表上司作决策，否则就是越权二不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感三不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌,(8)个性要求,专业机智谨慎服从自制 自信热情 执着,(9)品质要求,礼貌 不居高临下诚实 不弄虚作假参谋 不越权行事谦虚 不傲上凌

4、下公正 不见风使舵敬重 不阿谀奉承慎言 不论是道非本分 不炫耀示人,21世纪的企业秘书全美秘书学会,像心理学家一样善于观察和理解他人像政治家一样有灵敏的头脑像外交官一样有潇洒的风度有处理各种棘手问题的丰富经验有良好的写作能力和文字功夫熟练运用各种办公自动化设备熟识商务往来的法律、金融和税务知识迅速对文件、信息归类、整理和查询,二、公文处理方法和程序,三大环节：1、发文处理：拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发2、收文处理：签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复3、公文管理：制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,公文行文规则,l行文关系要和隶属关系一致l行文方式要根据工

5、作需要灵活掌握l行文名义和内容要与发文机关的职权范围 相对应l行文线路要尽量缩短l处理好主送与抄送的关系l如有必要，可以联合行文,通用公文的格式,1、排版自左至右2、单位国家法定计量单位3、字体发文单位初号宋体标题2、3号宋体4、用纸A4、B55、文头套红，占首页三分之一,中国公文种类12类13种,1命令发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施2决定对重要事项或重大行动的安排3议案各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项4指示对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则5批复答复下级请示事项6通告、公告 一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事7通知批转下级、转发上

6、级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传 达周知事项8通报表彰先进，批评错误，传达得要 精神或情况9报告向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10请示向上级请求指示批准11函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12会议纪要记载和传达会议情况和议 定事项,三、工作语言“规范”沟通,行政职务技术职称行业称呼时尚称呼,无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称,工作场合标准与禁忌称呼,工作语言“文明”沟通,接待三声来有迎声问有答声去有送声,文明语言“三”要素,热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）,文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”

7、感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”,四、行政文秘着装的四大原则,符合身份避短扬长遵守惯例区分场合,行政文秘着装六大禁忌,过分杂乱“歪戴帽子斜穿衣”过分鲜艳“拒绝艳丽”过分暴露“女士不穿无袖装”过分透视“拒绝薄衬衫”过分短小“静止或动态时，内衣与外衣的协调”过分紧身“使瘦者憔悴，胖者更胖”,问题：你知道行政人员着装有哪些禁忌吗？,行政文秘着装的场合及要求,公务场合：庄重保守 办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动 制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙社交场合：时尚个性 宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会 时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）禁穿：制服、套装,问题：

8、你知道哪些属于行政场合吗？,行政文秘的形象要求,与环境、身份、体形相协调 简洁大方，拒华丽或性感 避免装扮清纯或学生味,三大基本原则,行政文秘的场合着装,原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）行政装：严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发 上班装：具时尚感的职业套装，盘发或束发社交场合：鸡尾酒会、行政酒会装：普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等 小型时尚晚会、音乐会：无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上 大型时尚晚会、宴会：大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地,行政文秘着裙装 五不准,黑色皮鞋不能穿 正式行政场合不光腿 袜子不能出现残破 鞋袜必须配套 避免出现三截腿（恶性分割）,问题：女士着裙装，哪五不准呢？,行政文秘首饰佩戴四大原则,符合身份，以少为佳原则 同质同色原则 搭配原则 习俗原则,问题：戴两件或两种以上首饰时，如何体现教养与服饰品位？,行政文秘化妆注意事项,保持自然“妆成有却无”、慎选粉底液扬长避短 发扬优点、掩盖缺点化妆避人 拒绝当众表演,问题：女性化妆最需要注意的是什么？,谢谢！,