华中理工大学管理学院蔡希贤.ppt
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1、2023/9/15,1,Chapter 15 Writing and Translating Business Contracts国际商务英语合同撰写与翻译,2023/9/15,2,第一部分 合同协议的起草(Drafting Contracts&Agreements),协议/合同是双方谈判结果的书面形式。协议/合同有哪些基础材料?为什么要争取初稿的起草权?协议/合同有哪些主要条款和基本格式?它们的语言上有哪些基本特点?一般从哪些方面分析、修改和定稿?所有这些问题,都拟在本章第一部分内例述和研讨。,2023/9/15,3,一、弄清基础材料(Ascertain Basic Documents),(
2、一)基础资料的内容(Scope of Basic Documents)在动手起草合同/协议之前,有必要首先弄清楚与正式协议/合同有关的基础资料;有时,合作双方只经过口头的交往就达成口头协议的。在这种场合,协议文件的起草人就应全面地把口头交往的情况仔细弄清,然后动笔起草。基础资料具体包括:(1)会议纪要;(2)备忘录;(3)意向书;(4)草约;(5)招标文件;(6)建议书;以及(7)函电等。,2023/9/15,4,1.纪要(Minute of Talks)即每次口头会谈的文字结果。它是口头谈话内容的正式书面记录,以防止误解、遗忘或作为客气的提醒,因此有时亦称之为Memo(备忘录,见下条)。纪要
3、是正式合同、协议的依据,如经双方签订,则具有约束力。2.备忘录(Memorandom,简称Memo)与纪要无大差别。这或许就是“备忘录”这个名称的由来,备忘录的篇幅没有限制,没有严格的形式,格式也比较灵活、随便。因此,Memo一般来说不是契约性文件,但却是一种正式文件。,2023/9/15,5,3.意向书(Letter of Internet 或 Intention Agreement)谈判双方经过初步接触和商谈,有了进一步合作的愿望,这种愿望的书面形式就是意向书。意向书是双方进一步合作的基础,但它一般不具有法律约束力。翻译时,意向书不能译作Book of Aspiration。4.草约(Pr
4、otocol)草约也是双方会谈结果的文字依据。经双方签字后,双方便都对草约内容承担法律责任,但它还不是具有法律效力的正式文件,仍需进一步的补充、修改、完善。,2023/9/15,6,5.招标文件(Bid Documents)招标(英语为invite tenders,美语为invite bid)。招标通告是在进行某项大型工程,或买卖大宗货品,或从事某项专门性工作时,先把有关条件、要求、甚至具体图纸、材料、货样等对外公布,有愿意按照条件、要求等承揽者,可估算价格,呈交投标文件(bid或tender documents)并报价(offer),招标人组织评标(assess the bid或tender
5、),即在各投标人之中选择质量最好或方式最合理、或价格最合算者。最后是开标(opening the bid或informing the successful bidder)。招标人与得(中)标人(winning bidder)即根据招标条件签订合同(place contract)。招标文件虽不是契约性文件,但它表明了一方的要求和观点,属于严肃的正式文件。,2023/9/15,7,6.建议书(Proposal)建议书通常是投标人(或有意投标者)对招标的回报形式。其内容包括商务条款和技术规范,即对买方询价书(letter of inquiry)的各项要求(如名称、规格、数量、单价、总价、主要技术指标
6、等)逐点给予答复(point to point reply)。7.函电(Letters and Telegrams)函电是会谈双方在不见同的情况下,申述观点、传递信息、汇报情况、记载协议、礼仪往来的迅速而简便的文字记载,虽然有时带有个人性质,公私兼顾,但多数函电不失为起草合同、协议的基础材料,这些基础材料都是正式合同协议的前奏。,2023/9/15,8,(二)合同与协议的区别(Differences Between Agreements&Contracts)尽管上述各项均为正式合同、协议的基础材料,而且合同与协议的性质上是一样的,都是具有法律效力的正式文件,但两者之间也是有区别的:从内容、条款
7、上看,合同较具体、详细,着眼于微观;而协议则线条较粗,比较原则,致力于宏观。因此,在实践中往往合作各方先就某一项目这成协议(甚至是先达成初步协议)以对有关的原则问题作出规定,然后在此基础上签订合同,以全面确定各项具体细节。,2023/9/15,9,从涉及范围上看,合同的标的比较单一,比较集中,比较确定;往往一事一议,就事论事,而协议的标的往往比较广泛;一项大型项目的协议往往可包括或分解成若干个具体的合同。从书写格式上看,合同已基本格式化了,如我国涉及经济合同法就对合同条款格式有明确规定;而协议的格式相对灵活一些,无固定格式。总之,协议通常涉及的是有关该项目的大问题,如贸易协议(trade ag
8、reement);易货协议(barter agreement);委托协议(consignment agreement);贷款协议(loan agreement);清算协议(clearing agreement);赔偿协议(reparations agreement);合作协议(cooperation agreement)等等。,2023/9/15,10,这些协议是有关项目的主约(master contract)它可以包括若干附件(appended documents)。一项大型项目的协议书签定之后,在签合同时,可以分成若干具体合同(specific contracts)。而合同也是双方或数方当
9、事人对某一具体项目承担义务享受权利的协议;对当事人均具有约束力。它比协议涉及的范围小,较具体。它们可以是买卖(sales)、委托(consignment)、租赁(租房及设备租赁等称为lease;租船称charter)、延聘(employment)、承运、(affreightment)、贮存(storage)、代理(agency)等合同。小型项目在谈判之后即可签订合同,甚至可以通信方式签订。,2023/9/15,11,(三)起草初稿的好处(Advantage of Documents Drafting)由于正式的协议合同是双方谈判的最后结果,它既涉及到技术问题又涉及到法律问题,因此,协议会同的起
10、草工作就至关重要了。那么,谁先起草好呢?一般来说,在可能的情况下,己方应争取起草协议合同的第一稿。这是因为:首先,谁起草第一稿,谁就有了主动权。道理很简单,第一稿写成后,就不大可能完全推翻,以后第二稿、第三稿必然受第一稿的影响和支配。其次,起草一方必然要力求表达自己理解的观念,并借阐释其中的字句来确定自己对已讨论过的问题的了解。,2023/9/15,12,这对起草一方无疑是有利的。例如,以某贷款合同为例:grant本可作赐予赠款解,但亦含有补贴、补助之意。个例并非完整的捐赠,但谈判一开始,对方即将此同解释为“赠款”,我方如接受,则等于承认实际不存在的赠款,经指出后,改译为“补贴”,于是在定义条
11、文中注明;“grant(补贴),其意义为合同金额与实际付给金额之间的差额。”第三,有利于起草一方及时清理思路,检讨评估会谈的效果,从而及时发现谈判过程中的失误、不足、漏项、疑点等。总之,起草权要力争,不能谦让。至少双方分别起草,兼蓄并取。如果是由对方起草,己方则要认真翻译、研读,字斟句酌,谨防文字“陷井”。,2023/9/15,13,二、熟悉条款格式(Familiarize the Contents&Format),协议、合同内容的范围很广,具体条款格式也不完全一样。本节拟从一般的(1)民间交往协议;(2)涉外经济合同;以及(3)合同格式与格式合同等三个方面来讨论。(一)民间交往的协议观目(I
12、tems for Non-governmental Agreements)经过双方认真的探讨和协商达成协议后,双方如何用少而精的文字记录下双方的协议以利信守是实际工作中不可缺少的。一般来说,起草这类协议书的总原则,应当掌握如下几点:,2023/9/15,14,一是同外有别。这里所说的内外有别,主要是指虽然与协议有关,但不是直接有关系的已方内部事务,这就不应写在协议上。二是紧紧抓住需要双方信守的东西来写。“协议”,就是双方协商议定的事情,也就是双方议定的东西用书面记录下来,供双方在实际工作中遵照执行。因此,与双方信守无关的东西就不要写上。三是就事论事,言简意赅。协议书通常包括以下的内容:(1)总
13、则协议也和其他法律条文一样,开头要写为什么要制定本法、本规定、本条例。,2023/9/15,15,对于协议书的导言或者序言来说,就是用最简单的语言说明为什么要写本协议书。具体说来,就是双方就某某问题达成协议。达成协议的双方如果是友好团体,在“达成协议”字样的前面一般要加上“经过友好协商”的字样;达成协议的双方如果是企业界、经济界、贸易界、科技界等等,在“达成协议”字样的前面一般要加上“本着平等互惠的原则”的字样。当然,不写这两句话而写上诸如“经过协商”,“经过讨论”而达成协议的也是可以的。在这一段文字中,达成协议的双方为了在下一部分协议中明确而又省略文字起见,常把达成协议的双方分成“甲”、“乙
14、”方,而在“甲”、“乙”字样下加上括号并在括号内写上“下同”的字样。,2023/9/15,16,(2)目的。要明确目的。这个目的是因行业、事业、或者具体事项的不同而有所不同。协议双方目的相同的,则在“目的”一项中明确写上。有时总目的相同,具体目的因甲乙双方的立场不同而有所差异,因此,在写双方的总目的以后,又可以各写各的具体目的。但不管双方的具体目的相同或者不同,都要紧紧围绕协议要达到的总目的来写。(3)时间。“时间”一般指协议双方为了实现协议目的所需要的时间。这个“时间”有时是指一项事务的时间,有时同时需要几个“时间”。如贸易方面常写货物“离港时间”,“抵港时间”;研修生有研修的时间等等。(4
15、)人数。为完成协议项目所涉及的人员情况。例如,为了实现某项协议的目的而派遣先遣组,或者在,2023/9/15,17,一个出国访问、考察的团组中有需要先期回国的。因此在“人数”问题上,只要需要双方承诺的,一般都应写在协议里。(5)项目。这是指协议双方需要明确的项目。如研修生研究的项目;考察团组的考察项目;经贸方面引进、出口的项目等。项目不但有类别的不同,也有具体方面的不同。只要协议双方认为必须信守的,就必须写上;需要明确到什么程度,就要明确写到什么程度,不能混淆。(6)费用。“费用”一般指双方需要的费用。具体分:有在国内的费用;有在国外停留期间的费用。有时根据协议内容要求还有诸如其他的费用,如运
16、费、保险费、医疗费、交通费、生活补助费、零用费等等。,2023/9/15,18,(7)其他。“其他”一项,一般指协议当时未考虑到的问题。为了协议的正常实施,常常写上这样一句话:“有关本协议的未尽事,由双方协商解决”;或“如发生某某问题经双方同意后而”等等字样。(8)效力。这一般指我国和外国签订协议双方的通用文字和文本的效力。该项内容一般写在协议之后,即“本协议自签字之日起生效,两种文本具有同等效力”字样。(9)签字。签字者署名后,再记明署名日期;双方 交换了各自的签字文本后,本协议即行生效。当然,上面提到的这些项目不是每项协议都必须写的,或者也不仅限于此,事实上应当根据协议本身签字双方信守的,
17、可增可减。,2023/9/15,19,(二)涉外经济合同的一般条款(General Provisions for Sino-foreign Economic Contracts)涉外经济合同是指中华人民共和国的企业或其他经济组织,同外国的企业、其他经济组织或个人在生产、交换、分配、服务等经济活动中相互缔结的协议。在涉外经济合同中,我国涉外经济合同法规定了涉外经济合同“一般应具备的条款”。这些普遍性的条款包括:1.合同当事人的名称或姓名、国籍、主营业所或者住所;The corporate or personal names of the contract parties and their na
18、tionalities,principal place of business or residence addresses;,2023/9/15,20,2.合同签订的日期、地点;Date and place of signature of the contract;3.合同的类型和合同标的种类、范围;Type of the contract and the kind,scope of the subject matter of the contract;4.合同标的技术条件、质量、标准、规格、数量;Technical conditions,quality,standard,specifica
19、tions and quantities of the subject matter of the contract;5.履行的期限、地点和方式;Time limit,place and method of performance;6.价格条件、支付金额、支付方法和各种附加的费用;Terms of price,amount and way of payment,and various additional charge;,2023/9/15,21,7.合同能否转让和合同转让的条件;Whether the contract could be assigned and conditions for
20、 assignment;8.违反合同的赔偿和其他责任;Compensation and other liabilities for breach of the contract;9.合同发生争议时的解决方法;Ways of settlement of disputes in case of disputes arising from the contract;10.合同使用的文字及其效力;Language to be used in the contract and their effectiveness;,2023/9/15,22,以上是涉外经济合同的指导性规定,也是合同中应具备的条款,但不
21、是每一类涉外经济合同必须具备的条款。各种不同合同,根据法律规定和其本身的性质,有其不同的主要条款。另外,双方当事人中的一方坚持必须规定的,也应列入合同的主要条款。例如,有的国际货物贸易合同或协议书的条款就包括以下二十二项内容:1、名称条款(Title);2、总则条款(Preamble):签约日期、地点、当事人职务及约因;3、商品条款(Name of Commodity):商品的国际名称、区别同名异货及同货异名、商品与关税及商品与运费;,2023/9/15,23,4、品质条款(Quality):确定品质的方法、标准、确定品质的时间和地点;5、数量条款(Quantity):确定数量的单位、确定货币
22、数量的计价、交付数量的地点及时间、交付数量超出或不足及装卸数量差额的计算方法;6、价格条款(Price):价格结构、价格币制、价格计算单位、价格风险及保值;7、包装条款(Packing):内包装方法、包装容量、填塞物、外包装种类、包装尺寸与重量及唛头;8、保险(Insurance):投保人、险别、保险金额与货币及理赔地点;,2023/9/15,24,9、交货条款(Shipment&Delivery):交货地点、交货期、交货方式、交货通知及交货与付款;10、工业产权和专利条款(Industrial Property Right&Patent):工业产权、专利范畴、时间、费用、违犯工业产权及专利责
23、任的规定;11、付款条件(Payment):付款日期、付款方式、付款币制及延付、拒付的规定;12、检验条款(Inspection):检验项目、检验标准、检验机构、检验方法、检验费用及检验效用;13、培训条款(Training):培训项目、日期、地点、人数、批/次及考核标准;,2023/9/15,25,14、保密条款(Confidential Clause):保密项目、范畴、措施及保密规定;15、保证条款(Guarantee):履约保证、银行保函、保值办法及违约罚款措施;16、索赔条款(Claim):索赔原则、期限、通知、证明文件、索赔与退货及付款与索赔;17、违约、毁约条款(Breach&Re
24、scission of Contract):违约因由、毁约条件的规定、违、毁约的赔偿及债务债权的责任;18、仲裁条款(Arbitration):仲裁范畴、仲裁地点、仲裁机构、仲裁人的选定、仲裁费及明确合同提交仲裁部份与未提交仲裁条款的关系;,2023/9/15,26,19、不可抗力条款(Force Majeure):不可抗力事件的原因、发生不可抗力事件的时间、地点、证明文件、通知、负责及善后处理事项;20、选用法律(Applicable Laws):明确选用的法律、以适用法律为解决契约纠纷的准则;21、其他条款(Miscellaneous Clause):凡契约尚未明确的事项应在其他条款中明确
25、,如进出口许可证条款、关税条款、契约修改条款、通告条款、拒绝受贿条款、正本条款及合同生效条款;22、结尾条款(Witness Clause):法人签字、签字人的职称、职务。,2023/9/15,27,又如:一般技术引进合同文本又分定义(definition)或称序文(preamble)、合同内容(contents)、价格与支付条件(price and payment)、技术验收(Verification and acceptance)、保证与索赔(guarantees and claims)、税收(taxes)、仲裁(arbitration)、不可抗拒条款(forcemajeure)、合同的生
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