职务分析和职务描述.ppt
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1、职务分析和职务描述,教学内容:职务分析的含义、作用、内容、程序及方法;教学要求:掌握本章重要概念;了解职务分析的作用、内容、程序 掌握职务分析的方法及运用 教学时数:4 学时 教学重点:收集工作分析信息的方法 教学难点:职务规范、职务描述书的编写 教学方法:讲授法、案例教学法,职务分析与职务描述,本节内容安排:一、工作分析的基本概念、术语和作用二、工作分析的方法教学要求:掌握工作分析的基本概念、基本术语 理解工作分析的作用 掌握工作分析的方法教学重点:工作分析的基本术语和方法,导入案例,T公司招聘维修工程师的尴尬 T公司是国内IT业颇具规模的公司之一,由于业务发展需要,公司准备招聘一批维修工程
2、师。人事部门按照一般形式起草了招聘广告并在报纸上公布:负责计算机芯片维修及笔记本电脑维修。具有计算机相关专业本科学历,三年以上相关工作经验,英语四级以上。招聘广告公布后,收到大批求职简历。人事部门按照招聘要求对求职者进行了筛选,从中初选了6名候选人由业务部门面试。但是6名候选人或不能满足岗位要求,或他们提出的工资要求公司无法接受,最后无一人被公司录用。出现这种情况的原因在哪里?,案例解析,人事部门在公布招聘信息时并没有对维修工程师的工作任务和任职资格进行专门分析,报纸刊登的招聘广告是按照一般方式写的,如“本科学历,三年以上相关工作经验,英语四级以上”。这些条件对维修工程师并不是必需的,而维修工
3、程师应该具备的一些基本技能招聘广告上又没有说明。这就造成符合广告条件及岗位要求的应聘者提出了高薪要求,另一些应聘者虽然符合招聘广告的条件,却不具备相关的岗位技能。不同的工作需要具备不同技能和知识的人来完成。,案例2:一个机床操作工把大量的机油洒在他机床周围的地面上。车间主任叫操作工把洒在地上的机油清扫干净,操作工拒绝执行,理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查工作说明书上的原文,就找一名服务工来做清扫。但服务工同样拒绝,他的理由是其工作说明书里也没有包括这一类工作。车间主任威胁说要把他解雇。因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意,但是干完之后立即向公司投
4、诉。有关人员看了投诉后,审阅了三类人员的工作说明书:机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的工作说明书规定:操作工有责任保持机床的清洁,使之处于可操作状态,但并未提及清扫地面。服务工的工作说明书规定:服务工有责任以各种方式协助操作工,如领取原材料和工具,随叫随到,即时服务,但也没有明确写明包括请扫工作。勤杂工的工作说明书中确实包含了各种形式的清扫,但是他的工作时间是从正常工人下班后开始。,引出问题,机床周围地板的清洁工作谁来做?,机床操作工,服务工,勤杂工,职务说明书中没有清扫地板的条文,有清扫条文,但工作时间是从正常下班开始,职务说明书中没有清扫的条文,得出结论,必须有职务分析,案例2的启示
5、,工作分析前常见管理问题:人事不符工作重叠工作空缺同工不同酬同酬不同工,解决途径:以工作分析为依据进行科学、规范的管理,直接效果:员工满意工作绩效组织绩效,又称工作分析,岗位分析 对组织中所有为实现组织目标而存在的各类工作(岗位)进行系统分析和研究,以确定每一种工作的内容、职责与权限、工作条件和环境,以及完成本工作(岗位)所需的技能、能力、知识和其他资格条件并形成工作说明书的过程。,一、职务分析的基本概念,职务分析的基本问题,两个最基本的问题,第一个问题,第二个问题,工作是什么,谁适合这份工作?,职务的名称、级别职务设置的目的职务的工作内容、任务和职责职务的主要工作权利职务需要的工作条件职务与
6、其他岗位的关系职务在企业组织结构中的位置,基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求,二、职务分析的内容:,职务说明(工作描述):指根据职务分析的结果,用书面的形式加以描述、整理成文的过程。职务规范(任职资格):指完成某一职务所需具备的能力、技巧、知识、学历和工作经历。,工作分析,职务描述,职务规范,职务的名称、级别职务设置的目的职务的工作内容、任务和职责职务的主要工作权利职务需要的工作条件职务与其他岗位的关系职务在企业组织结构中的位置,基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性
7、别要求性格和性向要求,职务描述范例,职务规范范例,工作分析,职务描述,职务规范,知识,技能,能力,任务,责任,职责,人力资源计划,招 聘,培 训,绩 效 评 价,薪 酬,职业生涯规划,三、工作分析的作用,1.为人力资源规划提供准确有效的依据2.合理安排组织中的各项工作任务3.明确管理者和员工各自的工作职责和目标4.为工作再设计和员工职业生涯规划提供依据5.为进行科学的绩效管理提供客观评价标准6.为员工招聘提供有效的信息7.为降低培训成本,提高培训效率提供前提8.明确工作岗位在组织中的相对价值,保证薪酬的内部公平性,要素:要素是指工作活动中不能继续分解的最小单位。任务:任务是工作活动中达到某一工
8、作目的的要素的集合。职责:职责是某人担负的一项或多项相互联系的任务集合。职位:职位是指某一时间内某一主体所担负的一项或几项相互联系的职责集合。职务:职务是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。,四、工作分析中的术语,职业:职业是指不同时间、不同组织中,工作要求相似或职责平行(相近、相当)的职位集合。职系:职系又叫职种,是指职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件并不相同,但工作性质相似的所有职位集合。如人事行政、社会行政、各属于不同的职系。每个职系中的所有职位性质充分相似。一个职系就是一个职位升迁的系统。职组:职组又叫职群,是指若干工作性质相似的所有职系的集合。职级:职级是指同一职
9、系中职责的繁简难易、轻重大小以及任职条件充分相似的所有职位集合。职等:职等是指不同职系之间、轻重大小以及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。,职业职业运动员,职业足球,职业篮球,职业棒球,职业曲棍球,职系棒球手,内野手,外野手,接投球手,职位,职位,职位,工作分析中的术语,职务(工作),职系、职组、职等之间的关系与区别,课堂练习1:,请同学们根据所学的概念和自己实际掌握的知识,列举一个实例来说明工作分析术语之间的关系。,五、工作分析的方法1、工作实践法 指工作分析者实际从事所研究的工作,在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料。,1、工作实践法的不足:适用于短期内可掌握的工作。对需要大量训练
10、才能掌握或有危险的工作不适应。,2、关键事件记录法典关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。优点:研究的焦点集中在工作行为上,而行为都是可观察的、可测量的 缺点:一是费时,二是容易遗漏了平均绩效水平。,3、观察法 观察法是工作分析者通过对特定对象的观察,把有关工作各部分的内容、原因、方法、程度、目的等信息记录下来,最后把取得的工作信息归纳整理为适用的文字材料。应注意的问题:避免机械记录,观察到的信息进行比较和提炼;观察力求结构化,确定好观察的内容、时间、位置和问题。,4、访谈法工作分析者就某一直为面对面地询问或与人交流相关信息的会谈。适用范围:个别访谈使适用于员工工作有明显差别,工作分析
11、时间比较充分的情况;集体访谈使用与多个员工从事相同或相近的工作情况。是对中高层管理职位进行深度分析的最好方法。利:简单、便利、迅速,能了解工作者的工作态度与工作动机等深层次问题,适应面广,便于任职者理解工作分析的意义。弊:对沟通技巧要求较高,需要专业分析人员产与,任职者反映的情况容易失真。,姓名:日期:地点:任职时间:现任职位和级别:部门:组别:主管姓名:1、工作目的:2、主要职责:3、次要职责:4、使用设备:,5、写实法 写实法与观察法不同,属于客观的描述方法,但不像观察法那样亲临现场观察。写实法主要通过结构化的问卷来收集信息。常见的方法有:职务调查表法、工作日志法和核对法。,5(1)职务调
12、查法 根据工作分析的目的、内容来编写结构性调查表,由工作执行者填写后回收整理,提取工作信息。一份完整的职务调查表包括:基本资料、工作时间要求、工作内容调查、工作责任调查、任职者所需知识技能调查、工作的劳动强度调查、工作环境调查。问卷可以设计为开发式或封闭式。优点:费用低、速度快、调查范围广。缺点:易产生信息误差;受被调查者态度的影响大。,5(2)工作日志法 就是按时间顺序记录工作过程,然后经过归纳提炼,取得所需工作信息的一种工作信息提取方法。优点:信息的可靠性高、费用低。缺点:使用范围小、信息整理工作量大。适用于工作循环周期短、工作状态稳定的职位。,5(3)核对法 根据事先拟定的工作清单对实际
13、工作活动的情况进行核对,获得有关工作情况的一种方法。优点:减少了信息收集的工作量。缺点:拟定工作清单比较困难。,课堂练习2:,估税员办公室每天上午8点开始一天的工作。它的全体员工包括一个主任、两个秘书、两个打字员和三个档案管理员。到上一年为止,由于均衡的工作量和明确的责任,这个事务所一直运转平稳。从去年开始,主任注意到在打字员和档案管理员之间出现了越来越多的争执。当他们找到主任讨论这些争执时,可以确定问题是由于对特定职责的误解造成的。由于打字员感到档案原有过多的空闲时间而流露出强烈的不满。另一方面,秘书和打字员必须经常加班来做他们认为档案管理员很容易承担起来的工作。而档案管理原则强调他们不应承
14、担任何额外的职责,因为他们的薪水没有反映额外的责任。这个办公室每个人都有一份几年前编写的一般工作说明书。然而,从那以后由于实施了计算机系统,因此绝大多数职位的本质都发生了相当大的变化,但这些变化一直未被写入书面材料之中。问题:1、你建议该主任采取什么行动?2、你认为应该采用什么方法进行工作分析?3、请简单的写出你打算采用的工作分析方法的实施操作提纲,案例:安德鲁飓风,1992年8月,安德鲁飓风席卷了南佛罗里达州,澳普空气过滤器公司也受到影响,公司许多雇员的家都遭个到破坏,公司不得不重新雇用30个雇员替代离职者。然而由于原有的老员工对他们的工作非常熟悉,因此公司为图省事一直没有为他们编制工作说明
15、书。当新员工走上工作岗位时,混乱产生了,他们根本就不知道应该做什么以及如何做。公司总裁现在处于困境之中,它目前有30名新雇员10名老雇员还有原来的工厂主管。他的顾问建议访问老员工,列举他们的工作任务。但是争议随之而起,总裁和原主管认为老员工为了显示他们在企业中的重要性,夸大了自己的工作分量;而老员工则认为自己诚实的描述了实际工作情况。,六、工作分析的程序,(一)、建立岗位分析小组1、工作分析专家可来自内部,也可来自外部,经过专业训练,能系统地收集和分析工作信息。2、岗位分析专家:客观公正/保持信息的一致性 价格昂贵/对组织缺乏了解 3、管理者:对工作具有全面而深入的了解;收集信息的速度也比较快
16、;某些情况下难以保证信息的客观性.4、任职者:对工作最熟悉;信息收集速度快;收集信息的标准化程度较差;产于工作分析前需经过培训,注意避免功利目的的影响 工作职责的完整性较差.选择由谁来进行岗位分析,往往比选择岗位分析的方法更加重要。,(二)、何时进行岗位分析?,缺乏明确的完善的书面的职位说明,人们对岗位的职责和要求不清楚;虽然有书面的岗位说明,但与实际工作的情况不符,很难遵照它去实施;经常发生推诿扯皮、职责不清或决策困难的现象;刚刚进行了组织机构和工作流程的变革或调整;新组织建立时;新工作出现时新技术、新方法、新工艺出现而使工作发生变化时;当需要招聘某个职位上的新员工时,发现很难确定用人的标准
17、;当需要对员工的绩效进行考核时,发现没有根据岗位确定考核的标准;当需要建立新的薪资体系时,无法将各个职位的价值进行评价。,(三)、企业工作分析中常见的问题,员工恐惧:表现在对访谈有抵触情绪和提供虚假信息,原因:害怕改变薪酬水平,或被裁员;环境变化加快,使得工作分析的难度和复杂性加大;岗位员工较少,影响工作分析结果;工作说明书编写的周全性与完备性,(四)、工作分析程序,准备阶段:由职务分析专家、岗位任职人员、上级主管组成工作小组;确定调查和分析对象的样本;利用现有资料与文件对工作任务、责任、刘程进行分析;把工作分解为元素与环节,确定基本难度;找出职位存在的不清楚部分,提出拟解决问题;调查阶段:编
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- 职务 分析 描述

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