电子邮件礼仪与Outlook使用技巧.ppt

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1、電子郵件禮儀與Outlook使用技巧,一、電子郵件電子郵件溝通的簡單禮儀與規範回覆電子郵件的禮儀與規範二、Outlook使用技巧善用簽名檔使用組合管理-管理你的e-mail回條投票回收e-mail聯絡人群組,課 程 大 綱,一、電子郵件1.電子郵件溝通的簡單禮儀與規範,(二)注意撰寫信件內容 切記收信對象是一個人，而不是一台機器因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，使用者經常會不自覺地忘記與自己真正互動的是遠端的人。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。2.電子信件標題要明確且具描述性電

2、子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。3.信件內容應簡明扼要線上溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。盡量掌握一個訊息、一個主題的原則。,4.考量他人電腦的容量上線溝通的網友所擁有的系統與硬體不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統(如系統無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時

3、應特別注意傳送對象，考量其是否有系統的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，並以Enter鍵結束每一行文字。5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。6.釐清建議或意見若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或

4、行動。7.避免使用太多的標點符號我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚歎號的使用!若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點符號。,8.小心幽默的使用在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提醒收信者真正的意思。9.切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發出這

5、麼一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語。切勿在不給予回應或申辯機會的情況下批評或汙衊他人。10.勿於學術網路上從事商業行為一般學術網路是禁止商業行為的，請不要任意違反此一共識。當然，張貼營利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群體中散播營利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。,(三)養成良好傳送習慣 註明送信者及其身分除非是熟識的人，否則收信人一般無法從帳號解讀出發信人到底是誰，因此標明發信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節。有許多人將自己的身分設計成一個附著檔案，每當發信出去時，此一檔案也將自動地貼附該訊息後面

6、。我們希望針對“身分設計”強調兩點注意事項：(1)：“身分設計”應充分代表發信者自己，無論是引用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分地反映自己。有些人的身分設計為：&%$&()C.YLiang，讀來不免讓人感覺他或許是一個“精神錯亂”的人；(2)：切勿過度裝飾自己的“身分設計”，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。遵守一般法律規定進行網際溝通時，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過電腦系統，要擷取、複製或篡改他人作品是相當容易的，因此在網際空間中對於智慧財產權的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對原作者與原作品的出處詳加註明，以示尊

7、重。,3.勿任意或無心地浪費頻寬傳送冗長文字與大型圖繪均會佔用大量的頻寬，造成網路塞車。為避免浪費網際空間使用者的寶貴時間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。4.小心附件功能的使用在若干電子郵件系統中，由於附件功能的缺乏或不成熟，會造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內容不長時，請直接撰寫於信件中。若一定要使用附件功能，也須註明附件的撰寫軟體，例如：“本信附件內容撰寫軟體為Word 6.0 for Windows”。5.勿重複傳送同一訊息勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會使網路超載而降低傳輸速率，同時佔用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件

8、時也須注意，不要分別發送相同的訊息給多個組群(group)，因為有不少網路使用者同時隸屬於幾個不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會重複收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個組群，請一次傳送完畢。6.定期檢查電腦系統的時間與日期之自動標示電子郵件傳送時會以所用電腦的設定日期與時刻來標示信發送的時間，為避免不必要的誤會或窘態發生，使用者須定期檢查電腦系統時間與日期之設定是否正確。,(一)三思回覆內容 勿期盼他人會立即回覆你的信件發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要對他人回覆信件的時效性做過分期許。2.當他人誤送郵件給你時，儘可能代為傳遞或通知原寄送

9、人忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回覆者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方?如果收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。若無法辨認，也應即刻回覆發信人並簡單解釋傳送的錯誤。在網際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤並熱心協助。3.情緒高漲時避免立即回覆訊息人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語溝通時並不會冒犯他人，例如有人以三字經作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不

10、可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時，此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。,一、電子郵件2.回覆電子郵件的禮儀與規範,4.謹慎處理惡意中傷的郵件在網際空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為“Flames”。對於Flames的處理要非常謹慎，以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為。應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過著自己正常而理性的生活。5.閱讀信件時應設法釐清建議與意見如同撰寫傳送郵件時須注意釐清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原則。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動?如此，才能適當地回覆

11、來信。6.避免非相關主題性的言語網際空間具有八卦傳播與間聊的特性，切勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回覆他人建議與意見時，必須扣緊主題，並提出相關的實證予以說明，盡量避免非相關主題的言論涉入回覆信函的內容中。此外，要回覆他人信件時，請使用“Reply”的功能，不要另起一標題而造成對方的混淆。,7.將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回覆自己的意見在回覆某一特定信函之前，請先閱讀所有已回覆該信的內容，也許你原定的回覆內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重複大家已覺厭煩的意見。在網際空間中，長篇大論往往不會引發他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言

12、論會吸引群眾。8.切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯了網路禮儀的大忌！對來信者而言，郵件內容是針對收信者所撰寫的私人信函，不見得適合他人閱讀。9.考慮替代性的溝通管道回覆電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語言等)。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語的英文進行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最後，要提醒所有新新的電腦族群們，當你們成為優秀的好國民時，千萬要遵守網際網路的禮儀，不要

13、認為在電腦的世界裡，沒有人可以看見你，就可以為所欲為哦！,適當的引用表情符號，可以拉進彼此的距離。BBS站上常用的表情符號：(右轉90度觀看)：）微笑：奸笑：-D邊說邊笑：（不太高興：頗為氣憤：親你一下：-O我很驚訝O：）天使：)_流口水-O嚇的目瞪口呆,一、Outlook使用技巧1.善用簽名簽名的意義，就像一般信箋的信頭一樣，可以明確發信人的身份、聯繫辦法。在資訊社會裡，它也是一種重要的品牌營銷資源，設計精巧的簽名文件，會給收函人留下良好的印像。執行步驟：,1、選項,2、郵件格式,3、挑選簽名,4、你可以新增、刪除或是修改,5、在畫面中修改資料，或是點選進階編輯，將會開啟word或是Fron

14、tpage修改,6、大功告成,技巧1：讓你的簽名郵件居左而不是居中。其原因在於字符大小在不同機器上的顯示誤差問題。請記住：簡單為佳。技巧2：簽名文件與郵件正文之間的分界線不要太長。把分界線劃得長長的，是較常見的一種錯誤。實際上，只需將二者的信息區分開來就行了。另外，也別將分界線的長度劃得與你的簽名長度絲毫不差，因為不同的電腦顯示你的字符的寬度是不相同的，在你的機子上完美漂亮的簽名，到別人的機子上很可能會出現像折行這樣的問題。技巧3:分界線有這多忌諱，是不是可以不要呢？還得要，這樣的一條分界線是必不可少的。沒有它，人家會誤以為你的簽名是郵件正文的一部分。技巧4：不要使用類似或$之類的醒目符號。上

15、網時間較長的網友都知道，網上掛著“快速致富”的招牌行騙的“營銷”者很多，這類符號幾乎是他們的身份標志。你如果希望自己有個專業的形像，就最好別沾這類符號，否則人家很難看重你。技巧5：無論你是創建還是更改簽名文件，首先必須進行測試。方法是給你自己發一封郵件，看看簽名文件的效果：是否在郵件窗口的寬度之內？有無折行？文件中的鏈接正確嗎？整體效果感覺好嗎？技巧6：簽名文件最常見的一個錯誤，是想拼命多傳達點信息，結果拉得老長老長。如果你有很多產品、服務要營銷，可以多做幾個簽名文件，交替使用。超過5行就太長了，像在大喊大叫，讓人生厭。,製作簽名檔的小技巧,一、Outlook使用技巧2.使用組合管理-管理你的

16、e-mail你常常會收到垃圾信件而煩惱嗎？或是錯失了重要的郵件、重要的資訊？每天大量的郵件，是否已經讓你精疲力盡？Ootlook提供簡單的組合管理，讓您針對各式各樣的Email來分類，讓你輕輕鬆鬆讀Email！執行步驟：,1、在個人資料夾中建立你想要分類的資料夾,2、選擇組合管理,3、建立規則使用資料夾,4、建立規則使用色彩,5、建立規則垃圾電子郵件,一、Outlook使用技巧3.回條如果我寄出了封開會通知的郵件，對方到底有沒有收到？我想這應該都是大家關心的事，有時候重要的email，例如像是開會通知等等，我們都會想要知道對方是否有收到信，這時Outlook的回條功能，就派上用場囉！執行步驟：

17、,1、在郵件中點選選項,2、索取回條,4、寄件人收到的回條內容,3、當收件人收到要求回條的信件時，會出現是否傳送回條的對話框,當別人向你要求回條的時候，記得要傳送回條給對方，以方便對方工作上的需求。,一、Outlook使用技巧4.投票例如今天你的郵件是想要調查同仁星期一、二、三哪一天，可以參加教育訓練，這時Email投票的功能就可以派上用場囉！執行步驟：,此功能僅限Outlook使用，Outlook express以及未加入網域的outlook是無法使用的。,1、在郵件中點選選項,2、使用投票按鈕,3、鍵入選項星期一；星期二；星期三,4、當收件人收到時看到的投票鈕,投票的功能尚有一點需要注意，

18、那就是郵件必須要是點開的而非預覽的，才會看到投票的按鈕，所以使用上必須注意。,6、收到投票回覆時的畫面,5、點選投票選項後，會要你選擇立即傳送或是先編輯答覆,1、到你的寄件備份中，找出你寄出而想要回收的信件,1,2,一、Outlook使用技巧5.回收email如果你不小心寄出了錯誤的mail，這時回收的功能，或許能拯救你的失誤！執行步驟：,使用回收的功能，是為了補救錯誤的郵件內容，不應該濫用才是,3、點選回收這封郵件的功能,4、選擇回收時的方式以及是否收取回收是否成功的回條,一、Outlook使用技巧6.聯絡人群組建立自己的聯絡人群組，讓你溝通更方便。執行步驟：,1、點選聯絡人，按下滑鼠右鍵，建立子資料夾,2、建立資料夾畫面,4、在工具列的執行中點選新增通訊群組清單,3、建立成功,5、點選選取成員,6、加入成員名單,出現通信群組的清單畫面,7、編輯完後按下儲存後關閉即可,8、在新建的資料夾上按下滑鼠右鍵點選摘要資訊,9、將這個資料夾顯示為電子郵件通訊錄勾起來,9、如此一來，你就可以在寄信時，直接選取剛剛所建立的通訊群組了！,大功告成,課程完畢，謝謝大家！,