流程优化管理咨询报告-采购部分.ppt
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1、流程优化管理咨询报告,采购仓存部分,2,制定采购战略,3,制定采购战略说明,4,制定采购战略主要活动描述,主要活动:确定长期客户需求:根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测,确定公司产品的长期市场需求和发展变化的趋势。制定物料接收政策:主要制定物料接收的原则和政策,包括:自有或者租用存储设备、采用第三方供应商、检验流程、再加工原则、返回和报废原则、危险物品的处理、数量差异情况的处理办法等等。进行采购预测:确定供应服务和生产、存储设备的能力,主要包括:数量、质量、成本和其他属性。这个活动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求,例如对化工原材料和生产设备的需求,对存储设备的技术
2、要求,对存储能力的要求等等。进行供应市场分析:供应市场分析是制定供应战略的重要步骤,主要基于采购调查的基础数据。,新旧业务流程对比分析,5,实施采购战略流程,6,实施采购战略说明,7,实施采购战略主要活动说明,主要活动:确定采购计划:基于公司的采购战略制定采购计划用以完成采购的战略目标要求。采购计划制定应该包括:对不同类型物料的计划、市场变化对采购物料的影响、采购的优先级、选择供应商的标准和确定长期的供应商名单等活动。进行采购可行性分析:根据初步的采购计划,确定物料采购的可行性和一些具体的实施方法,主要包括:确定供应商的供应能力、调查外包情况、采购区域的划分、能否通过自己制造完成等等。确定供应
3、商名录:根据公司产品市场、生产技术、需求数量等方面的需求考察所有可能的供应商,并且根据一定的规则进行排序,产生供应商名单。确定经济采购量:根据不同物料和选定的供应商,确定最经济的采购批量,使采购物料的成本和价值相匹配。确定关键件的备选计划:首先确定哪些原材料和备件是生产过程中最重要的,然后确定其首选供应商和备选供应商。对于关键件的备选供应商,同样应该严格满足对物料的各种要求。确定物料库存目标:根据不同物料的需求情况和公司库存对资金占用等的要求,确定每种物料的安全目标库存,并制定目标库存的管理原则和方法。确定物料接收的检验程序:根据公司整体的质量管理手册,确定物料检验的程序和检验的内容。确定合适
4、的采购组织:根据公司发展战略和采购目标的要求,确定适合的采购组织完成采购活动。在确定采购组织过程中应该重点关注:采购组织的形式(集中式或者非集中式的)、采购组织的岗位设置、每个岗位的职责说明、业绩考核的主要指标。,8,新老业务流程的对比,9,制定采购政策流程,10,制定采购政策,11,制定采购政策流程说明,主要活动:确定主要物料的分类管理政策:首先列出本公司所有需要采购的物料,然后根据物料的不同性质进行分类,我们建议将生产中使用的物料划分成化工原材料和技术物料。化工原材料是指化工主料和辅料,技术物料是指备品备件、机电仪表、阀门等生产设备中使用的物料。然后针对不同类别的物料,制定符合其特点的管理
5、政策。确定采购订单管理政策:无论供应商是否需要采购订单,公司都应该采用订单管理的方法进行采购的规范管理。因此在制定采购订单管理政策时要充分考虑的因素有:如何区分订单的紧急程度、如何划分订单的优先级、如何针对不同的订单进行跟踪和审计控制等等制定争端解决流程:采购活动中的争端不可避免,主要来自于交货日期的延迟、质量问题、数量差异等等。公司应该制定标准的工作流程来解决出现的争端。制定报价评审制度:针对供应商的报价,公司应该针对不同的物料制定不同的评审制度,确保能够采购质优价廉的产品。建立标准采购订单批准制度:应该根据订单的性质采用不同的授权管理审批制度。这样做的好处在于可以提高采购审批的效率,使审批
6、权限能够适当的分散,降低人为因素的风险。建立例外采购管理制度:在公司运营过程中经常会出现紧急和特殊的情况,针对这种情况发生的采购,应该具有应急的办法,参照这种办法能够尽快满足生产和运营的需要。确定定额采购政策:对于有些物料,供应商能够给予一定的额度并按照一定时间进行结算。对于这些采购,公司应该制定相应的政策进行管理。制定供应商资质评估和审查制度:以制度化的形式对供应商的评估和审查进行规范管理,确保供应的效率。确定总成本的计算模型:与财务部门一起确定采购的总成本,并且按照一定的模型计算各个部分的费用。,12,新老业务流程对比,13,供应商资质管理(P-040),14,管理供应商资质说明,15,管
7、理供应商资质流程关键活动描述,进行供应商评价:根据评分标准进行评分,并且按照一定的权重进行计算,最后按照综合得分进行供应商排序。通知供应商:以书面形式通知供应商。更新供应商名单:将评审确定的供应商加入供应商名单中。商订详细条款:根据法律条文和法律顾问的意见和供应商商订详细的供应合同条款。供应商履约情况监督:通过与供应商的不断沟通和从生产、质检、财务和仓储部门收集的信息监督供应商的履情况。执行阶段性的供应商评定分级:根据供应商的履约情况和交付货物的情况以及供应商的历史记录,进行阶段性的分级评定。制定针对有问题供应商的应对方案:存在问题的供应商应该加倍关注并且严格管理,为了减少问题的出现并且在出现
8、问题时能够快速解决,可以根据问题的情况制定不同的标准解决方案,在出现问题时参照执行。将供应商从侯选名单中去除:更新整个供应商名单,将不合格的供应商从名单中去除。应该注意不能简单地去掉供应商的资料,而是应该将淘汰的供应商资料进行单独的保存,以备在以后的工作中能够作为参考。,新旧流程对比,16,合同和询价管理(主要物料)(),17,合同及询价管理(主要物料)流程说明,18,流程关键活动描述,主要活动描述确定招标需求:在确定招标需求时,需要综合考虑每次招标活动需要完成的目标,统筹考虑需要采购的物料种类和数量,初步确定标书的发放范围等等。确定物料要求:针对一次招标中的所有物料,应该明确其质量要求、数量
9、规格、交付时间等等。建立物料档案:在确定物料要求以后,针对不同的物料,采用统一格式建立物料档案。物料档案中应该包括全面的物料信息和物料的规格说明。寻找潜在的供应商:针对非标准化的仪器仪表、机电设备等应该确定能够提供产品的潜在厂商,而对于标准的重复性的采购应该从侯选供应商中选择可能的供应商。管理招标过程:从编制标书到评标、开标是一个非常程序化的过程,可以结合本身的情况采取自己管理和聘用专门的招投标公司进行管理。与供应商初步协商:在正式确定供应商以前,应该和供应商进行一定的接触,确定标书中的一些关键要求,并且协商特殊要求的解决方法。确定供应商:经过考察,最终确定供应商。签订特殊条款:针对非标准的物
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