活动项目的组织与管理.ppt

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1、会议活动的策划与组织 从平凡到优秀,我们的目标,认识并掌握活动项目管理的系统知识使组织和管理活动更专业、更高效，更成功。,故事两则,袋鼠与笼子小事做精品,我们如何达到目标,掌握有效的活动管理流程学会使用活动项目管理工具模拟活动项目筹划管理,我们将会听到什么,第一部分：活动会议项目管理的流程 1.活动项目筹划 2.活动项目实施 3.活动项目评估,我们将会听到什么,第二部分-活动会议管理指南 1.新品上市会 2.新闻发布会 3.开幕典礼 4.招待酒会 5.研讨会 6.展览会 7.年会,我们将会听到什么,第三部分-案例模拟与分析,活动项目管理的要旨,(1,2)以项目中心 整合人力、物力资源优势,活动

2、项目管理的要旨,完善项目管理，提高效率 明确目标规范分工，减少内耗,活动项目管理的要素,“PC”要素什么是“PC”，P-person，C-cost,活动项目管理的要素,对经费的管理对时间的管理对团队的管理对场地等的管理 一项活动的成功与否取决于该项目的组织管理是否有序，是否合理。,第一部分 活动会议项目管理的流程,前期：活动项目筹划中期：活动项目实施后期：活动项目评估,一、项目的筹划,一份完整的项目筹划书应涵盖以下几个方面：活动_、_、_、_、_观众活动_ _安排_宣传活动执行_表、_费用(备选 _),实例-活动项目计划书,（年产600吨葡醛内酯开工典礼）,筹划项目注意事项,明确目标确保时间、

3、地点 的不冲突性 留出充裕的时间（有足够的时间选择场地、人员、供应商、合作伙伴）,筹划项目注意事项,如有合作伙伴或单位，应签注项目备忘录，明确各自告之同事，获得更多创意和筹划书应有附录：项目预算表、项目进程表、项目任务表,二、项目的实施,从项目筹划到项目实施是一个由梦想变成现实的过程，这一过程在实施并不断完善所筹划的活动项目。以下为项目实施过程中重点把握掌控的几个环节：经费管理、时间管理项目组团队管理场地安排媒体支持,1、项目经费的管理,项目的经费管理有两个重要的环节：经费预算经费,经费预算表项目名称：项目日期：项目经理：制表日期：,抄送：,经费支出表项目名称：项目日期：项目经理：年 月 日,

4、2、项目时间的管理,项目的时间管理主要手段是设立，在该项目实施过程中紧扣时限。,项目进度表项目名称：项目日期：项目经理：制表日期：,3、项目组团队管理,项目团队的管理主要采用以下三阶段三种形式：前期项目介绍会定期召开项目碰头会活动前召开项目执行会,A.前期项目介绍会,向所有参与项目者详细介绍项目并分配任务：项目名称项目目的项目时间活动地点及路线（踩点）参与对象参与人数执行计划表,B.定期项目碰头会,核对进程发现解决（修改方案）,C.活动前执行会,活动详细流程嘉宾 名录备选方案预排,4、场地安排,A、场地选择 场地的选择应体现活动本身的目的，选择场地时应考虑：符合项目（地理位置、淡旺季等）交通有

5、充足可用可提供所需周边重大活动,应检查：通道（消防/搭建/收发货等）间等设备嘉宾,B.场地预定在预定场地前一定要先获得有关方面批准预定场地前建议两家、至少两次查看场地时有的人员在场确保该场地能提供活动所需的相关将联络过的情况、人列表备案索取（餐饮、会议厅、住房等），确保所有报价了解条款,初步确认并其他预定的场地活动项目开始前逐项仔细确定内容及,C.场地布置场地方要求活动项目的应在场地的醒目处指示牌应从入口处一直摆放至现场,5、媒体宣传,媒体宣传需要准备和设计，一般至少提前进行，即在项目计划批准后就可开始媒体宣传的工作了。媒体的宣传主要通过两种渠道：线上广告传播（ATL-广告公司执行）：报刊、杂

6、志、海报（平面）电视、广播、网络（流动）,线下媒体传播（BTL-活动公关公司执行）：媒体媒体准备沟通（与、与）现场接待媒体报道,6、后勤支持,后勤是活动项目容易疏忽却不可或缺的一个环节，后勤支持应考虑：物品、资料（采购、运输）供水员工清理司机,三、项目的评估,项目评估是展示项目成效的机会，通过总结与评估可以看到项目组织的成功与不足，使下一个项目能管理得更完善，有助于项目计划及管理。项目评估应根据不同的项目适时进行，以究其效。,三、项目的评估,项目的评估主要通过以下途径：,A、活动者的反馈B、活动者的报告C、评价及覆盖率（、）,评估报告的撰写格式:,报头-报告名称 项目内容 作者及其职务 撰写日

7、期,评估报告的撰写格式:,开篇：介绍项目（时间、地点、人物）中段：项目过程 结尾：结论，建议 附：媒体统计,第二部分：活动会议管理指南,1.新品上市会,要旨及注意环节蒂清（替莫唑胺）上市会案例,新品上市会要旨:,请经理、经理等共同参与筹办确定的目标和计划确定、参与确定诉求要点和发布会确定名单和新闻准备和等待产品和准备方式,新品上市会注意环节:,相关宣传资料各种正常运作休息室上市会和控制节点,蒂清（替莫唑胺）上市会案例,2.新闻发布会,要旨注意环节,新闻发布会要旨:,新闻发布会应请筹办确定有明确的计划和发布确定时间、地点、人数、人数确定邀请哪些重要人物发言准备套件准备包及确定到会记者和邀请的记者

8、应是负责所举办的项目这一领域的,新闻发布会注意环节:,签到与签到分开背景板/指示牌（文字，颜色，LOGO等）如用事先向其完整详细介绍项目向摄影师交待清楚活动内容顺序及摄影要求,3.开幕典礼,要旨及注意环节案例（葡醛内酯开工典礼）,开幕典礼要旨:,确定程序确定VIP的邀请（官员、行业等）发邀请函给/及备好礼品（实用为主）安排好的和,开幕典礼注意环节:,背景板/指示牌（颜色、文字、LOGO）如用翻译事先向其完整详细介绍项目休息室向摄影师交待清楚活动内容顺序及摄影要求仪式后的招待酒会（晚宴）,年产600吨葡醛内酯技改项目开工典礼,4.招待酒会,要旨注意环节,招待酒会要旨:,招待酒会一般采用（）的形式

9、，因为这种形式便于确定酒会时间、地点及形式招待酒会应选择一家、信得过的酒店尽量不使用餐具菜系应符合来宾习俗和活动内容如场地选择，应考虑、因素（冬夏、晴雨、早晚），以防万一布置。（搭建及灯光-户外）,招待酒会注意环节:,入门处有场内有明显由专人接待VIP主宾到达后由主人陪同进入休息厅于其他VIP见面主人陪同主宾进入酒会场地主办方介绍主宾并致欢迎词主人宣布酒会开始（主宾告辞，主人送至门口上车）,5.研讨会,要旨注意环节,研讨会要旨:,如有伙伴，应在筹划阶段与其签订项目备忘录确定研讨会的确定并邀请如有，应尽早发邀请信以帮助他们申请（安排和）请提供对方发言人及与会者名单发邀请函、记录回复客人名单如外方

10、有随行，需考虑其及,研讨会注意环节:,研讨会资料（、等）背景区域（机场、会场与酒店之间等）所有需用设备（笔记本、投影、镭射笔等）场地布置形式：、发言的安排、卡安放位置会议相关（如同传）会议用、等茶歇,6.展览会,要旨注意环节,展览会要旨:,选择确定确定区域选择标滩、特装安排培训（礼仪、自愿者）评估展览效果,展览会注意环节:,展览接待台布置（、鲜花等）展览用洽谈饮用展览用电展览搭建用车辆安排,市科技洽谈成果展示会,7.年会,要旨及注意环节案例（2005年度总结表彰大会）,年会通常分为两大类：,年会（直接客户/经销商）年会,年会要旨:,与合作进行确定确定、和确定演出安排（）安排发放、的安排晚宴的到场祝贺及发言安排,年会注意环节:,晚宴和发处人员的的控制和（储藏和领取）,案例（2005年度总结表彰大会）,几点提示:,项目活动应有具体的明确目标，确保活动形式能达到该目标活动开始前应安排“彩排”宣传资料工作最好在活动前两个月就开始事先应设想周全如何应对紧急情况用餐人数须提前48小时确认事先弄清取消预定的条款,几点提示:,邀请信应提前十天至二周寄出，并要求回复参加活动的工作人员佩戴胸卡，胸卡设计应与活动标识一致有可能的话现场准备对讲机供活动使用所有参加活动的工作人员应了解项目活动的每个细节,认真体现于细节 细节决定成败,谢谢各位！,