机关常用公文格式规范.ppt

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1、公文格式规范,公文规范依据的法则,1.中国共产党机关公文处理条例（中共中央办公厅1996年5月3日颁发）2.国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日发布,2001年1月1日施行）3.国家行政机关公文格式GB/T9704-1999（国家质量技术监督局1999年12月发布，2000年1月1日施行）,4.国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（国办函20011号）5.国务院公文主题词表（1997年12月修订，1998年2月1日施行）6.中国共产党机关公文主题词表（中共中央办公厅秘书局，1998年7月修订）,7.标点符号用法GB/T158341995国家质

2、量技术监督局1995年12月13日发布，1996年6月1日实施）8.出版物上数字用法的规定GB/T158351995国家质量技术监督局1995年12月13日发布，1996年6月1日实施）,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.公文的含义,2.公文的文种,3.公文的分类,行政机关公文的含义,行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。国家行政机关公文处理办法,党的机关公文的含义,党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、

3、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。中国共产党机关公文处理条例,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.公文的含义,2.公文的文种,3.公文的分类,现行公文的文种,2000年国务院发布国家行政机关公文处理办法规定公文文种13类13种。1996年中共中央办公厅印发中国共产党机关公文处理条例规定公文文种14类14种。,2000年国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定公文文种13种：1命令（令）；2决定；3公告；4通告；5通知；6通报；7议案；8报告；9请示；10批复；11意见；12函；13会议纪要。,1996年中共中央办公厅印发中国共

4、产党机关公文处理条例规定公文文种14种：1.决议；2.决定；3.指示；4.意见；5.通知；6.通报；7.公报；8.报告；9.请示；10.批复；11.条例；12.规定；13.函；14.会议纪要。,党、政共同使用的文种有9个：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。党的机关单独使用的5个：公报、指示、决议、条例、规定。行政机关单独使用的4个：命令（令）、议案、公告、通告。法定公文共18种,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.公文的含义,2.公文的文种,3.公文的分类,1.根据使用范围划分,通用公文：是指在全国各级党政机关、军队、人民团体、企事业单

5、位普遍使用的公文。专用公文：是指在一定的工作部门和业务范围内，按特殊需要为一定专业服务的公文。,（1）规范性公文（条例、规定、办法）（2）指挥性公文（命令、指示、决议、决定、批复）（3）知照性公文（公告、公报、通告、通知、通报）（4）报请性公文（请示、报告）（5）商洽性公文（函）（6）记录性公文（会议纪要）（7）提议性公文（议案、意见）,2.根据性质与作用划分,关于的规定（年月日 通过）,第一章 总则 第一条 根据（依据），为了（目的主旨），特制定本规定。（意图主旨兼过渡语）第二条 第三条 第二章 第四条（一）（二）,第五条（一）（二）第六条 第三章 第七条 第八条 第九条 第四章 附则第十条

6、 本规定由负责解释。第十一条 本规定自年月日起施行。,3.根据发送方向划分:,上行文：下级向上级行文。如：报告、请示 下行文：上级向下级行文。如：指示、命令、批复 平行文：平行机关和不相隶属机关之间的行文。如：函,4.根据机密程度划分：,密件：又可分为绝密、机密、秘密 普通件,5.根据办理时限划分,急件：又分急件、特急（电报分为特提、特急、加急、平急）平件,6.根据公文稿本划分,正本-存本-副本 定稿本-草稿本 试行本（暂行本)-修订本,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.眉首的规范,2.主体的规范,3.版记的规范,公文规范的目的,保证公文的合法性、准确性和

7、完整性，各机关保持一致。便于公文的收发处理，有利提高工作效率。为立卷、归档提供了方便。,公文规范体式的内容,公文规范体式主要是指公文的外部组织形式的规范。通俗地说，就是指公文的文面规范、用纸规范和装印规范三部分内容。,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.眉首的规范,2.主体的规范,3.版记的规范,1眉首（版头部分）,(1)公文份数序号(2)秘密等级和保密期限(3)紧急程度(4)发文机关标识(5)发文字号(6)签发人(7)红色反线,中共文件,用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。,中国共产

8、党委员会(),用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.眉首的规范,2.主体的规范,3.版记的规范,2主体部分（行政公文）,（1）公文标题（2）主送机关（3）公文正文（4）附件（5）成文日期（6）公文生效标识（7）附注,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.眉首的规范,2.主体的规范,3.版记的规范,3.版记部分,(1)主题词(2)抄送机关(3)印发机关和印发时间,主题词的标引应在分析全文的基础上进行。即通过分析文件内容、文件标题，提炼出该文件真正

9、具有检索意义的主题概念，并将其科学、准确、规范地转换为主题词表中的主题词。,12 秘书、行政(74个)12A文秘工作 机关 国旗 国徽 机要 印章 信访 督察 保密 公文 档案会议 文件 秘书 电报 提案 议案 谈话 讲话 总结 批示汇报 建议 意见 文章 题词 章程 条例办法 细则 规定方案 布告 决议 命令 决定 指示 公告通告通知通报报告请示 批复函会议纪要12B行政事务行政工作制度纪念活动庆典活动休假 节假日着装参观接待措施 调查 视察 考察 礼品馈赠 服务 出席发言转发 名单批准 审批信函事务活动纪要 督察,类别词,类别词,主题词的区域分类,类属词,类属词,国务院关于加强水土保持工作

10、的通知,主题词：,类 别 词,类 属 词,类 属 词,农业,水土保持,通知,文件内容的词,文件形式的词,国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知,第一个主题内容：,第二个主题内容：,主题词：经济管理 企业 破产 劳动 就业 通知,经济管理,企业,破产,劳动,就业,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.标题的拟制,2.排版印制的规范,4.引文的要求,3.数字的使用,5.易混文种的区别,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。国家行政机关公文处理办法

11、,1.关于粮食价格问题的通知关于稳定市场粮食价格的通知关于调整市场粮食价格的通知2.关于司机陈开车去北戴河的通报关于司机陈私自开车去北戴河游玩的通报 3.关于筹建教学急需实验室的请示 关于核拨筹建实验室所需经费的请示,大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见,大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见,中共县委关于转发中共市委关于转发中共省委关于批转省纪委关于清理领导干部住房和用车工作的情况通报的通知的通知的通知,中共 县委转发省纪委关于清理领导干部住房和用车的情况通报的通知,北京市人民政府关于扫除卖淫嫖娼等“六害”的通告,

12、共青团中央办公厅关于印发青年就业服务中心管理条例（试行）的通知,标题用词,常用动词：加强、稳定、做好、进行、推动、开展、批转、转发、印发、同意等。常用副词：进一步、切实、认真等。,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.标题的拟制,2.排版印制的规范,4.引文的要求,3.数字的使用,5.易混文种的区别,公文的排版用纸规范排版：从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28字。用纸：国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）,公文的装订印制规范,（一）公文的装订（二）公文的印刷,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.标题的拟制

13、,2.排版印制的规范,4.引文的要求,3.数字的使用,5.易混文种的区别,数字使用规范 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。结构层次序数：一、（一）1.（1）,国家行政机关公文处理办法,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.标题的拟制,2.排版印制的规范,4.引文的要求,3.数字的使用,5.易混文种的区别,下列各句中标点符号使用正确的一句是：,A.是断然反对?还是警告他不要抱幻想?B.他甚至认为，“当了一回右派，是三生有幸，要不然，我这一生就更加平淡了。”C

14、.请你问问他姓什么？D.晴空万里，阳光普照，微风和煦：真是难得的好天气。,引用公文应当先引公文标题，再后引发文字号。发文字号应使用圆括号。,公文格式规范,一、机关公文概述,三、公文其他规范,二、公文文面规范,1.标题的拟制,2.排版印制的规范,4.引文的要求,3.数字的使用,5.易混文种的区别,1.“公告”与“通告”,公告,公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（一）重要事项公告（二）法定事项公告,通告,通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（一）法规政策类通告（二）具体事务类通告,公告与通告的不同点：,（1）适用范围不同（2）发布权限不同（3）内容程度不同（4）发布形式不

15、同（5）效应功用不同,通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。任免人员。,2.“决定”与“通报”,命令：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,命令、决定、通报,各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉

16、及的几个问题的处理意见,3.“请示”与“报告”,报告的含义,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,请示的含义,适用于向上级机关请求指示、批准。,函的写作,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,报告与请示不同点,行文时间不同。主送机关不同。行文目的不同。文件容量不同。受文机关处理方式不同。结尾用语不同。,公文写作与处理,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,1.主题,2.材料,3.结构,4.语言,公文写作要素,主题(观点)灵魂明确材料(内容)血肉充实结构(层次)骨骼严谨语言(表述)细胞准确,（一）观点要正确 主题

17、要突出,主题的提炼原则,（1）正确（2）深刻（3）鲜明（4）集中,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,1.主题,2.材料,3.结构,4.语言,(二)材料要充分 运用要妥帖,1材料的含义,材料是指文章中用来表现主题的依据，包括事实、事理、数据等。,七分材料三分写,2材料的种类,（1）从来源上看，有直接材料和间接材料（2）从时间上看，有现实材料和历史材料（3）从性质上看，有正面材料和反面材料（4）从类别上看，有具体材料和抽象材料,3材料选择的原则,（1）切题（2）典型（3）真实（4）新颖（5）适体,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,1.

18、主题,2.材料,3.结构,4.语言,(三)结构要合理 条理要清晰,开头行文依据和目的：1.理论依据党和国家的政策法规、上级要求、领导指示、文件精神（按照，遵照，根据）2.事实依据现实状况与过去事实（目前，当前，随着，近来，以来，由于，月日）3.行文目的需要达到的目标（为了）,主体具体措施：1.加强领导，明确责任 2.组织协调，密切配合 3.采取措施，执行落实 4.完善制度,加强监管 5.加大投入，改善条件 6.加强宣传，营造氛围 7.教育培训，提高素质,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,1.主题,2.材料,3.结构,4.语言,(四)语言要简练 用词要准确,一字入

19、公文，九牛拔不出。,（1）严肃庄重,选用威严性的词语 选用朴素平实的语言 选用适当的文言词语,（2）准确贴切,选词确切 造句准确,婚姻法第15条父母对子女有抚养教育的义务；子女对父母有赡养扶助的义务。婚姻法第14条夫妻有互相扶养义务。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,请示、批复,报告、意见,会议纪要、函,通 报,通报适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或者情况。国家行政机关公文处理办法,关于表彰的通报,：目前（被表彰对象的事迹），体现了（产生的积极影响和表现出的精神），为了（目的主旨），决定（宣布表彰决定）。希望受表彰的单位，其他单位要（具体要求

20、）。,关于情况的通报,：年月日，（单位）在（地点）发生事故（事件）。（事故或事件的性质）。为了（目的），进一步加强工作，防止此类事故（事件）的发生，现将事故情况通报如下：一、（事故或事件的原因分析）。二、（对有关单位和人员的处理情况）。三、（应吸取的教训和拟采取的措施等）。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,通 知,通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。,转发类通知任免性通知指示性通知事项性通知,关于转发的通知,为了（目的），现将（上级单位或有关业务主管部门）（

21、文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。（具体贯彻意见）。,：,关于批转的通知,同意（），现转发给你们，请认真贯彻执行。（批转类）是，是。（批转的意义）要（具体要求）。,：,关于发布的通知,：现发布(主旨)，自年月日起施行(分旨)。,关于（拟采取措施）的通知,：近期，（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题。（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据（依据），为了（目的），经研究，决定（拟采取的措施），现就有关事项通知如下：一、二、三、。（通知的具体内容）（提出要求和希望）。,关于任免 等同志职务的通知,主送机关：根据的决定(依据)，现发布任免通知如下(主旨 兼过渡语)：一、任命

22、为。二、任命为。三、免去的。(分旨),关于等工作人员职务任免的通知,交通部：国务院一九九二年九月五日决定，任命为交通部副部长；免去的交通部副部长职务。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,请示、,请 示,请示适用于向上级机关请求指示、批准。,关于的请示,主送单位：为了目的，根据（依据），我单位拟（意图主旨），现将有关情况和我们的意见报告如下：一、（基本情况）二、（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、（具体方案和请示事项）。,关于问题的请示,主送单位：近日，（在某项工作进行中遇到问题）。现将有关问题请示如下：一、（有关情况）二、（遇到的问题）。三、（

23、请示的内容，即恳请上级单位对问题作出指示）。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,请示、批复,批 复,适用于答复下级机关的请示事项。,关于的批复,：（单位）（）（公文标题及发文字号）收悉。经研究，同意。具体批复如下：一、二、三、。此复。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,请示、批复,报告,报 告,报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。,关于工作情况的报告,主送单位：根据要求（或以来），(概述工作背景或基本情况)，对工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：一、(工作基本情况)二、(主要做

24、法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等)三、（存在的问题以及拟采取的对策）。四、下一步工作安排和思路。,报告的结束语,工作报告情况报告回复报告递送报告,特此报告。,专此报告。,请审阅。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,请示、批复,报告、意见,会议纪要、函,意 见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,关于的意见（1）,目前，(事实依据)；根据(理论依据)；为了(目的)，现提出以下意见：一、二、三、,关于的意见（2）,一般采用总分式结构总说：简要说明行文的目的、依据、原因、背景、指导思想分述：目标任务、实施要求、措施办法、建议事项、意见看法等。

25、,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,请示、批复,报告、意见,会议纪要、函,会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。,的会议纪要,年月日会议在召开。参加会议的有，列席会议的有，主持会议。在会上作了重要讲话。会议讨论了问题。（会议各要素）现纪要如下：一、会议认为（肯定成绩）二、会议指出（指出问题）三、会议强调（提出目标）四、会议讨论（分析问题）五、会议要求（对策措施）,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,通报、通知,请示、批复,报告、意见,会议纪要、函,函,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复

26、审批事项。,函,商洽函询问函答复函知照函申请函审批函,关于 的函,主送机关：目前，(事实依据)，根据(理论依据)，为了(目的主旨)，拟(意图主旨)，由，(分旨)当否，请函示。(结语句),公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,1.收文处理,2.发文处理,3.办毕公文处理,1收文处理,第一阶段：公文的收受与分流，具体包括：签收、外收文登记、内收文登记、启封、审核、分办、摘编；第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、承办、注办；第三阶段：组织传阅与催办查办。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,1.收文处理,2.发文处理,3.办毕公文处理,2发文处理,第一阶段，文稿的形成，包括：草拟、会商、审核(校核)、签发；第二阶段，公文的制作，具体包括：复核(核发)、注发(登记)、缮印(印制)、用印或签署；第三阶段，公文的对外传递，包括分装、发出等环节。,公文写作与处理,一、公文写作要素,三、文书处理,二、常用公文写作,1.收文处理,2.发文处理,3.办毕公文处理,3办毕公文处理,立卷归档清退销毁,在立卷范围内的公文一般应同时具备三个基本条件：,第一，在本机关工作活动中形成或处理。第二，已经办理完毕。第三，具有查考利用价值。,