时间管理与自我管理.ppt

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1、时间管理与自我管理,首钢工学院侯国旗,第一讲、时间管理,一、时间的真谛时间的重要性小故事：有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”,【自检】,请回答下列问题：(1)你的时间够用吗？_(2)你如何看待以下问题?时间就是金钱吗？时间=金钱金钱对你的意义重于时间吗？时间金钱时间对你比金钱更有价值吗？时间金钱你选择哪一种答案？,【案例】,曾经有一家顾问

2、公司对100名经理人做过一次调查，结果表明：仅有1人认为有足够的时间；10人认为需要10%的额外时间；40人认为需要25%的额外时间；其余的人认为需要多于50%的额外时间。从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间。事实上：时间不只是金钱；时间比金钱更有价值；时间就是生命。,时间的运用,时间运用分为几类时间：大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。,1大块时间,你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。,2首要时间,一日之际在于晨。首要时间与大

3、块时间接近，它指每天早晨的那段时间。有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。,3零碎时间,零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。零碎时间称为时间的存储器。,4固定时间,如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。,5安静时间,读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。,6弹性时间,每一项工

4、作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。,7交通时间,一般人对交通时间都是用两个字来形容：抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。,时间管理的四个象限,第一象限：重要而紧迫的工作,第二象限：重要但不紧迫的工作,第三象限：不重要也不紧迫的工作,第四象限：不重要但紧迫的

5、工作,时间的划分,时间可以花费在不同的事情上，因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。,1工作或学习时间,时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。,2休闲时间,休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况

6、调整到最佳状态。,3家庭时间,家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。,4个人时间,个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。,5思考时间,思考时间就是思考未来的时间。思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去

7、想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。,时间的价值,时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。无形价值：时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。有形价值：时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。,时间具有有形和无形的价值。浪费自己的时间，等于是慢性自杀。浪费别人的时间，等于是

8、谋财害命。,【自检】,你的时间价值是多少，算一下：,二、对时间管理的认识,时间管理的定义与目的时间管理定义：时间就是生命，时间就是金钱。人们往往是重视生命，乐于理财，而忽略了时间管理。善用时间，就是善用自己的生命!时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效地利用可以支配的时间。,时间管理的目的：,时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效,即效果、效率、效能。效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。,【自检】,你今天的主要工作，是否达到了“三效”,即效

9、果、效率、效能？,时间管理理论的历史演进,在科技发展的过程中，每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。在追求的过程中，如何去节约更多的时间，如何把时间投入到最有效率的结果上，历史上曾存在几种方式，这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。,第一代时间管理理论 基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。第二代时间管理理论 强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。第三代时间管理理论 主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。第四代时间管理 这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。,三、第四代时间管理,第四代

10、时间管理的要素与核心是：改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。,掌握时间是迈向成功的秘诀：时间是珍贵的资源；时间是珍贵的日用品；时间是你生命的基础；没有时间，你什么事都做不成。怎样才能掌握时间呢?决定哪一件事情必须马上去做；暂时把其他的事情抛开；把你的全部精力投入到这项活动。,时间管理的关键,1.时间管理第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4

11、到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。,2.第二个时间管理的关键是你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割；年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；每天晚上把第二天要做的事情列出来。,3第三个时间管理的关键是20：80定律；用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理，

12、有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情?当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。,4、第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间；假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率

13、，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。,5.第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。,6第六个时间管理关键：每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。,7第七个时间管理的关键要充分地授权；列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权

14、，这样效率会比较好。,8第八个时间管理的关键：同一类的事情最好一次把它做完；假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。,9第九个时间管理的关键：做好时间日志“你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。,10第十个时间管理的关键：时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经

15、验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?,案例：谁背上了猴子？,四、管理时间等于管理自己,每个人都希望自己生命有意义，都希望你的家庭健康，工作满意人际关系和谐，希望自己生命充满喜悦，但是你应该怎么样来对待它，才能达到人生的目标呢？每个人的人生目标是不同的。如果你浪费时间，你可能就得不到健康、好的家庭，在工作上也没有好的发展，甚至在人际关系上也会处于紧张状态。所以你必须来思考，你现在面对的家庭也好，面对你的健康也好，面对你的工作也好，面对你的人际关系也好，你

16、怎么样把它做得更好，你该如何管理时间。,大部分的人抱怨他们的时间不够，抱怨他们的事情做不完，而对每一个有成就的人来说，时间管理是他们生活中很重要的一环。每一分钟，每一秒钟过去了，它不可能再回头，问题是如何有效地利用每个人每一天的24小时。研究时间管理，首先你必须知道，一个小时没有60分钟，事实上一个小时你能利用到的真正的时间可能只有那几分钟而已。,首先你可以找一份记事历，把你每天划成三个八小时区域，在这个星期里，你随时把你所做的事情记录在你的计划表格中，连续做一个星期。你试试看，再回来检查你的记事历，你就可以发现，由于拖延，由于管理不当，你浪费了多少宝贵的光阴。（见下表）,当你了解到你是如何在

17、使用你的时间之后，你再回头重做一次实验。这一次，多用点心来计划你的时间，把需要做的以及想做的事仔细地安排，再看看你的效率是不是会更好一点。,时间管理的步骤：,时间管理怎么样很轻松地把它管好，要成为自己的时间管理的那个大师，一切便要从简单的计划开始。其实只要你能好好地安排时间，分成次序，很有系统，很有组织，你便可以在每天得到更多。以下是时间管理的五个步骤：列单、组织、删除、习惯结果：成就感 当以上的步骤办妥以后，你就会发现，自己比没有计划的日子完成的事情多了，人也感觉到有成就感了。这个成就感就是优质计划的回报。而这个回报，让你感觉到所付出的努力并没有白费。,五、妨碍时间管理的四种观念与时间管理的

18、策略,洗手的时候，日子从水盆里过去，吃饭的时候，日子从饭碗里过去，默默时便从茫然的双眼前过去，我觉察它去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又遮掩着从手边过去，天黑时，我躺在床上，它便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞过去了，等我睁开眼睛和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩面叹息，但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了。朱自清,四种观念妨碍时间管理：,一般人在不同的环境，不同的年纪，不同的心情下，对时间可能会保持着不同的看法，这些看法之间往往是相互矛盾的。例如有些人认为，光阴似箭，日月如梭；有的人会认为，时间就像蜗牛一样的爬行：甚至有时候会认为，时间好像是处在静止状态。当有些管理者需要处理的事情很多的时

19、候，总是会感到时间不够支配，但是当他无所事事的时候，又不知如何来消磨时间。由此可知，一般人对时间的态度是极为主观的，有四种观念妨碍时间管理。,妨碍时间管理的四种观念,1视时间为主宰 有的人认为，时间就是生命，时间就是一切，他认为时间非常的重要，时间是一个生命成长过程中的主宰。2 视时间为敌人 有的人当他觉得很无聊，或者说当他无所事事的时候，他觉得时间非常难熬，他会把时间当作敌人。3视时间为神秘物 有的人会把时间视为一个神秘物，特别是当有的人年纪大的时候，或者说是病危的时候，他总会觉得，时间太快了，就这么过去了。4视时间为奴隶 也有的人把时间当作奴隶，他认为时间是可以被别人支配的。,时间管理的策

20、略,成功人士时间管理的几个共同的特征。1明确的目标 世界上没有懒惰的人，只有没有足够吸引他目标的人。也就是说，你没有目标的话，生活一定是属于那种茫茫然的，你也就会是没有成就的人。2积极的心态 知道只有积极的面对生活，只有积极地面对行动，你才可以把事情做得更好。3善于自我激励 要对自己诚恳，要对自己负责，要对自己热忱，要不断地激励自己：我是最棒的，我喜欢我自己，我相信我可以做得很好。4高度重视时间管理 认为时间是管理之道中最具重要性的一环。,六、培养管理时间的好习惯,时间管理就是要培养一种好习惯：1随手记 随时随地记笔记，一本好的时间管理手册是必要的。2一日之计在于昨天 在每天晚上睡觉之前，你永

21、远要给自己一小段时间，为明天的行程安排好计划。一日之计在于昨天，今天则重在实施昨天计划以及为明天做准备。你要立于不败之地，就必须做好万全的准备，而这种万全的准备，就是要做好你的规划或者计划。成功总是把机会给那些已经准备好的人。3培养自己的敏锐度养成随时记录的习惯，随时记录事件、心得和灵感，这样可以训练你敏锐的观察力，以及思维能力，不要相信你的记忆，要相信你的记录，这是一种要养成的好习惯。,时间管理的法则：,法则是跟习惯息息相关的。时间就是金钱的观念已经深入人心，而且面对职场的人来讲，做好时间管理，不仅意味着你有丰厚的经济利益，更能够让自己的事业突飞猛进。1永远保持焦点 保持焦点的意思就是一次只

22、做一件事情，一个时期只有一个重点。聪明的人要学会抓重点，远离琐碎杂事。2善用80/20法则 你应该把精力用在最见成效的地方。,【案例】,美国一名叫威廉努尔的企业家，最初他在公司销售油漆的时候，第一个月他只赚了160美金。他仔细分析了自己的销售原因，做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的顾客，但是他却对所有的客户花了同样的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他的销售员，而自己把精力重点摆在那20%的顾客。不久，他一个月就赚到了1000美金。威廉努尔从未放弃这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道80/20法则，20%的顾客掌握了80%的业绩。,3格式化 许多文件表

23、格都要借助电脑提前予以格式化，到用的时候，你只需要几分钟就可以输出。你的很多事情也需要格式化。4马上行动 许多人都习惯于呆会儿再说，这一呆会儿就不知呆到多少时候，花费了很多的时间才能进入状态，却不知道状态是干出来的，而不是等出来的。5不得不走 要学会限制时间，不仅给自己，也给别人。一个人只有学会说不，他才能够得到真正的自由。,6避开高峰 避开在高峰期搭车，避开在高峰期购物，避开在高峰期进餐，你可以省下很多的时间。7巧用电话 尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前，要有所准备，通话时要直奔主题，不要在电话里说些无关紧要的话，或传达与主题无关的信息、感受。8成本观念 时间是一种成本，

24、过了就过了，所以你要事先规划如何去用，要树立成本观念。9慎选朋友 多而无益的朋友是有害的，他们不仅浪费了你的时间、精力和金钱，也会浪费你的感情，甚至有的朋友还会危及到你的事业。,10避免争论 无谓的争论不仅影响到情绪和人际关系，还会浪费大量的时间。11积极的休闲 不同的休闲会带给你不同的结果，积极的休闲，应该是有利于身心的轻松、精神的陶冶和人际的交往。12集腋成裘 生活中有许多零碎的时间都不为人注意，其实这些时间虽然短，却可以充分地利用起来。13提前休息 人需要休息，休息是为了走更长远的路，所以在疲劳之前，休息片刻，也就避免了过渡的疲劳所导致超时休息，又可以使自己始终保持一种较好的巅峰状态，从

25、而大大地提高工作效率。,14搁置的哲学 不要固执于解决不了的问题，你可以把问题记下来，让你的潜意识，或者时间稍稍等待一下，然后再去解决它们。15学会速读 绝大多数的书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般一部三、四百页的图书，有20页可取的内容就已经很不错了，你的任务就是把有价值的这一部分检索出来。在今天这个信息时代，需要速读，速读还要抓住重点。16机会成本 美国西屋电脑公司的总经理，他的办公室门上写有一句标语：“不要带问题给我，带答案来。”这是值得你学习的一句话。,会议的时间管理,安排再下午不要长：60-90分钟人越少越好会议室不要太舒服资料及设备提前准备好,文件、档案的时间管理,尽量不用纸张

26、尽量定期整理制定标准化的格式采用正确分类善用档案管理工具注意档案名称,应酬的时间管理,尽量用中午时间事前预定座位斟酌参加人数主客一来就开宴避免不必要的应酬尽量提早通知,第二讲 自我管理,对自我管理的理解:内在的：人生目标、心理素质、情绪、心态外在的：工作任务、个人形象、人际关系、个人习惯,一、自我认知：1.自我能力认知；2.自我心理认知；3.自我定位。二、自我修养的提升 仁、恕；好德如好色；上善若水、厚德载物；壁立千仞、无欲则刚；,道可道，非常道。名可名，非常名。无名，万物之始也；有名，万物之母也。故恒无欲也，以观其眇；恒有欲也，以观其所徼。两者同出，异名同谓。玄之又玄，众眇之门。天下皆知美之

27、为美，恶已；皆知善，斯不善矣。有无之相生也，难易之相成也，长短之相刑也，高下之相盈也，音声之相和也，先后之相随，恒也。是以圣人居无为之事，行不言之教，万物作而弗始也，为而弗志也，成功而弗居也。夫唯弗居，是以弗去。,天长，地久。天地之所以能长且久者，以其不自生也，故能长生。是以圣人后其身而身先，外其身而身存，非以其无私邪？故能成其私。上善若水。水善利万物而不争，处众人之所恶，故几于道。居，善地；心，善渊；与，善仁；言，善信；政，善治；事，善能；动，善时。夫唯不争，故无尤。持而盈之，不如其已；揣而锐之，不可长保。金玉满堂，莫之能守；富贵而骄，自遗其咎。功成身退，天之道也。,宠辱若惊，贵大患若身。何

28、谓宠辱若惊？宠为下，得之若惊，失之若惊，是谓宠辱若惊。何谓贵大患若身？吾所以有大患者，为吾有身，及吾无身，吾有何患？故贵以身为天下，若可寄天下；爱以身为天下，若可托天下。致虚极，守静笃；万物并作，吾以观复。夫物芸芸，各复归其根。归根曰静，静曰复命。复命曰常，知常曰明。不知常，妄作凶。知常容，容乃公，公乃全，全乃天，天乃道，道乃久，没身不殆。,曲则全，枉则直，洼则盈，敝则新，少则得，多则惑。是以圣人抱一为天下式。不自见，故明；不自是，故彰，不自伐，故有功；不自矜，故长。夫唯不争，故天下莫能与之争。古之所谓曲则全者，岂虚言哉？诚全而归之。,三、管好自己,能控制自己情绪的人，是命定的领导人物。他们之

29、所以被选出来管理别人，是因为他们能控制自己。-培根（英国哲学家）先解决情绪再解决问题。,不健康情绪产生的原因：,牵挂太多，太在意得失,怎样管好情绪？,1远离六种不良情绪愤怒焦虑阴郁悲哀恐惧嫉妒,保持几种好情绪,爱他人感恩振奋与热情快乐活力,自我调控,冷静三思移情换位改变思维自我安慰,转移情绪适当宣泄自嘲、幽默运用想象力,四、管理好人际关系,基本原则：关心他人就是关心自己。人际交往的四大准则：了解对方的性格了解对方的身份了解对方的需求了解对方的价值体系,甲:春风得意乙:贵人相助丙:怀才不遇丁:祝好人一生平安,气质：多血质-活泼、爱于人交往、表情动作外露粘液质-理智、考虑问题周到、善于权衡利弊胆汁质-情绪色彩浓厚、易受各种诱因影响抑郁质-寡言、动作反映慢、内心活动不外露,性格：意志-恒心、韧性情绪-扩散性理智-主见与暗示,掌握处理人际关系的因素,距离的远近相似性-角色相似（特点、态度、其他）互补性-角色不同（职业、上下级、婚姻）交往的频率,五、树立服务意识,为企业服务为他人服务,谢 谢 大 家,