文秘基础课件第九章会议工作.ppt

《文秘基础课件第九章会议工作.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文秘基础课件第九章会议工作.ppt（65页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、第九章 会议工作,第一节 会议工作,第二节 会议的前期准备,第五节 会议方案的制定,第三节 会议的前期准备,第四节 会议的文书工作,第六节 会见和会谈,第七节 新型会议,一、会议概念,会，就是聚会，集合，会合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。,第一节 会议工作,中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议,第一节 会议工作,海南博鳌亚洲

2、论坛,第一节 会议工作,二、会议的要素,构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。,第一节 会议工作,三、会议的种类,按规模分特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。按会期分定期会议、不定期会议。按级别分中央级、地方级。按功能分决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。按召开方式分集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。按涉外与否分国内会议、国际会议。按密级分公开会议、内部会议、机密会议。按内容分综合性会议、专题性会议。

3、,第一节 会议工作,四、会议的作用,交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进友谊，促进团结；科学决策，协调行动；带动消费，促进经济。,第一节 会议工作,五、会议的控制,从我国的现状来看，“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。它的危害有：（1）时间、精力的浪费（2）经济的浪费（3）信息的重复、浪费（4）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作（1）改变会议观念，提高工作效率（2）会议应有领导、有计划、有制度,第一节 会议工作,一、会议的前期准备工作,1安排会议议题 2确定与会人员3确定会议时间 4确定会议方式5确定会议场所 6确定会议议程7制定会议日程 8制发会议通知9准备会议必

4、需品 10布置好会场11准备会议文件资料,第二节 会议的前期准备,安排会议议题,第二节 会议的前期准备,确定与会人员,第二节 会议的前期准备,确定会议时间,第二节 会议的前期准备,确定会议方式,第二节 会议的前期准备,确定会议地点,第二节 会议的前期准备,确定会议场所,第二节 会议的前期准备,确定会议议程,第二节 会议的前期准备,确定会议日程,第二节 会议的前期准备,准备会议必需品,第二节 会议的前期准备,布置会场,第二节 会议的前期准备,准备会议文件资料,第二节 会议的前期准备,会议准备程序图,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,常见会议座位布局,第二节 会议的前期准备,常见会议

5、座位布局,第二节 会议的前期准备,常见会议座位布局,第二节 会议的前期准备,常见会议座位布局,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,二、会前准备应注意的问题,1安排周密、不丢不漏。2反复检查，杜绝隐患。3集中力量，确保时限。,第二节 会议的前期准备,一、会议中的组织服务工作,1会场中的组织服务工作（1）会前检查会场（2）签到（3）引导就座（4）分发文件（5）维持会场秩序（6）内外联系，传递信息（7）处理临时交办事项（8）做好会议记录（9）收集会议资料（10）编写会议简报（11）其他服务工作

6、,第三节 会议的前期准备,检查会场,第三节 会议的前期准备,一、会议中的组织服务工作,2会议场外的科学管理（1）经费（2）食宿（3）交通（4）活动（5）保健保安,第三节 会议的前期准备,二、会议后的善后落实工作,1会后检查会场 2离会工作 3整理、编写会议文件 4立卷归档 5会务总结 6检查催办,第三节 会议的前期准备,第三节 会议的前期准备,第三节 会议的前期准备,会议文件立卷归档,第三节 会议的前期准备,一、会议文书工作的特点、主要内容,1会议文书工作的特点 时间紧，变动大，政策性强。2会议文书的主要内容（1）会议的指导文书（2）会议的主题文书（3）会议程序文书（4）会议简报和会议记录文书

7、（5）会议参考文书（6）公告、传达文书（7）会议管理文书,第四节 会议的文书工作,二、几种常用会议文书的撰写要求,1会议通知 2会议规则 3会议记录 4会议简报,第四节 会议的文书工作,第四节 会议的文书工作,第四节 会议的文书工作,1安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 2提出与会人员范围或人员名单 3拟定会议的会期 4拟定会议的议程与日程安排 5准备会议文件，落实后勤工作,第五节 会议方案的制定,一、会见和会谈的意义,会见指双方会晤。礼节性会见时间较短，话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、国际局势等重大问题；实务性的会见，时间较长，话题较集中，往往涉及企业经营、商业贸易、文化交流等具

8、体内容。会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大的指国家和地区之间的双边或多边会谈；小的指两人或多人对共同关心的事情进行商讨。,第六节 会见和会谈,中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德,第六节 会见和会谈,在北京举行的第二轮朝核问题六方会谈,第六节 会见和会谈,二、安排会见、会谈的一般原则,1 我国的外交、外事礼宾工作的三项原则（1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导（2）坚持平等互利的原则（3）热情周到而不铺张,第六节 会见和会谈,二、安排会见、会谈的一般原则,2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项（1）对等会见、会谈（2）注意保密（3）注重

9、实效,第六节 会见和会谈,三、会见、会谈中的会务工作,（1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复，约定时间。（2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；（3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。,第六节 会见和会谈,四、会见、会谈的座位安排,1会见座位的安排 2会谈的座位安排 会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人的会谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的人会谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形

10、、圆形或方形会议桌,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,第六节 会见和会谈,会谈时的座位布局,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,五、会见会谈的合影安排,合影时一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上。如果是会见、会谈双方合影，主客双方间隔排列。第一排既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都摄入镜头。一般两端由主方人员把边。,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉亚历山大一行合影留念,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,一、新型会议方法,1开放式会议 2“鱼缸”会议法,第七节 新型会议,二、新型会议服务的兴起,由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动了市场的消费，从而促进了经济的发展。利用现代网络科技手段，新型会议服务正向着高质量、高效率、低成本方向发展。作为秘书人员，应该了解有关的信息，学会利用现有资源，更好地完成会议组织服务工作。,第七节 新型会议,